Nie wieder Belegen hinterherlaufen.
Heft ist in Entwicklung. Der Beleg-Agent soll fehlende Belege suchen und den Monat für deinen Steuerberater vorbereiten.
Auf eine Kleinunternehmer-Rechnung gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG, aber kein gesonderter Umsatzsteuerbetrag. Welche Angaben erforderlich sind, regelt § 34a UStDV. Die untenstehende Vorlage hilft Ihnen, diese Angaben zusammenzustellen.
Die Dateien sind für nicht im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmer und einzelne Freiberufler gedacht, die eine gewöhnliche eigene Rechnung über eine nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfreie Leistung im Inland ausstellen. Für eingetragene Kaufleute und Gesellschaften gelten zusätzliche Geschäftsbriefangaben, etwa nach § 37a HGB oder § 35a GmbHG. Die Vorlage deckt keine Reverse-Charge-, EU-, Gutschrift- oder öffentlichen Beschaffungsfälle ab.
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Nutzen Sie die Word-Datei zum Bearbeiten. Die PDFs sind statische Lese- und Druckfassungen. Alle vier Dateien stehen ohne Anmeldung bereit:
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Vor Versand: Ersetzen Sie sämtliche Angaben in eckigen Klammern und entfernen Sie die Vorlagenhinweise. Das Muster ist fiktiv und nicht zahlbar. Seine steuerliche Kennung bleibt bewusst ein als ungültig gekennzeichneter Platzhalter. Die Dateien berechnen nichts automatisch und sind keine strukturierte E-Rechnung wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Welche Pflichtangaben gehören auf die Rechnung?
Für den hier behandelten steuerfreien Umsatz verlangt § 34a UStDV mindestens folgende Angaben:
| Angabe | So setzen Sie sie um |
|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden | Bei einem Einzelunternehmen den bürgerlichen Namen angeben; eine Geschäftsbezeichnung allein ersetzt ihn nicht |
| Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers | Tatsächlichen Rechnungsempfänger einschließlich Anschrift nennen |
| Steuerliche Kennung des Leistenden | Erteilte Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer; eine passende Kennung genügt |
| Ausstellungsdatum | Datum der Rechnung eintragen |
| Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung | Zum Beispiel vier Stunden konkret benannte Gestaltungsarbeit, nicht nur „Dienstleistung“ |
| Entgelt in einer Summe und Hinweis auf die Kleinunternehmer-Steuerbefreiung | Gesamtbetrag nennen und §-19-Hinweis aufnehmen |
| Bei vereinbarter Abrechnung durch den Empfänger oder dessen beauftragten Dritten | Zusätzlich die Angabe „Gutschrift“; dieser Fall wird von unserer eigenen Rechnungsvorlage nicht abgebildet |
Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind sinnvolle Zusatzfelder, stehen aber nicht in dieser Mindestliste des § 34a. Die Vorlage enthält sie zur eindeutigen Zuordnung. Auch Zahlungsziel und Bankverbindung können praktisch nötig sein, gehören jedoch nicht zu dieser umsatzsteuerlichen Mindestliste. Verwenden Sie bei „Steuernummer“ nicht ungeprüft Ihre persönliche steuerliche Identifikationsnummer.
Für normale Rechnungen mit gesondertem Umsatzsteuerausweis gelten andere Anforderungen. Diese erläutert der Leitfaden zu Rechnungspflichtangaben. Vereinfachungen für Kleinbetragsrechnungen bleiben ein eigener Fall.
Welcher Hinweis auf § 19 UStG ist geeignet?
Ein möglicher Wortlaut für den behandelten steuerfreien Umsatz lautet:
Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.
Der gesetzliche Anspruch ist der erkennbare Hinweis auf die Befreiung; dieser Beispielsatz ist kein gesetzlich vorgeschriebener exakter Wortlaut. Schreiben Sie nicht stattdessen „0 % Mehrwertsteuer“: Die Kleinunternehmerbefreiung ist kein gewöhnlicher Nullsteuersatz. Fügen Sie weder 19 Prozent noch sieben Prozent Umsatzsteuer zum Rechnungsbetrag hinzu.
