Classer les documents de santé de votre famille
Un parcours sur Mac et Windows pour renommer et classer vos documents médicaux et PDF d’assurance, avec vérification et noms discrets.
Mis à jour le
Sur Mac et Windows, NameQuick 3 renomme et classe vos copies locales de documents de santé : téléchargements de portails, formulaires scannés, photos de papiers, résultats, comptes rendus, décomptes de mutuelle, courriers d’assurance, reçus pharmaceutiques ou dentaires, dossiers de remboursement et formulaires scolaires ou vaccinaux.
Les commandes sont indiquées en anglais. Tous les noms, organismes et références sont fictifs. Travaillez d’abord sur des copies.
Des noms lisibles, sans détails sensibles
L’extension ne change pas. EOB désigne ici un décompte de remboursement.
| Avant | Après |
|---|---|
scan_001.pdf | 2026-05-14_City-Clinic_Lab-Results_Alex.pdf |
download.pdf | 2026-04-02_HealthPlan_EOB_Claim-12345.pdf |
IMG_2941.jpg | 2026-04-18_Dental-Office_Receipt.jpg |
Visit Summary.pdf | 2026-03-21_Dr-Smith_Visit-Summary_Alex.pdf |
insurance letter final.pdf | 2026-02-28_HealthPlan_Prior-Authorization_Letter.pdf |
form.pdf | 2026-01-10_School_Immunization-Form_Alex.pdf |
L’IA lit le document et son nom actuel.
| Champ | Utilité | Exemple |
|---|---|---|
| Date du document | Retrouver visite, prestation, lettre, résultat ou reçu | 2026-05-14 |
| Professionnel ou organisme | Identifier médecin, clinique, laboratoire, pharmacie, école ou assureur | City-Clinic |
| Type court | Regrouper les documents | Lab-Results |
| Nom ou initiales | Distinguer les proches, si visibles ou déjà dans le nom actuel | Alex |
| Référence courte | Retrouver un dossier, si utile | Claim-12345 |
Les détails sensibles appartiennent aux documents conservés dans un dossier adapté ou au portail officiel, pas aux noms de fichiers.
Préparer le préréglage de nommage
Ouvrez Presets → New Preset → Written instructions, puis collez :
Séparez les champs par des traits de soulignement, les mots par des tirets. Utilisez cet ordre :
1. Date du document au format YYYY-MM-DD.
2. Professionnel, organisme ou assureur.
3. Type court parmi : Lab-Results, Visit-Summary, EOB, Prior-Authorization, Receipt, Bill, Form, Immunization-Form, Letter.
4. Nom ou initiales du membre de la famille, ou référence courte utile, seulement si visible dans le document ou son nom actuel.
Excluez diagnostics, détails de traitement, numéros complets d’adhérent, d’assurance ou de contrat, identifiants nationaux ou de sécurité sociale, adresses, téléphones et notes privées.
N’inventez aucune valeur manquante. Si la date ou le professionnel/l’organisme est absent ou illisible, écrivez CHECK à sa place.
Conservez l’extension.
Les modifications valides s’enregistrent automatiquement. Dans Test this Preset, cliquez sur Choose a sample file…, puis Test Preset. Le test est gratuit chez NameQuick ; votre fournisseur cloud en mode Self-Managed peut facturer ses appels API.
Traiter un lot ponctuel
Pour un ancien dossier de scans, ouvrez Quick Rename, choisissez le préréglage et activez Review before applying avant d’ajouter les copies. C’est le même réglage que Settings → Renaming → Apply suggestions from files you add = Review.
Comparez toutes les propositions. Apply {n} names applique ensemble les noms prêts ; n représente le nombre affiché. Aucune modification ligne par ligne n’est possible. En cas d’erreur, n’appliquez rien : Clear vide la liste, pas les fichiers. Corrigez et retestez le préréglage, puis ajoutez de nouvelles copies.
Recevoir les prochains documents
Dans Settings → Folders → Add folder, connectez un dossier vide nommé Health Inbox. Choisissez le préréglage comme mode de traitement et Hold for Review pour l’application. Les fichiers présents à la connexion servent de référence : ils ne sont pas renommés.
