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Buchen in SKR03 & SKR04 · GmbH & UG

Reisekosten buchen: Konten und Buchungssatz in SKR03 und SKR04

Welche Konten, welcher Buchungssatz und was steuerlich gilt, für GmbH und UG. Kontenrahmen DATEV SKR03 und SKR04, Stand 01.01.2026.

Kurz gesagtabzugsfähig

In der GmbH ist der Geschäftsführer angestellt, auch wenn er Gesellschafter ist. Seine Reisekosten buchen Sie deshalb auf die Konten für Reisekosten Arbeitnehmer, nicht Unternehmer: Fahrtkosten SKR03 4663, SKR04 6663, Übernachtung 4666/6660, Verpflegung 4664/6664.

Buchungssatz in SKR03 und SKR04

Hotel

  • Soll
    SKR03 4666Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand
    SKR04 6660Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand
  • SollVorsteuer 7 %
    SKR03 1571Abziehbare Vorsteuer 7 %
    SKR04 1401Abziehbare Vorsteuer 7 %
  • SollVorsteuer 19 % (Getränke, Nebenleistungen)
    SKR03 1576Abziehbare Vorsteuer 19 %
    SKR04 1406Abziehbare Vorsteuer 19 %
  • Haben
    SKR03 1200Bank
    SKR04 1800Bank

Umsatzsteuer: Übernachtung 7 %. Frühstück seit 1. Januar 2026 7 % (Speisen), Getränke und Nebenleistungen wie Parken oder WLAN 19 %.

Bahn, Flug, Taxi

  • Soll
    SKR03 4663Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten
    SKR04 6663Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten
  • SollVorsteuer 19 % (Inlandsflug, Taxi über 50 km)
    SKR03 1576Abziehbare Vorsteuer 19 %
    SKR04 1406Abziehbare Vorsteuer 19 %
  • SollVorsteuer 7 % (Bahn, Taxi bis 50 km)
    SKR03 1571Abziehbare Vorsteuer 7 %
    SKR04 1401Abziehbare Vorsteuer 7 %
  • Haben
    SKR03 1200Bank
    SKR04 1800Bank

Umsatzsteuer: Bahn 7 % (Nah- und Fernverkehr), Inlandsflug 19 %, Taxi 7 % innerhalb der Gemeinde oder bis 50 km, sonst 19 %. Grenzüberschreitende Flüge werden meist ohne deutsche Umsatzsteuer abgerechnet.

Verpflegungspauschale (erstattet)

  • Soll
    SKR03 4664Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand
    SKR04 6664Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand
  • Haben
    SKR03 1200Bank
    SKR04 1800Bank

Umsatzsteuer: Keine Vorsteuer auf Pauschalen.

Steuerlicher Hintergrund

Die Verpflegungspauschale beträgt 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung, 14 € für An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise und 28 € für jeden vollen Tag (24 Stunden). Sie gilt für die ersten drei Monate an derselben Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4a EStG). Erstattet die GmbH die Pauschalen, sind sie beim Geschäftsführer steuerfrei (§ 3 Nr. 16 EStG). Die Konten für Reisekosten Unternehmer sind für Einzelunternehmer und Gesellschafter von Personengesellschaften gedacht.

Rechtsgrundlagen: § 3 Nr. 16 EStG, § 9 Abs. 4a EStG

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Worauf Sie achten sollten

  • Ist das Frühstück in der vom Arbeitgeber bezahlten Hotelrechnung enthalten, wird die Pauschale des Tages um 20 % der vollen Tagespauschale gekürzt (5,60 €), bei Mittag- oder Abendessen um je 40 % (11,20 €).
  • Ohne Reisekostenabrechnung mit Anlass, Ziel und Zeiten gibt es keine steuerfreie Erstattung.
  • Beim Gesellschafter-Geschäftsführer sollte die Reisekostenerstattung vorab im Anstellungsvertrag geregelt sein, sonst kann das Finanzamt sie als verdeckte Gewinnausschüttung werten. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater.
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Häufige Fragen

Reisekosten Unternehmer oder Arbeitnehmer bei der GmbH?

Arbeitnehmer. Der Geschäftsführer ist bei der GmbH angestellt, auch als Gesellschafter.

Wie hoch sind die Verpflegungspauschalen?

14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit und für An- und Abreisetag, 28 € für 24 Stunden, im Ausland nach der Länderliste des BMF.

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Allgemeine Information zur Buchung nach DATEV-Kontenrahmen SKR03 und SKR04 (Stand 01.01.2026), keine Steuerberatung. Kontenzuordnungen können je nach Kanzlei und Einzelfall abweichen. Für Ihre konkrete Situation fragen Sie Ihren Steuerberater.

Geprüft vom Heft-Team am 10.11.2026 gegen den DATEV-Kontenrahmen 2026 (SKR03, SKR04) und die genannten Vorschriften. Keine Prüfung durch einen Steuerberater.