Regras

As Regras deixam você automatizar a organização dos arquivos muito além da renomeação. Defina condições como "se for um PDF" ou "se o valor passar de US$ 1.000" e depois defina ações como mover para uma pasta específica, adicionar etiquetas do Finder ou arquivar.

As Regras funcionam junto com as Watch Folders para criar fluxos que rodam sozinhos: os arquivos chegam, são renomeados e se organizam automaticamente pelo conteúdo.

As Regras são para arquivos que continuam chegando. Para uma limpeza única de uma pasta já bagunçada, quando você ainda não tem uma estrutura, o Organize faz a IA propor as pastas e arquiva tudo em um único lote conferido e reversível.

O construtor de regras#

Você monta uma regra como uma frase simples. Escolha um gatilho, os tipos de arquivo que ela deve pegar e para onde os arquivos correspondentes vão; a pré-visualização no topo se atualiza conforme você escolhe. Experimente editar a regra abaixo:

Criando Regras#

As Regras seguem uma estrutura "se-então": se as condições baterem, então as ações são executadas.

O modelo mental#

Pense nas regras como filtros com consequências:

• As condições definem a quais arquivos a regra se aplica
• As ações definem o que acontece com os arquivos correspondentes
• O momento define em que ponto do fluxo a regra roda

Condições da regra#

Selecione arquivos por propriedade:

Operadores de condição#

Escreva as condições em linguagem natural. Operadores compatíveis:

Lógica E/OU#

Combine condições para uma seleção precisa:

E (todas precisam ser verdadeiras):

Extension is PDF
AND File size is greater than 1 MB
AND Filename contains "invoice"

OU (qualquer uma pode ser verdadeira):

Extension is PDF
OR Extension is DOCX
OR Extension is TXT

Misto:

(Extension is PDF OR Extension is DOCX)
AND Created this week

Ações da regra#

Quando as condições batem, as ações são executadas:

Mover com marcadores#

Use marcadores nos caminhos de destino para uma organização dinâmica:

Invoices/{year}/{month}/{original}.pdf

Resulta em: Invoices/2024/03/amazon-invoice.pdf

Marcadores de caminho disponíveis:

Metadados do Finder#

Adicione uma organização que persiste no Finder:

• Etiquetas: rótulos coloridos visíveis na barra lateral do Finder
• Comentários: texto pesquisável no painel Obter Informações
• Etiquetas coloridas: destaque visual nas listas de arquivos

Os metadados sobrevivem a renomeações e movimentações. Busque arquivos etiquetados pelo Spotlight.

Execução em duas fases#

As Regras rodam em pontos específicos do fluxo. Escolher a fase certa faz diferença.

Fase 1: ao adicionar (antes da IA)#

Roda antes do processamento da IA. Usa só as propriedades locais do arquivo.

Use para:

• Filtrar quais arquivos serão renomeados (pular arquivos por extensão)
• Pré-classificar por padrões no nome do arquivo
• Bloquear arquivos que você não quer processar

Vantagens:

• Nenhuma renomeação de IA é consumida
• Avaliação instantânea
• Funciona só com os metadados do arquivo

Exemplo:

Condition: Extension is NOT PDF
Action: Skip (don't process)

Fase 2: depois de renomear (depois da IA)#

Roda depois da extração e da renomeação pela IA. Pode usar os valores extraídos.

Use para:

• Mover arquivos pelo conteúdo extraído (fornecedor, data, valor)
• Aplicar etiquetas conforme o tipo de documento
• Organizar em estruturas de pasta baseadas no conteúdo

Vantagens:

• Acesso aos campos extraídos pelos formatos de nome de arquivo
• Organização baseada no conteúdo
• Funciona com dados analisados pela IA

Exemplo:

Condition: Extracted "vendor" equals "Amazon"
Action: Move to Finance/Amazon/{year}/{month}/
        Add tag "amazon"

Escolhendo a fase certa#

Fluxos de exemplo#

Organização de notas fiscais#

Watch Folder: ~/Downloads Preset de nomeação: Nota fiscal (formato de nome: data, fornecedor, valor)

Regra (depois de renomear):