Ajoutez ensuite les copies : elles attendent dans Review, dans la barre latérale. Utilisez Apply this name, modifiez un nom directement ou cochez des fichiers puis utilisez Apply selected ({n}). Keep original laisse le fichier inchangé.
NameQuick doit rester lancé : fermer la fenêtre le laisse actif sur Mac, mais quitte l’application sur Windows ; réduisez-la plutôt.
Classer après validation
Configurez les règles dans Rules → After a file is renamed. Elles concernent seulement les dossiers surveillés, jamais Quick Rename. Les conditions testent le nom final et les propriétés du fichier, pas son contenu.
| Règle | Condition | Action |
|---|---|---|
| Records | is in = Health Inbox ET name contains = Lab-Results, Visit-Summary, Immunization-Form | Move the file → move it into a folder → Health/Records |
| Insurance | name contains = EOB, Prior-Authorization | Move the file → move it into a folder → Health/Insurance |
| Receipts | name contains = Receipt | Move the file → move it into a folder → Health/Receipts, puis Set tags = Reimbursement |
| Check | name contains = CHECK | Set a color label : rouge |
Une seule valeur parmi celles séparées par des virgules suffit. Conservez les types à l’identique.
Les nouvelles règles sont actives : utilisez Disable pendant la configuration, consultez le volet Proof, puis Enable une par une. Les modifications valides s’enregistrent automatiquement. L’approbation dans Review déclenche ces règles.
Dans Settings → Renaming, Run all matching Rules est désactivé par défaut : seule la première règle correspondante s’applique. Placez Check en premier.
Gardez des destinations fixes : aucune variable de chemin pour la personne ou l’organisme ; la variable d’année concerne le traitement, pas le document.
Les couleurs apparaissent dans la bibliothèque NameQuick et, sur Mac seulement, définissent aussi l’étiquette Finder. Sur Mac, les tags deviennent des tags Finder. Sous Windows, File Explorer les reçoit uniquement pour les formats dotés d’un gestionnaire de propriétés (Office, images, audio, vidéo) ; pour les PDF, ils restent dans History.
Annuler une opération
History conserve les traces des opérations. Undo ou Undo all {n} annule les renommages et déplacements enregistrés lorsque c’est possible. Une destination occupée, un fichier déplacé, supprimé ou ouvert peut bloquer l’annulation. Elle n’est pas illimitée et il n’existe pas de fonction de rétablissement.
Confidentialité
Selon les options de confidentialité, Managed traite les fichiers dans le cloud européen de NameQuick, sans les utiliser pour entraîner l’IA, et supprime les données temporaires après traitement ; Self-Managed avec votre clé API envoie le contenu directement au fournisseur choisi ; un modèle local (Ollama ou LM Studio sur Mac et Windows, MLX sur Apple Silicon avec macOS 14 ou ultérieur) garde l’analyse sur l’appareil, mais installations, téléchargements de modèles et vérifications de licence et de mises à jour utilisent Internet.
Ce que NameQuick ne fait pas
- Il ne remplace ni dossier médical officiel ni portail patient ou assureur.
- Il ne résume ni n’interprète les informations médicales et n’établit aucun diagnostic.
- Il ne juge pas la validité des factures, demandes de prise en charge, traitements ou remboursements.
- Il ne revendique aucune conformité HIPAA ou autre.
- Il ne donne aucun conseil médical, juridique, assurantiel ou fiscal.
- Il ne décide pas quoi conserver ou supprimer.
Questions fréquentes
Peut-il lire les PDF scannés ou photographiés ?
Oui, le modèle lit l’image des pages, sans étape locale distincte d’OCR. Vérifiez les propositions : scans pâlis et écriture manuscrite peuvent provoquer des erreurs.
Un numéro d’adhérent ou un diagnostic peut-il apparaître ?
Seulement si les consignes l’autorisent. Ce bloc les exclut ; contrôlez néanmoins chaque nom dans Review avant application.
Peut-il classer automatiquement par personne ?
Seulement via le nom final : s’il contient le nom ou les initiales, une règle après renommage avec name contains peut déplacer le fichier, sans lire le document.
NameQuick est-il conforme à HIPAA ?
NameQuick ne revendique aucune conformité. Choisissez le mode de traitement adapté à vos besoins de confidentialité.