発注書・納品書・請求書を日付とPO番号で整理する

NameQuick 3 を使い、Mac と Windows で承認済みの発注書、注文確認書、梱包明細書、納品書、仕入先の請求書を整理します。日付・取引先・PO番号・種類で命名し、少量で確認してから監視フォルダで継続処理します。

NameQuick 3 のアプリ画面は英語で表示されます。このページでは操作名を画面の表示どおり英語で示し、初めて出てくるときに日本語の意味を添えています。

#対象と仕上がり

スキャン、仕入先ポータルのダウンロード、メール添付で届く書類が対象です。入荷受領書、支払条件書、見積書、スクリーンショット、スプレッドシートも扱えます。例の会社名・番号・日付はすべて架空です。表はID付き・順序違いも含む例ですが、以下では4項目の順序を固定します。拡張子は変えません。

AI は PDF、Word・Excel ファイル、画像、スキャンから、読める範囲で書類の日付・取引先・PO番号・種類・請求書や注文のID・Net-30 などの支払条件を読み取ります。案件名・顧客名は記載がある場合だけです。スキャンや写真はモデルがページ画像を読みます。誤読もあるため候補を確認します。

#1. プリセットを1つ作る

Presets（プリセット）→ New Preset（新規プリセット）→ Filename template（ファイル名のパターン）を開きます。 Add part（構成要素を追加）→ New field…（新しい項目…）で次の項目を順番に作り、 Add instructions for this part（この項目の指示を追加）に指示を入れます。

種類は英語のまま使い、ルールと合わせます。

区切りを _ にして Use for all gaps（すべての区切りに使用）を選びます。PO番号の If not found（見つからない場合）は Leave out（省略（任意））にします。見つからない番号は省略し、推測しません。取引先や種類の If not found は Skip file（ファイルをスキップ）を選んで確認待ちにするか、 Use text（代替テキストを使用）で CHECK など自分で決めた目印を入れます。

Date_Vendor_PO-number_Document-type

これは項目順の説明で、NameQuick にファイル名用の組み込みプレースホルダー構文はありません。機密情報を除外するため、下の文章例と同じ禁止事項を各項目の指示にも加えます。拡張子は保持します。

文章で指定する場合は、同じプリセットで Written instructions（文章で指定）を選び、次を入力します。

書類の日付（YYYY-MM-DD）、短い取引先名、PO番号（PO-####）、書類の種類の順に、_ でつないで命名してください。取引先名の単語はハイフンでつないでください。
種類は Purchase-Order、Order-Confirmation、Packing-Slip、Delivery-Note、Goods-Receipt、Invoice、Terms、Quote のいずれか1つにしてください。
PO番号がなければ省略し、推測しないでください。銀行口座番号やその他の口座番号の全桁、非公開の支払情報、住所、電話番号、機密メモは含めないでください。拡張子は保持してください。

どちらの方式も Test this Preset（このプリセットをテスト）→ Choose a sample file…（サンプルファイルを選択…）→ Test Preset（プリセットをテスト）で、PO番号のある書類とない書類を試します。テストは NameQuick では無料ですが、Self-Managed のクラウドプロバイダーは課金する場合があります。プリセットとルールの有効な変更は自動保存されます。

#2. 単発の一括処理で確認する

ファイル追加前に Settings（設定）→ Renaming（名前変更）で Apply suggestions from files you add（追加するファイルの候補の適用）を Review（確認）にします。 Quick Rename（クイックリネーム）で使うプリセットを選び、 Review before applying（適用前に確認）がオンであることを確かめてから追加します。

すべての候補を原本と照合します。適用可能な候補が5件なら Apply 5 names（5件の名前を適用）で一括適用します。ここでは行ごとに編集できません。誤りがあれば適用せず、 Clear（クリア）で一覧だけを空にします。ファイルは消えません。プリセットを修正・再テストし、新しいコピーを追加してください。

#3. 監視フォルダを登録する

Settings → Folders（フォルダ）→ Add folder（フォルダを追加）で空の Vendor Inbox フォルダを登録し、作成したプリセットと Hold for Review（確認待ちにする）を選びます。接続時にすでにあるファイルは名前変更されません。次のルール設定後に新しい書類を入れます。

NameQuick は起動したままにします。Windows ではウィンドウを閉じると終了するため、最小化します。

#4. 名前変更後に保存先へ移動する

Rules（ルール）→ After a file is renamed（ファイルの名前変更後）にルールを作ります。監視フォルダ専用で、 Quick Rename には適用されません。条件が調べるのは完成したファイル名やファイル属性で、書類の内容ではありません。

設定中は各ルールを Disable（無効にする）にし、 is in（場所：）で対象を Vendor Inbox に限定します。 name contains（名前に含む語句：）は、カンマで区切った語句のどれかが名前に含まれれば一致します。移動は Move the file（ファイルを移動）→ move it into a folder（フォルダに移動）を選びます。

Settings → Renaming の Run all matching Rules（一致するすべてのルールを実行）は初期状態でオフで、最初に一致したルールだけが実行されます。表の順ではPO-1842の納品書も Procurement/PO-1842 に入ります。請求書の経理への引き渡しを優先するなら AP handoff を先頭にします。 Proof（検証）で確認してから Enable（有効にする）にします。

Relative path pattern（相対パスのパターン）の {year} は処理時点の年で、書類の日付ではありません。取引先・PO番号・種類・状態用のトークンはありません。固定フォルダか、自分で作った年別フォルダを指定します。

Set tags は Mac では Finder タグ、Windows ではプロパティハンドラーのある形式（Office 文書や画像）のファイル属性に書き込みます。Windows の PDF は対象外です。カラーラベルは NameQuick のライブラリに表示され、Finder のラベルも設定されるのは Mac だけです。

書類を入れると、保留した候補は Review に並びます。必要なら編集し、 Apply this name（この名前を適用）で個別に適用します。5件選んだ場合は Apply selected (5)（選択項目を適用（5件））で一括適用できます。保留した名前を適用すると、名前変更後のルールも実行されます。

#取り消しとデータの扱い

History（履歴）の Undo（取り消す）で、記録された名前変更や移動を可能な範囲で戻せます。ファイルが別途移動された、開かれている、元の場所に同名ファイルがある場合などは失敗することがあります。

Managed は NameQuick の EU クラウドで処理し、内容をAI学習に使いません。Self-Managed のクラウド利用では選んだプロバイダーへ直接送ります。機密の取引条件には、端末内で処理するローカルモデル（Ollama、LM Studio、Apple Silicon の MLX）も使えます。データのプライバシーとローカルAIモデルをご覧ください。

#よくある質問

#NameQuick は発注管理ソフトですか？

いいえ。ローカルファイルの命名・整理用で、購買管理、買掛金管理（AP）、ERP の代わりではありません。発注書の作成、支出承認、予算管理、三点照合、請求照合、支払、監査証跡の提供、仕入先管理は行いません。納品物の受入可否や請求書を支払うべきかも判断しません。ファイル名は検索の手掛かりであり、承認記録ではありません。

#スキャンしたPDFのPO番号も読めますか？

はい。モデルがページ画像を読み、別のOCR工程はありません。誤読があるため、原本と候補を確認してください。

#PO番号のないファイルはどうなりますか？

PO番号の項目で If not found → Leave out を選べば、PO番号だけが省略され、日付・取引先・種類は残ります。

#取引先ごとに自動で振り分けられますか？

完成したファイル名の語句で判定します。取引先ごとに name contains のルールを1つずつ作ります。ルールは書類の内容を読みません。