Exemplos de notas fiscais e documentos de fornecedores
Renomeie e organize notas fiscais e documentos de fornecedores no Mac e no Windows
Notas de fornecedores, faturas, pedidos de compra e formulários de imposto chegam com nomes como scan_001.pdf, nota.pdf ou download (3).pdf. O NameQuick lê cada documento e monta um nome de arquivo consistente a partir da data, do fornecedor, do número do documento e do valor.
Use este fluxo para notas fiscais de fornecedores, faturas, pedidos de compra, notas de crédito e formulários de imposto. O NameQuick lê cada PDF, extrai a data, o fornecedor, o número do documento e o valor da página e monta o nome do arquivo com esses campos antes de arquivar, repassar, importar ou guardar. Ele não aprova, não paga e não lança nada no seu sistema de contabilidade.
Por exemplo, scan_001.pdf pode virar 2026-01-14_Papelaria-Central_NF-1182_246,90-BRL.pdf.
O que chega em uma pasta de fornecedores
Notas e faturas baixadas de portais de fornecedores e de cobrança de SaaS, muitas vezes chamadas nota.pdf ou download (3).pdf.
Faturas e pedidos encaminhados para uma caixa do financeiro e salvos com nomes genéricos.
Notas em papel e guias de entrega digitalizadas em PDF, muitas vezes chamadas scan_001.pdf.
Pedidos de compra e confirmações exportados de uma ferramenta de compras ou ERP.
Comece com o formato de nome de nota fiscal
Comece com um formato de nome de arquivo quando todos os arquivos devem seguir a mesma ordem de campos. Vá em Predefinições > Nova Predefinição > Modelo do nome de arquivo e monte os campos abaixo com “Adicionar parte” → “Novo campo…”; as regras de cada campo vão em “Adicionar instruções para esta parte”. As chaves só descrevem a ordem, não são marcadores para colar.
Campos - Data da nota - Nome do fornecedor - Número da nota - Valor total - Moeda Padrão {invoice_date}_{vendor_name}_NF-{invoice_number}_{total_amount}-{currency} Regras de campo - Formate a data da nota como YYYY-MM-DD. - Use o nome do fornecedor emissor. - Use o número da nota, da fatura ou de referência quando estiver visível. - Formate o valor com duas casas decimais. - Use o código ISO da moeda quando estiver visível. - Omita campos ausentes. Não adivinhe. Não incluir - CPF ou CNPJ - IBANs - números completos de conta - números de cartão - endereços - telefones
Documentos de custo alemães (Anbieter, Gewerk, Kostenart)
Para documentos de prestadores e fornecedores alemães (Handwerker, Dienstleister, Lieferanten), use este formato de nome para documentos de custo. Ele ordena por Gewerk e Kostenart e mantém números fiscais, IBANs e números de conta fora do nome do arquivo. Monte-o em Predefinições > Nova Predefinição > Modelo do nome de arquivo, com um campo por parte.
Felder - Rechnungsdatum - Anbietername - Gewerk - Kostenart - Gesamtbetrag - Währung Muster {rechnungsdatum}_{anbietername}_{gewerk}_{kostenart}_{gesamtbetrag}-{waehrung} Feldregeln - Datum als YYYY-MM-DD formatieren. - Anbieter ist Lieferant, Absender oder Dienstleister. - Gewerk kurz halten, zum Beispiel Elektro, Sanitaer, Reinigung, Software, Beratung. - Kostenart kurz halten, zum Beispiel Material, Dienstleistung, Wartung, Miete. - Fehlende Felder weglassen, nicht raten. Nicht aufnehmen - Steuernummern - IBANs - vollstaendige Kontonummern - Kartennummern
Variantes do formato de nome
Escolha a variante que combina com o jeito que você ordena esses arquivos. Todas mantêm o mesmo padrão estruturado.
Para notas de fornecedores, notas de prestadores, faturas de SaaS e contas de consumo.
- •Coloque a data primeiro para as notas ordenarem por mês.
- •Use o número da nota, da fatura ou de referência quando houver um visível.
- •Use o código ISO da moeda mostrado no documento.
Campos que o NameQuick lê de um documento de fornecedor
| Campo | Útil para | Exemplo |
|---|---|---|
| Data da nota | Ordenar documentos de fornecedores em ordem cronológica | 2026-01-14 |
| Fornecedor | Encontrar documentos por quem os emitiu | Papelaria-Central |
| Número do documento | Cruzar notas, faturas ou pedidos com os registros | NF-1182, PO-4509 |
| Valor total | Localizar um documento pelo valor | 246,90 |
| Moeda | Separar documentos entre regiões | BRL, USD, EUR |
| Tipo de documento | Manter o arquivo compreensível à primeira vista | Nota-Fiscal, Fatura, Pedido-de-Compra |
| Destinatário ou empresa faturada | Encaminhar documentos quando você cuida de mais de uma empresa | Empresa-A |
Mantenha dados sensíveis fora dos nomes de arquivo
Estes dados nunca devem aparecer em um nome de arquivo. O modelo e as instruções escritas desta página os excluem de forma explícita; leve essas exclusões para a sua predefinição.
