Daten und Datenschutz

Was Heft speichert

Dein Konto

Deine E-Mail-Adresse, deine Passkeys (nur ihr öffentlicher Teil) und die Geräte, mit denen du angemeldet bist.

Firma und Team

Name, Rechtsform, Adresse, Steuernummer und USt-IdNr. deiner Firma, dazu Name und E-Mail-Adresse jedes Mitglieds.

Bankumsätze

Nur von den Konten, die du beim Verbinden auswählst.

Belege

Die Originaldateien, unverändert, und was Heft daraus liest, etwa Betrag, Datum und Lieferant.

Aus Gmail

Heft prüft nur Betreff, Absender und Dateinamen einer Mail, nie ihren Text oder ihre Anhänge. Sieht sie nach Rechnung aus, öffnet Heft sie und behält sie, wenn sie eine ist. Alle anderen Mails lädt Heft nie herunter und speichert nichts von ihnen.

Zugangsdaten

Die Lesefreigabe für Revolut und Logins für Lieferantenportale, verschlüsselt mit einem eigenen Schlüssel.

Antworten und Chat

Wie du Hefts Fragen beantwortet hast, mit Datum, und deine letzten Fragen im Chat. Andere Mitglieder sehen deine Chatfragen nicht.

Protokolle

Technische Protokolle, 30 Tage lang.

Was die KI sieht

Für jeden Schritt bekommt das KI-Modell nur, was es dafür braucht: etwa einen Beleg und die passende Zahlung, oder deine Frage im Chat mit den Zahlen dazu. Die Modelle laufen bei Google Cloud in der EU und bei AWS in Frankfurt. Weder Heft noch Google oder Amazon nutzen deine Daten zum Training von KI.

Wer dabei hilft

Google Cloud, Frankfurt und EU

Server, Datenbank, Dateien, Backups, Schlüssel und KI-Modelle.

Amazon Web Services, Frankfurt

KI-Modelle (Amazon Bedrock).

Enable Banking, Finnland

Die Verbindung zu deiner Bank, nur lesend.

Resend, EU-Region

Hefts E-Mails, etwa Einladungen und Hinweise.

boxd, Niederlande

Abgeschottete Browser, die Rechnungen aus Lieferantenportalen holen, nur wenn du ein Portal verbindest.

Das sind alle Dienstleister, die Daten deiner Firma verarbeiten. Google, Amazon und Resend sind US-Unternehmen; sie verarbeiten deine Daten in Rechenzentren in der EU. Wie mögliche Übermittlungen abgesichert sind, steht im AVV. Kommt ein Dienstleister dazu, sagen wir es dir vorher.

Aufbewahren und löschen

Belege musst du in Deutschland 8 Jahre aufbewahren. Heft schützt deshalb jede Originaldatei 9 Jahre ab dem Hochladen vor dem Ändern und Löschen, auch vor uns. So ist auch ein Beleg vom Jahresanfang sicher abgedeckt.

Kündigst du, enden deine Verbindungen zu Bank, Gmail und Revolut sofort, und Heft löscht die Zugangsdaten dazu. Belege und Buchungen bleiben bis zum Ende der Frist. So lange kannst du dich weiter anmelden, alles lesen und exportieren. Danach löscht Heft sie.

Bei einer Datenpanne informieren wir dich unverzüglich.

Deine Rechte

Du kannst jederzeit Auskunft über deine Daten verlangen, falsche Angaben berichtigen lassen und alles exportieren. Schreib dafür an support@namequick.app. Wer Heft betreibt, steht im Impressum.