請求書PDFのファイル名の付け方｜送付・保存の例と御中の扱い

請求書のファイル名は、送るときは日付・書類名・発行元、受け取って保存するときは日付・取引先・金額の順にそろえます。例は 20260831_請求書_青空デザイン株式会社.pdf（送付用）と 20260831_青空デザイン株式会社_110000.pdf（保存用）です。「御中」は基本的に不要で、相手の指定があればそれに従います。保存時は、ファイル名だけで電子帳簿保存法の要件を満たせるわけではない点に注意してください。

会社の事務担当者も、フリーランス・個人事業主も、まずは用途に合う例を選びましょう。

用途別の案内：送付時の付け方／受領後の保存方法／電子帳簿保存法の検索要件

#請求書のファイル名の基本形とコピーできる例

送付用は「どこから届いた何の書類か」、受領後の保存用は「いつ・誰と・いくらの取引か」を分かるようにします。

以下は架空の社名・氏名・取引を使った例です。国税庁の原文例は、その旨を明記します。NGは主に「識別しにくい」「選んだ運用ルールと合わない」という意味で、その名前自体が違法という意味ではありません。

本記事の例では、日付をYYYYMMDDの8桁、金額をカンマや「円」のない半角数字にそろえます。YYYY-MM-DDも名前順で日付順に並ぶので、どちらか一つの形式を選び、混在させないことが大切です。

20260831_請求書_青空デザイン株式会社.pdf
20260831_請求書_山田花子.pdf
20260831_請求書1843_青空デザイン株式会社.pdf

20260831_青空デザイン株式会社_110000.pdf
20260831_青空デザイン株式会社_110000_請求書.pdf
20260831_青空デザイン株式会社_110000_請求書1843.pdf

必要な例を選び、日付・名称・金額・番号を実際の請求書に合わせて差し替えてください。送付用の名前をそのまま保存に使える場合は、必ず別名を作る必要はありません。

#送付時｜相手に伝わる請求書PDFのファイル名

送付用の名前は、受取人の立場で考えます。メールから保存した後も、誰から届いた請求書なのか分かる名前にしましょう。送付先からファイル名の指定がある場合は、その指定を優先します。

#自社名・屋号・氏名で、誰からの請求かを示す

会社なら自社名、フリーランス・個人事業主なら請求書に記載している屋号や氏名を入れます。取引先の会社名だけでは、相手の保存フォルダでほかの発行元の請求書と区別しにくくなります。

例えば、青空デザイン株式会社がみなと商事株式会社へ請求する場合、送付用には発行元の「青空デザイン株式会社」を入れると伝わりやすくなります。社内でしか通じない略称は避けましょう。

日付の意味も決めておきます。発行日を入れる運用なら発行日を使い、月次請求の対象月と混同しないようにします。対象月を補足したいときは、メール本文にも明記すると分かりやすくなります。

#ファイル名の「御中」は基本不要。宛名とは分けて考える

ファイル名の「御中」は基本的に不要です。相手の指定があれば、それに従います。「様」も、ファイルを識別するために必ず入れるものではありません。

ファイル名は書類を見分けるための名前であり、メール本文や請求書本体の宛名とは役割が異なります。宛名の敬称まで省いてよい、という意味ではありません。

改善例：みなと商事株式会社御中.pdf → 20260831_請求書_青空デザイン株式会社.pdf

この例の問題は「御中」が付いていることではなく、書類名・発行元・日付が分からないことです。敬称付きの名前を一律にマナー違反と考える必要はありません。

#請求書番号や「訂正版」で、同じ月の請求書を区別する

同じ月に複数の請求書を送る場合は、請求書番号や短い案件名を加えると区別しやすくなります。番号はPDF本体と一致させ、毎回同じ位置に入れましょう。

請求内容を直した場合は「訂正版」と明記する案があります。「最終」「最終2」では、相手がどれを確認すべきか判断しにくいためです。

改善例：請求書_最終版2.pdf → 20260831_請求書1843_青空デザイン株式会社_訂正版.pdf

同じPDFをもう一度送るだけなら、内容を直した「訂正版」とは区別し、メール本文で再送であることを伝えます。送信前には、添付したPDFの宛先・番号・日付とファイル名を照合してください。

#送った請求書PDFの控えも保存する

メールで送った請求書PDFも電子取引のデータです。受領分だけでなく、交付した書類の控えも対象になります（問1・問2）。取引情報を添付ファイルでやり取りした場合は、その添付ファイルを保存します（問4）。

紙に印刷するだけでなく、送ったPDFをデータで保存してください。保存用の例は20260831_みなと商事株式会社_110000.pdfで、この場合の取引先は請求先の顧客です。詳しくは保存時の命名・保存方法をご覧ください。

出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（問1・問2・問4・問90の参考3）。

#保存時｜日付・取引先・金額で探せる名前にそろえる

受領後の保存では、名前の順番だけでなく、各項目に何を入れるかまで決めます。日付・取引先・金額が同じ基準で入っていれば、担当者が変わっても探し方を共有しやすくなります。

