Renommer et classer des documents financiers

Pour des dossiers spécialisés, choisissez d’abord le guide adapté :

• Reçus et frais : tickets de paiement par carte, déplacements, repas et frais remboursables.
• Factures et documents fournisseurs : factures fournisseurs, factures à régler, bons de commande, avoirs et formulaires fiscaux fournisseurs.
• Relevés financiers : relevés bancaires, de carte, de courtage et de prêt.

Cette page couvre un dossier d’entrée mêlant ces documents et des documents fiscaux, avec NameQuick 3 sur Mac et Windows.

Les commandes sont indiquées en anglais. Vous pouvez choisir des mots de classement français, mais le préréglage et la règle doivent employer exactement le même mot.

#Du document au nom

Tous les noms de sociétés, montants et numéros des exemples sont fictifs. L’extension ne change jamais.

L’IA lit le document ; pour les scans et photos, elle lit l’image de la page, sans étape OCR intégrée distincte. Les champs disponibles dépendent des informations visibles ; elle peut mal les lire.

#Un seul préréglage pour le dossier mixte

Un Filename template unique ne convient pas : ses champs ne sont pas conditionnels. Les pages spécialisées en présentent pour les dossiers homogènes.

Ouvrez Presets → New Preset → Written instructions, puis collez :

Identifiez le type du document. Incluez toujours son mot de classement.
Assemblez les éléments dans cet ordre, séparés par « _ » :
Facture : date, fournisseur, Invoice, numéro de facture ou de commande, total-devise.
Reçu : date, commerçant, Receipt, total-devise, catégorie.
Relevé : période, établissement, Statement.
Document fiscal : année fiscale, Tax-Form, émetteur.

Remplacez les espaces internes par des traits d’union.
Conservez le numéro imprimé et son préfixe, par exemple INV-1182 ou NF-88341.
Dates : YYYY-MM-DD ; périodes mensuelles : YYYY-MM ; années fiscales : YYYY.
Totaux : deux décimales avec un point, puis un trait d’union et le code devise.
Catégories des reçus : Travel, Meals, Software, Office, Supplies, Other ; omettez la catégorie si aucune ne convient.
Ne devinez rien : écrivez MISSING pour tout champ obligatoire introuvable.
Conservez littéralement Invoice, Receipt, Statement, Tax-Form et MISSING.
N’incluez aucun identifiant fiscal, numéro de compte ou de carte même partiel, IBAN, solde, adresse ou numéro de téléphone.

Ces exclusions viennent des consignes, pas d’un filtrage par défaut. Les modifications valides s’enregistrent automatiquement.

Répétez Test this Preset → Choose a sample file… → Test Preset avec un fichier de chaque type.

#Renommer un lot ponctuel

Dans Quick Rename, avant tout ajout, choisissez le préréglage comme mode de traitement et activez Review before applying. Ce réglage correspond à Settings → Renaming → Apply suggestions from files you add → Review. Les deux choix sont mémorisés lors de l’ajout.

Glissez-déposez les fichiers ou utilisez Add files. Comparez toutes les suggestions ; Apply {n} names applique ensemble les noms prêts (n désigne le nombre affiché).

La modification ligne par ligne et l’application à une sélection ne sont pas disponibles ici. En cas d’erreur, n’appliquez rien : attendez la fin du lot, utilisez Clear (vide la liste, pas les fichiers), corrigez le préréglage avec Test this Preset, puis ajoutez de nouvelles copies. Les règles ne s’exécutent pas sur ces ajouts manuels.

#Traiter les arrivées récurrentes

Connectez un dossier surveillé vide : Settings → Folders → Add folder. Choisissez le dossier d’entrée, le préréglage dans son sélecteur de traitement, puis Hold for Review dans son sélecteur d’application.

Le choix du préréglage active immédiatement le renommage. Les fichiers déjà présents à la connexion servent de référence et ne sont pas renommés. Ajoutez ensuite des copies d’essai.

NameQuick doit rester actif : fermer sa fenêtre le laisse fonctionner sur Mac, mais quitte l’application sur Windows ; réduisez plutôt la fenêtre.

Dans Review, accessible dans la barre latérale, utilisez Apply this name, ou modifiez directement le nom puis choisissez Apply edit. Pour une sélection, Apply selected ({n}) applique les noms et Keep original ({n}) conserve les originaux. Approuver un nom déclenche les règles après renommage activées.

#Classer selon le mot inscrit

Les règles concernent uniquement les dossiers surveillés. Elles testent les propriétés du fichier et son nom final, jamais son contenu : elles n’en extraient ni montant, ni fournisseur, ni catégorie, ni type. Le mot indiquant le type doit donc toujours figurer dans le nom.

Dans la barre latérale, ouvrez Rules → After a file is renamed. Pour chaque règle, limitez la portée au dossier d’entrée financier avec is in. name contains accepte des mots séparés par des virgules : une correspondance suffit ; name matches utilise une expression régulière.

Chaque destination ci-dessous utilise Move the file → move it into a folder, qui conserve le nouveau nom.

Les nouvelles règles sont activées et s’enregistrent automatiquement : utilisez Disable pendant la configuration, vérifiez Proof (teste les règles sur les fichiers récents sans déplacement), puis utilisez Enable. Dans Settings → Renaming, Run all matching Rules est désactivé par défaut : la première règle correspondante l’emporte. Placez les plus spécifiques en premier.

Les destinations sont fixes. Pour classer par année, créez par exemple Finance/2026/Invoices. Les jetons {year}, {month} et {day} utilisent la date de traitement, pas celle du document. Aucun jeton de catégorie, fournisseur, client, compte ou montant n’existe.

Set tags crée des étiquettes Finder sur Mac ; sur Windows, elles sont écrites dans les propriétés des formats compatibles, sans garantie d’affichage dans File Explorer.

#Historique, limites et confidentialité

Dans History, l’annulation avec Undo ou Undo all {n} inverse si possible les renommages et déplacements enregistrés. Elle peut échouer : destination occupée, fichier déplacé, absent ou ouvert. Elle n’est pas illimitée ; aucune fonction de rétablissement n’est disponible.

NameQuick ne valide ni ne paie les factures et ne rapproche pas les comptes. Il ne remplace pas la comptabilité ni les logiciels de comptabilité fournisseurs ou de fiscalité. Il ne garantit pas la validité fiscale des catégories, ne fournit aucun conseil juridique, fiscal ou financier et ne garantit pas qu’un nom respecte les exigences de conservation ou d’audit.

Confidentialité : Managed utilise l’IA cloud de NameQuick dans l’UE, sans clé ni entraînement sur vos données, avec suppression du stockage temporaire après traitement ; Self-Managed avec votre clé cloud transmet le contenu, parfois le fichier lui-même, directement au fournisseur ; les modèles locaux — Ollama et LM Studio sur Mac et Windows, MLX sur Apple Silicon sous macOS 14+ — analysent sur l’appareil, mais installations, téléchargements, vérifications de licence et recherches de mises à jour utilisent Internet. L’IA voit tout le document ; exclure des données du nom relève séparément du texte du préréglage.

#Questions fréquentes

#Comment renommer automatiquement des factures sur Mac ou Windows ?

Utilisez un préréglage avec Quick Rename pour les lots, ou un dossier surveillé pour les arrivées récurrentes.

#Peut-il lire des reçus scannés et des photos ?

Oui, depuis l’image ; vérifiez les suggestions.

#Remplace-t-il un logiciel comptable ou fiscal ?

Non.