自分と家族の医療記録・健康保険PDFを整理する

Mac と Windows の NameQuick 3 で、自分と家族の医療記録・健康保険PDFを整理します。自分のパソコンにあるコピーの名前変更と振り分けが対象です。

NameQuick 3 のアプリ画面は英語で表示されます。このページでは操作名を画面の表示どおり英語で示し、初めて出てくるときに日本語の意味を添えています。

患者ポータルのダウンロード、書類のスキャン・スマートフォン写真、検査結果、受診概要、健康保険の明細・事前承認通知、薬局・歯科の領収書、払い戻し申請、学校・予防接種の書類に使えます。医療費控除のために保管する領収書も対象です。重要な原本は残し、コピーで試してください。

#名前をそろえる

氏名・医療機関・保険者・請求番号はすべて架空です。拡張子は変わりません。

読み取る項目は次の5つです。

AI は文書と元のファイル名を見ます。スキャン・写真はページ画像を直接読み、別工程の内蔵ローカル OCR は使いません。薄い印字や手書きは誤読するため、候補を確認します。

機密情報は名前に入れず、詳細は保護したフォルダ内の原文書や公式ポータルで扱います。

#処理先とプライバシー

Managed は NameQuick の EU クラウドで処理し、内容を AI 学習には使わず、一時データを処理後に削除します。Self-Managed で自分のクラウド API キーを使うと、内容は提供元へ直接送られます。機密性の高い書類にはローカルモデルも使えます。Ollama と LM Studio は Mac と Windows、MLX は Apple Silicon 搭載 Mac の macOS 14 以降に対応します。ローカルモデルの分析は端末内で行いますが、インストール、モデルのダウンロード、ライセンス・更新確認にはインターネットを使います。プライバシーとローカルモデルを確認してください。

#1. プリセットを作る

Presets（プリセット）→ New Preset（新規プリセット）→ Written instructions（文章で指定）を選び、次の指示を貼り付けます。

名前は「文書日付_医療機関・保険者などの組織名_短い文書種別」の順にします。
文書の日付を YYYY-MM-DD で使い、処理日は使いません。
文書種別には固定語 Lab-Results、Visit-Summary、EOB、Prior-Authorization、Receipt、Bill、Form、Immunization-Form、Letter を使います。
家族の名前・イニシャル、または有用な短い請求参照番号は、文書か元のファイル名に見える場合だけ末尾に付けます。
診断名、治療内容、完全な会員番号・保険証番号・契約番号、個人番号・社会保障番号、住所、電話番号、私的なメモは含めません。
不明な値は推測しません。組織名か日付が読めなければ、その項目を CHECK にします。その他の不明項目は省きます。

種別語は Lab-Results（検査結果）、Visit-Summary（受診概要）、EOB（給付内容の明細）、Prior-Authorization（事前承認）、Receipt（領収書）、Bill（請求書）、Form（書式）、Immunization-Form（予防接種書式）、Letter（通知書）です。ルールで照合するので表記を変えません。

有効な編集は自動保存され、保存ボタンはありません。 Test this Preset（このプリセットをテスト）で Choose a sample file…（サンプルファイルを選択…）をクリックし、 Test Preset（プリセットをテスト）で使用前に試します。NameQuick 側のテストは無料ですが、Self-Managed のクラウド提供元が API 呼び出しに課金する場合があります。

#2. 取り込み方を選ぶ

#一度だけ：古いスキャンを整理する

Quick Rename（クイックリネーム）でプリセットを選び、ファイルを追加する前に Review before applying（適用前に確認）をオンにします。これは Settings（設定）→ Renaming（名前変更）→ Apply suggestions from files you add（追加するファイルの候補の適用）を Review（先に確認）にするのと同じです。

