Archivierungssoftware im Vergleich 2026: 9 Lösungen für Unternehmen (GoBD)

Für die meisten kleinen Unternehmen ist die beste Archivierungssoftware das Belegarchiv der Buchhaltung, die sie ohnehin nutzen: Lexware Office, sevdesk oder DATEV Unternehmen online. Archivierst du auch Verträge, Personalakten, E-Mails oder Projektunterlagen und brauchst Freigaben, vergleiche eigenständige Archive und DMS: Lexware archivierung und ecoDMS für kleine Budgets, DocuWare, d.velop documents und ELO für Archiv plus Workflows. Paperless-ngx ist die kostenlose Open-Source-Option für Teams, die Betrieb und Nachweise selbst übernehmen.

Suchst du eine Lösung für deine privaten Unterlagen, ist der Leitfaden Digitale Archivierung privat die bessere Seite. Dieser Vergleich richtet sich an Unternehmen und Selbstständige mit Aufbewahrungspflichten.

#TL;DR

• Belege zuerst dort archivieren, wo gebucht wird. Lexware Office, sevdesk und DATEV Unternehmen online bringen ein Belegarchiv mit, für das die Anbieter ein GoBD-Zertifikat, ein Testat oder eine Zertifizierung nennen.
• Mehr als Belege? Dann ein Archiv oder DMS. Lexware archivierung (19,86 € netto im Monat) und ecoDMS (ab 125 € netto einmalig je gleichzeitiger Verbindung) sind die günstigen Einstiege; DocuWare, d.velop documents und ELO verbinden Archiv und Workflows.
• Ein Testat ist keine Garantie. Laut GoBD binden Zertifikate und Testate Dritter das Finanzamt nicht. Revisionssicher wird das Archiv erst mit Einrichtung, Rechten, Backup und Verfahrensdokumentation.
• Ordner allein reichen nicht. Die Ablage im Dateisystem erfüllt die Unveränderbarkeit laut GoBD regelmäßig nicht ohne zusätzliche Maßnahmen.
• NameQuick ist der Schritt davor. Es benennt und sortiert Dateien auf Mac und Windows, bevor sie ins Archiv gehen. Es ist kein Archiv, kein DMS und keine Buchhaltungssoftware.

#Was Archivierungssoftware im Unternehmen leisten muss

Archivierungssoftware speichert Dokumente so, dass sie über die gesamte Aufbewahrungsfrist vollständig, unverändert, nachvollziehbar und wieder auffindbar bleiben. DATEV beschreibt ein revisionssicheres Archivsystem genau so: Informationen müssen datenbankgestützt wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sein. Für steuerlich relevante Unterlagen setzen die GoBD des Bundesfinanzministeriums den Rahmen, aktuell in der Fassung vom 14. Juli 2025.

Fünf Anforderungen entscheiden, ob eine Lösung für dein Unternehmen taugt:

1. Unveränderbarkeit. Laut GoBD erfüllt die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden. Ein Netzlaufwerk, eine NAS-Freigabe oder ein Cloud-Ordner ist deshalb allein kein Archiv.
2. Nachvollziehbarkeit. Wer hat wann was hochgeladen, geändert oder gelöscht? Ein Archiv protokolliert das, versioniert Änderungen und regelt Zugriffe über Rechte.
3. Aufbewahrungsfristen. Nach § 147 AO gelten zehn Jahre für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare, acht Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen (seit 1. Januar 2025) und sechs Jahre für empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres. Details und Ausnahmen stehen in Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Dokumente aufbewahren.
4. Originalformat. Von einer E-Rechnung ist laut GoBD zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Hintergrund dazu in E-Rechnung Pflicht.
5. Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie Dokumente eingehen, erfasst, indexiert, archiviert und geschützt werden. Jedes Unternehmen braucht sie, egal welches System es nutzt. Als Vorlage verweisen Lexware und sevdesk auf das Muster der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV).