- CPF, CNPJ ou outros números fiscais
- IBANs e códigos BIC ou SWIFT
- números completos ou parciais de conta bancária
- números de cartão
- endereços residenciais ou de cobrança
- telefones
Um fluxo prático
Reúna os documentos de fornecedores em uma pasta
Coloque notas, faturas, pedidos de compra e formulários de imposto novos em uma única pasta de conferência, como ~/Documents/Fornecedores Entrada/. Ela pode receber downloads de portais, anexos de e-mail e documentos de papel digitalizados.
Aplique o formato de nome de nota fiscal
Escolha a sua predefinição de notas fiscais na “Renomeação Rápida”, defina “Aplicar sugestões de arquivos que você adiciona” como “Revisar primeiro” e só então adicione os arquivos, para que todo documento siga o mesmo padrão. Para documentos alemães de custo, use o formato de documento de custo com Gewerk e Kostenart.
Confira os nomes sugeridos
Confira a data, um nome de fornecedor limpo, o número da nota ou do pedido, o total e a moeda. Confirme que nenhum CPF, CNPJ, IBAN ou número de conta aparece no nome.
Renomeie o lote
Aplique as renomeações juntas na “Renomeação Rápida” (o botão mostra a quantidade, por exemplo “Aplicar 12 nomes”) para que a busca de arquivos (Finder ou Explorador de Arquivos) e os backups vejam nomes de documentos de fornecedores consistentes e ordenáveis.
Encaminhe por fornecedor, tipo ou ano
Para documentos que chegam sempre, transforme a pasta de entrada em pasta monitorada em Configurações → Pastas → “Adicionar pasta”, com a sua predefinição de notas fiscais e “Revisar primeiro”. Regras em “Depois que um arquivo é renomeado” usam “nome contém” para achar uma palavra no nome final, movem o arquivo para uma pasta fixa e definem tags (no Mac, como tags do Finder). As regras só agem em pastas monitoradas, não em arquivos que você mesmo adiciona. Assim, pedidos de compra (_PO-) vão para a pasta de compras e formulários de imposto para a pasta de impostos.
Repasse para a contabilidade
Documentos legíveis são mais fáceis de anexar a um lançamento, subir para uma ferramenta de contas a pagar ou compartilhar com o contador. Mantenha o seu sistema de contabilidade, contas a pagar ou ERP como sistema de registro.
Opcional: use instruções escritas
Se instruções livres combinarem melhor com esta pasta, cole estas em Predefinições > Nova Predefinição > Instruções escritas. Um formato de nome continua sendo o ponto de partida mais consistente quando todos os arquivos devem seguir a mesma estrutura.
Renomeie este documento de fornecedor com base no conteúdo visível. O arquivo é uma nota fiscal de fornecedor, uma fatura, um pedido de compra, uma nota de crédito ou um formulário de imposto. Crie um nome de arquivo conciso e seguro. Padrões preferidos: - Nota fiscal: {date}_{vendor}_NF-{invoiceNumber}_{amount}-{currency} - Pedido de compra ou fatura: {date}_{vendor}_PO-{poNumber}_{amount}-{currency} - Formulário de imposto: {taxYear}_{formType}_{issuer} Regras: - Use a data da nota, da fatura ou do documento. Formate como YYYY-MM-DD. Use YYYY para documentos de ano fiscal. - Use o nome do fornecedor ou pagador emissor. Limpe sufixos como Ltda., ME, S.A., Inc. ou LLC quando não forem necessários. - Use o número da nota como NF-{number}, o pedido de compra como PO-{number} ou a fatura como Fatura-{number}, conforme o rótulo no documento. - Formate o valor com duas casas decimais, por exemplo 246,90-BRL ou 842,50-EUR. Use a moeda mostrada no documento. - Use um rótulo de tipo de documento quando o tipo exato estiver claro: Nota-Fiscal, Fatura, Pedido-de-Compra, Nota-de-Credito, Formulario-Imposto. - Omita qualquer campo que você não conseguir ler. Não adivinhe. - Não inclua CPF, CNPJ, IBANs, números de conta, números de cartão, endereços ou telefones. - Remova caracteres inseguros de nome de arquivo: / \ : * ? " < > | e quebras de linha. - Preserve a extensão original do arquivo. Contingência: - Se apenas a data e o fornecedor forem confiáveis, use {date}_{vendor}_{documentType}. - Se quase nada estiver legível, comece o nome com Revisar_ e não adivinhe valores. Retorne apenas o nome do arquivo, sem explicação.
Renomeie primeiro, depois encaminhe
Quando os nomes ficam estáveis, as regras podem mover e etiquetar os arquivos renomeados. As regras só agem em pastas monitoradas, não em arquivos que você mesmo adiciona na “Renomeação Rápida”, e as condições delas testam o nome final e as propriedades do arquivo, não o conteúdo do documento. Mantenha as primeiras regras restritas e deixe a pasta em “Revisar primeiro” no começo.
