Handy steuerlich absetzen 2026: Gerät und Vertrag

Ein betrieblich genutztes Handy kann abziehbare Kosten verursachen. Der Kauf des Smartphones und die monatliche Telefonrechnung folgen jedoch unterschiedlichen Regeln. Prüfen Sie deshalb zuerst den Vertrag und danach Nutzung, Kostenbasis und Zeitraum.

Dieser Leitfaden richtet sich an Einzelunternehmer und Freiberufler in Deutschland für 2026. Arbeitnehmerregeln zur Überlassung eines Arbeitgeber-Handys lassen sich nicht einfach auf das eigene Unternehmen übertragen.

#Handy-Checkliste herunterladen

Die zwölf Prüfschritte helfen, Geräterechnung, Tarif, Nutzungsnachweise und offene Fragen zusammenzustellen. Status, Dateiverweis, Zuständigkeit und Notizen bleiben zum Selbstausfüllen leer.

Die Datei ist ohne Anmeldung nutzbar. Sie ist eine Vorbereitungshilfe, keine Steuerberechnung und keine ELSTER-Importdatei. Sie entscheidet weder über den Privatanteil noch über ein Buchungskonto.

#Was steht auf der Rechnung: Gerät, Tarif oder beides?

Lassen Sie unklare Paketpreise vom Anbieter erläutern. Eine Zahlung darf nicht zugleich als voller Gerätekauf und nochmals als laufende Ausgabe erfasst werden. Die grundlegende betriebliche Veranlassung beschreibt § 4 Absatz 4 EStG.

#Wie weisen Sie die betriebliche Nutzung nach?

Halten Sie fest, wofür Sie das Telefon verwenden: etwa Kundenanrufe, betriebliche Apps oder die Erreichbarkeit für Aufträge. Geeignete Unterlagen können getrennte Verträge, aussagekräftige Einzelverbindungsnachweise und eine nachvollziehbare Nutzungsaufzeichnung sein. Bei einer Datenflatrate erklärt die Zahl der Telefonate allein noch nicht jede Nutzung.

Das BMF zu gemischten Aufwendungen verlangt einen sachgerechten Aufteilungsmaßstab beziehungsweise eine belastbare Schätzungsgrundlage. 50 oder 60 Prozent sind keine automatische Freigabe. Eine zweite SIM-Karte beweist für sich ebenfalls keine ausschließlich betriebliche Verwendung.

Beim Gerät ist zusätzlich zu klären, ob es zum Betriebsvermögen gehört und wie private Nutzung erfasst wird. Die ertragsteuerliche Zuordnung und die umsatzsteuerliche Behandlung sind getrennte Prüfungen. Die folgende reine Tarifrechnung ersetzt diese Entscheidungen nicht.

#Beispiel: betrieblicher Anteil eines Mobilfunktarifs

Angenommen, die bereits korrekt bestimmte Kostenbasis des reinen Tarifs beträgt 40 Euro monatlich. Alle zwölf Monatsleistungen werden 2026 bezahlt. Eine geeignete Dokumentation ergibt für diese Kosten 60 Prozent betriebliche Nutzung.

12 × 40 Euro × 60 Prozent = 288 Euro betrieblicher Kostenanteil.

Die 60 Prozent sind ausschließlich eine Beispielannahme. Die verbleibenden 192 Euro sind der private Anteil dieser Kostenbasis. 288 Euro sind keine Steuererstattung.

Ob die Kostenbasis Umsatzsteuer enthält, hängt vom tatsächlichen Vorsteuerabzug ab. Abziehbare Vorsteuer, Zahlungen an das Finanzamt und Umsatzsteuer auf private Verwendung sind gesondert zu beurteilen. Bei der Einnahmenüberschussrechnung gelten zudem die Zahlungsregeln und ihre Ausnahmen; dazu EÜR: Zufluss, Abfluss und 10-Tage-Regel.

#Smartphone sofort absetzen oder abschreiben?

Für ein selbstständig nutzbares, bewegliches und abnutzbares Wirtschaftsgut des Anlagevermögens kommt der GWG-Sofortabzug bis 800 Euro in Betracht. Zur Grenzprüfung wird enthaltene Umsatzsteuer herausgerechnet. Ob sie tatsächlich als Vorsteuer abziehbar ist, bestimmt dagegen die steuerliche Kostenbasis. Bei mehr als 250 Euro sind die gesetzlich verlangten Angaben im Verzeichnis oder in der Buchführung nötig. Grundlage ist § 6 Absatz 2 EStG.

Prüfen Sie die Anschaffungskosten des gesamten Geräts einschließlich zugehöriger Anschaffungsnebenkosten. Ein Privatanteil macht aus einem teureren Smartphone kein GWG unter 800 Euro. Wahlrechte und die alternative Sammelpostenmethode erklärt GWG-Grenze und Rechner.

