Umsatzsteuer und Vorsteuer: Unterschied mit Rechenbeispiel

Umsatzsteuer und Vorsteuer sind keine zwei beliebig gegeneinander verrechenbaren Geldbeträge. Für Ihre eigenen steuerpflichtigen Verkäufe entsteht Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer eines anderen Unternehmens kann bei einem betrieblichen Einkauf für Sie abziehbare Vorsteuer sein, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. § 15 UStG, § 16 UStG.

Der folgende Vergleich behandelt einen gewöhnlichen inländischen Fall eines zum Vorsteuerabzug berechtigten Unternehmens. Steuerfreie Umsätze, private Verwendung, Auslandsfälle und Sonderregeln benötigen eine eigene Prüfung.

#Die beiden Perspektiven im Video

#Ein Verkauf und ein Einkauf im selben Beispiel

Sie rechnen für eine steuerpflichtige Leistung 1.000 Euro netto zuzüglich 190 Euro Umsatzsteuer ab. Für einen geeigneten betrieblichen Einkauf fallen 200 Euro netto und 38 Euro abziehbare Vorsteuer an. Vereinfacht ergibt sich für diese beiden Vorgänge:

Die Rechnung zeigt nur diese beiden Vorgänge, keine vollständige Umsatzsteuer-Voranmeldung. Weitere Umsätze, Berichtigungen, besondere Sachverhalte und die zeitliche Zuordnung können das tatsächliche Ergebnis verändern.

Eine Ausgabe von 238 Euro senkt also nicht automatisch Ihre Umsatzsteuer um 238 Euro. Im Beispiel ist die abziehbare Steuer 38 Euro. Die einkommensteuerliche Behandlung der Nettokosten ist eine zusätzliche Frage.

#Was braucht der gewöhnliche Vorsteuerabzug?

Bei der gewöhnlichen Eingangsleistung muss die Leistung von einem anderen Unternehmer für Ihr Unternehmen ausgeführt worden sein. Für die Ausübung des Abzugs benötigen Sie die anwendbare ordnungsgemäße Rechnung. Daneben müssen die weiteren Voraussetzungen und Ausschlüsse des § 15 UStG geprüft werden.

Die wichtigsten Prüfungen sind:

• Betrifft der Einkauf Ihr Unternehmen oder die private Lebensführung?
• Ist die Steuer gesetzlich geschuldet und korrekt ausgewiesen?
• Liegt eine passende Rechnung mit den erforderlichen Angaben vor?
• Wird der Einkauf für Umsätze verwendet, die zum Vorsteuerabzug berechtigen?
• Ist der Abzug im richtigen Zeitraum berücksichtigt?

Für Kleinbetragsrechnungen, Anzahlungen und andere Umsatzarten gelten zusätzliche beziehungsweise abweichende Nachweisregeln. Ein Kontoauszug allein weist bei einem gewöhnlichen Einkauf nicht sämtliche Voraussetzungen nach.

#Vorsteuerabzug prüfen: fünf Fragen zur Eingangsrechnung

Eine formal vollständige Rechnung allein reicht für den Vorsteuerabzug nicht aus. Prüfen Sie auch den tatsächlichen Einkauf, Ihre Abzugsberechtigung und die zeitliche Zuordnung. Für den gewöhnlichen inländischen Einkauf hilft diese Reihenfolge:

Die Ausschlüsse und Ausnahmen stehen in § 15 Absatz 2 bis 4 UStG. Steuerfreie Umsätze schließen den Vorsteuerabzug nicht ausnahmslos aus: Absatz 3 enthält bestimmte Ausnahmen, etwa für qualifizierte Ausfuhrumsätze. Steuerfreie Kleinunternehmerumsätze gehören nicht zu diesen Ausnahmen. Nutzen Sie einen Einkauf sowohl für berechtigende als auch für nicht berechtigende Umsätze, ist die wirtschaftliche Zuordnung der Eingangssteuer zu prüfen.

Bei privater Mitverwendung eines Gegenstands stellen sich zusätzlich Zuordnungs- und Nutzungsfragen. Unter zehn Prozent unternehmerischer Nutzung gilt dessen Lieferung nach § 15 Absatz 1 nicht als für das Unternehmen ausgeführt. Daraus folgt keine allgemeine Zusage, dass ab zehn Prozent jede Rechnung vollständig abziehbar wäre. Bei Softwarekosten und Telefonkosten halten Sie betriebliche und private Nutzung deshalb getrennt fest.

Fehlt ein erforderliches Rechnungsfeld, fordern Sie eine Rechnungsberichtigung an. Korrigieren Sie einen fremden Originalbeleg nicht eigenmächtig. Ob eine Berichtigung auf einen früheren Zeitraum zurückwirkt, ist eine eigene Prüfung; dieser Ablauf verspricht keine automatische Rückwirkung.

#In welchem Monat darf ich Vorsteuer abziehen?

Im hier beschriebenen gewöhnlichen Inlandsfall für 2026 müssen ausgeführte Leistung und ordnungsgemäße Rechnung zusammen vorliegen. Die Zahlung ist bei diesem bereits ausgeführten Einkauf nicht automatisch die dritte allgemeine Voraussetzung. Bei einer Anzahlung vor der Leistung verlangt § 15 Absatz 1 Nummer 1 dagegen Rechnung und geleistete Zahlung. Andere Steuerarten und Sonderfälle brauchen ihre eigene Prüfung.

