顧客・案件のファイルを名前変更して整理する

Mac と Windows の NameQuick 3 で、SOW（業務範囲記述書）、提案書・契約書・報告書、表計算の出力、議事録、スクリーンショット・画像・動画が混在するローカルフォルダを整理する例です。

NameQuick 3 のアプリ画面は英語で表示されます。このページでは操作名を画面の表示どおり英語で示し、初めて出てくるときに日本語の意味を添えています。

#1. 名前に入れる情報を決める

名前・会社はすべて架空で、拡張子は変わりません。動画の制限は後述します。

非公開の識別情報、住所、電話・口座・決済番号、機密の契約条件は名前に入れません。

#2. Preset を作って試す

Presets（プリセット）→ New Preset（新規プリセット）→ Filename template（ファイル名のパターン）を開きます。 Add part（構成要素を追加）→ New field…（新しい項目…）で表の 5 項目を順に追加します。

各項目の Add instructions for this part（この項目の指示を追加）に抽出する情報を書きます。区切りは _ にし、 Use for all gaps（すべての区切りに使用）を選びます。 Cleanup（整形）で項目単位か Whole name（名前全体）を整形し、値の内部をハイフンで区切ります。

顧客と案件は If not found（見つからない場合）→ Skip file（ファイルをスキップ）にし、不明なら改名せず確認待ちにします。状態・版には Leave out（省略（任意））を使います。 Use text（代替テキストを使用）には自分で REVIEW などを指定できます。自動で付く目印はありません。

特に混在する場合は Written instructions（文章で指定）も使えます。

client_project_type_date-or-period_status-or-version
文書に示されている情報だけを使ってください。
顧客・案件・状態は推測しないでください。
各値の内部はハイフン、項目間はアンダースコアで区切ってください。
元の拡張子は維持してください。

文章でも独自の目印を指示できますが、採用はモデル次第です。モデルには創作しないよう指示されており、確実に命名できなければ候補は出ません。

有効な編集は自動保存されます。 Test this Preset（このプリセットをテスト）→ Choose a sample file…（サンプルファイルを選択…）→ Test Preset（プリセットをテスト）で代表例を数点試します。テストは NameQuick では無料ですが、Self-Managed のクラウド提供元は課金する場合があります。Preset の詳細

#3. 単発の一括処理で確認する

Settings（設定）→ Renaming（名前変更）→ Apply suggestions from files you add（追加するファイルの候補の適用）を Review（先に確認）にします。 Quick Rename（クイックリネーム）の Review before applying（適用前に確認）も同じ設定です。

追加時に処理モードと適用設定が確定するため、先にテスト済みの Preset を選びます。ドラッグか Add files（ファイルを追加）で Quick Rename に追加し、原本と全候補を照合します。準備済みが 5 件なら Apply 5 names（5件の名前を適用）で一括適用します。

行ごとの編集や選択分だけの適用はできません。誤りがあれば適用せず、処理完了を待って Clear（クリア）で一覧を空にします。ファイルは消えません。Preset を修正・再テストし、新しいコピーを追加します。

#4. 定期分を監視フォルダに入れる

空の専用取り込みフォルダを Settings → Folders（フォルダ）→ Add folder（フォルダを追加）で接続します。処理モードにテスト済みの Preset、適用方針に Hold for Review（確認待ちにする）を選びます。接続時の既存ファイルは基準扱いで改名されません。接続後にコピーを入れます。

保留候補はサイドバーの Review（確認）で扱います。 Apply this name（この名前を適用）、 Apply and next（適用して次へ）で承認し、行内で修正した名前は Apply edit（編集を適用）で適用します。チェックした 2 件には Apply selected (2)（選択項目を適用（2件））または Keep original (2)（元のまま保持（2件））を使います。

承認でルールによる移動が起きる場合があります。結果が安定してから Apply automatically（自動で適用）に切り替えます。監視には NameQuick の起動が必要です。Mac はウィンドウを閉じても動作しますが、Windows では閉じるとアプリが終了するため、最小化します。

