Exemplos de recibos e despesas
Renomeie e organize recibos e despesas no Mac e no Windows
Recibos chegam como fotos, capturas de tela, downloads e digitalizações com nomes como IMG_4823.jpg ou recibo.pdf. O NameQuick lê cada um e monta um nome de arquivo consistente a partir da data da compra, do estabelecimento, do total, da moeda e da categoria.
Use este fluxo para recibos de cartão, despesas de viagem e refeição, compras reembolsáveis e recibos de assinatura. O NameQuick lê cada foto de recibo, captura de tela ou PDF digitalizado, extrai a data da compra, o estabelecimento, o total e a moeda do recibo e monta o nome do arquivo com esses campos antes de arquivar, repassar, importar ou guardar. Ele não substitui software de controle de despesas, contabilidade ou impostos.
Por exemplo, recibo.pdf pode virar 2026-02-14_Cafe-do-Ponto_Recibo_6,40-BRL_Refeicoes.pdf.
O que chega em uma pasta de recibos
Fotos de recibo e capturas de tela do iPhone salvas em Downloads, na Mesa ou em uma pasta sincronizada.
PDFs e imagens do scanner de mesa ou de documentos, muitas vezes chamados scan_001.pdf ou parecido.
Recibos encaminhados ou salvos do e-mail, em geral chamados recibo.pdf ou download (2).pdf.
Confirmações de pedido e recibos de assinatura baixados de portais de lojas ou de app stores.
Comece com o formato de nome de recibo
Comece com um formato de nome de arquivo quando todos os arquivos devem seguir a mesma ordem de campos. Vá em Predefinições > Nova Predefinição > Modelo do nome de arquivo e monte os campos abaixo com “Adicionar parte” → “Novo campo…”; as regras de cada campo vão em “Adicionar instruções para esta parte”. As chaves só descrevem a ordem, não são marcadores para colar.
Campos - Data da compra - Estabelecimento - Valor total - Moeda - Categoria Padrão {purchase_date}_{merchant}_Recibo_{total_amount}-{currency}_{category} Regras de campo - Use a data da compra ou do recibo, formatada como YYYY-MM-DD. - Use o nome do estabelecimento ou da loja. - Use o total final, não o subtotal nem o valor sem impostos. - Formate o valor com duas casas decimais e o código da moeda mostrado no recibo. - Use uma categoria ampla: Viagem, Refeicoes, Software, Escritorio, Material, Outros. - Omita a categoria quando não estiver clara. Não adivinhe. Não incluir - números completos de cartão - números de banco ou de conta - CPF ou CNPJ - endereços - telefones
Variantes do formato de nome
Escolha a variante que combina com o jeito que você ordena esses arquivos. Todas mantêm o mesmo padrão estruturado.
Para recibos de cartão, cupons de loja e recibos de assinatura.
- •Coloque a data primeiro para os recibos ordenarem por mês.
- •Use o total final, não o subtotal.
- •Mantenha as categorias amplas: Viagem, Refeicoes, Software, Escritorio, Material, Outros.
Campos que o NameQuick lê de um recibo
| Campo | Útil para | Exemplo |
|---|---|---|
| Data da compra | Ordenar recibos em ordem cronológica | 2026-03-09 |
| Estabelecimento | Encontrar recibos por loja ou fornecedor | 99-Taxi, Kalunga |
| Valor total | Localizar uma despesa pelo valor | 57,20 |
| Moeda | Separar recibos entre regiões | BRL, USD, EUR |
| Categoria | Encaminhar recibos para a pasta de despesa certa | Viagem, Refeicoes, Software, Escritorio |
| Projeto ou cliente | Manter despesas reembolsáveis junto do trabalho certo | Cliente-Acme |
Mantenha dados sensíveis fora dos nomes de arquivo
Estes dados nunca devem aparecer em um nome de arquivo. O modelo e as instruções escritas desta página os excluem de forma explícita; leve essas exclusões para a sua predefinição.
