Regras
Automatize a organização de arquivos com regras condicionais que rodam antes e depois da renomeação nas Watch Folders.
As Regras deixam você automatizar a organização dos arquivos muito além da renomeação. Defina condições como "se for um PDF" ou "se o valor passar de US$ 1.000" e depois defina ações como mover para uma pasta específica, adicionar etiquetas do Finder ou arquivar.
As Regras funcionam junto com as Watch Folders para criar fluxos que rodam sozinhos: os arquivos chegam, são renomeados e se organizam automaticamente pelo conteúdo.
As Regras são para arquivos que continuam chegando. Para uma limpeza única de uma pasta já bagunçada, quando você ainda não tem uma estrutura, o Organize faz a IA propor as pastas e arquiva tudo em um único lote conferido e reversível.
O construtor de regras#
Você monta uma regra como uma frase simples. Escolha um gatilho, os tipos de arquivo que ela deve pegar e para onde os arquivos correspondentes vão; a pré-visualização no topo se atualiza conforme você escolhe. Experimente editar a regra abaixo:
Organizar documentos
Um editor guiado. Monte a regra como uma frase, a pré-visualização abaixo atualiza conforme você escolhe.
Quando um arquivo for adicionado em qualquer pasta monitorada, se ele for um de PDF, DOC, DOCX, TXT, RTF, RTFD, PAGES, NUMBERS ou KEY, então mova para Documents/{year}/.
Criando Regras#
As Regras seguem uma estrutura "se-então": se as condições baterem, então as ações são executadas.
O modelo mental#
Pense nas regras como filtros com consequências:
- As condições definem a quais arquivos a regra se aplica
- As ações definem o que acontece com os arquivos correspondentes
- O momento define em que ponto do fluxo a regra roda
Condições da regra#
Selecione arquivos por propriedade:
| Categoria | Condições | Exemplos |
|---|---|---|
| Nome do arquivo | Contém, começa com, termina com, corresponde a (regex) | "contém 'nota fiscal'", "começa com 'IMG_'" |
| Extensão | É, não é | "é PDF", "é imagem (jpg, png, heic)" |
| Tamanho | Maior que, menor que | "maior que 10 MB", "menor que 1 KB" |
| Datas | Criado, modificado, antes de, depois de | "criado esta semana", "modificado antes de 2024" |
| EXIF | Câmera, data da foto, local | "câmera é iPhone", "tem dados de GPS" |
| Vídeo | Duração, resolução, codec | "duração > 60 segundos", "resolução é 4K" |
Operadores de condição#
Escreva as condições em linguagem natural. Operadores compatíveis:
| Categoria | Operadores |
|---|---|
| Igualdade | equals, is, is not, != |
| Comparação | is greater than, >, is less than, <, >=, <= |
| Texto | contains, starts with, ends with, matches (regex) |
| Vazio | is empty, is not empty, has value |
| Data | is today, is this week, is this month, is before, is after, is within last |
Lógica E/OU#
Combine condições para uma seleção precisa:
E (todas precisam ser verdadeiras):
Extension is PDF
AND File size is greater than 1 MB
AND Filename contains "invoice"
OU (qualquer uma pode ser verdadeira):
Extension is PDF
OR Extension is DOCX
OR Extension is TXT
Misto:
(Extension is PDF OR Extension is DOCX)
AND Created this week
Ações da regra#
Quando as condições batem, as ações são executadas:
| Ação | Descrição |
|---|---|
| Mover arquivos | Mandar para pastas específicas usando marcadores |
| Arquivar em ZIP | Compactar o arquivo em um ZIP |
| Lixo | Mover para o Lixo do sistema |
| Etiquetas do Finder | Aplicar etiquetas coloridas para organização visual |
| Comentários do Finder | Adicionar metadados pesquisáveis |
| Etiquetas coloridas | Aplicar as etiquetas de cor do Finder |
| Definir datas | Alterar as datas de criação ou modificação |
Mover com marcadores#
Use marcadores nos caminhos de destino para uma organização dinâmica:
Invoices/{year}/{month}/{original}.pdf
Resulta em: Invoices/2024/03/amazon-invoice.pdf
Marcadores de caminho disponíveis:
| Marcador | Descrição |
|---|---|
{year} | Ano com quatro dígitos (2024) |
{month} | Mês com dois dígitos (03) |
{day} | Dia com dois dígitos (15) |
{date} | Data completa (2024-03-15) |
{original} | Nome de arquivo original |
{extension} | Extensão do arquivo |
{parent} | Nome da pasta acima |
Metadados do Finder#
Adicione uma organização que persiste no Finder:
- Etiquetas: rótulos coloridos visíveis na barra lateral do Finder
- Comentários: texto pesquisável no painel Obter Informações
- Etiquetas coloridas: destaque visual nas listas de arquivos
Os metadados sobrevivem a renomeações e movimentações. Busque arquivos etiquetados pelo Spotlight.
Execução em duas fases#
As Regras rodam em pontos específicos do fluxo. Escolher a fase certa faz diferença.
Fase 1: ao adicionar (antes da IA)#
Roda antes do processamento da IA. Usa só as propriedades locais do arquivo.
Use para:
- Filtrar quais arquivos serão renomeados (pular arquivos por extensão)
- Pré-classificar por padrões no nome do arquivo
- Bloquear arquivos que você não quer processar
Vantagens:
- Nenhuma renomeação de IA é consumida
- Avaliação instantânea
- Funciona só com os metadados do arquivo
Exemplo:
Condition: Extension is NOT PDF
Action: Skip (don't process)
Fase 2: depois de renomear (depois da IA)#
Roda depois da extração e da renomeação pela IA. Pode usar os valores extraídos.
