Exemplos de cartas e correspondência
Renomeie e organize cartas e correspondência no Mac e no Windows
As cartas chegam como digitalizações, downloads e páginas fotografadas com nomes como carta.pdf ou scan_0012.pdf. O NameQuick lê cada uma e monta um nome de arquivo consistente com a data do documento, o remetente, o destinatário e o assunto.
Use este fluxo para cartas recebidas, correspondência oficial, avisos, cartas de apresentação, cartas de solicitação e de alvará, comunicados de escolas e órgãos públicos e correspondência comercial salva. O NameQuick lê cada carta digitalizada ou baixada, extrai a data, o remetente, o destinatário e o assunto da página e monta o nome do arquivo com esses campos antes de arquivar, direcionar ou guardar. Ele não substitui um sistema de correio ou de arquivos.
Por exemplo, carta.pdf pode virar 2026-05-07_Prefeitura-Exemplo_para_J-Silva_Renovacao-Alvara.pdf.
O que chega em uma pasta de correspondência
Saída de scanner de mesa ou de documentos para correspondência física, muitas vezes com nomes como scan_001.pdf.
Cartas e avisos salvos de portais ou de e-mails, geralmente com nomes como carta.pdf ou Documento(1).pdf.
Fotos de celular de uma página, salvas em Downloads, na Mesa ou em uma pasta sincronizada.
Cartas de acompanhamento de demonstrativos, cartas de alvará e avisos de órgãos públicos baixados de um portal.
Comece com o formato de nome para cartas
Comece com um formato de nome quando todos os arquivos devem seguir a mesma ordem de campos. Vá em Predefinições → Nova Predefinição → Modelo do nome de arquivo e monte esta especificação: crie uma parte para cada campo com “Adicionar parte” → “Novo campo…” e, para remetente e destinatário, defina “Se não for encontrado” como “Omitir”. Depois teste em “Testar esta predefinição” com um arquivo de exemplo.
Campos - Data do documento - Remetente - Destinatário - Assunto Padrão {document_date}_{sender}_para_{recipient}_{subject} Regras dos campos - Use a data da carta ou a data de envio, no formato YYYY-MM-DD. - Use a organização ou a pessoa que enviou. - Use o destinatário quando ele estiver claro. - Mantenha o assunto entre 3 e 6 palavras. - Omita um remetente ou destinatário incerto. Não adivinhe. Não incluir - endereços residenciais ou postais - números de telefone - códigos de cliente ou de referência - números de conta particulares
Variações do formato de nome
Escolha a variação que combina com o jeito como você organiza esses arquivos. Todas mantêm o mesmo padrão estruturado.
Para cartas e avisos que você recebe, direcionados por remetente e destinatário.
- •Coloque a data primeiro para as cartas ordenarem por mês.
- •Use a organização ou a pessoa que enviou como remetente.
- •Mantenha o assunto entre 3 e 6 palavras curtas.
Campos que o NameQuick lê em uma carta
| Campo | Útil para | Exemplo |
|---|---|---|
| Data do documento | Ordenar a correspondência em ordem cronológica | 2026-05-07 |
| Remetente | Direcionar as cartas por quem enviou | Prefeitura-Exemplo, Livraria-Norte |
| Destinatário | Direcionar as cartas por quem deve recebê-las | J-Silva |
| Assunto | Achar uma carta pelo tema | Renovacao-Alvara, Atualizacao-Apolice |
| Tipo de documento | Entender o arquivo sem abrir | Carta, Aviso, Carta-Apresentacao, Solicitacao |
Mantenha dados sensíveis fora dos nomes de arquivo
Esses detalhes nunca devem aparecer no nome do arquivo. O modelo e as instruções escritas desta página os excluem explicitamente. Mesmo assim, confira os nomes, porque a IA pode errar.
