Belege digitalisieren: Kassenbons und Quittungen scannen und aufbewahren

Belege digitalisieren heißt: jeden Papierbeleg zeitnah scannen oder fotografieren, vollständig und lesbar als Datei speichern, der passenden Zahlung zuordnen und so aufbewahren, dass er bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist auffindbar bleibt. Ein Foto in der Handygalerie ist dafür ein Anfang, aber noch kein Ablauf. Dieser Leitfaden zeigt die Schritte, die Regeln aus Abgabenordnung und GoBD und die Frage, wann Sie das Papier entsorgen dürfen.

Offenlegung: Wir entwickeln Heft, einen Beleg-Agenten. Er ist noch nicht verfügbar. Dieser Leitfaden beschreibt einen Ablauf, den Sie heute ohne Heft umsetzen können.

#Welche Belege auf Papier ankommen

Lieferantenrechnungen kommen heute meist per E-Mail oder als E-Rechnung. Auf Papier bleiben vor allem die kleinen Belege aus dem Alltag:

• Kassenbons aus Baumarkt, Bürobedarf oder Tankstelle
• Quittungen für bar bezahlte Leistungen
• Bewirtungsbelege aus dem Restaurant, die zusätzliche Angaben brauchen; Einzelheiten unter Geschäftsessen absetzen
• Fahrscheine, Parktickets und Hotelbelege von Dienstreisen
• Papierrechnungen von Lieferanten, die noch per Post schicken

Für Lieferantenrechnungen, die per E-Mail, Portal oder als E-Rechnung kommen, gilt ein eigener Ablauf. Ihn beschreibt die Anleitung Eingangsrechnungen digitalisieren.

Ein Kassenbon bis 250 Euro brutto kann als Kleinbetragsrechnung genügen, wenn er die Angaben nach § 33 UStDV enthält: Name und Anschrift des Verkäufers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Bruttobetrag und Steuersatz. Ein reiner Kartenzahlungsbeleg ersetzt die Rechnung nicht automatisch. Mehr dazu im Beitrag Kleinbetragsrechnung.

#Scannen oder fotografieren: so wird der Beleg lesbar

Für die Buchhaltung zählt, dass alle Angaben auf der Datei vollständig und gut lesbar sind. Welches Gerät Sie nutzen, ist zweitrangig:

Fünf Handgriffe machen den Unterschied:

1. Zeitnah erfassen. Kassenbons auf Thermopapier können mit der Zeit verblassen. Erfassen Sie sie am selben Tag oder spätestens zum Wochenende.
2. Vollständig erfassen. Alle Seiten, bei langen Bons das ganze Band, und Rückseiten, wenn darauf etwas steht, zum Beispiel Angaben zur Bewirtung.
3. Lesbarkeit prüfen. Öffnen Sie die Datei einmal und prüfen Sie Datum, Betrag, Steuersatz und Verkäufer. Ein unscharfes Bild erfassen Sie sofort neu, solange das Papier noch da ist.
4. Eindeutig benennen. Ein festes Schema wie 2026-09-20_Baumarkt_42-10.pdf macht den Beleg später ohne Öffnen auffindbar.
5. Der Zahlung zuordnen. Notieren Sie, zu welcher Kontobewegung oder Barzahlung der Beleg gehört. Erst die Zuordnung macht aus einer Datei einen buchbaren Beleg.

#Was das Gesetz für digitalisierte Belege verlangt

Belege dürfen digital aufbewahrt werden. § 147 Absatz 2 der Abgabenordnung erlaubt die Aufbewahrung von Buchungsbelegen auf Bild- oder Datenträgern, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe

• mit den Buchungsbelegen bildlich übereinstimmt, wenn sie lesbar gemacht wird, und
• während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar ist, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden kann.

Buchungsbelege sind nach § 147 Absatz 3 AO acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Die Fristen für andere Unterlagen erklärt Aufbewahrungsfrist für Rechnungen.

Wie das Scannen und Fotografieren im Einzelnen ablaufen soll, beschreiben die GoBD des Bundesfinanzministeriums unter dem Stichwort bildliche Erfassung. Für die Praxis heißt das: Der Beleg wird vollständig und lesbar erfasst, die Datei wird gegen Verlust und unbemerkte Änderung geschützt, und der Ablauf wird so dokumentiert, dass ein Dritter ihn nachvollziehen kann. Nach der Erfassung soll die weitere Bearbeitung an der Datei erfolgen. Wird das Papier nachträglich bearbeitet, verlangen die GoBD eine erneute Erfassung mit nachvollziehbarem Bezug zur ersten Fassung. BMF-GoBD, Randziffern 136 bis 141.

Die Dokumentation dieses Ablaufs gehört in die Verfahrensdokumentation. Eine Vorlage dafür finden Sie unter Verfahrensdokumentation.

#Darf ich den Papierbeleg nach dem Digitalisieren wegwerfen?

