Regras
Escolha uma Predefinição quando arquivos chegarem e automatize a organização depois de renomear, no Mac e no Windows.
As Regras do NameQuick 3 automatizam arquivos em pastas monitoradas, no Mac e no Windows. Elas não se aplicam à Renomeação Rápida.
Cada Regra forma uma frase: quando um arquivo chega ou é renomeado, em uma ou mais pastas monitoradas — ou em qualquer pasta monitorada —, com condições opcionais, execute as ações configuradas. Abra Regras na barra lateral para começar.
Dois momentos, funções diferentes#
| Grupo | Função |
|---|---|
| Quando um arquivo chega | Decide como o arquivo será nomeado. Usar Predefinição escolhe uma Predefinição e inicia o fluxo de renomeação. |
| Depois que um arquivo é renomeado | Usa o nome final para mover, marcar ou limpar arquivos. Aprovar um nome retido para revisão pode acionar essas Regras quando estiverem ativadas. |
Atenção
Manter o nome atual dispensa a chamada de IA e processa o arquivo imediatamente. Nesse caso, o arquivo não fica aguardando revisão do nome: essa revisão não protege contra ações imediatas.
Crie uma Regra com segurança#
Essa configuração permite revisar nomes, mas não retém arquivos tratados com Manter o nome atual.
Crie a Regra no grupo desejado
Selecione + Escrever a sua se o grupo estiver vazio. Se já houver Regras, use + Adicionar uma Regra para arquivos que chegam ou + Adicionar uma Regra para arquivos renomeados. Sugestões iniciais são exemplos opcionais: ajuste-as antes de confiar nelas.
Desative enquanto configura
Uma nova Regra começa ligada. Desligue a chave dela enquanto configura o escopo, as condições e as ações; ela mostra Pausada. Alterações válidas são salvas automaticamente.
Confira a Prova e ative
Confira a correspondência com cópias na Prova antes de ligar a chave (a Regra mostra Ativa).
Para remover uma Regra, use Excluir Regra e confirme. Arquivos que já entraram no fluxo mantêm a Regra e a Predefinição registradas para eles.
Defina as condições#
Selecione Adicionar uma condição. As condições verificam propriedades do arquivo, não instruções livres nem interpretações do conteúdo.
- Para nomes, nome contém aceita palavras separadas por vírgulas; basta uma delas aparecer. nome corresponde a usa uma expressão regular sobre o nome completo do arquivo.
- Para outras propriedades, use tipo é, tamanho é ou está em, que limita o escopo às pastas monitoradas. Também há verificações de datas de criação e modificação e de texto contido no caminho da pasta.
- Para fotos e vídeos, você pode verificar quando foram capturados, presença de localização, texto na marca ou no modelo da câmera, largura, altura, duração e texto no codec. Esses dados precisam existir no arquivo; sem eles, a condição correspondente não é satisfeita.
Bom saber
Escolha e para exigir todas as condições ou ou para aceitar qualquer uma. A escolha vale para a lista inteira; não há grupos aninhados.
Em Regras posteriores à renomeação, uma condição de nome examina o nome final. Procurar “Fatura” nesse nome não significa reconhecer uma fatura pelo conteúdo. Fornecedor, valor extraído e classificação do documento não são condições disponíveis.
Configure as ações após renomear#
Use Adicionar ação para configurar Mover o arquivo, Criar um arquivo compactado, Definir datas do arquivo, Definir tags, Definir um comentário, Definir etiqueta colorida ou Mover para a lixeira.
As etapas seguem uma ordem fixa, independentemente da ordem em que você as adiciona. Uma mesma Regra não pode mover um arquivo e também enviá-lo à lixeira.
Escolha o destino#
Em Mover o arquivo, há duas opções. mover para uma pasta mantém o novo nome do arquivo e é a melhor escolha para começar com um destino fixo. mover para um caminho usa o Padrão de caminho relativo para definir também o nome do arquivo.
Nesse padrão, {original} representa o nome proposto. Já {year}, {month} e {day} usam a data do processamento, não uma data lida do documento. Confira o caminho resultante antes de ativar a Regra.
Cuide dos metadados e da exclusão#
Deixar vazia a ação Definir tags remove as tags existentes; deixar vazia a ação Definir um comentário limpa o comentário existente. Não adicione essas ações vazias para manter os valores atuais.
As etiquetas coloridas aparecem na biblioteca do NameQuick. No Mac, o aplicativo também define a etiqueta correspondente no Finder.
Atenção
Arquivos enviados à lixeira são excluídos permanentemente quando você esvazia a Lixeira do sistema.
Ajuste a prioridade#
As Regras de chegada são avaliadas de cima para baixo, e a primeira correspondência vence. Arraste para reordenar.
Para as Regras posteriores à renomeação, consulte Configurações → Renomear → Executar todas as regras correspondentes.
Com essa opção desativada, a nota informa: De cima para baixo — a primeira Regra que corresponder vence.
Com a opção ativada, a nota informa: Cada Regra que corresponder contribui — a primeira a definir uma ação a leva. Nesse caso, várias Regras podem contribuir, mas a primeira que definir determinada ação fica com ela. Não significa que todas as ações de todas as Regras correspondentes serão executadas.
Confira a Prova e o resultado real#
O painel Prova reavalia automaticamente o rascunho após as alterações usando arquivos recentes. Ele pode mostrar Corresponde a 2 de 5 arquivos recentes e explicar por que outros arquivos não correspondem.
A Prova não move arquivos nem confirma que o destino permite gravação. Se aparecer Ainda não há arquivos recentes para testar esta regra., adicione cópias à pasta monitorada de teste e confira novamente.
Depois de configurar e testar a correspondência, ligue a chave da Regra (ela mostra Ativa) e adicione novas cópias para experimentar o fluxo de chegada.
Atenção
Antes de aprovar um nome com Aplicar em Todos os arquivos, confira onde o arquivo será colocado: a aprovação pode disparar as Regras ativadas.
Após o processamento, verifique a pasta de destino real no Finder (Mac) ou no Explorador de Arquivos (Windows). Consulte Histórico e Desfazer quando disponíveis para as ações registradas; não conte com a reversão de qualquer operação.
Arquivos que já existem#
O editor pode informar quantos arquivos existentes já correspondem e oferecer Aplicar a 3 arquivos, por exemplo. Para etapas destrutivas, a opção aparece como Arquivar ou excluir 3 arquivos. Confira a quantidade e o efeito antes de aplicar; isso não equivale a processar todos os arquivos existentes.
Regras posteriores à renomeação que incluem movimentação não podem ser aplicadas a arquivos já renomeados. Nessa situação, aparece Movimentações não podem ser aplicadas a arquivos já renomeados.
Exemplo: separar faturas#
Prepare uma pasta monitorada de teste vazia com Revisar primeiro para receber cópias de faturas fictícias. Em Quando um arquivo chega, limite a Regra a essa pasta e escolha Usar Predefinição com uma Predefinição de faturas já testada, que produza nomes contendo “Fatura”.
Crie outra Regra em Depois que um arquivo é renomeado, no mesmo escopo. Adicione nome contém com “Fatura”: essa palavra precisa aparecer no nome final. Em Adicionar ação, escolha Mover o arquivo → mover para uma pasta e indique a pasta fixa Faturas.
Configure as Regras desativadas, confira a Prova com cópias e ative-as. Adicione novas cópias, confirme o destino antes de aprovar os nomes e verifique o resultado em Faturas.