WellyBox Alternative: E-Mail-Belege und Portalabruf

Wenn Rechnungen überwiegend in Gmail oder Outlook liegen, ist die Postfachsuche ein sinnvoller Vergleichspunkt. Wenn sie erst im Lieferantenportal heruntergeladen werden müssen, brauchen Sie zusätzlich einen passenden Abruf. Eine Alternative muss diese Quellen unterscheiden.

Offenlegung: Heft ist unser eigenes Produkt und in Entwicklung. Der Vergleich beruht auf den verlinkten Anbieterangaben, geprüft am 30. September 2026, nicht auf einem eigenen Softwaretest. Hefts Funktionen und Startpreise sind geplant und können sich ändern.

#Was WellyBox heute beschreibt

WellyBox nennt automatische Belegsuche in Gmail und Outlook, Scans über WhatsApp und Weitergabe an die Kanzlei oder Buchhaltungssoftware. Die Preisseite bezeichnet den Abruf aus Online-Portalen als Beta.

Basic wird dort mit 19 US-Dollar pro Monat bei einer Jahreszahlung genannt: 50 Dokumente pro Monat, zwei E-Mail-Konten und zwei Nutzer. Die Seite bezeichnet Basic als ausschließlich jährlich verfügbar. Andere Tarife unterscheiden sich auch zwischen Monats- und Jahreszahlung. Ein Jahrespreis pro Monat ist keine monatlich bezahlbare Einstiegsmöglichkeit.

#Die passende Alternative nach Quelle wählen

Für Postfachsuche ist Receiptor ein weiterer Prüfpunkt. Für einen festen Portalbestand sehen Sie sich InvoiceFetcher an. Diese Einordnung behauptet nicht, dass ein anderer Dienst mehr Belege findet. Den Unterschied müssen Sie mit denselben Quellen testen.

#Heft vs WellyBox

Heft soll von den Zahlungen auf dem Geschäftskonto ausgehen und dazu Belege in E-Mails und Lieferantenportalen suchen. Gefundene Nachweise und offene Fälle sollen für die Monatsübergabe getrennt sichtbar sein. Geplant sind 19 € netto pro Monat für bis zu 50 Zahlungen und 39 € für bis zu 150 Zahlungen. Eine Zahlung ist keine Dokumenteinheit. Der Beleg-Agent ist noch nicht verfügbar; vollständige Buchhaltung ist ein weiterer geplanter Schritt.

Unsere Einordnung: WellyBox können Sie heute anhand Ihrer unterstützten Postfächer und des passenden Tarifs prüfen. Heft ist ein geplanter Ablauf für die Suche zu Kontozahlungen. Der Entwicklungsstatus bedeutet, dass Trefferquote, Quellenabdeckung und Export erst nach Verfügbarkeit direkt vergleichbar sind.

Ein Kontoabgleich sollte auch zeigen, welche Zahlungen noch nicht geklärt sind. Die Zahl eingesammelter Dateien allein beantwortet diese Frage nicht. Gleichzeitig braucht nicht jede Kontobewegung eine neue Einkaufsrechnung.

#Einen Altbestand und einen laufenden Monat prüfen

Verwenden Sie ein älteres Postfach mit mehreren Firmen und einen aktuellen Monat. Legen Sie vor dem Test fest, welche Originale Sie erwarten. Prüfen Sie auch eingebettete Links, Anhänge und ähnliche Dokumente mit gleichem Betrag.

Kontrollieren Sie, ob der gewählte Tarif den gewünschten Zeitraum abdeckt und wie das monatliche Dokumentvolumen zählt. Lassen Sie die Kanzlei einen Testexport mit wenigen Vorgängen öffnen. Ein Tabellenbericht ohne passende Originale kann zusätzlichen Zuordnungsaufwand erzeugen.

#Häufige Fragen

#Ersetzt eine E-Mail-Suche den Abgleich mit Bankzahlungen?

Sie findet zunächst Dokumente in den verbundenen Quellen. Ob Zahlungen ohne zugeordneten Nachweis sichtbar werden, prüfen Sie als eigene Funktion und im Zielsystem.

#Kann ich WellyBox und Heft bereits gegeneinander testen?

WellyBox ist verfügbar; Heft ist noch in Entwicklung. Ein direkter Praxistest beider Dienste ist daher hier nicht belegt.

Weitere Werkzeuge finden Sie im Belegsammler-Vergleich. Wie Sie einen offenen Fall heute klären, zeigt der Leitfaden fehlende Belege.