#So wählst du die passende Archivierungssoftware aus

Beantworte sechs Fragen, bevor du Anbieter vergleichst:

1. Was archivierst du? Nur Rechnungen und Belege spricht für das Archiv deiner Buchhaltungssoftware. Kommen Verträge, Personalakten, E-Mails oder Projektakten dazu, brauchst du ein eigenständiges Archiv oder ein DMS.
2. Wer bucht? Bucht deine Steuerkanzlei mit DATEV, frag zuerst nach DATEV Unternehmen online. Buchst du selbst, sind Lexware Office und sevdesk naheliegend.
3. Cloud oder eigener Server? Cloud-Lösungen nehmen dir Betrieb und Updates ab. Eigene Server (ecoDMS, Paperless-ngx, DocuWare On-Premises) bedeuten Backups, Updates und Wiederherstellungstests in deiner Verantwortung.
4. Welcher Nachweis liegt vor? Lass dir das aktuelle Testat oder Zertifikat mit Datum und geprüfter Version zeigen, nicht nur ein Logo.
5. Was kostet es über die ganze Frist? Rechne Lizenz oder Abo, Speicher, Updates und Einführung über acht bis zehn Jahre. Frag auch, ob du nach einer Kündigung noch lesend auf dein Archiv zugreifen kannst.
6. Wie kommen Dokumente hinein? Scanner, E-Mail, Upload oder Importordner, und mit welchen Dateinamen. Ein Archiv voller Scan_0042.pdf kann revisionssicher sein und ist trotzdem mühsam zu prüfen.

#Dokumente im Unternehmen digital archivieren: der Ablauf in fünf Schritten

Dokumentenarchivierung ist ein Ablauf, kein einzelnes Programm. So sieht er in einem kleinen Unternehmen aus:

1. Eingang bündeln. Post, E-Mail-Anhänge, Downloads aus Portalen und Scans landen an einem festen Ort, nicht verstreut über Desktop und Postfächer.
2. Erfassen. Papier wird gescannt. Ob das Original danach vernichtet werden darf, hängt von Dokumentart und dokumentiertem Scanprozess ab; DATEV erläutert das für Belege online in seinem Hilfe-Dokument zur Zertifizierung. Kläre es mit deiner Kanzlei, bevor du Papier entsorgst.
3. Benennen und zuordnen. Datum, Absender, Dokumenttyp und Nummer gehören in Dateiname oder Indexfelder. Das ist der Schritt, den NameQuick automatisiert (siehe unten).
4. Ins Archiv übernehmen. Ab hier schützt das Archiv die Dokumente vor unbemerkten Änderungen, protokolliert Zugriffe und hält Fristen.
5. Pflegen. Rechte prüfen, Backups und Wiederherstellung testen, die Verfahrensdokumentation aktuell halten, abgelaufene Fristen nach Rücksprache löschen.

Wie die Ordner vor dem Archiv aussehen können, zeigt die Ordnerstruktur für Unternehmen.

#Kurzüberblick: Archivierungssoftware nach Situation

1. Lexware Office: Wenn du als Selbstständiger oder kleine Firma Rechnungen schreibst, Belege erfasst und alles in der Buchhaltung archivieren willst, ist Lexware Office eine gute Wahl.
2. sevdesk: Wenn du selbst buchst, Belege in der Buchhaltungssoftware archivieren willst und die Software vorher im kostenlosen Tarif ausprobieren möchtest, ist sevdesk eine gute Wahl.
3. DATEV Unternehmen online: Wenn deine Steuerkanzlei mit DATEV bucht und deine Belege digital übernehmen soll, ist DATEV Unternehmen online eine gute Wahl.
4. Lexware archivierung: Wenn du E-Mails, E-Rechnungen und digitale Belege unabhängig von der Buchhaltung in einem gehosteten Archiv mit festem Monatspreis ablegen willst, ist Lexware archivierung eine gute Wahl.
5. ecoDMS: Wenn du ein Archiv auf eigenem Server oder NAS mit Einmallizenz statt Abo willst, ist ecoDMS eine gute Wahl.
6. DocuWare: Wenn du Archiv und Workflows wie Rechnungsfreigaben in der Cloud oder On-Premises willst und ein Angebot einholen kannst, ist DocuWare eine gute Wahl.
7. d.velop documents: Wenn du zwischen Cloud, eigenem Betrieb und Hybrid wählen willst und eine Vorlage für die Verfahrensdokumentation schätzt, ist d.velop documents eine gute Wahl.
8. ELO: Wenn du ein ECM-System mit Einführung durch einen Partner vor Ort suchst, ist ELO eine gute Wahl.
9. Paperless-ngx: Wenn du technisch versiert bist, keine Lizenzkosten willst und Betrieb, Backup und Nachweise selbst übernimmst, ist Paperless-ngx eine gute Wahl.