#5. 名前変更後に振り分ける

Rules（ルール）の After a file is renamed（ファイルの名前変更後）は監視フォルダだけが対象で、 Quick Rename には適用されません。新規ルールは有効です。設定中は Disable（無効にする）にし、 Proof（検証）ペインで確認してから有効にします。有効な変更は自動保存されます。

全ルールを is in（場所：）で取り込みフォルダに限定します。移動には Move the file（ファイルを移動）→ move it into a folder（フォルダに移動）を使い、新しい名前を保ちます。

name contains はカンマ区切りのいずれかで一致し、 name matches は正規表現です。判定対象は改名後のファイルプロパティです。本文・金額・顧客・業者・文書の状態の条件はなく、Preset で名前に入れた分類語を照合します。

Settings → Renaming の Run all matching Rules（一致するすべてのルールを実行）は初期状態でオフで、最初に一致したルールだけを実行します。専用の分類を顧客別より先にし、顧客・案件ごとにルールと移動先を分けます。

タグは Mac では Finder タグになります。Windows では対応形式（Office・画像・音声・動画）のプロパティに記録され、PDF では History（履歴）にのみ残ります。ルールの詳細

案件別に細分化する場合は対応するルールも追加します。

Clients/
└── <client>/
    └── <project>/
        ├── Contracts/
        ├── Deliverables/
        ├── Reports/
        ├── Screenshots/
        └── Exports/

#6. 読み取り範囲と取り消しを確認する

テキスト文書はテキストとして読みます。Managed の 15 ページ超の PDF は先頭 15 ページのみ送り、 History に Partial document sent（文書の一部を送信）と記録します。長い Word・テキストは冒頭、表計算はサンプル、Pages・Numbers・Keynote は埋め込みプレビュー画像を使います。

スキャン・紙の写真はモデルがページ画像を読み、命名用の独立したローカル OCR 処理はありません。ローカルのスキャン PDF は最大 3 ページの画像を使い、画像対応モデルが必要です。スキャンやスクリーンショットは誤読もあるため、法務・財務・顧客向けの名前は人が確認します。

動画のメディア送信に対応するのは Managed と、Self-Managed のクラウドでは Gemini キー利用時だけです。ローカルは音声・動画に非対応です。メタデータだけの代替処理はなく、非対応時は理由付きで失敗します。

名前変更ごとに History に記録が残ります。 Undo（取り消す）／ Undo all 5（5件すべて取り消す）は記録された改名・移動を可能な範囲で戻します。元の場所が埋まっている、後から移動・紛失した、他アプリで開いている場合などは失敗することがあります。取り消した操作をやり直す機能はありません。履歴と取り消し

#データの扱い

Managed は内容を NameQuick の EU クラウドで処理し、AI 学習に使わず、処理後に削除します（最長 24 時間）。Self-Managed のクラウドキーでは、内容を選択した提供元へ直接送信します。ローカルモデル（Mac・Windows の Ollama／LM Studio、Apple Silicon Mac の MLX）は端末で解析しますが、インストール・ダウンロード・ライセンス・更新確認にはインターネットを使います。データとプライバシー

#よくある質問

#顧客の PDF を内容で命名できますか？

はい。テキスト PDF は直接、スキャンはモデルがページ画像を読みます。まず候補を確認してください。

#Word、Excel、スクリーンショット、動画にも使えますか？

はい。表計算はサンプルを読み、動画には上記の制限があります。

#顧客が分からない場合はどうしますか？

If not found → Skip file で確認待ちにするか、 Use text で独自の目印を指定します。監視フォルダは Hold for Review から始めます。

#CRM や DMS の代わりになりますか？

いいえ。ローカルの整理用で、CRM、DMS、プロジェクト管理ツール、顧客・案件情報の正本ではありません。文書の承認・法的評価や人の確認も代替しません。