#日付はいつ？取引日・発行日・受領日を区別する

日付は「8桁にする」という表記のルールと、「どの日を使うか」という意味のルールを分けて考えます。

国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」の検索項目は、取引年月日その他の日付です（問48）。問19には受領日を使った例がありますが、これをすべての請求書に一律に当てはめるのではなく、自社で採用する日付の意味を確認しましょう。

例えば、「PDFに記載された取引日を使う」と決めた場合は、次のように区別します。

この運用での改善例：20260902_青空デザイン株式会社_110000.pdf → 20260831_青空デザイン株式会社_110000.pdf

受領日を使うこと自体がNGなのではなく、決めた基準との不一致を直す例です。必要な日付が分からなければ、推測で埋めずに確認してください。

#取引先の表記と金額の基準をそろえる

受け取った請求書では、取引先は通常、請求書の発行元です。宛先に書かれた自社名を入れないように注意します。

みなと商事株式会社が受領した場合の改善例：20260831_みなと商事株式会社_110000.pdf → 20260831_青空デザイン株式会社_110000.pdf

同じ会社を「株式会社」「（株）」などと書き分けないよう、使用する表記を共有しておきます。

金額について、国税庁は帳簿の税抜・税込の処理に合わせるのが望ましいとしつつ、受領データに記載された金額も認めています（問57）。税込への統一が法律上必須という意味ではありません。例えば税込の請求額を使う運用なら、明細の単価や税抜小計と取り違えないように確認します。

#保存フォルダと重複時の名前まで決めておく

国税庁の問19には、取引先別や月別などのフォルダへ保存する例もあります。自社の探し方に合わせ、置き場所を決めましょう。

フォルダ構成の例：受領請求書 → 2026年 → 08月

送付控えも扱う場合は、最初に「受領請求書」と「送付控え」を分けると、どちらの取引先名が入っているか判断しやすくなります。

同日・同取引先・同金額でも、別の請求書かもしれません。内容を確かめ、番号で区別する案があります。

改善例：20260831_青空デザイン株式会社_110000 (1).pdf → 20260831_青空デザイン株式会社_110000_請求書1843.pdf

末尾の「(1)」を機械的に削るのではなく、請求書番号や明細を照合してください。索引簿を使っている場合は、変更後の名前との対応も確認します。運用を始める前に、数件で取引先名・日付・金額から目的のPDFを探せるか試しましょう。別の担当者も同じように見つけられるか確かめると、表記の揺れや保存場所の迷いに気づけます。

まとめて変更する操作は複数のファイル名をまとめて変更する方法で紹介しています。領収書も含めた受付フォルダや年ごとの整理は、領収書・請求書の整理方法をご覧ください。

#電子帳簿保存法の検索要件と、命名以外に必要なこと

ファイル名をそろえることと、保存要件を満たすことは同じではありません。以下は国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（令和8年7月）の説明です。

#原則は日付・金額・取引先で検索できること

検索機能の原則は、次の3点です（問48）。

ただし、解説では、税務職員のダウンロードの求めに応じられる場合、（2）の範囲指定と（3）の組合せの要件は不要としています。検索機能自体が不要になる条件は、検索機能が不要な場合で説明します。

名前順に並べられることと、必要な条件で検索できることは別です。名前をそろえた後も、採用した保存方法で必要なデータを探せるか確認してください。

#国税庁の保存例は、命名・フォルダ・事務処理規程の組合せ

問19は、一般的なパソコンとプリンタを持ち、特別な保存ソフトを使っていない個人事業主への回答です。規則性のある命名、取引先別や月別などのフォルダ保存、事務処理規程を定めて備え付け、その規程に沿って運用する方法を組み合わせています。税務職員から求められた場合のデータ提出も必要です。

国税庁の原文の命名例は20210131_㈱霞商店_110000です。2021年1月31日に株式会社霞商店から受領した請求書の例で、原文には拡張子がありません。事務処理規程のサンプルは同PDFの問33にあります。

「名前を変えるだけでよい」と切り離さず、保存方法を一緒に確認しましょう。

#連番のファイル名と索引簿で管理する方法もある

問19には、内容を示すファイル名の代わりに、連番を付けたファイルと索引簿で検索する方法も示されています。

名前を変えた場合は索引簿も確認し、該当するPDFを探せる状態にします。これは命名部分の代替であり、ほかの保存上の確認まで不要になるわけではありません。

#検索機能が不要な場合でも、電子データは保存する

2024年1月1日以後の電子取引では、次のいずれかに当てはまり、かつ税務職員のダウンロードの求めに応じられる場合、検索機能の確保は不要です（問19・問51・問52）。

基準期間は、個人事業者は前々年、法人は前々事業年度です（問51）。例えば、個人事業者の2026年の取引なら、確認するのは2024年の売上高です。いまの月商や前年の売上だけで判断しないようにしましょう。