Vor dem Archiv: NameQuick. Wenn dein Problem nicht das Archiv ist, sondern ein Eingangsordner voller download (3).pdf und Scan_0042.pdf, benennt und sortiert NameQuick diese Dateien auf Mac und Windows, bevor sie in eine der Lösungen oben gehen.

#1. Lexware Office: Belegarchiv in der Buchhaltung

Lexware Office (früher lexoffice) ist eine Cloud-Buchhaltung für Selbstständige und kleine Unternehmen. Sie bündelt laut Lexware Rechnungsstellung, Belegerfassung und Umsatzsteuer bis zur GoBD-konformen Archivierung; Belege lassen sich per App fotografieren oder hochladen.

• Archiv und Nachweis: 2016 prüfte Ernst & Young die Software nach den GoBD; regelmäßige Nachprüfungen gehören laut Lexware dazu. Das Zertifikat kannst du über lexware.de/gobd-zertifikat anfordern.
• Nach der Kündigung: Laut Lexware-Hilfe bleibt der Lesezugriff auf Daten und Belege erhalten, Schreiben geht nicht mehr, ein Export etwa für die Betriebsprüfung bleibt möglich.
• Verfahrensdokumentation: Deine Steuerkanzlei kann sie aus dem Steuerberater-Cockpit als RTF-Datei erzeugen, auf Basis des AWV-Musters.
• Preis (geprüft am 24.09.2026): S 7,90 €, M 12,90 €, L 21,90 €, XL 32,90 € netto im Monat, monatlich kündbar; Aktionsrabatte nicht eingerechnet. S und M sind für Unternehmen gedacht, deren Kanzlei bucht, EÜR und Umsatzsteuer gibt es ab L.
• Grenzen: Eine allgemeine Ablage für Verträge, Personalakten oder Projektunterlagen ist für Lexware Office nicht dokumentiert (Stand 24.09.2026). Dafür verkauft Lexware ein eigenes Archivprodukt (Nummer 4).

Am besten für: Selbstbucher und kleine Firmen, die Rechnungen, Belege und Archiv in einem Werkzeug wollen.

#2. sevdesk: Buchhaltung mit Belegarchiv für Selbstbucher

sevdesk ist eine Cloud-Buchhaltung, die Belege per KI erkennt und nach Angaben des Anbieters revisionssicher speichert. Die Archivierung beschreibt sevdesk als GoBD-konform und nennt ein GoBD-Testat.

• Einordnung durch den Anbieter: sevdesk schreibt selbst, dass keine Zertifizierung eine Software als GoBD-konform bestätigt und jedes Unternehmen für seine Prozesse verantwortlich ist. Das deckt sich mit den GoBD.
• Verfahrensdokumentation: Die sevdesk-Wissensdatenbank erklärt sie und verweist auf das AWV-Muster.
• Preis (geprüft am 24.09.2026): kostenloser Tarif; der Tarif Buchhaltung kostet ab 12,90 € netto im Monat. Bei 12 oder 24 Monaten Laufzeit zahlst du den Zeitraum im Voraus.
• Grenzen: Ausgerichtet auf Rechnungen und Belege. Ob der kostenlose Tarif das Belegarchiv enthält, ist auf den geprüften Seiten nicht dokumentiert (Stand 24.09.2026).

Am besten für: Selbstständige und kleine Unternehmen, die selbst buchen und klein anfangen wollen.

#3. DATEV Unternehmen online: Belege direkt bei der Steuerkanzlei

DATEV Unternehmen online ist die Cloud-Anwendung, über die Unternehmen Belege, Bank- und Kassendaten mit ihrer Steuerkanzlei austauschen. Der Bestandteil Belege online legt digitale Belege und E-Rechnungen im DATEV-Rechenzentrum ab, wo du sie suchen und bearbeiten kannst; freigegebene E-Rechnungen werden dort laut DATEV GoBD-konform gespeichert.

