Lade den Umsatz-Export deines Geschäftskontos als CSV oder CAMT-XML. Du siehst jede Ausgabe nach Empfänger gruppiert, hakst ab, wofür du den Beleg schon hast, und bekommst die Liste der fehlenden Belege.
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Liest die CSV-Exporte von Sparkasse, Volksbank, DKB, ING, Commerzbank, N26, Revolut Business, Qonto und Wise sowie CAMT.053.
Der Beleg-Agent soll die fehlenden Rechnungen holen, bevor du sie suchst.
Der Beleg-Agent ist Teil von Heft und in Entwicklung. Er soll jede Zahlung auf dem Geschäftskonto mit ihrem Beleg verknüpfen und fehlende Rechnungen aus E-Mails und Lieferantenportalen holen. Was nur du weißt, fragt er kurz nach. Trag dich ein, um ihn als Erste zu testen.
Lade im Onlinebanking oder in der App deiner Bank die Umsätze des Monats als CSV oder CAMT herunter, nicht als PDF.
Die Ausgaben erscheinen nach Empfänger gruppiert. Hake ab, wofür der Beleg schon in deiner Ablage liegt. Steuern, Löhne und Umbuchungen sind schon als anderer Nachweis markiert. Stimmt das bei einer Zahlung nicht, stellst du sie mit einem Klick um.
Lade die Liste der offenen Zahlungen als CSV. Bei bekannten Anbietern steht dabei, wo die Rechnung zum Download liegt.
Für die Buchhaltung gilt das Belegprinzip: keine Buchung ohne Beleg. Die GoBD der Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (GoBD), zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14.07.2025 (IV D 2 - S 0316/00128/005/088)) verlangen, dass jeder Geschäftsvorfall durch einen Beleg nachgewiesen wird. Buchungsbelege sind 8 Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 AO).
Bei Ausgaben hängt außerdem Geld daran: Vorsteuer darfst du nur abziehen, wenn du eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG hast (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Eine fehlende Rechnung über 119 € kostet bei 19 % Umsatzsteuer also 19 € Vorsteuer, und der Prüfer kann die Ausgabe insgesamt in Frage stellen.
Manche Abbuchungen belegt ein anderes Dokument. Der Belegabgleich erkennt sie am Empfänger oder Verwendungszweck und zählt sie nicht als fehlend. Nennt der Verwendungszweck eine Rechnung oder geht die Zahlung an eine Kanzlei, zählt sie dagegen immer als Zahlung mit Rechnung. Prüfe trotzdem, dass das Dokument in deiner Ablage liegt.
Die meisten fehlenden Belege sind nicht verloren, sondern liegen woanders. Telefonanbieter, Software-Abos, Online-Händler, Werbeplattformen, Bahn und Airlines stellen Rechnungen im Kundenkonto bereit. Bei Zahlungen über PayPal oder Stripe kommt die Rechnung vom Händler, nicht vom Zahlungsdienst.
Such außerdem im E-Mail-Postfach nach dem Betrag oder dem Namen des Empfängers. Fehlt die Rechnung dann noch, fordere beim Lieferanten eine Kopie an. Erst wenn ein Beleg wirklich nicht zu bekommen ist, etwa am Parkautomaten, schreibst du mit der Eigenbeleg-Vorlage einen Ersatzbeleg. Mehr Wege zeigt der Leitfaden fehlende Belege finden.
Gleich die Belege jeden Monat ab, bevor die Umsatzsteuer-Voranmeldung fällig ist oder die Unterlagen an die Kanzlei gehen. So fehlt in der Voranmeldung keine Vorsteuer, und die Rechnung ist noch leicht zu bekommen. Die Checkliste für den Monatsabschluss und die vorbereitende Buchhaltung zeigen die übrigen Schritte.