コピーを追加し、全候補を原文書と比較します。6件が適用可能なら Apply 6 names（6件の名前を適用）でまとめて適用します。誤りがあれば適用せず、 Clear（クリア）でリストだけを空にします。ファイルは消えません。プリセットを修正・再テストし、新しいコピーを追加します。行ごとの名前編集はできません。

#継続的に：ダウンロードやスキャンを受け付ける

Settings → Folders（フォルダ）→ Add folder（フォルダを追加）で空の Health Inbox を登録します。処理方法に作成したプリセット、適用方法に Hold for Review（確認待ちにする）を選びます。接続時からあるファイルは初期状態として扱われ、名前変更されません。次節のルール設定後に少数のコピーを入れます。

保留されたファイルは、サイドバーの Review（確認）で待機します。 Apply this name（この名前を適用）で承認するか、名前をその場で編集できます。チェックした3件なら Apply selected (3)（選択項目を適用（3件））で一括承認し、 Keep original（元のまま保持）ならファイルを変更しません。

監視には NameQuick の起動が必要です。Mac はウインドウを閉じても動作しますが、Windows は閉じると終了するため最小化してください。

#3. 確認した名前で振り分ける

Rules（ルール）→ After a file is renamed（ファイルの名前変更後）にルールを作成します。対象は監視フォルダのみで、 Quick Rename には適用されません。条件は完成後の名前とファイル属性を調べ、文書内容は読みません。

新規ルールは有効なので、設定中は Disable（無効にする）を選びます。有効な変更は自動保存されます。

各ルールを Health Inbox に限定します（共通条件は先頭行のみ記載）。カンマ区切りの語句はいずれか1語で一致します。

既定では Settings → Renaming の Run all matching Rules（一致するすべてのルールを実行）がオフで、最初に一致した名前変更後ルールだけが実行されます。オフのまま Check を先頭にし、CHECK には赤ラベルだけを付け、移動させません。

Proof（検証）ペインを確認し、 Enable（有効にする）で1つずつ有効にします。保留した名前を Review で承認すると、このルールが実行されます。

移動先は固定にします。人物・医療機関用のパストークンはなく、年のトークンは文書日付ではなく処理時刻を参照します。

カラーラベルは NameQuick のライブラリに表示され、Mac だけは Finder ラベルも設定します。タグは Mac では Finder タグになります。Windows ではプロパティハンドラーのある形式（Office 文書・画像・音声・動画）だけ File Explorer に反映され、PDF のタグは NameQuick の History（履歴）内にとどまります。

#4. 取り消しを確認する

History に操作記録が残ります。 Undo（取り消す）や、3件なら Undo all 3（3件すべて取り消す）で、記録された名前変更・移動を可能な範囲で戻せます。宛先に同名ファイルがある場合や、対象が移動・削除済み、開かれている場合は失敗することがあります。無制限ではなく、取り消し後のやり直し機能もありません。履歴と取り消しも確認してください。

#NameQuick がしないこと

• 医療記録システム、患者・保険者ポータル、正式な医療記録の代わりにはなりません。
• 医療情報の要約・解釈・診断はしません。
• 請求書、保険請求、治療、払い戻しの正しさは判断しません。
• HIPAA などの規制への準拠をうたっていません。
• 医療・法律・保険・税務の助言は提供しません。
• 保存・削除すべき書類は決めません。

#よくある質問

#スキャンや写真の医療PDFも読めますか？

はい。AI モデルがページ画像を読みますが、薄い印字や手書きは誤読するため、適用前に名前を確認してください。

#会員番号や診断名が名前に入りますか？

許可する指示なら入る可能性があります。この指示では除外します。誤りに備え、監視フォルダでは Review で適用前に全件を確認してください。

#家族別に自動で分けられますか？

プリセットが完成後の名前に家族の名前やイニシャルを入れれば、 name contains を使う名前変更後ルールで移動できます。ルールは文書を読めません。

#HIPAA に準拠していますか？

NameQuick は準拠をうたっていません。プライバシー要件に合う処理方法を選んでください。