Ordnerstruktur für die Buchhaltung: Vorlage zum Kopieren

#TL;DR

• Erst das Jahr, dann die Belegart. Buchhaltung und Aufbewahrungsfristen rechnen in Jahren. Ein abgeschlossenes Jahr wandert deshalb in einem Schritt ins Archiv.
• Monatsordner nur, wo sich Belege stapeln. Eingangsrechnungen bekommen zwölf Monatsordner, Ausgangsrechnungen nicht, weil die fortlaufende Rechnungsnummer sie schon sortiert.
• Lohn getrennt. Lohnabrechnungen liegen in einem eigenen Hauptordner mit eigenen Zugriffsrechten.
• Ein Dateiname pro Beleg. YYYY-MM-DD_Partner_Belegart_Belegnummer.pdf sortiert chronologisch und bleibt auch nach dem Hochladen in die Buchhaltungssoftware verständlich.
• Eingang automatisieren. NameQuick benennt neue Belege nach ihrem Inhalt, Regeln verschieben sie in den richtigen Ordner, auf Mac und Windows.

Lade die Vorlage herunter oder kopiere den Ordnerbaum unten. Sie ist für Selbstständige und kleine Unternehmen gedacht, die ihre Belege selbst sammeln und an eine Steuerkanzlei oder eine Buchhaltungssoftware übergeben.

Alle kostenlosen Ordner- und Namensvorlagen findest du in der Vorlagen-Übersicht.

#Die Ordnerstruktur für die Buchhaltung zum Kopieren

Die Struktur entspricht der ZIP. Lösche Ordner, die du nicht brauchst, etwa 04_Kasse ohne Bargeld oder 02_Lohn ohne Angestellte.

Buchhaltung
├─ 00_Eingang
├─ 01_Dauerunterlagen
│  ├─ Bank-und-Kredite
│  ├─ Finanzamt
│  └─ Steuerkanzlei
├─ 02_Lohn
│  └─ 2026
├─ 2026
│  ├─ 01_Eingangsrechnungen
│  │  ├─ 2026-01
│  │  ├─ 2026-02
│  │  ├─ 2026-03
│  │  ├─ 2026-04
│  │  ├─ 2026-05
│  │  ├─ 2026-06
│  │  ├─ 2026-07
│  │  ├─ 2026-08
│  │  ├─ 2026-09
│  │  ├─ 2026-10
│  │  ├─ 2026-11
│  │  └─ 2026-12
│  ├─ 02_Ausgangsrechnungen
│  ├─ 03_Kontoauszuege
│  ├─ 04_Kasse
│  ├─ 05_Steuern
│  │  ├─ Umsatzsteuer
│  │  └─ Bescheide
│  ├─ 06_Auswertungen
│  └─ 07_Jahresabschluss-EUeR
└─ 99_Archiv
   └─ 2025

Die Ordnernamen verzichten auf Umlaute, ß und Leerzeichen (Kontoauszuege statt Kontoauszüge). Das vermeidet Probleme, wenn Mac, Windows, NAS und Cloud-Sync dieselben Ordner teilen. Die Nummern legen die Reihenfolge fest: 00_Eingang steht oben, das laufende Jahr in der Mitte, 99_Archiv unten.

Was in die einzelnen Ordner gehört:

Ein paar Entscheidungen, die du einmal triffst und dann beibehältst:

• Monat nach Rechnungsdatum. Eine Rechnung vom 30. März gehört nach 2026-03, auch wenn du sie erst im April bezahlst. So stimmt der Ordner mit dem Datum im Dateinamen überein.
• Belege zu Bankbewegungen bleiben, wo sie hingehören. Eine bezahlte Lieferantenrechnung liegt in 01_Eingangsrechnungen, nicht beim Kontoauszug. Den Zusammenhang stellt deine Buchhaltungssoftware oder Kanzlei her.
• Keine Kopien an zwei Orten. Eine Rechnung, die zu einem Kundenprojekt gehört, liegt trotzdem nur in der Buchhaltung. Kundenname oder Projektnummer im Dateinamen führen auch von dort schnell hin.
• Kein Ordner für „bezahlt“ oder „gebucht“. Bearbeitungsstände ändern sich, der Ablageort nicht. Den Stand siehst du in der Buchhaltungssoftware.