- endereços residenciais ou postais
- números de telefone
- códigos de cliente ou de referência
- números de conta particulares
- CPF, RG ou outros números de identidade
Um fluxo de trabalho na prática
Junte as cartas em uma pasta
Coloque cartas digitalizadas novas, PDFs salvos, páginas fotografadas e avisos baixados em uma única pasta de revisão, como ~/Documents/Correspondencia Entrada/.
Aplique o formato de nome para cartas
Use o formato de nome para cartas para que todos os arquivos sigam o mesmo padrão. O formato mantém data, remetente, destinatário e assunto em uma ordem fixa. Defina “Aplicar sugestões de arquivos que você adiciona” como “Revisar primeiro” antes de adicionar os arquivos, para que nada seja aplicado sem a sua conferência.
Confira os nomes sugeridos
Verifique a data do documento, um remetente claro, o destinatário certo e um assunto curto. Confirme que nenhum endereço, telefone ou código aparece no nome.
Renomeie o lote
Aplique as renomeações juntas para que a busca do Finder ou do Explorador de Arquivos, o Spotlight e os backups vejam nomes de correspondência consistentes e ordenáveis.
Direcione por destinatário ou remetente
Para correspondência recorrente, transforme a pasta de entrada em uma pasta monitorada (Configurações → Pastas → Adicionar pasta) com “Revisar primeiro”. Regras em “Depois que um arquivo é renomeado” movem as cartas para pastas de destinatário ou remetente e podem definir tags (tags do Finder no Mac; no Windows, tags em PDFs ficam só no Histórico do NameQuick).
Repasse ou arquive
Cartas legíveis são mais fáceis de encaminhar, arquivar por pessoa ou guardar por ano. Mantenha o seu sistema de correio ou de arquivos como registro oficial.
Opcional: use instruções escritas
Se instruções em texto livre funcionarem melhor para esta pasta, cole estas em Predefinições → Nova Predefinição → Instruções escritas. O formato de nome continua sendo o ponto de partida mais consistente quando todos os arquivos devem seguir a mesma estrutura.
Renomeie esta carta com base no conteúdo visível. O arquivo é uma carta recebida, correspondência enviada, um aviso oficial, uma carta de apresentação ou uma carta de solicitação. Crie um nome de arquivo curto e seguro. Padrão preferido: {date}_{sender}_para_{recipient}_{subject} Regras: - Use a data da carta ou a data de envio. Formate como YYYY-MM-DD. - Use a organização ou a pessoa que enviou como remetente. - Use o destinatário quando ele estiver claro. - Mantenha o assunto entre 3 e 6 palavras. - Omita um remetente ou destinatário incerto. Não adivinhe. - Não inclua endereços residenciais ou postais, números de telefone, códigos de cliente ou de referência nem números de conta particulares. - Remova caracteres inseguros para nomes de arquivo: / \ : * ? " < > | e quebras de linha. - Preserve a extensão original do arquivo. Contingência: - Se só a data e o remetente forem confiáveis, use {date}_{sender}_Carta. - Se quase nada estiver legível, comece o nome com Revisar e não adivinhe dados. Retorne apenas o nome do arquivo, sem explicação.
Primeiro renomeie, depois direcione
Quando os nomes estiverem estáveis, as Regras podem mover e marcar os arquivos. As Regras só atuam em arquivos de pastas monitoradas, não em arquivos que você adiciona na Renomeação Rápida, e testam apenas o nome final e propriedades do arquivo, não o conteúdo da carta. Comece com regras bem específicas e mande arquivos ilegíveis para revisão.
Renomeie com o formato de nome para cartas
Monte os nomes com a data do documento, o remetente, o destinatário e um assunto curto.
Marque a rota com tags
Use a ação de Regra “Definir tags” para adicionar tags como Recebida, Enviada ou o nome do destinatário depois que o nome estiver claro. Como tags do Finder, elas só aparecem no Mac.