Renomeie com o formato de nota fiscal ou de custo
Monte os nomes a partir da data, do fornecedor, do número do documento, do total e da moeda.
Etiquete o tipo de documento
Use a ação de regra “Definir tags” para adicionar tags como Nota-Fiscal, Pedido-de-Compra ou Imposto depois que o nome estiver claro. No Mac, elas aparecem como tags do Finder.
Encaminhe os documentos confiáveis
Mova documentos claros para pastas de fornecedor, tipo ou ano. Deixe digitalizações ilegíveis em uma fila de revisão.
| Regra | Gatilho ou condição | Ação | Exemplo |
|---|---|---|---|
| Arquivo de notas fiscais | nome contém _NF- | “Mover o arquivo” → “mover para uma pasta”: Contas-a-Pagar/2026/Notas-Fiscais, mais “Definir tags”: Nota-Fiscal | 2026-01-14_Papelaria-Central_NF-1182_246,90-BRL.pdf |
| Pedidos de compra | nome contém _PO- | “mover para uma pasta”: Compras/Pedidos-de-Compra, mais “Definir tags”: PO | 2026-05-01_Pecas-Rio-Azul_PO-4509_1284,00-BRL.pdf |
| Formulários de imposto | nome contém Informe, DARF, Imposto (basta uma palavra) | “mover para uma pasta”: Financeiro/Impostos, mais “Definir tags”: Imposto. Não existe marcador {taxYear}; o ano fiscal fica no início do nome. | 2025_Informe-de-Rendimentos_Banco-Exemplo.pdf |
| Documentos de custo alemães | nome contém _Elektro_ (uma regra por Gewerk, como _Sanitaer_ ou _Reinigung_) | “mover para uma pasta”: Kosten/2026/Elektro, mais “Definir tags”: Elektro (as tags são fixas em cada regra, não vêm do nome) | 2026-03-14_Elektro-Schmidt_Elektro_Material_842,50-EUR.pdf |
| Precisa de revisão | nome contém Revisar (o marcador das suas instruções escritas) | “mover para uma pasta”: Contas-a-Pagar/Revisar; opcional “Definir tags”: Revisar | Revisar_scan_001.pdf |
Exemplos de estrutura de pastas
Documentos agrupados por fornecedor
Use quando você acompanha os documentos por fornecedor.
Naming emphasis: {date}_{vendor}_{document_number}_{amount}-{currency}
O que o NameQuick não faz
O NameQuick cria nomes legíveis e consistentes para arquivos locais no Mac e no Windows. Para esses arquivos, ele não faz o seguinte:
- aprovar, pagar ou lançar notas fiscais
- cruzar pedidos com notas ou fazer conferência de três vias
- conciliar contas a pagar
- decidir dedutibilidade ou declarar impostos
- substituir software de contabilidade, financeiro, de contas a pagar ou ERP
- garantir leitura sem erros em digitalizações de baixa qualidade
Perguntas frequentes
O NameQuick consegue extrair o número da nota e o total de um documento de fornecedor?
Consegue. O NameQuick usa o texto do PDF (em digitalizações, o modelo de IA lê a página como imagem) e propõe um nome a partir da data, do fornecedor, do número da nota ou do pedido, do total e da moeda. Confira os resultados, porque alguns fornecedores colocam o número ou o total em posições incomuns.
Como ele trata pedidos de compra e faturas de fornecedores?
Use instruções escritas como as de cima: nelas você define que o número aparece como PO-… ou Fatura-… conforme o rótulo do documento e some quando não há número. Um modelo do nome de arquivo não escolhe o prefixo conforme o documento; nele, use uma predefinição para cada tipo de documento.
Funciona para documentos de custo alemães com Gewerk e Kostenart?
Funciona. O formato de documento de custo alemão monta os nomes a partir de Rechnungsdatum, Anbietername, Gewerk, Kostenart, Gesamtbetrag e Waehrung. Mantenha Gewerk e Kostenart curtos e omita campos que não estiverem visíveis.
CPF, CNPJ ou IBANs vão parar no nome do arquivo?
Não, se a sua predefinição excluir esses dados: o modelo e as instruções escritas desta página excluem números fiscais, IBANs, números de conta, números de cartão, endereços e telefones. Sempre confira os nomes antes de aplicar para confirmar que nenhum dado sensível aparece.
Isso substitui o meu software de contabilidade?
Não. O NameQuick torna documentos de fornecedores legíveis e consistentes para que sejam fáceis de arquivar, anexar ou repassar. Mantenha o seu sistema de contabilidade, contas a pagar ou ERP como registro para aprovações, pagamentos e lançamentos.
Organize uma pasta de documentos de fornecedores
A Managed AI lê cada documento de fornecedor e o nomeia por data, fornecedor, número e valor, sem chave de API para configurar. Confira cada nome antes de aplicar e depois repasse para a contabilidade. O Managed inclui 30 renomeações grátis sem e-mail nem cartão, e mais 70 com 14 dias do seu plano ao adicionar um cartão.