Renommer et classer vos fichiers clients et projets

Sur Mac et Windows, NameQuick 3 organise vos fichiers locaux : cahiers des charges, propositions commerciales, contrats, rapports, exports, notes de réunion, captures, images et vidéos. Les commandes sont indiquées en anglais. Les noms et entreprises de l’exemple sont fictifs. L’extension ne change jamais.

#Définir une convention commune

Pour la vidéo, consultez les limites ci-dessous.

Ajoutez éventuellement le type de livrable, la source ou le responsable. Excluez les identifiants privés, adresses, numéros de téléphone, de compte ou de paiement, et clauses confidentielles.

#Construire et tester le préréglage

Ouvrez Presets → New Preset → Filename template. Avec Add part → New field…, créez Client, Project, Type, Date or period, Status or version. Avec Add instructions for this part, précisez respectivement : client explicite ; projet explicite ; type en anglais ; date/période du document ; statut/version attesté, en anglais.

Séparez les parties par _, puis utilisez Use for all gaps. Appliquez Cleanup au champ ou à Whole name pour utiliser des traits d’union internes. Pour Client et Project, choisissez If not found → Skip file : les fichiers ambigus attendent une vérification. Pour le statut, utilisez Leave out. Les modifications valides des préréglages et règles s’enregistrent automatiquement.

Written instructions convient aussi aux dossiers hétérogènes :

client_project_type_date-or-period_status-or-version
Utilisez uniquement ce que montre le document.
Ne devinez ni client, ni projet, ni statut.
Employez des types et statuts en anglais.
Utilisez des traits d’union à l’intérieur des valeurs.
Conservez l’extension.

Testez plusieurs fichiers représentatifs : Test this Preset → Choose a sample file… → Test Preset. Ces tests sont gratuits chez NameQuick ; un fournisseur cloud Self-Managed peut les facturer.

#Traiter un lot ponctuel

Dans Settings → Renaming, réglez Apply suggestions from files you add sur Review. Review before applying, dans Quick Rename, règle la même option.

Avant l’ajout, choisissez Smart Rename ou votre préréglage : mode et réglage d’application sont mémorisés à l’ajout. Glissez les fichiers ou utilisez Add files ; ils arrivent dans Quick Rename. Comparez toutes les propositions. Apply 5 names applique ensemble cinq noms prêts.

Ce panneau n’offre ni édition par ligne ni application sélective. Si une proposition est incorrecte, n’appliquez rien : attendez la fin du traitement, utilisez Clear (vide la liste, pas les fichiers), corrigez et testez le préréglage, puis ajoutez de nouvelles copies.

#Recevoir les nouveaux fichiers

Dans Settings → Folders → Add folder, connectez un dossier de test vide, avec le préréglage testé comme mode de traitement et Hold for Review. Les fichiers déjà présents à la connexion constituent l’état initial et ne sont pas renommés.

NameQuick doit rester lancé : sur Mac, fermer la fenêtre le laisse actif ; sur Windows, cela quitte l’application, donc réduisez-la.

Les propositions attendent dans Review (barre latérale). Utilisez Apply this name, Apply and next, ou modifiez directement le nom dans la ligne, puis Apply edit. Pour deux fichiers cochés, utilisez Apply selected (2) ou Keep original (2). L’approbation peut déclencher un déplacement par les règles. Passez à Apply automatically seulement après validation des résultats.

#Classer après renommage

Dans Rules → After a file is renamed, limitez chaque règle au dossier d’entrée avec is in. Les règles concernent uniquement les dossiers surveillés, jamais Quick Rename. Les nouvelles règles étant actives, utilisez Disable, configurez, vérifiez le résultat dans Proof, puis réactivez-les.

Choisissez Move the file → move it into a folder : le nouveau nom est conservé.

Les conditions examinent les propriétés du fichier après renommage (nom, type, taille, dates, emplacement, EXIF photo/vidéo), jamais son contenu ou son statut documentaire. Inscrivez la catégorie dans le nom. Avec name contains, les valeurs séparées par des virgules sont alternatives.

Dans Settings → Renaming, Run all matching Rules est désactivé par défaut : seule la première règle correspondante s’exécute. Placez les règles spécifiques avant celles par client.

Les tags apparaissent dans le Finder sur Mac ; sous Windows, dans les propriétés des formats compatibles, et seulement dans History pour les PDF.

Vous pouvez adopter cette arborescence :

Clients/
└── <client>/
    └── <project>/
        ├── Contracts/
        ├── Deliverables/
        ├── Reports/
        ├── Screenshots/
        └── Exports/

#Vérifier l’historique

Chaque renommage a son reçu dans History. Undo, ou Undo all 5 pour cinq opérations enregistrées, tente d’inverser renommages ou déplacements. L’annulation peut échouer : emplacement d’origine occupé, fichier déplacé, absent ou ouvert dans une autre application. Il n’y a pas de rétablissement après annulation.

#Questions fréquentes

#Peut-il renommer des PDF clients d’après leur contenu ?

Oui : les PDF textuels sont lus directement ; les scans et photos de documents sont lus par le modèle depuis l’image, sans étape d’OCR locale intégrée distincte. Avec Managed, l’envoi des PDF est limité aux 15 premières pages ; History indique Partial document sent au-delà. En local, les PDF scannés sont rendus en images, trois pages maximum, et nécessitent un modèle compatible avec les images. Vérifiez avant application.

#Et Word, Excel, les captures et les vidéos ?

Les documents textuels sont lus comme texte, les longs Word/texte par leur début, les tableurs par échantillonnage. Pages, Numbers et Keynote utilisent leur image d’aperçu intégrée. Les vidéos sont envoyées comme média avec Managed, ou uniquement avec une clé Gemini en cloud Self-Managed. Les modèles locaux n’acceptent ni audio ni vidéo. Sans prise en charge, l’analyse échoue avec une raison, sans repli sur les métadonnées. Scans et captures peuvent être mal lus : vérifiez les fichiers juridiques, financiers et destinés aux clients. Consultez les formats pris en charge.

#Que faire si le client est incertain ?

If not found → Skip file laisse le fichier en attente ; Use text insère votre propre marqueur, par exemple REVIEW, sans marqueur prédéfini. Avec Written instructions, un marqueur demandé dépend du modèle. Sans nom fiable, le modèle ne propose rien. Démarrez les dossiers surveillés avec Hold for Review.

#Cela remplace-t-il un CRM ou une GED ?

Non : NameQuick n’est ni CRM, ni GED, ni outil de gestion de projet, ni référence officielle du client. Il n’approuve aucun document, n’en évalue pas la portée juridique et ne remplace pas votre vérification.

#Confidentialité

Confidentialité : Managed traite les contenus dans le cloud européen de NameQuick, sans entraînement de l’IA, puis les supprime après traitement (au plus tard sous 24 heures) ; une clé cloud Self-Managed les envoie directement au fournisseur choisi ; les modèles locaux via Ollama et LM Studio (Mac et Windows), ou MLX (Mac Apple Silicon), analysent sur l’appareil, mais installation, téléchargements, vérifications de licence et de mises à jour utilisent internet.