Renomeie e organize documentos pessoais alemães

Digitalizações com nomes como Scan_001.pdf ficam difíceis de localizar. Neste exemplo, você usa o NameQuick 3 no Mac ou Windows para identificar documentos pessoais alemães, dar nomes consistentes aos arquivos e encaminhá-los às pastas certas. Todos os nomes e dados apresentados são fictícios.

O resultado esperado#

A extensão original é sempre preservada: um documento em JPG continua em JPG.

O fluxo separa duas tarefas. A IA lê o documento — nas digitalizações, o modelo lê a imagem da página — e a predefinição orienta a criação do nome, sempre incluindo o tipo documental em alemão. Depois da renomeação, as regras verificam o nome final e as propriedades do arquivo para decidir o destino. Elas não leem o conteúdo do documento.

1. Prepare as pastas e a entrada#

Crie uma estrutura como esta:

Dokumente/
├── Scans/
├── Versicherungen/
├── Verträge/
├── Steuern/
├── Finanzen/
│   └── Rechnungen/
├── Gesundheit/
└── Arbeit/
    └── Gehaltsabrechnungen/

Dokumente/ é a pasta de documentos; Scans/ recebe as digitalizações. Os destinos são Versicherungen/ para seguros, Verträge/ para contratos, Steuern/ para documentos tributários, Finanzen/Rechnungen/ para faturas, Gesundheit/ para documentos de saúde e Arbeit/Gehaltsabrechnungen/ para contracheques.

Adicione Dokumente/Scans/ como pasta monitorada. Comece com Segurar para Revisão, para aprovar os nomes antes da movimentação.

A entrada pode receber arquivos de aplicativos de digitalização no celular que salvem em uma pasta sincronizada, scanners com alimentador de folhas e opção de salvar em pasta, ou scanners de rede que gravem em uma pasta compartilhada. Em pastas sincronizadas, aguarde o download completo antes do processamento.

2. Crie uma predefinição para todos os tipos#

Abra Predefinições, crie uma predefinição e escolha Instruções escritas. Você pode chamá-la de Documentos pessoais alemães. Use as instruções abaixo como ponto de partida:

Leia o documento e escolha o padrão correspondente ao seu tipo.
Renomeie sem alterar a extensão original.

Inclua sempre no nome o tipo documental em alemão:
Versicherung, KFZ-Versicherung, Mietvertrag, Steuerbescheid,
Rechnung, Gehaltsabrechnung ou Arztrechnung.

Use estes padrões para o nome, antes da extensão:

Seguro (Versicherung):
AAAA-MM-DD_seguradora_tipo-de-seguro
Use Versicherung para seguros em geral ou KFZ-Versicherung
para seguro de automóvel.

Contrato de aluguel (Mietvertrag):
AAAA-MM-DD_Mietvertrag_rua-número

Notificação de lançamento de imposto (Steuerbescheid):
AAAA_Steuerbescheid_repartição-fiscal
Use o ano fiscal ao qual o documento se refere.

Fatura (Rechnung):
AAAA-MM-DD_emitente_Rechnung_valorEUR

Contracheque (Gehaltsabrechnung):
AAAA-MM_Gehaltsabrechnung_empregador
Use o mês de competência, não a data do pagamento.

Conta médica (Arztrechnung):
AAAA-MM-DD_Arztrechnung_médico_valorEUR

Use a data do documento nos padrões com dia completo, nunca a
data de processamento. No Mietvertrag, use a data do contrato.

Separe os campos com sublinhados e use hífens dentro de campos.
No endereço, inclua a rua e o número: Hauptstr-45.
Normalize nomes curtos de seguradoras, emitentes e empregadores;
use sempre a mesma forma para a mesma organização.

Escreva valores como 125EUR ou 89.99EUR, com ponto decimal,
sem espaços nem separador de milhar. Não duplique EUR.

Para nomes consistentes, substitua ä por ae, ö por oe,
ü por ue e ß por ss, como em Mueller e Muenchen.

Se um valor estiver ausente ou ilegível, use AUSENTE no campo
correspondente em vez de adivinhar. Não invente datas, nomes,
endereços, valores nem tipos documentais.

Use Testar esta predefinição com digitalizações de cada tipo. Confira a palavra alemã, o ano fiscal, o mês de competência e os valores. Se o tipo não estiver identificável, deixe o arquivo para conferência manual em vez de forçar uma classificação.

Ajuste as instruções até os exemplos ficarem consistentes e associe a predefinição à pasta monitorada. Consulte predefinições para mais detalhes. Alterações válidas em predefinições e regras são salvas automaticamente; não há botão de salvar.

3. Encaminhe pelo nome final#

Abra Regras → Depois que um arquivo é renomeado. Crie uma regra por tipo e use Desativar enquanto a configura. Consulte o painel Prova antes de ativá-la.

Em todas as regras, limite o escopo com está em apontando para Dokumente/Scans/. Combine esse limite com nome contém. Para a ação, escolha Mover o arquivo → mover para uma pasta e selecione o destino indicado.

Versicherung também aparece em KFZ-Versicherung. Você pode informar alternativas separadas por vírgulas em nome contém; basta uma delas corresponder. Opcionalmente, acrescente Definir tags.

A ordem só importa quando um nome pode corresponder a várias regras. Deixe a regra genérica de Rechnung por último, depois de Arztrechnung e Gehaltsabrechnung. Nas configurações, em Renomear, Executar todas as regras correspondentes vem desativado por padrão: a primeira regra correspondente após a renomeação prevalece. Mantenha essa opção desativada neste fluxo. Veja regras.

4. Valide antes de ampliar#

Use Ativar em uma regra por vez e processe poucas digitalizações. Em Revisão, confira os nomes propostos antes de aprová-los. A aprovação dispara a renomeação e, em seguida, a movimentação pela regra correspondente.

Confira a pasta de destino depois de cada teste. Verifique também os arquivos que continuam na entrada: um nome sem a palavra esperada não será encaminhado pela regra daquele tipo.

Quando disponíveis, Histórico e Desfazer permitem reverter renomeações e movimentações registradas. A reversão depende das ações registradas e das opções disponíveis; consulte histórico e desfazer.

Anos, privacidade e guarda#

Não use {year} ou {month} no caminho esperando a data do documento: esses valores vêm do momento do processamento. Para organizar por ano documental, mantenha o ano no nome e ordene os arquivos dentro da pasta de cada tipo, ou mova digitalizações antigas manualmente para subpastas anuais.

No Managed, o conteúdo é processado na nuvem da UE e não é usado para treinamento de IA. No Self-Managed com chave de API de nuvem, ele é enviado ao provedor escolhido. Com um modelo local configurado, o processamento acontece no dispositivo.

Os prazos de guarda de documentos alemães dependem do tipo e do uso. Estas regras não excluem nem arquivam arquivos ao fim de um prazo. Verifique por conta própria as exigências atuais aplicáveis aos seus documentos.