• Nachweis: Laut DATEV-Hilfe-Dokument 1035167 hat eine unabhängige Prüfungsgesellschaft bestätigt, dass Belege online bei sachgerechter Anwendung eine revisionssichere Archivierung ermöglicht. Das Dokument erklärt auch, was beim Vernichten von Papierbelegen nach dem Scannen gilt.
• Zugang: Die Einführung läuft über deine Steuerkanzlei; angemeldet wird mit DATEV SmartLogin oder dem mIDentity-Stick.
• Preis: laut DATEV-Preisliste, abhängig von Lösung und Speichervolumen. Wir nennen keine Zahl, weil wir die Preisliste am 24.09.2026 nicht direkt prüfen konnten; frag deine Kanzlei.
• Grenzen: Ausgerichtet auf buchhaltungsrelevante Unterlagen und die Zusammenarbeit mit der Kanzlei.

Am besten für: Unternehmen, deren Kanzlei mit DATEV bucht. Wie du Belege für DATEV sinnvoll benennst, steht in Belege richtig benennen.

#4. Lexware archivierung: gehostetes Archiv für E-Mails und E-Rechnungen

Lexware archivierung ist ein eigenständiges Cloud-Archiv, unabhängig von Lexware Office. Du archivierst damit E-Mails, E-Rechnungen und andere digitale Belege revisionssicher; die Daten liegen laut Lexware in deutschen Hochsicherheitsrechenzentren, das Produkt erfüllt nach Herstellerangabe die GoBD.

• Preis (geprüft am 24.09.2026): 19,86 € netto im Monat mit 2 Nutzern und 5 GB Speicher. Jeder weitere Nutzer kostet 12,90 €, jede weiteren 5 GB kosten 14,90 € netto im Monat.
• Test und Laufzeit: Der erste Monat ist kostenlos. Kündigst du nicht vor Ende des Testmonats, läuft das Abo mit einem Jahr Mindestlaufzeit weiter.
• Nachweis: Ein Testat ist auf der Produktseite nicht dokumentiert (Stand 24.09.2026); frag vor dem Kauf danach.
• Grenzen: 5 GB sind schnell voll, wenn viele Scans dazukommen. Rechne den Speicher über die Aufbewahrungsfrist mit.

Am besten für: kleine Unternehmen, die E-Mails und E-Rechnungen getrennt von der Buchhaltung archivieren wollen, ohne einen Server zu betreiben.

#5. ecoDMS: Archiv im eigenen Netzwerk mit Einmallizenz

ecoDMS aus Aachen ist ein Client-Server-Archiv. Der Server läuft unter Windows, Linux oder auf einem unterstützten NAS; Clients gibt es auch für den Mac. Dazu kommen OCR-Volltextsuche und Klassifizierungen.

• Archiv und Nachweis: Laut ecoDMS erfüllt das Archivsystem die technischen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung nach GoBD. Dokumente werden vollständig und unverändert gespeichert, Änderungen in einer Historie protokolliert. In den Lizenzbestimmungen stellt ecoDMS klar, dass die Software nur Basis einer revisionssicheren Gesamtlösung sein kann. Für die Verfahrensdokumentation bietet ecoDMS einen optionalen Service an.
• Preis (geprüft am 24.09.2026): Business Edition ab 125 € netto einmalig je gleichzeitiger Verbindung, inklusive 24 Monaten Updates (48 Monate wählbar). Die Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar; nach Ablauf des Update-Zeitraums gibt es keinen Herstellersupport mehr.
• Test: Die Free4Three-Edition mit bis zu drei gleichzeitigen Verbindungen darfst du gewerblich 30 Tage nutzen.
• Grenzen: Server, Updates, Backups und Wiederherstellung liegen bei dir oder deinem IT-Dienstleister.

Am besten für: kleine Unternehmen mit eigenem Server oder NAS, die Einmalkosten einem Abo vorziehen. Wie sich ecoDMS am Mac anfühlt, vergleicht ecoDMS Alternative für Mac.

