Entrada por e-mail: importe PDFs para uma pasta monitorada

A entrada por e-mail do NameQuick 3 conecta uma caixa de entrada por IMAP, identifica anexos PDF de remetentes aprovados e copia esses PDFs para uma pasta monitorada ativa. Ao chegar, cada arquivo segue as configurações de nomeação e revisão dessa pasta, como qualquer outro arquivo recebido por ela.

O recurso funciona no Mac e no Windows e importa somente PDFs.

Antes de conectar#

Configure uma pasta monitorada com processamento automático por uma predefinição ou por Renomeação inteligente. Ela precisa estar sendo monitorada ativamente para receber os PDFs.

Para testar, prefira uma pasta vazia e selecione Revisar primeiro nas configurações de revisão da pasta. Assim, você pode conferir os nomes propostos antes de aplicá-los.

Sem um destino adequado, o app mostra:

A configuração de e-mail não substitui as escolhas da pasta. Confira a predefinição ou o modo de renomeação antes de importar documentos.

Conecte a caixa de entrada#

Na barra lateral, abra Entrada por e-mail, ao lado de Predefinições e Regras, e selecione Adicionar caixa de entrada. Na tela Conectar uma caixa de entrada:

1. Escolha o provedor de e-mail

   Em Provedor de e-mail, escolha Gmail, iCloud Mail, GMX, Web.de, Fastmail, Yahoo Mail, Proton Mail Bridge ou Custom IMAP.

2. Dê um nome à caixa de entrada

   Preencha Nome da caixa de entrada com um nome fácil de reconhecer, como “Notas fiscais”. Esse é um rótulo local, exibido no NameQuick e no histórico de renomeação.

3. Escolha o destino monitorado

   Em Destino monitorado, escolha a pasta preparada anteriormente.

4. Informe as credenciais

   Informe E-mail ou login e Senha de app. Use Onde consigo isso? para abrir a página de senha de app do provedor.

5. Conecte a caixa de entrada

   Selecione Conectar a caixa de entrada e prossiga para a aprovação dos remetentes.

Requisitos de cada provedor#

Use o link do próprio app para consultar as instruções do provedor, que podem mudar. Os requisitos principais são:

Aprove os remetentes#

Conectar uma caixa de entrada não autoriza todos os remetentes. Na etapa Quem lhe envia PDFs?, você pode fazer uma busca opcional que sugere remetentes com PDFs. Essa busca lê apenas remetentes e assuntos, sem baixar anexos.

Selecione Monitorar para cada remetente em quem você confia. Use Monitorar todos somente depois de conferir todas as sugestões. Também é possível adicionar endereços manualmente, sem fazer a busca.

Nomes de exibição são ignorados: confira o endereço real, não apenas o nome que aparece no e-mail. Para começar, aprovar endereços específicos limita o alcance da importação.

A opção Procurar novos remetentes executa uma busca separada, apenas de metadados. Ela sugere outros remetentes, mas não baixa seus PDFs nem substitui sua aprovação.

Para interromper a importação de um remetente, use Revogar e confirme. Os PDFs já arquivados permanecem onde estão.

Diferencie a retenção do e-mail da revisão da pasta#

Uma mensagem que afirma vir de um remetente aprovado, mas cuja origem não pode ser verificada, fica como Retido para revisão. Enquanto estiver retida, nenhum anexo é baixado. Você decide como tratar o caso.

Ao encontrar itens pendentes, confira em qual dessas etapas eles estão. Aprovar um remetente não elimina a possibilidade de uma mensagem ficar retida por falta de verificação.

Acompanhe as verificações#

Use Verificar agora para iniciar uma verificação imediatamente. Isso inicia a checagem, mas não garante entrega instantânea: conexão, autenticação e revisões pendentes podem exigir atenção.

Os estados ajudam você a entender o próximo passo:

O app também mostra contagens de itens aguardando revisão.

Em Última verificação, confira o resumo dos itens adicionados, já presentes, retidos, rejeitados e aguardando nova tentativa. Use esse resumo antes de concluir que um PDF não chegou ou tentar importá-lo novamente.

Em Escopo da caixa postal, Automático usa All Mail quando disponível. Caso contrário, o app mostra qual caixa postal está sendo lida.

O NameQuick precisa estar em execução para fazer verificações em segundo plano. No Mac, fechar a janela mantém o app em execução. No Windows, fechar a janela encerra o app; mantenha-o aberto para continuar verificando.

Para validar a configuração, envie um PDF a partir de um endereço aprovado, execute Verificar agora e confira o resumo e a pasta de destino. Revise o nome proposto antes de ampliar a lista de remetentes.

Privacidade e processamento#

A senha de app fica no seu computador, armazenada no Keychain do macOS ou no Gerenciador de Credenciais do Windows. Ela não é enviada à NameQuick. Revogar essa senha no provedor encerra o acesso.

Nas verificações regulares, o app solicita ao servidor somente mensagens dos remetentes aprovados. As buscas opcionais de sugestões são separadas e não baixam anexos.

Depois da importação, os PDFs são nomeados conforme o modo escolhido para a pasta. Em Managed, o conteúdo é processado na nuvem da União Europeia e não é usado para treinamento de IA. Em Self-Managed com uma chave de API de nuvem, o conteúdo vai para o provedor escolhido. Com um modelo local configurado, o processamento ocorre no dispositivo.

Consulte dados e privacidade para entender o processamento de arquivos no modo que você usa.

Desconecte a caixa de entrada#

Use Desconectar para remover a caixa de entrada do NameQuick. Os arquivos já arquivados continuam onde estão e mantêm seu histórico.

Para consultar as ações registradas, abra Histórico. Veja também a documentação de histórico e desfazer.

Você também pode revogar a senha de app diretamente no provedor para encerrar o acesso por essa credencial.