#Wie die Buchhaltung in die Firmenablage passt

Die Vorlage beschreibt nur die Buchhaltung. In der Ordnerstruktur-Vorlage für Unternehmen entspricht sie dem Bereich 02_Finanzen. Du kannst die Jahresordner dieser Vorlage dort einsetzen oder die Buchhaltung als eigene Ablage führen, etwa wenn nur Inhaber und Buchhaltung Zugriff haben sollen. Für Unterlagen zu Hause ist die 7-Ordner-Vorlage für private Unterlagen gedacht.

Arbeitest du mit DATEV, sieht deren Grundstruktur für den Belegtransfer einen Ordner pro Mandant und darunter einen pro Belegtyp vor. Wie du Ordner und Dateinamen dafür anpasst, erklärt der Beitrag Belege benennen für DATEV. Stimme die Zuordnung in jedem Fall mit deiner Kanzlei ab.

#Dateinamen für Belege

Der Ordner sagt, zu welchem Jahr und welcher Belegart ein Beleg gehört. Der Dateiname sagt, was es ist, auch nachdem die Datei in eine Buchhaltungssoftware hochgeladen oder per E-Mail an die Kanzlei geschickt wurde.

YYYY-MM-DD_Partner_Belegart_Belegnummer.pdf

• Belegdatum im ISO-Format, also das Rechnungs- oder Belegdatum, nicht das Scan- oder Downloaddatum. Beim Kontoauszug das Ende des Zeitraums.
• Partner ist der Lieferant oder bei Ausgangsrechnungen der Kunde, immer gleich geschrieben und ohne Umlaute: Grosshandel-Weber, nicht einmal „Großhandel Weber GmbH“ und einmal „weber“.
• Belegart aus einer festen Liste: Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Gutschrift, Kontoauszug, Kassenbeleg, Bescheid.
• Belegnummer aus dem Dokument übernehmen. Schrägstriche schreibst du als Bindestrich, etwa RE-2026-4711.

Weitere Vorlagen je Belegart und Regeln für Sonderfälle wie Bewirtungsbelege findest du im Beitrag Belege benennen für DATEV.

#Monatsabschluss und Jahresabschluss

Die Ordnerstruktur hilft am meisten, wenn du sie regelmäßig leerst und abschließt. Ein einfacher Rhythmus:

1. Täglich oder wöchentlich: Eingang leeren. Jede Datei bekommt einen Namen und ihren Ordner. Unklare Belege bleiben im Eingang, bis du sie klärst.
2. Monatlich: Monat abschließen. Prüfe, ob zu jeder Bankbewegung ein Beleg vorliegt, und übergib den Monat an die Kanzlei oder deine Buchhaltungssoftware. Eine ausführliche Liste bietet die Checkliste für den Monatsabschluss.
3. Jährlich: Jahr archivieren. Wenn die Kanzlei das Jahr abgeschlossen hat, verschiebst du den Jahresordner nach 99_Archiv. Für das neue Jahr kopierst du die leeren Unterordner des alten Jahres. Lohnjahre bleiben in 02_Lohn, damit die Zugriffsrechte erhalten bleiben.

Papierbelege scannst du am besten direkt in 00_Eingang. Wie du Kassenbons und Quittungen lesbar digitalisierst, zeigt der Leitfaden Belege digitalisieren.

#Aufbewahrungsfristen

Das Archiv nach Jahren passt zu den gesetzlichen Fristen, weil sie jeweils mit dem Ende eines Kalenderjahres beginnen. Die folgenden Regeln haben wir am 3. Oktober 2026 auf gesetze-im-internet.de geprüft:

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden, der Brief empfangen oder abgesandt oder der Jahresabschluss aufgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Eine Rechnung aus dem März 2026 darfst du nach diesen Regeln also frühestens nach dem 31. Dezember 2034 löschen. Jahresabschluss oder EÜR in 07_Jahresabschluss-EUeR brauchen zehn Jahre. Mehr zu Ausnahmen und zu E-Rechnungen steht im Beitrag Aufbewahrungsfrist für Rechnungen, weitere Unterlagen nennt die Fristen-Tabelle zum Dokumente-Aufbewahren. Den Löschplan stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab.