#6. DocuWare: Archiv und Workflows für den Mittelstand

DocuWare ist ein Dokumentenmanagementsystem mit Archiv und Workflows, etwa für die Rechnungsverarbeitung, als Cloud- oder On-Premises-Lösung.

• Nachweis: DocuWare wurde nach IDW PS 880 von der PSP Peters Schönberger GmbH geprüft; die GoBD-Zertifizierung gilt laut DocuWare uneingeschränkt für DocuWare Cloud und die On-Premises-Lösung. Lass dir die aktuelle Fassung mit Datum zeigen.
• Cloud-Pakete: Base (4 Nutzer, 20 GB), Professional (15 Nutzer, 50 GB), Enterprise (40 Nutzer, 100 GB) und Large Enterprise (100 Nutzer, 250 GB), jeweils erweiterbar.
• Preis: auf Anfrage. Laut DocuWare hängt er vom Lizenzmodell, von der Vertragslaufzeit (ein- oder mehrjährig) und vom Umfang der Einführungsleistungen ab.
• Mac: Der Web Client läuft in Firefox, Chrome und Edge und grundsätzlich unter jedem Betriebssystem, auch macOS. Außerhalb von Microsoft-Umgebungen sind laut DocuWare einige Funktionen eingeschränkt.

Am besten für: mittelständische Unternehmen, die Archiv, Freigaben und Integrationen in einem System wollen.

#7. d.velop documents: Cloud, On-Premises oder Hybrid

d.velop documents ist das DMS der d.velop AG für digitale Akten, revisionssichere Archivierung und dokumentenbasierte Prozesse. Es läuft in der Cloud (unter anderem auf Amazon Web Services und T Cloud Public), On-Premises oder hybrid und bietet Versionierung sowie Freigabe- und Prüfprozesse.

• Nachweis: Laut d.velop ist d.velop documents GoBD-konform und nach IDW PS 880 geprüft.
• Verfahrensdokumentation: Im d.velop store gibt es eine App „GoBD-Verfahrensdokumentation“ mit Vorlagen; auf Wunsch unterstützt d.velop als Dienstleistung.
• Preis und Test: Pläne basic, business und ultimate; jede Edition lässt sich 30 Tage kostenlos testen, ohne automatische Verlängerung. Die vereinbarte Menge wird jährlich im Voraus abgerechnet. Die Preisseite konnten wir am 24.09.2026 nicht direkt prüfen, deshalb nennen wir keine Zahl.

Am besten für: Unternehmen, die sich den Betrieb offenhalten wollen und die Verfahrensdokumentation nicht bei null beginnen möchten.

#8. ELO: ECM mit Partner vor Ort

Die ELO ECM Suite ist eine Plattform für revisionssichere Archivierung mit Audit-Trail, Versionierung, Rollen- und Rechtekonzept sowie Aufbewahrungs- und Löschfristen. ELO läuft in der Cloud (als SaaS von ELO oder einem ELO Business Partner) oder On-Premises, jeweils im Subscription-Modell.

• Nachweis: In seiner GoBD-Konformitätserklärung bescheinigt ELO, dass die Produkte bei ordnungsgemäßer Konfiguration und angemessenem Betrieb vollständig GoBD-konform eingesetzt werden können, und weist darauf hin, dass solche Erklärungen laut GoBD keine Bindungswirkung gegenüber der Finanzverwaltung haben. Im ELO-Blog steht, Revisionssicherheit und GoBD-Konformität seien keine Produkteigenschaften, sondern entstünden erst im konkreten Unternehmensumfeld.
• Preis: auf Anfrage; Preise und Konditionen gibt es über ELO oder einen ELO Business Partner.

Am besten für: Unternehmen mit individuellen Prozessen, die Einführung und Betreuung durch einen Partner vor Ort wollen.

#9. Paperless-ngx: kostenlos und selbst gehostet

Paperless-ngx ist ein Open-Source-Dokumentenmanagementsystem unter GPL-3.0, das du auf deinem eigenen Server betreibst. Es führt OCR mit Tesseract für über 100 Sprachen aus, speichert eine PDF/A-Archivfassung neben dem unveränderten Original, ordnet Tags, Korrespondenten und Dokumenttypen zu und bietet Volltextsuche, Mehrbenutzerrechte, E-Mail-Import und Workflows.

