Von GetMyInvoices wechseln: Belege und Übergabe sichern

Der Wechsel eines Belegsammlers betrifft nicht nur den nächsten Download. Ihre alten Originale, Quellenzugänge und die Zusammenarbeit mit der Kanzlei müssen weiter nutzbar bleiben. Legen Sie deshalb vor einer Kündigung einen überprüfbaren Übergang fest.

Offenlegung: Heft ist unser eigenes Produkt und in Entwicklung. Der Vergleich beruht auf den verlinkten Anbieterangaben, geprüft am 30. September 2026, nicht auf einem eigenen Softwaretest. Hefts Funktionen und Startpreise sind geplant und können sich ändern.

#1. Den Grund für den Wechsel festhalten

Geht es um Tarifgrenzen, ein bestimmtes Portal, Rückfragen beim Login oder die Monatsübergabe? Schreiben Sie den konkreten Engpass auf. Vergleichen Sie die Alternativen anhand dieser Aufgabe im GetMyInvoices-Vergleich.

Wenn die eigentliche Buchhaltung funktioniert, muss nicht gleichzeitig das Buchhaltungsprogramm ersetzt werden. Begrenzen Sie die Veränderung auf den Teil, der verbessert werden soll.

#2. Bestand und offene Fälle sichern

Exportieren Sie die benötigten Originale und Daten über die dokumentierten Möglichkeiten Ihres aktuellen Kontos. Prüfen Sie den Export durch Öffnen einiger Dateien. Notieren Sie getrennt, welche Vorgänge schon an die Kanzlei übergeben wurden und welche offen sind.

Die offizielle GetMyInvoices-Downloadanleitung beschreibt die Auswahl unter „Dokumente“, das Eingrenzen per Filter und den manuellen Download. Der fertige Download erscheint als Benachrichtigung im Dashboard. Prüfen Sie, ob der ausgewählte Zeitraum und alle benötigten Originale enthalten sind.

Klären Sie Aufbewahrung und späteren Zugriff, bevor ein Vertrag endet. Eine neue Software bewahrt den alten Bestand nicht automatisch auf. Stimmen Sie die langfristige Ablage mit der Kanzlei ab.

#3. Quellen und Zugänge erfassen

Listen Sie Portale, Rechnungspostfächer, Uploadwege und zuständige Personen auf. Halten Sie fest, welche Quelle ein Firmenkonto oder eine Zwei-Faktor-Anmeldung braucht. Übertragen Sie keine Zugangsdaten in eine öffentlich geteilte Checkliste.

Prüfen Sie auch Quellen ohne Portal: Papierrechnungen, Mitarbeitenden-Auslagen und Rechnungen mit Download-Links. Ein Wechsel darf diese Eingänge nicht unsichtbar machen.

#4. Einen Testmonat vergleichen

Verwenden Sie einen klar abgegrenzten Monat. Prüfen Sie mit beiden Abläufen dieselben Quellen. Falls beide Dienste parallel abrufen, legen Sie fest, welcher in das Zielsystem exportiert, damit keine doppelten Imports entstehen.

Das ist ein Prüfraster, kein hier durchgeführter Migrationstest. Notieren Sie Treffer, fehlende Dokumente und menschliche Nacharbeit.

#5. Die Kanzlei-Übergabe testen

Lassen Sie die Kanzlei einige Vorgänge importieren und Originale öffnen. Fragen Sie, ob Rechnungsdaten, Belegbilder oder Buchungsdaten erwartet werden. Ein DATEV-Logo allein benennt den Übertragungsweg nicht. Nutzen Sie den DATEV-Leitfaden für Belegsammler.

Übergeben Sie zusätzlich die Liste offener Fälle. Sie braucht Status, zuständige Person und nächsten Schritt. Die Monatscheckliste hilft bei der Organisation.

#6. Wechselzeitpunkt und Restarbeiten festlegen

Dokumentieren Sie, bis zu welchem Datum der alte Ablauf verbindlich ist und ab wann der neue übernimmt. Kontrollieren Sie den ersten neuen Monat vollständig. Halten Sie einen Weg fest, um nachträglich eingehende Originale und Korrekturen zum richtigen Vorgang zu bringen.

Beenden Sie alte Automationen erst, wenn Zugriffe, Bestand und Übergabe geklärt sind. Vertragsbedingungen und Exportrechte müssen Sie anhand Ihres aktuellen Angebots prüfen.

#Kann ich von GetMyInvoices zu Heft wechseln?

Heft soll von den Zahlungen auf dem Geschäftskonto ausgehen und dazu Belege in E-Mails und Lieferantenportalen suchen. Gefundene Nachweise und offene Fälle sollen für die Monatsübergabe getrennt sichtbar sein. Geplant sind 19 € netto pro Monat für bis zu 50 Zahlungen und 39 € für bis zu 150 Zahlungen. Eine Zahlung ist keine Dokumenteinheit. Der Beleg-Agent ist noch nicht verfügbar; vollständige Buchhaltung ist ein weiterer geplanter Schritt.

Sie können sich für Heft vormerken, aber einen bestehenden Belegsammler heute nicht durch den noch unverfügbaren Agenten ersetzen. Einen späteren Wechsel sollten Sie mit demselben Testmonat bewerten. Bis dahin bleibt eine verfügbare Lösung oder der manuelle Suchablauf nötig.

#Muss ich meine Portalzugänge neu einrichten?

Prüfen Sie die Anmeldung beim neuen Dienst pro Quelle. Aus einer bestehenden Verbindung beim alten Anbieter folgt keine übertragbare Verbindung. Testen Sie insbesondere Zwei-Faktor-Verfahren und Gesellschaftsauswahl.

#Wie verhindere ich doppelte Belege?

Legen Sie während der Parallelprüfung genau einen verbindlichen Exportweg fest. Vergleichen Sie Originale und Vorgänge, bevor ein weiterer Import ins Buchhaltungsprogramm erfolgt.