#Belege automatisch benennen und ablegen mit NameQuick

Der wiederkehrende Teil der Buchhaltungsablage ist der Eingang: Rechnungen per E-Mail, Scans, Fotos von Kassenbons. NameQuick ist die App, die Dateien anhand ihres Inhalts umbenennt, für Mac und Windows. Deine Belege bleiben dabei gewöhnliche Dateien in deiner Ordnerstruktur.

Die ZIP enthält Ordner, keine importierbare NameQuick-Konfiguration. So richtest du den Ablauf ein:

1. Schema als Preset anlegen. Unter Presets legst du ein Dateinamensformat an oder beschreibst das Schema in eigenen Worten, zum Beispiel: „Belegdatum zuerst als YYYY-MM-DD, dann der Name des Geschäftspartners ohne Umlaute, dann die Belegart aus dieser Liste: Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Gutschrift, Kontoauszug, Kassenbeleg, Bescheid, dann die Belegnummer.“ Bei PDFs liest NameQuick den Text, bei Scans und Fotos liest das KI-Modell das Seitenbild. Einen separaten lokalen OCR-Schritt fürs Benennen gibt es nicht.
2. Eingang überwachen. Füge 00_Eingang als überwachten Ordner hinzu und wähle dein Preset. Wähle unmittelbar danach Zur Prüfung anhalten, damit nichts umbenannt oder verschoben wird, bevor du zustimmst.
3. Mit Regeln einsortieren. Lege Regeln an, die nach dem Umbenennen laufen und die Datei mit Datei verschieben → in einen Ordner verschieben ablegen.
4. Auf automatisch umstellen, wenn es passt. Nach einer Woche Prüfen stellst du den Ordner auf Automatisch anwenden. Umbenennungen stehen im Verlauf, wo du sie in vielen Fällen mit Rückgängig zurücknehmen kannst.

Regeln für die Vorlage könnten so aussehen:

Regeln prüfen Wörter im fertigen Dateinamen und Dateieigenschaften wie Typ oder Größe. Den Inhalt des Dokuments lesen sie nicht. Weil das Belegdatum am Anfang des Namens steht, kann eine Regel mit Name entspricht und einem regulären Ausdruck den Monat aus dem Namen erkennen. Das sind zwölf Regeln pro Jahr. Alternativ legst du alle Eingangsrechnungen mit einer Regel in 01_Eingangsrechnungen und verteilst sie beim Monatsabschluss. Der Platzhalter {month} in einem Pfadmuster hilft hier nicht, denn er stammt vom Verarbeitungszeitpunkt, nicht aus dem Beleg: Eine Rechnung vom 30. März, die am 2. April verarbeitet wird, landet sonst im April.

Ein paar Details, bevor du loslegst:

• Jahreswechsel. Regeln mit festem Zielordner stellst du zum 1. Januar auf den neuen Jahresordner um. Prüfe die ersten Belege des neuen Jahres, denn Rechnungen aus dem Dezember kommen oft erst im Januar an.
• Mac und Windows. Überwachte Ordner, Presets, Regeln, Prüfen sowie Verlauf und Rückgängig gibt es auf beiden Systemen. Finder-Tags gibt es nur auf dem Mac.
• Deine Wahl beim KI-Modell. Mit Self-Managed und einem lokalen KI-Modell bleibt die Benennungsanalyse auf deinem Rechner. Mit eigenem Cloud-API-Key geht der Dateiinhalt direkt an den gewählten Anbieter. Bei Managed wird er in NameQuicks EU-Cloud verarbeitet, nicht zum Training genutzt und nach der Verarbeitung gelöscht. Für Lohnunterlagen ist die lokale Variante oft am leichtesten zu begründen. Details stehen unter Datenschutz und Datenverarbeitung.
• Was NameQuick nicht ist. NameQuick bucht nichts, gleicht keine Kontoauszüge ab, erzwingt keine Aufbewahrungsfristen und ist kein revisionssicheres Archiv. Es benennt neue Dateien und legt sie nach deinen Regeln ab.