• Protokoll und Löschen: Seit Version 2.7 zeichnet ein standardmäßig aktives Audit-Log Änderungen an Dokumenten auf. Gelöschte Dokumente landen im Papierkorb und werden standardmäßig nach 30 Tagen endgültig entfernt.
• Nachweis: Ein GoBD-Testat oder eine Aussage zur Revisionssicherheit ist in der offiziellen Dokumentation nicht dokumentiert (Stand 24.09.2026). Löschschutz, Backups und Verfahrensdokumentation musst du selbst lösen.
• Preis: kostenlos. Server, Speicher, Backups und Wartungszeit trägst du selbst.

Am besten für: technisch versierte Teams, die Lizenzkosten sparen und die Verantwortung für Betrieb und Dokumentation übernehmen. Den Vergleich mit einer Mac-App ohne Server findest du unter Paperless-ngx Alternative für Mac.

#Vergleichstabelle

Quellen, geprüft am 24.09.2026: Lexware Preise, GoBD-Zertifikat, GoBD-konforme Mandanten, Daten nach der Kündigung, Verfahrensdokumentation und Lexware archivierung; sevdesk Preise, Archivierungssoftware, GoBD und Verfahrensdokumentation; DATEV Belege online, Zertifizierung der revisionssicheren Archivierung und DATEV Unternehmen online; ecoDMS Lizenzmodell, Editionen, GoBD und DSGVO und Systemvoraussetzungen; DocuWare GoBD-Zertifizierung, Kosten-FAQ und Systemvoraussetzungen Cloud; d.velop Fakten zu d.velop documents, Preise und Pläne und GoBD-Verfahrensdokumentation; ELO Cloud, GoBD-Konformitätserklärung und Revisionssicherheit; Paperless-ngx Dokumentation und Nutzung; rechtlicher Rahmen: GoBD, 2. Änderung vom 14.07.2025, GoBD im AO-Handbuch und § 147 AO. Einige Herstellerseiten konnten wir nicht direkt abrufen; diese Angaben stammen aus den indexierten Fassungen der jeweiligen Herstellerseiten. „Nicht geprüft“ heißt, dass wir keine Testphase belegen konnten, nicht dass es keine gibt. Die Empfehlungen sind redaktionelle Einschätzungen, kein Produkttest.

#Wo NameQuick hingehört: der Schritt vor dem Archiv

NameQuick ist die App, die Dateien anhand ihres Inhalts umbenennt, für Mac und Windows. Es ist keine Archivierungssoftware: Es macht Dokumente nicht unveränderbar, verwaltet keine Zugriffsrechte, hält keine Aufbewahrungsfristen, erzeugt weder PDF/A noch eine eingebettete OCR-Textschicht und ist weder DMS noch Buchhaltungssoftware. Das Archivieren übernimmt eine der neun Lösungen oben.

Seine Aufgabe beginnt früher. Rechnungen aus Portalen, Scans vom Multifunktionsgerät und Verträge aus E-Mails kommen als download (3).pdf oder Scan_0042.pdf an. Bevor sie ins Archiv gehen, liest NameQuick den Inhalt und gibt jeder Datei einen einheitlichen Namen:

Warum Dateinamen auch mit Archiv zählen:

• Prüfen vor dem Import. Mit Datum, Absender und Dokumenttyp im Namen siehst du vor der Übernahme, ob der Monat vollständig ist.
• Übergabe an die Kanzlei. Einheitliche Namen sparen Rückfragen, egal ob du hochlädst oder einen Ordner teilst.
• Manche Archive lesen den Namen mit. Paperless-ngx kann ein Datum aus dem Dateinamen übernehmen, wenn du PAPERLESS_FILENAME_DATE_ORDER setzt; standardmäßig ist das aus.
• Außerhalb des Archivs bleibt Ordnung. Projekt- und Kundenordner, die nie ins Archiv gehen, profitieren genauso.