検索機能が不要でも、電子データの保存は必要です。2024年1月1日以後の電子取引では、印刷した紙だけでの保存には置き換えられません（問90の参考3）。個別の判断は税理士または税務署に相談してください。

#受け取った請求書の命名をNameQuickで補助する

NameQuick 3は、Windows・Macでファイルの内容から名前の候補を作るデスクトップアプリです。国税庁が問19で検索の一例として示す、規則性のある命名（日付・取引先・金額）をそろえる作業を補助しますが、これだけで保存要件を満たせるわけではありません。試す前に、後述のAIの処理先も確認してください。

#命名ルールを保存し、候補を請求書と照合する

Presets（プリセット）には、文章でルールを伝えるWritten instructions（文章で指定）と、項目・固定文字を組み合わせるFilename template（ファイル名のパターン）があります。

Filename templateの設定例は、取引日・取引先（発行元）・金額の順にフィールドを並べ、区切りを_にする形です。日付はYYYYMMDD、金額は半角数字のみになるよう、各項目に指示を添えます。必要項目のIf not found（見つからない場合）をSkip file（ファイルをスキップ）にすると、見つからないときは不完全な名前を適用せず保留します。

Test this Preset（このプリセットをテスト）では、サンプル1件を変更せずに候補を確認できます。

説明用の命名例：請求書 (1).pdf → 20260831_青空デザイン株式会社_110000.pdf

AIは誤読することがあるため、日付・取引先・金額を必ずPDFと照合してから適用します。History（履歴）でUndo（取り消す）が利用できる場合は、変更を取り消せます。

NameQuickはPDFに書かれた発行日や取引日を読み取るため、前述のルールでダウンロード日や受領日を使う場合は、その日付を手入力で補ってください。

ガイドの例は請求日・発行者名・請求書番号ですが、同じ手順を日付・取引先・金額にも使えます。PDFの内容からファイル名を付ける方法とプリセットの設定をご覧ください。

#監視フォルダは、空の状態で確認待ちに設定する

Watch folders（監視フォルダ）は、指定フォルダに新しく入ったファイルの名前を提案します。プリセットを選ぶと処理がすぐ有効になるため、空のフォルダを登録し、選択直後にHold for Review（確認待ちにする）へ設定してください。

その後にPDFを入れると、Review（確認）サイドバーで承認まで待機します。詳しくは監視フォルダの設定をご覧ください。

#業務書類を扱う前に、AIの処理先を確認する

ManagedではEU経由のサービスを利用し、データは名前変更の処理だけに使われ、学習には使われません。Self-Managedでは、自分のクラウドAPIキー、またはOllama・LM Studio経由のローカルモデルを選べます。

データがコンピューターの外に出ないのはローカルモデル利用時だけです。業務書類を処理する前に、社内ルールや取引先との約束に合う処理先か確認してください。

#請求書のファイル名についてよくある質問

#請求書のファイル名に「御中」や「様」は必要ですか？

基本的に不要です。相手の指定があれば、それに従います。ファイル名の敬称と、メール本文・請求書本体の宛名は分けて考えましょう。敬称を増やすより、書類名・発行元・日付が伝わる名前を優先してください。

#ファイル名に使っていい記号は？

区切りには_や-を使うとそろえやすくなります。Microsoft Learnの命名規則では、Windowsで使えない文字として/、\、:などを挙げています。

改善例：20260831:請求書.pdf → 20260831_請求書.pdf

詳しくはファイル名に使えない文字・記号の一覧をご覧ください。

#添付ファイルのファイル名のマナーは？

開く前に内容・日付・発行元が伝わる名前にします。例は20260831_請求書_山田花子.pdfです。「今月分」「最終版」だけの名前や社内用の略称は避け、相手の指定があれば優先します。最後に、名前と添付したPDFの内容が一致するか確認しましょう。

#請求書の電子保存のファイル名は？

例は20260831_青空デザイン株式会社_110000.pdfです。国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」には、規則性のある命名や連番と索引簿を使う方法があります（問19）。特定の並び方だけが正解ではなく、命名だけで保存要件を満たせるわけでもありません。

#請求書ファイルのおすすめは？

送付形式を選ぶならPDFを基本にし、相手の指定を確認しましょう。電子ファイルの整理なら、日付・取引先・金額の命名と月別・取引先別のフォルダを使う案があります。紙の収納用品なら、月別や取引先別に仕分けられるものを選ぶと整理しやすくなります。ただし、電子取引データを紙だけに置き換えることはできません（問90の参考3）。

#領収書や見積書のPDFにも同じ命名ルールを使えますか？

書類の種類を明示する考え方は使えます。例は、領収書なら20260831_若葉文具株式会社_3300_領収書.pdf、送付する見積書なら20260820_見積書_青空デザイン株式会社.pdfです。これは命名例であり、書類名を置き換えるだけで保存上の判断まで同じになる、という意味ではありません。