Ein Foto allein erlaubt noch nicht, das Papier zu entsorgen. Die bildliche Erfassung kann das Papier ersetzen, wenn der Beleg vollständig und lesbar erfasst, nachprüfbar aufbewahrt und der tatsächliche Ablauf dokumentiert ist. Ob ein Dokument gesetzlich im Original aufbewahrt werden muss oder ob das Papier als Beweismittel wichtig ist, prüfen Sie vor der Vernichtung gesondert.

Das folgende Video stammt aus unserer Anleitung zu Eingangsrechnungen und beantwortet dieselbe Frage für fotografierte Papierbelege.

Eine Handygalerie, in der Fotos bearbeitet und gelöscht werden können, bildet diesen Ablauf nicht automatisch ab. Legen Sie die Dateien deshalb in einer Ablage ab, die Änderungen verhindert oder protokolliert, und sichern Sie sie regelmäßig. Wenn Sie unsicher sind, behalten Sie das Papier, bis Ihre Kanzlei den Ablauf bestätigt hat.

#Belege monatlich an die Kanzlei übergeben

Digitalisierte Belege nützen erst, wenn sie zusammen mit den Zahlungen bei der Kanzlei ankommen. Ein einfacher Monatsrhythmus genügt:

1. Kontoauszug des Monats öffnen und jede Zahlung mit einem Beleg verbinden.
2. Zahlungen ohne Beleg als offene Fälle notieren und gezielt nachsuchen; dabei hilft Fehlende Belege.
3. Belege und Liste der offenen Fälle getrennt übergeben, in dem Format, das Ihre Kanzlei verlangt.

Den vollständigen Ablauf vor der Übergabe beschreibt vorbereitende Buchhaltung. Wenn Sie Belege am Mac per Texterkennung automatisch umbenennen möchten, lesen Sie Belege per OCR erfassen.

#Was Heft dafür plant

Heft soll künftig bei den Zahlungen auf dem Geschäftskonto beginnen und zu jeder Zahlung den passenden Beleg suchen: in E-Mails und Lieferantenportalen und, wenn es keinen digitalen Beleg gibt, über ein Foto des Kassenbons oder eine kurze Beschreibung. Papier- und Fotobelege sind damit Teil des geplanten Beleg-Agenten. Heft ist in Entwicklung und noch nicht verfügbar; auf der Heft-Seite können Sie sich für den frühen Zugang vormerken. Eine Erkennungsquote oder GoBD-Bestätigung ist damit nicht verbunden.

#Häufig gestellte Fragen

#Darf ich Belege mit dem Handy fotografieren?

Ja, ein Foto oder ein Scan mit dem Smartphone kann ausreichen, wenn der Beleg vollständig und lesbar erfasst ist, die Datei mit dem Original bildlich übereinstimmt und Sie den Ablauf nachvollziehbar dokumentieren. Ein einzelnes Foto in der Galerie ohne Ablage und Schutz vor Änderungen erfüllt das nicht automatisch.

#Wie lange muss ich digitalisierte Belege aufbewahren?

Buchungsbelege acht Jahre nach § 147 Absatz 3 AO. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist, und läuft nicht ab, solange der Beleg für Steuern von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch läuft.

#Darf ich den Kassenbon nach dem Scannen wegwerfen?

Erst wenn die bildliche Erfassung ordnungsgemäß erfolgt, die Datei sicher aufbewahrt und der Ablauf dokumentiert ist. Prüfen Sie außerdem, ob das Original gesetzlich aufbewahrt werden muss oder als Beweismittel wichtig sein kann. Im Zweifel behalten Sie das Papier, bis Ihre Kanzlei den Ablauf bestätigt hat.

#Welches Dateiformat eignet sich für digitalisierte Belege?

PDF hat sich bewährt, weil mehrseitige Belege in einer Datei bleiben und die meisten Programme es lesen. Wichtiger als das Format ist, dass alle Angaben lesbar sind und die Datei später verfügbar und auswertbar bleibt.

#Was ist der Unterschied zwischen Belege digitalisieren und Eingangsrechnungen digitalisieren?

Belege digitalisieren meint vor allem Papierbelege wie Kassenbons, Quittungen und Bewirtungsbelege, die gescannt oder fotografiert werden. Eingangsrechnungen digitalisieren meint den Ablauf für Lieferantenrechnungen, die überwiegend per E-Mail, Portal oder als E-Rechnung ankommen.

#Quellen und Stand

Stand und Quellenprüfung: 3. Oktober 2026. Die Aussagen zur digitalen Aufbewahrung beruhen auf § 147 AO (geprüft am 3. Oktober 2026) und den BMF-GoBD im amtlichen AO-Handbuch 2026, Randziffern 136 bis 141 (geprüft am 1. Oktober 2026), die Angaben zur Kleinbetragsrechnung auf § 33 UStDV. Das Video ist das bestehende Erklärvideo aus der Anleitung zu Eingangsrechnungen. Eine individuelle steuerliche Prüfung ist damit nicht verbunden. Heft ist in Entwicklung und noch nicht verfügbar.