Renommer et classer les documents d’achat

Sur Mac et Windows, NameQuick 3 organise les fichiers autour des achats : bons de commande approuvés, confirmations, bordereaux de colisage, bons de livraison et de réception, factures fournisseurs, conditions de paiement et devis. Ce flux couvre les scans, téléchargements de portails fournisseurs, pièces jointes, captures d’écran et feuilles de calcul.

Les commandes et libellés de l’application sont indiqués en anglais. Les entreprises, numéros et dates des exemples sont fictifs.

#Avant et après

L’extension ne change jamais. Ces exemples illustrent plusieurs noms possibles ; le préréglage ci-dessous retient un ordre unique, sans identifiant de facture.

Conservez les types anglais pour les règles : Purchase-Order (bon de commande), Order-Confirmation (confirmation de commande), Packing-Slip (bordereau de colisage), Delivery-Note (bon de livraison), Goods-Receipt (bon de réception), Invoice (facture fournisseur), Terms (conditions de paiement), Quote (devis).

Lorsque ces informations sont visibles, l’IA lit la date du document, le fournisseur, le numéro de bon de commande (PO), le type, l’identifiant de facture ou de commande, le projet ou client, et des conditions comme Net-30. Elle accepte les PDF, fichiers Word et Excel, images et scans. Le modèle lit les scans et photos depuis l’image de la page, sans étape OCR intégrée distincte : vérifiez les noms.

#1. Créer un préréglage de nommage

Ouvrez Presets → New Preset → Filename template. Créez quatre champs avec Add part → New field…, puis ajoutez leurs consignes avec Add instructions for this part :

Choisissez _ comme séparateur, puis Use for all gaps. Ce schéma est descriptif : NameQuick n’a pas de syntaxe intégrée de substitution pour les noms.

Date_Vendor_PO-number_Document-type

Pour PO number, réglez If not found → Leave out : omettez un numéro absent, sans jamais l’inventer. Pour Vendor et Document type, utilisez If not found → Skip file pour garder le fichier à vérifier, ou Use text avec un repère comme CHECK.

Ajoutez aux consignes des champs : « Exclure les numéros bancaires ou de compte complets, les données de paiement privées, les adresses, les numéros de téléphone et les notes confidentielles. »

Testez avec Test this Preset → Choose a sample file… → Test Preset. Le test est gratuit chez NameQuick ; les fournisseurs cloud en Self-Managed peuvent toutefois facturer leur traitement.

#2. Vérifier un lot ponctuel

Dans Settings → Renaming, réglez Apply suggestions from files you add sur Review. Dans Quick Rename, choisissez le préréglage et vérifiez que Review before applying est activé avant d’ajouter les fichiers.

Comparez toutes les propositions. Apply 5 names, par exemple, applique ensemble cinq noms prêts. Si certaines propositions sont incorrectes, n’appliquez rien : Clear vide la liste, sans supprimer les fichiers. Corrigez et testez le préréglage, puis ajoutez de nouvelles copies. Quick Rename ne permet pas de modifier individuellement une ligne.

#3. Automatiser les arrivées

Dans Settings → Folders → Add folder, connectez un dossier Vendor Inbox, choisissez le préréglage et Hold for Review. Commencez avec un dossier vide : les fichiers déjà présents lors de sa connexion ne sont pas renommés.

Retrouvez les fichiers en attente dans Review. Vous pouvez y modifier la proposition, utiliser Apply this name, ou Apply selected (3) pour trois fichiers sélectionnés.

NameQuick doit rester en cours d’exécution. Sur Windows, fermer la fenêtre quitte l’application : réduisez-la.

#4. Classer après le renommage

Ouvrez Rules → After a file is renamed. Ces règles concernent uniquement les fichiers des dossiers surveillés, jamais Quick Rename. Leurs conditions examinent le nom final et les propriétés du fichier, pas son contenu.

Créez les règles, utilisez Disable pendant leur configuration, vérifiez le volet Proof, puis Enable. Limitez chacune avec is in au dossier Vendor Inbox.

Pour les valeurs séparées par des virgules, une seule correspondance suffit. Appliquer un nom en attente déclenche ces règles.

Dans Settings → Renaming, Run all matching Rules est désactivé par défaut : la première règle correspondante l’emporte. Avec l’ordre du tableau, une facture contenant PO-1842 suit donc la première règle.

Dans Relative path pattern, {year} désigne l’année du traitement, pas celle du document. Aucune variable de fournisseur, de numéro PO, de catégorie ou de statut n’est disponible : utilisez des dossiers fixes ou créez vous-même les dossiers annuels.

Set tags écrit des tags Finder sur Mac. Sur Windows, ils sont inscrits dans les propriétés des fichiers dont le format dispose d’un gestionnaire de propriétés (documents Office, images), pas des PDF. Les étiquettes de couleur apparaissent dans la bibliothèque NameQuick ; elles s’appliquent aussi dans Finder sur Mac uniquement.

Les modifications valides des préréglages et des règles sont enregistrées automatiquement.

#Limites et confidentialité

History et Undo permettent d’annuler les renommages et déplacements enregistrés lorsque c’est possible. L’annulation peut échouer si un fichier a été déplacé, ouvert ou si l’emplacement est occupé.

NameQuick ne crée pas de bons de commande. Il ne gère ni approbations, ni budgets, ni rapprochement commande-réception-facture, ni rapprochement de factures, ni paiements, ni piste d’audit, ni fournisseurs. Il ne décide pas de l’acceptation des marchandises ou du paiement d’une facture. Les noms facilitent la recherche ; ce ne sont pas des preuves d’approbation.

Managed utilise le cloud de NameQuick dans l’Union européenne, sans utiliser vos contenus pour entraîner l’IA ; Self-Managed avec une clé API cloud les transmet directement au fournisseur choisi ; pour vos conditions fournisseurs confidentielles, un modèle local (Ollama, LM Studio ; MLX sur Apple Silicon) les traite sur votre appareil : confidentialité et modèles locaux.

#Questions fréquentes

#NameQuick est-il un logiciel de gestion des bons de commande ?

Non. C’est une couche locale de nommage et de classement, sans remplacer vos outils achats, comptabilité fournisseurs ou ERP.

#Peut-il lire un numéro PO dans un PDF numérisé ?

Oui. Le modèle lit l’image de la page, sans étape OCR distincte. Vérifiez le nom proposé.

#Que se passe-t-il sans numéro PO ?

Pour ce champ, If not found → Leave out conserve la date, le fournisseur et le type, sans inventer de numéro.

#Les règles peuvent-elles trier par fournisseur ?

Seulement à partir des mots du nom final : créez une règle par fournisseur avec name contains. Elles ne lisent pas le contenu.