Ordnerstruktur für Immobilien und Hausverwaltung: Vorlage zum Kopieren

#TL;DR

• Erst das Objekt, dann das Thema. Jede Immobilie bekommt einen eigenen Ordner mit denselben acht Unterordnern. So findest du die Heizungsrechnung der Musterstraße, ohne die Unterlagen der anderen Objekte zu durchsuchen.
• Jahre dort, wo jährlich abgerechnet wird. Nebenkosten und Steuern (Anlage V) bekommen Jahresordner, Mieter- und Objektunterlagen nicht.
• Ein Dateiname mit Objekt-Kürzel. YYYY-MM-DD_Objekt_Partner_Dokumentart.pdf macht jede Datei auch außerhalb ihres Ordners eindeutig.
• Fristen mit Quelle. Für die Betriebskostenabrechnung gilt § 556 BGB, für Rechnungen und Belege § 14b UStG und § 147 AO. Die Tabelle unten nennt die Regeln mit Prüfdatum.
• Eingang automatisieren. NameQuick benennt neue Scans und PDFs nach ihrem Inhalt, Regeln verschieben sie in den richtigen Objektordner, auf Mac und Windows.

Lade die Vorlage herunter oder kopiere den Ordnerbaum unten. Die Struktur eignet sich für private Vermieter mit einer oder mehreren Wohnungen und für kleine Hausverwaltungen, die mehrere Objekte betreuen.

Alle kostenlosen Ordner- und Namensvorlagen findest du in der Vorlagen-Übersicht.

#Die Ordnerstruktur für Immobilien zum Kopieren

Die Struktur entspricht der ZIP. Für jedes weitere Objekt kopierst du den Ordner Objekt-01_Musterstrasse-12 und benennst ihn um, etwa in Objekt-02_Gartenweg-3.

Immobilien
├─ 00_Eingang
├─ Objekt-01_Musterstrasse-12
│  ├─ 01_Objekt
│  ├─ 02_Mieter
│  │  ├─ WE-01_Mueller
│  │  └─ WE-02_Schmidt
│  ├─ 03_Nebenkosten
│  │  ├─ 2025
│  │  └─ 2026
│  ├─ 04_Reparaturen-und-Handwerker
│  ├─ 05_Vertraege
│  ├─ 06_Steuern-Anlage-V
│  │  ├─ 2025
│  │  └─ 2026
│  ├─ 07_Versicherungen
│  └─ 99_Archiv
│     └─ Ehemalige-Mieter
└─ 99_Archiv

Wie in der Ordnerstruktur-Vorlage für Unternehmen verzichten die Ordnernamen auf Umlaute, ß und Leerzeichen. Das vermeidet Probleme, wenn Mac, Windows und Cloud-Sync dieselben Ordner teilen. Die Nummern legen die Reihenfolge fest, damit jeder Objektordner gleich aussieht.

Was in die einzelnen Ordner gehört:

Zwei Zuordnungen sorgen oft für Unsicherheit. Die Rechnung für eine Leistung, die als Betriebskosten umgelegt wird, etwa die regelmäßige Prüfung der Heizungsanlage durch eine Fachkraft, legst du in 03_Nebenkosten des Jahres ab, weil sie in die Abrechnung einfließt. Eine Reparatur gehört in 04_Reparaturen-und-Handwerker. Den Grundsteuerbescheid legst du ebenfalls in 03_Nebenkosten, weil die Betriebskostenverordnung die Grundsteuer ausdrücklich als Betriebskosten nennt (§ 2 BetrKV, Nr. 1 und Nr. 4, geprüft am 3. Oktober 2026). Ob du eine Position tatsächlich umlegen darfst, hängt zusätzlich vom Mietvertrag ab. Entscheide dich bei jeder Dokumentart einmal und bleib dabei.

#Für private Vermieter und kleine Hausverwaltungen

Die Struktur ist für beide Fälle gleich, nur der Umfang unterscheidet sich.

Als privater Vermieter mit einer oder zwei Wohnungen reicht oft ein einziger Objektordner. Halte die Ablage trotzdem getrennt von deinen privaten Unterlagen: Die vermietete Wohnung erzeugt eigene Einnahmen und Werbungskosten für die Anlage V, deine selbst genutzte Wohnung nicht. Getrennte Ordner machen die Steuererklärung einfacher.