Für die Suche nach fehlenden Belegen zu Bankzahlungen entwickeln wir außerdem Heft. Heft ist in Entwicklung und noch nicht verfügbar. Der geplante Beleg-Agent soll bei den Zahlungen auf dem Geschäftskonto starten, in Postfach und Lieferantenportalen suchen und den Monat für die Kanzlei vorbereiten. Auf der Heft-Seite kannst du dich für den frühen Zugang vormerken.

Die Preise für beide Varianten findest du unter NameQuick-Preise: Self-Managed kostet 69 € einmalig für ein Gerät, Managed gibt es ab 12 € pro Monat. Der Self-Managed-Test enthält 30 Umbenennungen ohne Karte. Download auswählen und teste es zuerst mit Kopien aus deinem Eingang.

#FAQ

#Was ist eine sinnvolle Ordnerstruktur für die Buchhaltung?

Eine sinnvolle Ordnerstruktur ordnet zuerst nach Geschäftsjahr und darunter nach Belegart: Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Kasse, Steuern, Auswertungen und Jahresabschluss oder EÜR. Dazu kommen ein Eingang für neue Dateien, ein Ordner für Dauerunterlagen, ein getrennter Lohnordner und ein Archiv. Jede Belegart hat genau einen Platz.

#Sollte ich Belege nach Monat oder nach Belegart ordnen?

Nach Belegart, und Monatsordner nur dort, wo viele Belege anfallen. In der Vorlage sind das die Eingangsrechnungen. Ausgangsrechnungen sortiert die fortlaufende Rechnungsnummer, Kontoauszüge das Datum im Dateinamen. Wenn deine Kanzlei Belege monatlich anfordert, hilft der Monatsordner beim Übergeben.

#Gehören Kontoauszüge zur Buchhaltung oder in einen eigenen Ordner?

Geschäftliche Kontoauszüge gehören in den Jahresordner der Buchhaltung, in der Vorlage nach 03_Kontoauszuege. Sie sind Buchungsbelege und haben dieselbe Aufbewahrungsfrist wie Rechnungen. Verträge mit der Bank, etwa Kontoeröffnung oder Kredit, liegen dagegen in 01_Dauerunterlagen, weil sie über mehrere Jahre gelten.

#Wie lange muss ich Buchhaltungsunterlagen aufbewahren?

Nach § 147 AO zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge und sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. § 14b UStG verlangt für Rechnungen ebenfalls acht Jahre. Den konkreten Löschplan stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab.

#Passt die Vorlage zur Ordnerstruktur für das ganze Unternehmen?

Ja. In der Ordnerstruktur-Vorlage für Unternehmen entspricht die Buchhaltung dem Bereich 02_Finanzen. Du kannst die Jahresordner dort einsetzen oder die Buchhaltung als eigene Ablage mit eigenen Zugriffsrechten führen.

#Funktioniert die Vorlage mit DATEV oder anderer Buchhaltungssoftware?

Die Vorlage ist eine Ordnerablage und funktioniert unabhängig von der Software. Für den DATEV-Belegtransfer empfiehlt DATEV eine eigene Grundstruktur mit einem Ordner pro Mandant und Belegtyp. Wie du Ordner und Dateinamen darauf abstimmst, erklärt Belege benennen für DATEV.

#Kann NameQuick Belege automatisch in diese Struktur einsortieren?

Ja, nach der Einrichtung. Du überwachst 00_Eingang, legst ein Preset mit deinem Dateinamensschema an und richtest Regeln ein, die Belege nach dem Umbenennen verschieben, zum Beispiel „Name enthält Kontoauszug“ nach 2026/03_Kontoauszuege. Starte mit Zur Prüfung anhalten und stelle auf Automatisch anwenden um, wenn die Ergebnisse passen. NameQuick läuft auf Mac und Windows.