Die amtliche AfA-Tabelle AV, Position 6.13.2.2 nennt für Mobilfunkendgeräte fünf Jahre. Die Tabelle dient als Orientierung für die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer. Eine abweichende Dauer braucht eine tragfähige Begründung.

Die besondere einjährige Nutzungsdauer für bestimmte Computerhardware und Software darf nicht allein deshalb auf ein Smartphone übertragen werden, weil es Apps ausführt. Smartphones sind im BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 nicht ausdrücklich als eigene begünstigte Gerätekategorie genannt.

#Beispiel: lineare Abschreibung ab Juli 2026

Ein ausschließlich betriebliches Smartphone wird im Juli 2026 angeschafft und ist sofort einsatzbereit. Die Anschaffungskosten betragen 1.200 Euro netto, die Vorsteuer ist vollständig abziehbar. Gewählt wird die lineare Abschreibung über fünf Jahre; es werden keine weiteren Vergünstigungen unterstellt.

Die zeitanteilige Kürzung folgt aus § 7 Absatz 1 EStG. Das Beispiel beschreibt eine gewählte lineare Methode. Andere zulässige Methoden, etwa eine degressive Abschreibung unter ihren Voraussetzungen, können zu anderen Jahresbeträgen führen. Für eine lineare Vergleichsrechnung nutzen Sie den Abschreibungsrechner.

#GWG verstehen: unterstützendes Video

Das Video erklärt die GWG-Prüfung an einem ausschließlich betrieblichen Bürostuhl. Es ist kein Handy-Buchungstutorial. Private Telefonnutzung, Vertragsaufteilung und die Nutzungsdauer eines Smartphones müssen zusätzlich geprüft werden.

#Welche Unterlagen gehen an die Buchhaltung?

Stellen Sie Gerätekauf und laufenden Vertrag getrennt zusammen. Dazu gehören Rechnung, Vertragsbedingungen, Zahlungszuordnung, gegebenenfalls Ratenplan, die dokumentierte Nutzung und die gewählte Behandlung des Geräts im Anlagenverzeichnis. Kennzeichnen Sie Erstattungen und Vertragswechsel, damit Beträge nicht doppelt erfasst werden.

Der Buchungsentwurf für Handy und Smartphone ist noch ungeprüft. Seine Konten und pauschalen Aussagen müssen vor einer Anwendung geprüft werden; dieser Leitfaden bestätigt sie nicht. Für andere Anschaffungen helfen Laptop abschreiben, Software abschreiben und die Betriebsausgaben-Checkliste.

#Häufig gestellte Fragen

#Kann ich mein privat mitgenutztes Handy vollständig absetzen?

Private Nutzung muss steuerlich berücksichtigt werden. Beim Gerät sind Vermögenszuordnung und gegebenenfalls Privatnutzung zu prüfen; beim Tarif brauchen Sie eine nachvollziehbare Kostenzuordnung. Eine betriebliche Nutzung allein rechtfertigt keinen ungeprüften Vollabzug.

#Gilt für mein Smartphone automatisch ein Jahr Nutzungsdauer?

Nein. Die besondere Computerregel ist keine pauschale Regel für alle digitalen Geräte. Für Mobilfunkendgeräte nennt die allgemeine AfA-Tabelle fünf Jahre. GWG und andere zulässige Abschreibungsmethoden sind gesondert zu prüfen.

#Macht eine Ratenzahlung das Handy zu laufenden Telefonkosten?

Nein. Entscheidend ist, ob Sie ein Gerät erwerben oder eine laufende Leistung beziehen. Die Rückzahlung eines finanzierten Kaufs darf nicht zusätzlich zu den bereits berücksichtigten Anschaffungskosten abgezogen werden.

#Darf ich die betriebliche Nutzung einfach auf 50 Prozent setzen?

Eine frei gewählte Quote reicht nicht. Dokumentieren Sie die Nutzung und den für Ihre Kosten geeigneten Maßstab. Die 60 Prozent im Tarifbeispiel sind eine ausdrücklich gesetzte Rechenannahme, keine Pauschale.

#Bekomme ich den abgesetzten Betrag vom Finanzamt zurück?

Der abziehbare Aufwand mindert den Gewinn. Ob und wie stark dadurch die Einkommensteuer sinkt, hängt von Ihrer gesamten steuerlichen Situation ab. Ein berechtigter Vorsteuerabzug ist davon zu unterscheiden.

#Quellen und Stand

Geprüft am 3. Oktober 2026, Bezugsjahr 2026. Die jeweiligen amtlichen Grundlagen sind an den Aussagen verlinkt. Ergänzend: § 9b EStG zur Vorsteuer in der Kostenbasis und § 15 UStG zum Vorsteuerabzug. Die Beispiele prüfen keinen individuellen Vertrag und berechnen keine persönliche Steuer.

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