Condition: Extension is PDF
Action: Move to Finance/Invoices/{year}/{month}/
        Add tag "invoice"
        Add Finder comment with extracted amount

Resultado: Downloads/scan.pdf → Finance/Invoices/2024/03/2024-03-15_Amazon_INV-4711.pdf

Limpeza de capturas de tela#

Watch Folder: ~/Desktop Preset: Smart Rename

Regra (ao adicionar):

Condition: Filename starts with "Screenshot"
Action: Move to Screenshots/{year}/
        Add tag "screenshot"

Resultado: mesa limpa e um acervo de capturas organizado

Importação de fotos#

Watch Folder: pasta de envios da câmera Preset: Smart Rename (local + assunto)

Regra (depois de renomear):

Condition: Extension is HEIC OR Extension is JPG
Action: Move to Photos/{year}/{month}/

Resultado: uma fototeca organizada automaticamente

Arquivamento de arquivos grandes#

Watch Folder: ~/Downloads Preset: nenhum (só a regra)

Regra (ao adicionar):

Condition: File size is greater than 100 MB
           AND Modified more than 30 days ago
Action: Archive to ZIP
        Move to Archives/{year}/

Resultado: arquivos grandes e antigos compactados e arquivados

Acervo de recibos#

Watch Folder: ~/Receipts Preset de nomeação: Recibo (formato de nome: data, estabelecimento, valor)

Regra (depois de renomear):

Condition: Extracted "amount" is greater than 100
Action: Add tag "expense-report"
        Add Finder comment: "Amount: {amount}"

Resultado: um acervo de recibos pesquisável e etiquetado, com os valores nos comentários

Boas práticas#

Comece simples#

Comece com uma regra por Watch Folder. Adicione complexidade depois de entender o fluxo.

Boas primeiras regras:

• Mover todos os PDFs para uma pasta de documentos
• Etiquetar todas as capturas de tela
• Arquivar arquivos com mais de 30 dias

Teste antes de ativar#

Use o modo de pré-visualização para ver o que aconteceria, sem mudar nada:

1. Crie a sua regra
2. Selecione arquivos de amostra
3. Clique em Pré-visualizar para ver as ações propostas
4. Confira se o resultado bate com o esperado
5. Ative a regra

Use nomes descritivos#

Dê nomes claros às suas regras:

Combine com presets de nomeação#

O ganho de verdade vem de combinar presets de nomeação com Regras:

• Os formatos de nome de arquivo extraem campos estruturados dos arquivos
• As Regras usam esses dados para organizar com inteligência

Os valores extraídos ficam disponíveis nas regras de depois de renomear, o que permite uma automação baseada no conteúdo.

Evite conflitos#

Quando várias regras podem pegar o mesmo arquivo:

• As regras rodam por ordem de prioridade (maior prioridade primeiro)
• Uma ação de "pular" ou "abortar" interrompe o processamento das demais regras
• As ações de mover mudam o local do arquivo, o que pode afetar as regras seguintes

Processamento manual e automático#

O NameQuick trabalha dos dois jeitos. Escolha conforme a sua necessidade.

Processamento manual#

• Como: selecione arquivos e aperte Play
• Melhor para: limpezas únicas, lotes selecionados, tarefas pontuais
• Controle: controle total sobre o que é processado
• Atalho: ⌘⌥S no Finder

Processamento automático (Watch Folders)#

• Como: os arquivos são detectados e processados automaticamente
• Melhor para: Downloads, capturas de tela, importações de câmera, fluxos recorrentes
• Controle: configure uma vez e deixe rodar
• Atalho: nenhum, funciona sozinho

Misture os dois#

Use as Watch Folders para os arquivos de rotina (Downloads, capturas de tela) e o modo manual para lotes pontuais (uma limpeza única de arquivos antigos).

Primeiros passos#

1. Adicione uma Watch Folder para um lugar de muito movimento (Downloads ou capturas de tela)
2. Ative o processamento Auto
3. Comece pelo Smart Rename para ver como funciona
4. Adicione uma regra simples (como mover arquivos para uma subpasta)
5. Evolua para os presets e tenha padrões de nomeação consistentes
6. Monte regras que enxergam o conteúdo, usando os valores extraídos