顧客・案件のファイルを名前変更して整理する

Mac と Windows の NameQuick 3 で、SOW（業務範囲記述書）、提案書・契約書・報告書、表計算の出力、議事録、スクリーンショット・画像・動画が混在するローカルフォルダを整理する例です。

1. 名前に入れる情報を決める#

名前・会社はすべて架空で、拡張子は変わりません。動画の制限は後述します。

非公開の識別情報、住所、電話・口座・決済番号、機密の契約条件は名前に入れません。

2. Preset を作って試す#

プリセット→ 新規プリセット→ ファイル名のパターンを開きます。 構成要素を追加→ 新しい項目… で表の 5 項目を順に追加します。

各項目の この項目の指示を追加に抽出する情報を書きます。区切りは _ にし、 すべての区切りに使用を選びます。 整形で項目単位か 名前全体を整形し、値の内部をハイフンで区切ります。

顧客と案件は 見つからない場合→ ファイルをスキップにし、不明なら改名せず確認待ちにします。状態・版には 省略（任意） を使います。 代替テキストを使用には自分で REVIEW などを指定できます。自動で付く目印はありません。

特に混在する場合は 文章で指定も使えます。

client_project_type_date-or-period_status-or-version
文書に示されている情報だけを使ってください。
顧客・案件・状態は推測しないでください。
各値の内部はハイフン、項目間はアンダースコアで区切ってください。
元の拡張子は維持してください。

文章でも独自の目印を指示できますが、採用はモデル次第です。モデルには創作しないよう指示されており、確実に命名できなければ候補は出ません。

有効な編集は自動保存されます。 このプリセットをテスト→ サンプルファイルを選択…→ プリセットをテストで代表例を数点試します。テストは NameQuick では無料ですが、Self-Managed のクラウド提供元は課金する場合があります。Preset の詳細

3. 単発の一括処理で確認する#

設定→ 名前変更→ 追加するファイルの候補の適用を 先に確認にします。 クイックリネームに表示される 追加するファイルの候補の適用 も同じ設定です。

追加時に処理モードと適用設定が確定するため、先にテスト済みの Preset を選びます。ドラッグか ファイルを追加で クイックリネーム に追加し、原本と全候補を照合します。準備済みが 5 件なら 5件の名前を適用で一括適用します。

行ごとの編集や選択分だけの適用はできません。誤りがあれば適用せず、処理完了を待って クリアで一覧を空にします。ファイルは消えません。Preset を修正・再テストし、新しいコピーを追加します。

4. 定期分を監視フォルダに入れる#

空の専用取り込みフォルダを 設定 → フォルダ→ フォルダを追加で接続します。処理モードにテスト済みの Preset、適用方針に 先に確認を選びます。接続時の既存ファイルは基準扱いで改名されません。接続後にコピーを入れます。

保留候補は すべてのファイル で扱います。新しい名前が付いたファイルは 新しい名前 2件 のフィルタで絞り込めます。ファイルを選んで詳細の 適用 で承認し、行内で修正した名前は 編集を適用で適用します。2 件をまとめて処理するときは、一覧の見出しの すべて適用 または 元の名前のままにする を使います。

承認でルールによる移動が起きる場合があります。結果が安定してから 自動で名前を変更に切り替えます。監視には NameQuick の起動が必要です。Mac はウィンドウを閉じても動作しますが、Windows では閉じるとアプリが終了するため、最小化します。

5. 名前変更後に振り分ける#

ルールの ファイルの名前変更後は監視フォルダだけが対象で、 クイックリネーム には適用されません。新規ルールは有効です。設定中はスイッチをオフにして 一時停止中 にし、 検証ペインで確認してから、スイッチをオンにして 実行中 にします。有効な変更は自動保存されます。

全ルールを 場所： で取り込みフォルダに限定します。移動には ファイルを移動→ フォルダに移動を使い、新しい名前を保ちます。

名前に含む語句： はカンマ区切りのいずれかで一致し、 名前が一致するパターン： は正規表現です。判定対象は改名後のファイルプロパティです。本文・金額・顧客・業者・文書の状態の条件はなく、Preset で名前に入れた分類語を照合します。

設定 → 名前変更 の 一致するすべてのルールを実行は初期状態でオフで、最初に一致したルールだけを実行します。専用の分類を顧客別より先にし、顧客・案件ごとにルールと移動先を分けます。

タグは Mac では Finder タグになります。Windows では対応形式（Office・画像・音声・動画）のプロパティに記録され、PDF では 履歴にのみ残ります。ルールの詳細

案件別に細分化する場合は対応するルールも追加します。

Clients/
└── <client>/
    └── <project>/
        ├── Contracts/
        ├── Deliverables/
        ├── Reports/
        ├── Screenshots/
        └── Exports/

6. 読み取り範囲と取り消しを確認する#

テキスト文書はテキストとして読みます。Managed の 15 ページ超の PDF は先頭 15 ページのみ送り、 履歴 に Partial document sent（文書の一部を送信）と記録します。長い Word・テキストは冒頭、表計算はサンプル、Pages・Numbers・Keynote は埋め込みプレビュー画像を使います。

スキャン・紙の写真はモデルがページ画像を読み、命名用の独立したローカル OCR 処理はありません。ローカルのスキャン PDF は最大 3 ページの画像を使い、画像対応モデルが必要です。スキャンやスクリーンショットは誤読もあるため、法務・財務・顧客向けの名前は人が確認します。

動画のメディア送信に対応するのは Managed と、Self-Managed のクラウドでは Gemini キー利用時だけです。ローカルは音声・動画に非対応です。メタデータだけの代替処理はなく、非対応時は理由付きで失敗します。

名前変更ごとに 履歴 に記録が残ります。 取り消す／ 5件すべて取り消すは記録された改名・移動を可能な範囲で戻します。元の場所が埋まっている、後から移動・紛失した、他アプリで開いている場合などは失敗することがあります。取り消した操作をやり直す機能はありません。履歴と取り消し

データの扱い#

Managed は内容を NameQuick の EU クラウドで処理し、AI 学習に使わず、処理後に削除します（最長 24 時間）。Self-Managed のクラウドキーでは、内容を選択した提供元へ直接送信します。ローカルモデル（Mac・Windows の Ollama／LM Studio、Apple Silicon Mac の MLX）は端末で解析しますが、インストール・ダウンロード・ライセンス・更新確認にはインターネットを使います。データとプライバシー

よくある質問#

顧客の PDF を内容で命名できますか？#

はい。テキスト PDF は直接、スキャンはモデルがページ画像を読みます。まず候補を確認してください。

Word、Excel、スクリーンショット、動画にも使えますか？#

はい。表計算はサンプルを読み、動画には上記の制限があります。

顧客が分からない場合はどうしますか？#

見つからない場合 → ファイルをスキップ で確認待ちにするか、 代替テキストを使用 で独自の目印を指定します。監視フォルダは 先に確認 から始めます。

CRM や DMS の代わりになりますか？#

いいえ。ローカルの整理用で、CRM、DMS、プロジェクト管理ツール、顧客・案件情報の正本ではありません。文書の承認・法的評価や人の確認も代替しません。