Use para:
- Mover arquivos pelo conteúdo extraído (fornecedor, data, valor)
- Aplicar etiquetas conforme o tipo de documento
- Organizar em estruturas de pasta baseadas no conteúdo
Vantagens:
- Acesso aos campos extraídos pelos formatos de nome de arquivo
- Organização baseada no conteúdo
- Funciona com dados analisados pela IA
Exemplo:
Condition: Extracted "vendor" equals "Amazon"
Action: Move to Finance/Amazon/{year}/{month}/
Add tag "amazon"
Escolhendo a fase certa#
| Caso de uso | Fase | Por quê |
|---|---|---|
| "Só processar PDFs" | Ao adicionar | Filtra antes de gastar renomeações de IA |
| "Pular capturas de tela" | Ao adicionar | Propriedade local (padrão no nome) |
| "Mover notas fiscais para Finance/" | Depois de renomear | Precisa do tipo de documento extraído |
| "Etiquetar por fornecedor" | Depois de renomear | Precisa do nome do fornecedor extraído |
| "Arquivar arquivos antigos" | Ao adicionar | Usa as datas do arquivo, sem IA |
Fluxos de exemplo#
Organização de notas fiscais#
Watch Folder: ~/Downloads Preset de nomeação: Nota fiscal (formato de nome: data, fornecedor, valor)
Regra (depois de renomear):
Condition: Extension is PDF
Action: Move to Finance/Invoices/{year}/{month}/
Add tag "invoice"
Add Finder comment with extracted amount
Resultado: Downloads/scan.pdf → Finance/Invoices/2024/03/2024-03-15_Amazon_INV-4711.pdf
Limpeza de capturas de tela#
Watch Folder: ~/Desktop Preset: Smart Rename
Regra (ao adicionar):
Condition: Filename starts with "Screenshot"
Action: Move to Screenshots/{year}/
Add tag "screenshot"
Resultado: mesa limpa e um acervo de capturas organizado
Importação de fotos#
Watch Folder: pasta de envios da câmera Preset: Smart Rename (local + assunto)
Regra (depois de renomear):
Condition: Extension is HEIC OR Extension is JPG
Action: Move to Photos/{year}/{month}/
Resultado: uma fototeca organizada automaticamente
Arquivamento de arquivos grandes#
Watch Folder: ~/Downloads Preset: nenhum (só a regra)
Regra (ao adicionar):
Condition: File size is greater than 100 MB
AND Modified more than 30 days ago
Action: Archive to ZIP
Move to Archives/{year}/
Resultado: arquivos grandes e antigos compactados e arquivados
Acervo de recibos#
Watch Folder: ~/Receipts Preset de nomeação: Recibo (formato de nome: data, estabelecimento, valor)
Regra (depois de renomear):
Condition: Extracted "amount" is greater than 100
Action: Add tag "expense-report"
Add Finder comment: "Amount: {amount}"
Resultado: um acervo de recibos pesquisável e etiquetado, com os valores nos comentários
Boas práticas#
Comece simples#
Comece com uma regra por Watch Folder. Adicione complexidade depois de entender o fluxo.
Boas primeiras regras:
- Mover todos os PDFs para uma pasta de documentos
- Etiquetar todas as capturas de tela
- Arquivar arquivos com mais de 30 dias
Teste antes de ativar#
Use o modo de pré-visualização para ver o que aconteceria, sem mudar nada:
- Crie a sua regra
- Selecione arquivos de amostra
- Clique em Pré-visualizar para ver as ações propostas
- Confira se o resultado bate com o esperado
- Ative a regra
Use nomes descritivos#
Dê nomes claros às suas regras:
| Em vez de... | Escreva... |
|---|---|
| "Regra 1" | "Mover notas fiscais para a pasta Finance" |
| "Regra de PDF" | "Arquivar PDFs com mais de 90 dias" |
| "Regra de etiqueta" | "Etiquetar recibos da Amazon com o nome do fornecedor" |
Combine com presets de nomeação#
O ganho de verdade vem de combinar presets de nomeação com Regras:
- Os formatos de nome de arquivo extraem campos estruturados dos arquivos
- As Regras usam esses dados para organizar com inteligência
Os valores extraídos ficam disponíveis nas regras de depois de renomear, o que permite uma automação baseada no conteúdo.
Evite conflitos#
Quando várias regras podem pegar o mesmo arquivo:
- As regras rodam por ordem de prioridade (maior prioridade primeiro)
- Uma ação de "pular" ou "abortar" interrompe o processamento das demais regras
- As ações de mover mudam o local do arquivo, o que pode afetar as regras seguintes
Processamento manual e automático#
O NameQuick trabalha dos dois jeitos. Escolha conforme a sua necessidade.
Processamento manual#
- Como: selecione arquivos e aperte Play
- Melhor para: limpezas únicas, lotes selecionados, tarefas pontuais
- Controle: controle total sobre o que é processado
- Atalho: ⌘⌥S no Finder
Processamento automático (Watch Folders)#
- Como: os arquivos são detectados e processados automaticamente
- Melhor para: Downloads, capturas de tela, importações de câmera, fluxos recorrentes
- Controle: configure uma vez e deixe rodar
- Atalho: nenhum, funciona sozinho
Misture os dois#
Use as Watch Folders para os arquivos de rotina (Downloads, capturas de tela) e o modo manual para lotes pontuais (uma limpeza única de arquivos antigos).
Primeiros passos#
- Adicione uma Watch Folder para um lugar de muito movimento (Downloads ou capturas de tela)
- Ative o processamento Auto
- Comece pelo Smart Rename para ver como funciona
- Adicione uma regra simples (como mover arquivos para uma subpasta)
- Evolua para os presets e tenha padrões de nomeação consistentes
- Monte regras que enxergam o conteúdo, usando os valores extraídos
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