Direcione as cartas confiáveis
Mova as cartas claras para pastas de destinatário ou remetente. Mantenha as cartas com remetente ou destinatário incerto em uma fila de revisão.
| Regra | Gatilho ou condição | Ação | Exemplo |
|---|---|---|---|
| Direcionar por destinatário | nome contém J-Silva (uma Regra por destinatário, limitada à pasta de entrada com “está em”) | Mover o arquivo → mover para uma pasta: Correspondencia/J-Silva, e Definir tags. Crie as pastas por ano da carta você mesmo, porque {year} é o ano do processamento | 2026-03-01_J-Silva_Seguradora-Exemplo_Atualizacao-Apolice.pdf |
| Direcionar por remetente | nome contém Prefeitura-Exemplo (uma Regra por remetente) | Mover o arquivo → mover para uma pasta: Correspondencia/Prefeitura-Exemplo, e Definir tags: Recebida | 2026-05-07_Prefeitura-Exemplo_para_J-Silva_Renovacao-Alvara.pdf |
| Precisa de revisão | nome contém Revisar (o seu próprio marcador das instruções escritas) | Mover o arquivo → mover para uma pasta: Correspondencia/Revisar, e opcionalmente Definir tags | Revisar_scan_0012.pdf |
Exemplos de estrutura de pastas (Finder ou Explorador de Arquivos)
Correspondência agrupada por destinatário
Use quando você separa a correspondência por quem deve receber cada carta.
Naming emphasis: Correspondencia/<destinatário>/<ano>
O que o NameQuick não faz
O NameQuick cria nomes de arquivo legíveis e consistentes para arquivos locais no Mac e no Windows. Para esses arquivos, ele não faz o seguinte:
- interpretar o significado jurídico ou contratual das cartas
- substituir um sistema de correio ou de arquivos
- verificar a identidade de um remetente
- garantir a leitura correta de manuscritos ou digitalizações apagadas
- decidir qual correspondência guardar ou descartar
Perguntas frequentes
Como o NameQuick decide quem é remetente e quem é destinatário?
O NameQuick lê o conteúdo visível da carta. O remetente costuma ser a organização ou a pessoa no cabeçalho ou no bloco de remetente, e o destinatário aparece no bloco de endereço. Quando um deles não está claro, o modelo e as instruções desta página orientam o NameQuick a omitir o campo em vez de adivinhar. Se uma sugestão estiver errada, não aplique; ajuste a predefinição. Os arquivos retidos de pastas monitoradas ficam em “Todos os arquivos”; nos detalhes, você aplica o nome ou mantém o nome atual com “Manter o original”.
Um endereço postal pode acabar no nome do arquivo?
Isso não deveria acontecer: o modelo e as instruções escritas desta página excluem explicitamente endereços residenciais e postais, números de telefone, códigos de cliente ou de referência e números de conta particulares. Mesmo assim, sempre confira os nomes antes de aplicar para confirmar que nenhum detalhe sensível aparece.
O NameQuick consegue ler cartas digitalizadas ou fotografadas?
Sim. O modelo de IA lê cartas digitalizadas e páginas fotografadas direto da imagem da página, e o NameQuick propõe um nome com a data, o remetente, o destinatário e o assunto. Ele pode errar a leitura. Confira os resultados, porque digitalizações apagadas ou tortas são mais difíceis de ler.
E cartas escritas à mão?
O modelo costuma ler manuscritos de forma pouco confiável, e o NameQuick não marca esses arquivos sozinho. Em um modelo do nome de arquivo, defina “Se não for encontrado” como “Ignorar arquivo” nos campos importantes (o arquivo fica segurado para revisão) ou como “Usar texto” com um marcador seu, como Revisar. Assim você mesmo nomeia as cartas incertas, em vez de aplicar um nome adivinhado.
Organize uma pasta de correspondência
Teste o NameQuick com 30 renomeações. Confira o nome de cada carta antes de aplicar e depois direcione por destinatário ou remetente.