Als kleine Hausverwaltung legst du für jedes betreute Objekt einen eigenen Ordner an. Die Unterlagen deines eigenen Betriebs, also Rechnungen an die Eigentümer, Personal und Büro, gehören nicht in die Objektordner, sondern in eine eigene Firmenablage nach der Vorlage für Unternehmen. Verwaltest du Eigentümergemeinschaften, ergänzt du im Objektordner einen Ordner wie 08_WEG-Beschluesse für Protokolle der Eigentümerversammlung, Beschlüsse und Wirtschaftspläne. Die freie Nummer zwischen 07 und 99 ist dafür vorgesehen.

Zugriffsrechte vergibst du bei mehreren Personen am einfachsten pro Objektordner, etwa als eigene geteilte Ablage oder Freigabe. Mieterakten enthalten personenbezogene Daten, deshalb sollten nur die Personen Zugriff haben, die das Objekt betreuen.

#Dateinamen mit Objekt-Kürzel

Bei mehreren Objekten reicht der Ordner allein nicht. Eine Datei, die per E-Mail an die Steuerkanzlei geht oder im Eingang liegt, muss auch ohne Pfad zeigen, zu welchem Objekt sie gehört. Ein Schema für die meisten Unterlagen:

YYYY-MM-DD_Objekt_Partner_Dokumentart.pdf

• Datum des Dokuments im ISO-Format, also Rechnungs- oder Unterschriftsdatum, nicht das Scandatum.
• Objekt als festes Kürzel, immer gleich geschrieben: Musterstrasse-12, nicht einmal „Musterstr. 12“ und einmal „MS12“.
• Partner: Mieter, Handwerker, Versorger, Versicherer oder Behörde. Bei Mieterunterlagen hilft die Wohneinheit, etwa WE-01-Mueller.
• Dokumentart aus einer festen Liste: Rechnung, Angebot, Mietvertrag, Mieterhoehung, Uebergabeprotokoll, Betriebskostenabrechnung, Bescheid, Police.

Weitere Muster und sichere Zeichen findest du im Leitfaden zu Dateibenennungskonventionen.

#Aufbewahrung: welche Fristen gelten

Wie lange du Unterlagen aufbewahren musst, hängt davon ab, wer du steuerlich bist: privater Vermieter ohne Buchführungspflicht, Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes oder buchführungspflichtige Hausverwaltung. Die folgende Tabelle nennt die Regeln, die für Immobilienunterlagen am häufigsten eine Rolle spielen. Alle Angaben haben wir am 3. Oktober 2026 auf gesetze-im-internet.de geprüft.

Was daraus für die Ablage folgt, ist unsere Einschätzung und keine Rechtsberatung:

• Nebenkostenbelege mindestens bis zum Ende der Einwendungsfrist. Der Mieter kann Belege zur Abrechnung einsehen wollen. Für die meisten Rechnungen gelten wegen der steuerlichen Regeln ohnehin längere Fristen.
• Unterlagen zur Anlage V mindestens, bis der Bescheid nicht mehr geändert werden kann. Für private Vermieter ohne Buchführungspflicht nennt § 147 AO keine eigene Frist, das Finanzamt kann Belege aber bis zum Ende der Festsetzungsfrist anfordern.
• Kaufvertrag und Unterlagen zu Anschaffungs- und Herstellungskosten so lange, wie du das Objekt besitzt. Daraus ergibt sich die Abschreibung über viele Jahre, und beim Verkauf brauchst du die Zahlen erneut.
• Gemeinsamer Nenner. Wer Rechnungen und Belege acht Jahre ab Jahresende aufhebt, liegt bei keiner der Regeln für Rechnungen zu kurz. Bücher und Jahresabschlüsse einer buchführungspflichtigen Verwaltung brauchen zehn Jahre.

Welche Regel für dich gilt, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung. Eine Übersicht weiterer Fristen bietet die Fristen-Tabelle zum Dokumente-Aufbewahren.

#Das Jahr abschließen

Einmal im Jahr, nach der Betriebskostenabrechnung und der Steuererklärung, räumst du jeden Objektordner auf:

1. Neue Jahresordner anlegen. In 03_Nebenkosten und 06_Steuern-Anlage-V je einen Ordner für das neue Jahr.
2. Abgeschlossene Jahre ins Objekt-Archiv. Wenn die Abrechnung verschickt und die Einwendungsfrist abgelaufen ist, verschiebst du 03_Nebenkosten/2025 nach 99_Archiv im Objektordner und benennst ihn in 2025_Nebenkosten um.
3. Ehemalige Mieter auslagern. Nach Auszug, Kautionsabrechnung und letzter Nebenkostenabrechnung wandert der Mieterordner nach 99_Archiv/Ehemalige-Mieter.
4. Sicherung prüfen. Sync ist kein Backup. Sichere die ganze Struktur unabhängig und teste gelegentlich eine Wiederherstellung.

