Eröffnungsbilanz für GmbH und UG erstellen

Jeder Kaufmann muss zu Beginn seines Handelsgewerbes einen Abschluss aufstellen, der sein Vermögen und seine Schulden zeigt: die Eröffnungsbilanz (§ 242 Abs. 1 HGB). Eine GmbH oder UG ist Kaufmann kraft Rechtsform, also braucht sie eine. Sie ist der Startpunkt der doppelten Buchführung: Aus ihr werden die ersten Konten eröffnet, und am Ende des ersten Geschäftsjahres folgt der Jahresabschluss.

Bei einer frisch gegründeten GmbH ist sie kurz. Auf der Aktivseite steht, was an Stammkapital eingezahlt oder eingefordert ist. Auf der Passivseite steht das gezeichnete Kapital. Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang gibt es zur Eröffnungsbilanz nicht.

Beispiel: Eine GmbH mit 25.000 € Stammkapital, gegründet mit Musterprotokoll. Der Gründer zahlt vor der Anmeldung 12.500,00 € ein; den Rest fordert die Gesellschaft noch nicht ein.

Gebucht wird das in SKR04 so: 1298 an 2900 über 12.500,00 € für den eingeforderten Teil, 2910 an 2900 über 12.500,00 € für den Rest und 1800 an 1298 für die Einzahlung. In SKR03 sind es die Konten 0830, 0800, 0820 und 1200. Viele Programme buchen die Anfangsbestände stattdessen gegen das Saldenvortragskonto 9000; das Ergebnis in der Bilanz ist dasselbe.

GmbH: Das Stammkapital beträgt mindestens 25.000 € (§ 5 Abs. 1 GmbHG). Vor der Anmeldung zum Handelsregister muss auf jeden Geschäftsanteil mindestens ein Viertel eingezahlt sein, insgesamt mindestens die Hälfte des Mindeststammkapitals, also 12.500 € (§ 7 Abs. 2 GmbHG). Den Rest können die Gesellschafter später einzahlen, wenn die Gesellschaft ihn einfordert.

UG (haftungsbeschränkt): Sie darf erst angemeldet werden, wenn das Stammkapital voll eingezahlt ist, und Sacheinlagen sind ausgeschlossen (§ 5a Abs. 2 GmbHG). Ausstehende Einlagen gibt es bei ihr deshalb in der Eröffnungsbilanz in der Regel nicht.

Eingefordert oder nicht: Was die Gesellschaft noch nicht eingefordert hat, setzen Sie auf der Passivseite offen vom gezeichneten Kapital ab, und der Rest heißt Eingefordertes Kapital. Ist ein Betrag eingefordert, aber noch nicht bezahlt, steht er auf der Aktivseite unter den Forderungen (§ 272 Abs. 1 HGB). Setzen Sie den Stichtag auf den Tag der Beurkundung, ist oft noch gar nichts eingezahlt: Dann steht die Mindesteinlage als eingeforderte Forderung in der Bilanz, und die Einzahlung buchen Sie danach.

Notar, Handelsregister und Gewerbeanmeldung kosten zusammen meist einige hundert Euro; was genau, zeigt der Gründungskosten-Rechner. Die GmbH trägt diese Kosten nur, soweit der Gesellschaftsvertrag das vorsieht. Das Musterprotokoll weist ihr Gründungskosten bis 300 € zu, höchstens bis zur Höhe des Stammkapitals. Mit eigener Satzung steht der Betrag in der Satzung. Den Rest tragen die Gründer selbst; zahlt die GmbH ihn trotzdem, droht eine verdeckte Gewinnausschüttung.

Gründungskosten erscheinen nicht in der Eröffnungsbilanz als Vermögen, denn aktivieren darf man sie nicht (§ 248 Abs. 1 Nr. 1 HGB). Sie sind Aufwand im ersten Geschäftsjahr. Die Notarrechnung buchen Sie auf Rechts- und Beratungskosten (SKR03 4950, SKR04 6825) und ziehen die Umsatzsteuer als Vorsteuer ab (1576 bzw. 1406), wenn die Rechnung auf die Gesellschaft lautet. Handelsregister und Gewerbeamt stellen keine Umsatzsteuer in Rechnung; wir buchen sie auf Sonstige Abgaben (4390 bzw. 6430), viele nehmen auch hier die Rechts- und Beratungskosten. Im Beispiel oben trägt die GmbH 300,00 € von 537,03 €; die Gründer zahlen 237,03 € selbst.

Hat ein Gründer die Rechnungen privat bezahlt, bevor das Geschäftskonto bestand, buchen Sie den Aufwand gegen Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern (0730 bzw. 3510) und die Erstattung später über die Bank. Leiht er der GmbH darüber hinaus Geld, ist das ein Gesellschafterdarlehen.

Mit dem Stichtag beginnt die laufende Buchhaltung. Typisch in den ersten Wochen sind der erste Laptop, Software-Abos und die erste Umsatzsteuer-Vorauszahlung. Welche Fristen gelten, zeigt der Steuertermine-Kalender.