#So sieht der Ablauf aus

1. Eingangsordner überwachen. Richte den Scanner-Ausgang oder einen Sammelordner als überwachten Ordner ein und stelle ihn auf Zur Prüfung anhalten. Nichts wird umbenannt oder verschoben, bevor du zustimmst; später kannst du auf Automatisch anwenden umstellen.
2. Schema als Preset festlegen. Zum Beispiel JJJJ-MM-TT_Absender_Dokumenttyp_Nummer.pdf. Das KI-Modell liest digitale PDFs als Text und Scans direkt als Seitenbild; einen separaten OCR-Schritt fürs Benennen gibt es nicht.
3. Mit einer Regel ablegen. Nach dem Umbenennen verschiebt eine Regel die Datei in einen festen Ordner, zum Beispiel den Importordner deines Archivs oder das Eingangsverzeichnis von Paperless-ngx. Regeln prüfen Dateieigenschaften wie den fertigen Namen, nicht den Dokumentinhalt. Die Platzhalter {year} und {month} in Pfaden stehen für den Verarbeitungszeitpunkt, nicht für das Dokumentdatum; lass das Jahr deshalb im Dateinamen stehen.
4. Das Archiv übernimmt. Ab hier sind Unveränderbarkeit, Protokoll und Fristen Sache des Archivs. Im Verlauf machst du Umbenennungen rückgängig, solange das noch möglich ist; ein Rückgängig kann scheitern und setzt nicht automatisch jede regelbasierte Verschiebung zurück. Hat das Archiv die Datei übernommen, liegt sie nicht mehr am aufgezeichneten Ort; Paperless-ngx etwa entfernt Dateien aus seinem Eingangsverzeichnis. Prüfe die Namen deshalb vor der Übergabe.

#Datenschutz, Plattformen und Preise

Wohin Inhalte beim Benennen gehen, hängt vom Modus ab. Mit einem lokalen Modell über Ollama oder LM Studio (auf dem Mac auch MLX) bleiben die Inhalte auf deinem Computer; für Scans muss das Modell Bilder lesen können, und gescannte PDFs verarbeitet NameQuick dann als Seitenbilder, bis zu drei Seiten. Mit eigenem API-Schlüssel (Self-Managed) geht der Inhalt, bei Scans das Seitenbild, direkt an den gewählten Anbieter. Managed verarbeitet Inhalte, bei Scans ebenfalls das Seitenbild, in der EU-Cloud von NameQuick, nutzt sie nicht fürs Training und löscht sie nach der Verarbeitung. Die Inhaltssuche baut dagegen einen lokalen Index auf deinem Computer und erkennt Text in Scans mit der Texterkennung des Betriebssystems; sie ersetzt keine Archivsuche. Details stehen unter Datenschutz.

NameQuick 3 läuft auf dem Mac ab macOS 11 und unter Windows (x64). Auf beiden gibt es Managed und Self-Managed, überwachte Ordner, Regeln, Prüfung vor dem Anwenden und Rückgängig im Verlauf; MLX, Finder-Tags und Finder-Farbmarkierungen gibt es nur auf dem Mac.

• Self-Managed: 69 € einmalig für ein Gerät mit lebenslangen Updates; Test mit 50 Umbenennungen ohne Karte in der App (Direktdownload).
• Managed: 12 € im Monat für 500 Umbenennungen bis 99 € im Monat für 10.000; Test 14 Tage oder 50 Umbenennungen, je nachdem, was zuerst eintritt, gestartet im Checkout mit Zahlungsmittel.

Rechne NameQuick nicht gegen ein Archiv auf: Es ersetzt keins, es sorgt dafür, dass im Archiv sauber benannte Dateien ankommen.

#Häufige Fragen

#Was ist eine Archivierungssoftware?

Archivierungssoftware speichert Dokumente langfristig so, dass sie vollständig, unverändert, nachvollziehbar und wieder auffindbar bleiben. Im Unternehmen geht es vor allem um steuerlich relevante Unterlagen, für die die GoBD gelten. Viele Archive sind Teil eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), das zusätzlich Workflows, Versionen und Rechte verwaltet.

#Welche Archivierungssoftware ist GoBD-konform?