Ein irrtümlich gesondert ausgewiesener Steuerbetrag kann eine Steuerschuld auslösen. Die Korrektur hängt vom Fall ab. Das BMF ordnet den Steuerausweis bei Kleinunternehmern seit 2025 grundsätzlich § 14c Absatz 1 zu und erläutert eine Ausnahme bei tatsächlich ausgeführten Leistungen an Endverbraucher. Nutzen Sie eine falsch ausgestellte Rechnung daher nicht unverändert weiter. § 14c UStG, BMF-Schreiben vom 18. März 2025, Randziffer 5.
Musterrechnung: 350 Euro ohne gesonderte Umsatzsteuer
Das fiktive Muster unterstellt, dass die Ausstellerin die Befreiung für diese inländische Leistung wirksam anwendet. Sie ist eine einzelne Freiberuflerin ohne Handelsregistereintrag. Rechnung und Zahlung sind ein Beispiel, keine echte Forderung.
| Leistung | Menge | Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|---|
| Gestaltung eines Flyers nach abgestimmtem Entwurf | 4 Stunden | 75,00 Euro | 300,00 Euro |
| Druckdaten des Flyers aufbereiten | 1 Pauschale | 50,00 Euro | 50,00 Euro |
| Gesamtbetrag | 350,00 Euro |
Das Leistungsdatum ist im Beispiel der 30. September 2026, das Ausstellungsdatum der 2. Oktober 2026 und die Rechnungsnummer MU-2026-001. Diese Zusatzangaben helfen beim Zuordnen. Der §-19-Hinweis steht unter der Summe. Eine zusätzliche Umsatzsteuerzeile gibt es nicht.
In fünf Schritten zur eigenen Rechnung
- Berechtigung prüfen. Kontrollieren Sie, ob der konkrete Umsatz von § 19 Absatz 1 erfasst ist. Ein geringer Gewinn genügt nicht. Umsatzgrenzen, ein Verzicht auf die Befreiung und Wechselzeitpunkte erläutert der Kleinunternehmer-Grenzen-Leitfaden.
- Eigene Daten und Empfänger eintragen. Nutzen Sie vollständige Namen, Anschriften und eine tatsächlich erteilte passende steuerliche Kennung. Entfernen Sie unbenutzte optionale Felder und die Vorlagenhinweise.
- Leistung und Betrag ausfüllen. Beschreiben Sie Art, Umfang und gegebenenfalls Menge nachvollziehbar. Prüfen Sie Einzelbeträge und Summe selbst. Ergänzen Sie eine eindeutige Rechnungsnummer, Leistungsdatum und vereinbarte Zahlungsbedingungen.
- Datei vor Versand kontrollieren. Exportieren Sie die bearbeitete Word-Datei als PDF und öffnen Sie das Ergebnis. Für elektronisch versandte sonstige Rechnungen ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Die Rechnung darf nach § 34a auch als sonstige Rechnung übermittelt werden. § 14 Absatz 1 UStG.
- Ausgestellte Fassung und Zahlung zuordnen. Bewahren Sie die tatsächlich versandte Rechnung entsprechend den Aufbewahrungsregeln auf. Eine bearbeitbare Vorlage allein ist kein Rechnungsarchiv. Erfassen Sie spätere Zahlungen nachvollziehbar, etwa im EÜR-Arbeitsblatt.
Brauchen Kleinunternehmer eine E-Rechnung?
Für nach § 19 Absatz 1 steuerfreie Umsätze erlaubt § 34a UStDV weiterhin sonstige Rechnungen. Ein normales PDF ist dabei keine strukturierte E-Rechnung. Unabhängig von der Ausnahme bei der Ausstellung müssen inländische Kleinunternehmer seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Anforderungen öffentlicher Auftraggeber sind zusätzlich zu prüfen. BMF-FAQ zur E-Rechnung.
Die Formate und Übergangsregeln erklärt unser Beitrag zur E-Rechnungspflicht. Eine erhaltene strukturierte Rechnung können Sie mit dem E-Rechnungs-Viewer lesbar anzeigen. Die Vorlagen auf dieser Seite erzeugen keine XML-Rechnung.