#Ablage automatisieren mit NameQuick

Die meiste Arbeit in einer Immobilienablage ist wiederkehrend: Handwerkerrechnungen, Versorgerabrechnungen, Bescheide und Mieterpost kommen als Scan oder PDF an und müssen benannt und einem Objekt zugeordnet werden. NameQuick ist die App, die Dateien anhand ihres Inhalts umbenennt, für Mac und Windows. Deine Dokumente bleiben dabei gewöhnliche Dateien in deiner Ordnerstruktur.

Die ZIP enthält Ordner, keine importierbare NameQuick-Konfiguration. So richtest du den Ablauf ein:

1. Schema als Preset anlegen. Unter Presets legst du ein Dateinamensformat an oder beschreibst das Schema in eigenen Worten, zum Beispiel: „Datum zuerst als YYYY-MM-DD, dann das Objekt aus dieser Liste: Musterstrasse-12, Gartenweg-3, dann der Absender ohne Umlaute, dann die Dokumentart aus dieser Liste: Rechnung, Angebot, Mieterhoehung, Bescheid, Police.“ Bei PDFs liest NameQuick den Text, bei Scans und Fotos liest das KI-Modell das Seitenbild. Einen separaten lokalen OCR-Schritt fürs Benennen gibt es nicht.
2. Eingang überwachen. Füge 00_Eingang als überwachten Ordner hinzu und wähle dein Preset. Wähle unmittelbar danach Zur Prüfung anhalten, damit nichts umbenannt oder verschoben wird, bevor du zustimmst.
3. Mit Regeln einsortieren. Lege Regeln an, die nach dem Umbenennen laufen und die Datei mit Datei verschieben → in einen Ordner verschieben ablegen.
4. Auf automatisch umstellen, wenn es passt. Nach einigen Tagen Prüfen stellst du den Ordner auf Automatisch anwenden. Umbenennungen stehen im Verlauf, wo du sie in vielen Fällen mit Rückgängig zurücknehmen kannst.

Regeln für die Vorlage könnten so aussehen:

Regeln prüfen Wörter im fertigen Dateinamen und Dateieigenschaften wie Typ oder Größe. Den Inhalt des Dokuments lesen sie nicht. Deshalb ist die feste Liste der Objekte im Preset so wichtig. Fehlt die Objektadresse im Dokument, etwa bei einer Versorgerrechnung mit Kundennummer statt Adresse, kann das Modell das Objekt nicht sicher erkennen. Prüfe solche Vorschläge, bevor du sie anwendest. Dateien, auf die keine Regel passt, bleiben im Eingang.

Ein paar Details, bevor du loslegst:

• Umlagefähig oder nicht. Ob eine Handwerkerrechnung in die Nebenkosten gehört, steht nicht zuverlässig im Dokument. Die Regel oben legt Rechnungen daher in 04_Reparaturen-und-Handwerker. Umlagefähige Rechnungen verschiebst du bei der Betriebskostenabrechnung selbst.
• Jahresordner. Regeln mit festem Zielordner stellst du zum Jahreswechsel auf den neuen Jahresordner um. Nutzt du stattdessen den Platzhalter {year} in einem Pfadmuster, stammt das Jahr vom Verarbeitungszeitpunkt, nicht aus dem Dokument.
• Mac und Windows. Überwachte Ordner, Presets, Regeln, Prüfen sowie Verlauf und Rückgängig gibt es auf beiden Systemen. Finder-Tags gibt es nur auf dem Mac.
• Deine Wahl beim KI-Modell. Mit Self-Managed und einem lokalen KI-Modell bleibt die Benennungsanalyse auf deinem Rechner. Mit eigenem Cloud-API-Key geht der Dateiinhalt direkt an den gewählten Anbieter. Bei Managed wird er in NameQuicks EU-Cloud verarbeitet, nicht zum Training genutzt und nach der Verarbeitung gelöscht. Für Mieterakten mit personenbezogenen Daten ist die lokale Variante oft am leichtesten zu begründen. Details stehen unter Datenschutz und Datenverarbeitung.
• Was NameQuick nicht ist. NameQuick ist keine Hausverwaltungssoftware. Es erstellt keine Betriebskostenabrechnung, verwaltet keine Mieten, erzwingt keine Aufbewahrungsfristen und ist kein revisionssicheres Archiv. Es benennt neue Dateien und legt sie nach deinen Regeln ab.