- números completos ou parciais de cartão
- números de banco ou de conta
- CPF, CNPJ ou outros números fiscais
- endereços residenciais ou de cobrança
- telefones e códigos de cliente
Um fluxo prático
Reúna os recibos em uma pasta
Coloque fotos de recibo, capturas de tela, digitalizações e downloads novos em uma única pasta de conferência, como ~/Documents/Recibos Entrada/.
Aplique o formato de nome de recibo
Escolha a sua predefinição de recibos na “Renomeação Rápida”, defina “Aplicar sugestões de arquivos que você adiciona” como “Revisar primeiro” e só então adicione os arquivos, para que todo arquivo siga o mesmo padrão. O formato mantém a data, o estabelecimento, o total, a moeda e a categoria em uma ordem fixa.
Confira os nomes sugeridos
Confira a data da compra, um nome de estabelecimento limpo, o total final, a moeda certa e uma categoria que faça sentido. Confirme que nenhum número de cartão ou outro dado sensível aparece no nome.
Renomeie o lote
Aplique as renomeações juntas na “Renomeação Rápida” (o botão mostra a quantidade, por exemplo “Aplicar 12 nomes”) para que a busca de arquivos (Finder ou Explorador de Arquivos) e os backups vejam nomes de recibo consistentes e ordenáveis.
Encaminhe por categoria
Para recibos que chegam sempre, transforme a pasta de entrada em pasta monitorada em Configurações → Pastas → “Adicionar pasta”, com a sua predefinição de recibos e “Revisar primeiro”. Regras em “Depois que um arquivo é renomeado” usam “nome contém” para achar uma palavra no nome final, movem o arquivo para uma pasta fixa e definem tags (no Mac, como tags do Finder). As regras só agem em pastas monitoradas, não em arquivos que você mesmo adiciona.
Repasse para o seu sistema de despesas
Recibos legíveis são mais fáceis de anexar a um relatório de despesas, subir para uma ferramenta de reembolso ou compartilhar com o contador. Mantenha a sua ferramenta de contabilidade como registro financeiro.
Opcional: use instruções escritas
Se instruções livres combinarem melhor com esta pasta, cole estas em Predefinições > Nova Predefinição > Instruções escritas. Um formato de nome continua sendo o ponto de partida mais consistente quando todos os arquivos devem seguir a mesma estrutura.
Renomeie este recibo com base no conteúdo visível. O arquivo é um recibo de cartão, um cupom de loja, uma despesa de viagem ou refeição, ou um recibo de assinatura. Crie um nome de arquivo conciso e seguro. Padrão preferido: {date}_{merchant}_Recibo_{amount}-{currency}_{category} Regras: - Use a data da compra ou do recibo. Formate como YYYY-MM-DD. - Use o nome do estabelecimento ou da loja. Limpe sufixos como Ltda., ME ou S.A. quando não forem necessários. - Use o total final, não o subtotal. Formate como 57,20-BRL, 44,90-BRL e assim por diante. - Use a moeda mostrada no recibo. - Adicione uma categoria ampla quando estiver clara: Viagem, Refeicoes, Software, Escritorio, Material, Outros. - Omita qualquer campo que você não conseguir ler. Não adivinhe. - Não inclua números de cartão, números de conta, CPF, CNPJ, endereços ou telefones. - Remova caracteres inseguros de nome de arquivo: / \ : * ? " < > | e quebras de linha. - Preserve a extensão original do arquivo. Contingência: - Se apenas a data e o estabelecimento forem confiáveis, use {date}_{merchant}_Recibo. - Se quase nada estiver legível, comece o nome com Revisar_ e não adivinhe valores. Retorne apenas o nome do arquivo, sem explicação.
Renomeie primeiro, depois encaminhe
Quando os nomes ficam estáveis, as regras podem mover e etiquetar os arquivos renomeados. As regras só agem em pastas monitoradas, não em arquivos que você mesmo adiciona na “Renomeação Rápida”, e as condições delas testam o nome final e as propriedades do arquivo, não o conteúdo do recibo. Mantenha as primeiras regras restritas e deixe a pasta em “Revisar primeiro” no começo.