Keine Software ist allein GoBD-konform; die Konformität entsteht aus Software, Einrichtung und Verfahrensdokumentation. Als Nachweis nennen DocuWare und d.velop documents Prüfungen nach IDW PS 880, Lexware Office ein GoBD-Zertifikat, sevdesk ein GoBD-Testat, DATEV eine Zertifizierung für Belege online und ELO eine Konformitätserklärung; Paperless-ngx dokumentiert keinen Nachweis (Stand 24.09.2026). Laut GoBD binden solche Testate das Finanzamt nicht.

#Gibt es kostenlose Archivierungssoftware für Unternehmen?

Paperless-ngx ist kostenlos und Open Source, aber Betrieb, Backup und GoBD-Nachweis liegen bei dir. ecoDMS kannst du mit der Free4Three-Edition 30 Tage gewerblich testen, Lexware archivierung einen Monat und d.velop documents 30 Tage. sevdesk hat einen kostenlosen Tarif; ob er das Belegarchiv enthält, ist auf den geprüften Seiten nicht dokumentiert.

#Reicht ein Ordner auf dem Server oder in der Cloud für die GoBD?

In der Regel nicht. Laut GoBD erfüllt die Ablage in einem Dateisystem die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden. Ordner und klare Dateinamen helfen beim Ordnen und Finden, ersetzen aber kein Archiv mit Protokoll und Schutz vor unbemerkten Änderungen.

#Was kostet eine Archivierungssoftware?

Belegarchive in der Buchhaltung beginnen bei Lexware Office mit 7,90 € und bei sevdesk mit 12,90 € netto im Monat. Lexware archivierung kostet 19,86 € netto im Monat, ecoDMS ab 125 € netto einmalig je gleichzeitiger Verbindung, DocuWare und ELO gibt es auf Anfrage (alle Preise geprüft am 24.09.2026). Rechne Speicher, Updates und Einführung über die gesamte Aufbewahrungsfrist von acht bis zehn Jahren mit.

#Brauche ich ein DMS oder reicht das Belegarchiv meiner Buchhaltungssoftware?

Archivierst du nur Rechnungen und Belege, reicht oft das Belegarchiv von Lexware Office, sevdesk oder DATEV Unternehmen online. Kommen Verträge, Personalakten, E-Mails oder Freigabeprozesse dazu, lohnt ein eigenständiges Archiv oder DMS. Wann sich ein DMS generell lohnt, erklärt Dokumentenmanagement-Software für kleine Unternehmen.

#Welche Archivierungssoftware läuft auf dem Mac?

Lexware Office, sevdesk und DATEV Unternehmen online sind Cloud-Anwendungen. Den DocuWare Web Client nutzt du unter macOS in Firefox, Chrome oder Edge, mit einigen Einschränkungen außerhalb von Microsoft-Umgebungen; für ecoDMS gibt es einen Mac-Client zu einem Server unter Windows, Linux oder auf einem NAS, und Paperless-ngx bedienst du im Browser. Für ELO und d.velop documents prüfe die Systemvoraussetzungen beim Anbieter.

#Ist NameQuick eine Archivierungssoftware?

Nein. NameQuick benennt und sortiert gewöhnliche Dateien auf Mac und Windows; es ist kein revisionssicheres Archiv, kein DMS und keine Buchhaltungssoftware. Nutze es vor dem Archiv, damit dort einheitlich benannte Dateien ankommen, und archiviere mit einer der Lösungen aus diesem Vergleich.

#Wie lange muss ich Geschäftsunterlagen archivieren?

Nach § 147 AO zehn Jahre für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare, acht Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen (seit 1. Januar 2025) und sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres. Einzelheiten stehen in Aufbewahrungsfrist für Rechnungen.

#Weiterlesen

• Digitale Archivierung privat, wenn es um private Unterlagen geht
• Rechnungen archivieren, GoBD-Grundsätze für Rechnungen im Detail
• Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Dokumente aufbewahren, die Fristen-Tabellen
• Dokumentenmanagement-Software für kleine Unternehmen, DMS oder Aufräumen
• Ordnerstruktur für Unternehmen, die Ablage vor dem Archiv
• Belege richtig benennen, Namensschema für DATEV und die Kanzlei