Fiktives Beispiel mit monatlicher Voranmeldung: Büroverbrauchsmaterial wird im Juni 2026 geliefert. Die vollständige Rechnung über 200 Euro netto und 38 Euro gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer erhalten Sie erst im Juli. Sie bezahlen im August. Bei vollständiger Abzugsberechtigung liegt der gewöhnliche Vorsteuerabzug für diese 38 Euro im Juli, wenn dort erstmals alle Voraussetzungen vorliegen. Juni ist zu früh, weil die Rechnung fehlt; allein die spätere Augustzahlung verschiebt diesen beschriebenen Abzug nicht.

Das Beispiel entscheidet weder über eine Sonderregel noch über die einkommensteuerliche Erfassung in Ihrer EÜR. Übertragen Sie auch Ihre Istversteuerung für Ausgangsumsätze nicht pauschal auf jede Eingangsrechnung. Leistungstag, Rechnungseingang und Zahlungsdatum sind drei unterschiedliche Angaben.

#Warum Kleinunternehmer nicht dieselbe Rechnung verwenden

Wer die Kleinunternehmerregelung mit steuerfreien Umsätzen anwendet, darf nicht automatisch Vorsteuer aus den dafür bezogenen Eingangsleistungen abziehen. Der bloße Ausweis von 19 Prozent auf einer Lieferantenrechnung schafft keine Abzugsberechtigung. Die Voraussetzungen erklärt Kleinunternehmer-Umsatzgrenze.

Auch ein Kleinunternehmer kann bei einer passenden Auslandsleistung Steuer als Leistungsempfänger schulden. Die gewöhnliche Befreiung eigener Umsätze beantwortet diese zweite Frage nicht. Lesen Sie dafür Reverse Charge bei Kleinunternehmern.

#Die Steuerhöhe und der Steuerzeitpunkt sind verschiedene Fragen

Wann Ausgangsumsatzsteuer entsteht, hängt unter anderem von Ist- oder Sollversteuerung und dem konkreten Vorgang ab. Bei Anzahlungen sind Zahlungszufluss und Nachweise gesondert wichtig. Übertragen Sie deshalb den Zeitpunkt eines gewöhnlichen Einkaufs oder Verkaufs nicht automatisch auf jede Rechnung.

Für die Einnahmenüberschussrechnung gelten wiederum einkommensteuerliche Regeln. Das Wort „Zahlung“ kann in beiden Bereichen wichtig sein, meint aber nicht dieselbe Prüfung.

Den vollständigen Arbeitsablauf mit Unterlagen, Fristen und Download finden Sie unter Umsatzsteuervoranmeldung 2026.

#Häufig gestellte Fragen

#Ist Vorsteuer eine zusätzliche Steuer neben der Umsatzsteuer?

Vorsteuer bezeichnet aus Sicht des einkaufenden Unternehmens eine nach den gesetzlichen Voraussetzungen abziehbare Eingangssteuer. Die gewöhnlich vom Lieferanten berechnete Umsatzsteuer kann für den berechtigten Käufer Vorsteuer sein.

#Darf ich jede Steuer auf einer Rechnung abziehen?

Nein. Betrieblicher Leistungsbezug, gesetzliche Steuerbehandlung, Rechnungsnachweis und Abzugsberechtigung müssen geprüft werden. Private oder für nicht berechtigende steuerfreie Umsätze verwendete Einkäufe sind nicht automatisch abziehbar.

#Können Kleinunternehmer Vorsteuer abziehen?

Für Eingangsleistungen zu steuerfreien Kleinunternehmerumsätzen besteht grundsätzlich kein gewöhnlicher Vorsteuerabzug. Einzelne besondere Steuerpflichten wie Reverse Charge müssen trotzdem separat geprüft werden.

#Ist Umsatzsteuer gleich mein Gewinn?

Nein. Umsatzsteuerberechnung und steuerliche Gewinnermittlung folgen unterschiedlichen Regeln. Eine Umsatzsteuerdifferenz ist deshalb keine Berechnung Ihres einkommensteuerlichen Gewinns.

#Wann darf ich Vorsteuer aus einer noch unbezahlten Rechnung abziehen?

Im beschriebenen gewöhnlichen Inlandsfall für 2026 kann eine bereits ausgeführte Leistung mit vorliegender ordnungsgemäßer Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigen, auch wenn sie noch nicht bezahlt ist. Ihre Abzugsberechtigung und weitere Voraussetzungen müssen erfüllt sein. Bei einer Anzahlung vor Ausführung der Leistung sind Rechnung und Zahlung erforderlich; Sonderfälle sind getrennt zu prüfen.

#Quellen und Stand

Zum Nachrechnen: Der Mehrwertsteuer-Rechner trennt Brutto, Netto und Steuer. Der Skonto-Rechner zeigt den Zahlbetrag und die gewöhnliche Steuer-Minderung bei einem Steuersatz.

Geprüft am 4. Oktober 2026: § 15 UStG, § 16 UStG und § 19 UStG.

Wir entwickeln Heft. Die App ist noch nicht verfügbar.