Renomeie com o formato de nome de recibo
Monte os nomes a partir da data da compra, do estabelecimento, do total, da moeda e da categoria.
Etiquete a categoria
Use a ação de regra “Definir tags” para adicionar tags como Viagem, Refeicoes ou Reembolsavel depois que o nome estiver claro. No Mac, elas aparecem como tags do Finder.
Encaminhe os recibos confiáveis
Mova recibos claros para pastas de categoria ou de cliente. Deixe digitalizações ilegíveis em uma fila de revisão.
| Regra | Gatilho ou condição | Ação | Exemplo |
|---|---|---|---|
| Arquivo por categoria | nome contém _Viagem (uma regra própria para _Refeicoes, _Software e _Escritorio) | “Mover o arquivo” → “mover para uma pasta”: Despesas/2026/Viagem, mais “Definir tags”: Viagem | 2026-03-09_99-Taxi_Recibo_18,75-BRL_Viagem.jpg |
| Reembolsável | nome contém Cliente-Acme (uma regra por cliente) | “mover para uma pasta”: Clientes/Cliente-Acme/Despesas, mais “Definir tags”: Reembolsavel | 2026-04-02_Kalunga_Recibo_57,20-BRL_Cliente-Acme.jpg |
| Precisa de revisão | nome contém Revisar (o marcador das suas instruções escritas) | “mover para uma pasta”: Despesas/Revisar; opcional “Definir tags”: Revisar | Revisar_scan_044.jpg |
Exemplos de estrutura de pastas
Recibos agrupados por categoria
Use quando você organiza as despesas por tipo antes da revisão.
Naming emphasis: {date}_{merchant}_Recibo_{amount}-{currency}_{category}
O que o NameQuick não faz
O NameQuick cria nomes legíveis e consistentes para arquivos locais no Mac e no Windows. Para esses arquivos, ele não faz o seguinte:
- controlar despesas ou montar relatórios de despesas
- categorizar recibos para fins fiscais com certeza jurídica
- conciliar cartões, contas ou reembolsos
- substituir software de contabilidade, financeiro ou de despesas
- dar orientação fiscal, financeira ou de conformidade
- garantir leitura sem erros em recibos apagados ou amassados
Perguntas frequentes
O NameQuick lê fotos de recibo e capturas de tela além de PDFs?
Lê. O modelo de IA lê fotos de recibo, capturas de tela e imagens digitalizadas direto da imagem, e o NameQuick então propõe um nome a partir da data, do estabelecimento, do total, da moeda e da categoria. Não há uma etapa própria de OCR para isso. Confira os resultados, porque fotos apagadas ou tortas são mais difíceis de ler.
E se um recibo estiver sem o total ou sem o estabelecimento?
Omita o campo em vez de adivinhar. No modelo do nome de arquivo, você define isso por campo em “Se não for encontrado”: “Omitir” deixa o campo de fora, “Ignorar arquivo” segura o arquivo para revisão e “Usar texto” coloca um marcador visível que você escolhe, como Revisar. O NameQuick não cria sozinho um marcador de revisão no nome.
O número do meu cartão vai parar no nome do arquivo?
Não, se a sua predefinição excluir esses dados: o modelo e as instruções escritas desta página excluem explicitamente números de cartão, números de conta, CPF, CNPJ, endereços e telefones. Sempre confira os nomes antes de aplicar para confirmar que nenhum dado sensível aparece.
Isso substitui o meu controle de despesas?
Não. O NameQuick torna os recibos legíveis e consistentes para que sejam fáceis de arquivar, anexar ou repassar. Mantenha o seu controle de despesas ou software de contabilidade como registro financeiro.
Teste o fluxo de recibos em uma pasta
A Managed AI lê cada recibo e o nomeia por data, estabelecimento, total e categoria, sem chave de API para configurar. Confira cada nome antes de aplicar e depois encaminhe por categoria ou cliente. O Managed inclui 30 renomeações grátis sem e-mail nem cartão, e mais 70 com 14 dias do seu plano ao adicionar um cartão.