Teste den Ablauf mit eigenen Dokumenten

Richte ein Preset und eine Ablageregel ein. Prüfe zuerst einige kopierte Dateien. In der App startest du mit 30 Umbenennungen ohne Karte.

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Download auswählenOrdner-Workflow ansehen

Die Preise für beide Varianten findest du unter NameQuick-Preise: Self-Managed kostet 69 € einmalig für ein Gerät, Managed gibt es ab 12 € pro Monat. Der Self-Managed-Test enthält 30 Umbenennungen ohne Karte. Download auswählen und teste es zuerst mit Kopien aus deinem Eingang.

#FAQ

#Wie lege ich eine Ordnerstruktur für Immobilien an?

Lege für jedes Objekt einen eigenen Ordner an und darin immer dieselben nummerierten Unterordner: 01_Objekt, 02_Mieter, 03_Nebenkosten, 04_Reparaturen-und-Handwerker, 05_Vertraege, 06_Steuern-Anlage-V, 07_Versicherungen und 99_Archiv. Neue Dateien landen zuerst in einem gemeinsamen 00_Eingang. Die kostenlose ZIP-Vorlage enthält diese Struktur für ein Objekt, das du für weitere Objekte kopierst.

#Nach Objekt oder nach Thema: Wie ordne ich Vermieter-Unterlagen?

Nach Objekt zuerst. Fast jede Frage betrifft ein bestimmtes Haus oder eine bestimmte Wohnung, etwa die Nebenkostenabrechnung oder eine Reparatur. Innerhalb des Objekts ordnest du nach Thema. Bei nur einer vermieteten Wohnung funktioniert die Struktur genauso, du hast dann nur einen Objektordner.

#Wie lange muss ich Belege zur Nebenkostenabrechnung aufbewahren?

§ 556 Abs. 3 BGB regelt Fristen für die Abrechnung und für Einwendungen des Mieters, jeweils zwölf Monate. Eine eigene Aufbewahrungsfrist für die Belege nennt die Vorschrift nicht. Für Rechnungen gelten je nach Situation die Regeln aus § 14b UStG und § 147 AO, meist acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres. Kläre die passende Frist mit deiner Steuerberatung.

#Wohin gehören Unterlagen für die Anlage V?

In den Ordner 06_Steuern-Anlage-V des Objekts, mit einem Unterordner pro Steuerjahr. Dort liegen die Zusammenstellung für die Steuererklärung, Unterlagen zur Abschreibung und der Steuerbescheid. Die einzelnen Rechnungen bleiben in 03_Nebenkosten oder 04_Reparaturen-und-Handwerker, damit es keine zweite Kopie gibt.

#Eignet sich die Vorlage für eine Hausverwaltung?

Ja, für kleine Hausverwaltungen mit mehreren Objekten. Jedes betreute Objekt bekommt einen eigenen Ordner, Zugriffsrechte vergibst du pro Objektordner. Die Unterlagen deines eigenen Betriebs gehören in eine getrennte Firmenablage nach der Ordnerstruktur-Vorlage für Unternehmen. Für Eigentümergemeinschaften ergänzt du einen Ordner für Beschlüsse und Protokolle.

#Funktioniert die Vorlage mit Windows, Google Drive oder OneDrive?

Ja. Die Vorlage besteht nur aus Ordnern ohne Umlaute und Leerzeichen. Du entpackst sie im Finder oder Windows-Explorer und verschiebst sie an den gewünschten Ort, auch in einen synchronisierten Ordner von Google Drive, OneDrive oder Dropbox.

#Kann NameQuick Unterlagen automatisch dem richtigen Objekt zuordnen?

Ja, wenn das Objekt im Dateinamen steht. Ein Preset mit einer festen Liste deiner Objekte schreibt das Kürzel in den Namen, Regeln verschieben die Datei danach in den passenden Objektordner. Steht die Adresse nicht im Dokument, prüfst du den Vorschlag selbst. Starte mit Zur Prüfung anhalten und stelle auf Automatisch anwenden um, wenn die Ergebnisse passen. NameQuick läuft auf Mac und Windows.