Ergänzendes Video: Kleinunternehmer-Grenzen prüfen
Das bereits veröffentlichte Video erläutert die Umsatzgrenzen vor der Rechnungsstellung. Es zeigt nicht das Ausfüllen der Vorlage. Beachten Sie auch die Ergänzung zu offenen Rechnungen direkt unter dem Video.
Die Aussage „Die früheren Umsätze bleiben befreit“ braucht eine Ergänzung: Bei offenen Rechnungen zählt auch, wann das Geld eingeht. Eine schon vor der Grenzüberschreitung ausgeführte Leistung kann bei späterem Zahlungseingang der Regelbesteuerung unterliegen. Auch Anzahlungen und Restzahlungen müssen gesondert geprüft werden. Das erläutert das BMF in UStAE 19.7 Absatz 1, Seite 16.
Transkript des Videos
Du bist Kleinunternehmer. Gilt die Grenze von fünfundzwanzigtausend oder hunderttausend Euro? Beide, aber für unterschiedliche Jahre. Für die Umsatzsteuerbefreiung darf dein maßgeblicher Umsatz im Vorjahr höchstens fünfundzwanzigtausend Euro betragen. Im laufenden Jahr sind bis zu hunderttausend Euro möglich. Es geht um Umsatz, nicht um Gewinn. Überschreitest du hunderttausend Euro, endet die Befreiung sofort. Schon der gesamte Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, fällt unter die Regelbesteuerung. Die früheren Umsätze bleiben befreit. Im Gründungsjahr gilt dagegen die Grenze von fünfundzwanzigtausend Euro. Dein nächster Schritt: Vorjahresumsatz prüfen und laufende Einnahmen im Blick behalten. Zwei Grenzen. Zwei Jahre. Keine Überraschung auf der nächsten Rechnung.
Häufig gestellte Fragen
Muss auf einer Kleinunternehmer-Rechnung Umsatzsteuer stehen?
Für den hier behandelten nach § 19 Absatz 1 steuerfreien Umsatz weisen Sie keinen gesonderten Umsatzsteuerbetrag aus. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Kleinunternehmer-Steuerbefreiung auf die Rechnung.
Ist eine Rechnungsnummer Pflicht?
Die Mindestliste des § 34a UStDV enthält keine Rechnungsnummer. Für eine nachvollziehbare Zuordnung empfiehlt sich dennoch eine eindeutige Nummer. Die Vorlage enthält deshalb dieses Zusatzfeld.
Darf ich die Rechnung als PDF versenden?
Eine Rechnung nach § 34a darf als sonstige Rechnung übermittelt werden. Für die elektronische Übermittlung einer solchen Rechnung ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Gesonderte Vorgaben öffentlicher Auftraggeber sind nicht von dieser Vorlage abgedeckt.
Rechnet die Word-Vorlage die Summe automatisch aus?
Nein. Tragen Sie Mengen, Preise und Summen selbst ein und prüfen Sie sie vor Versand. Im Muster ergeben vier Stunden zu 75 Euro und eine Pauschale zu 50 Euro zusammen 350 Euro.
Kann ich die Vorlage auch als GmbH oder eingetragener Kaufmann nutzen?
Die Dateien sind für nicht im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmer und einzelne Freiberufler ausgelegt. Für Gesellschaften und eingetragene Kaufleute müssen unter anderem zusätzliche Geschäftsbriefangaben geprüft und ergänzt werden.
Quellen und Stand
Geprüft am 2. Oktober 2026: § 34a UStDV, §§ 14, 14c und 19 UStG im amtlichen Gesetz, BMF zur Kleinunternehmerregelung, BMF-FAQ zur E-Rechnung, § 37a HGB und § 35a GmbHG. Die Dateien dienen als auszufüllende Arbeitshilfe für den beschriebenen Fall.
Für die Vorbereitung Ihrer Einkäufe hilft der Betriebsausgaben-Leitfaden. Wir entwickeln Heft; die App ist noch nicht verfügbar. Die Rechnungsvorlage ist bereits kostenlos nutzbar.
Heft Team
AutorThe Heft team writes guides on receipts, e-invoices and bookkeeping for businesses in Germany.