ファイル名の付け方｜命名規則の決め方と例（日付・版・区切り）

ファイル名は、「日付（YYYYMMDD）_内容_相手や案件名_版」のように、入れる項目・順番・区切りを先に決め、全員が同じ形で付けます。例は20260915_議事録_営業会議_v02.docxです。日付を先頭にそろえると、名前順に並べるだけで時系列になります。用途によって順番は変えてかまいませんが、1つのフォルダでは1つの形に統一してください。

使えない文字や長さの制限はファイル名に使えない文字一覧、請求書のファイル名は請求書PDFのファイル名の付け方で詳しく紹介しています。このページでは、それ以外の書類にも使える「ルールの決め方」を扱います。

#ファイル名の付け方の基本｜まず決める5つのこと

命名規則といっても、決めることは次の5つです。

以下は、すべて架空の名前を使った改善例です。

#順番の決め方｜日付を先頭にするか、案件名を先頭にするか

順番は、そのフォルダで一番よく使う探し方に合わせます。

1つのフォルダの中で、順番を混ぜないことが大切です。20260915_議事録と議事録_20260915が混ざると、並べ替えても目的のファイルが固まりません。

案件ごとにフォルダを分けているなら、フォルダ名とファイル名で同じ情報を繰り返す必要はありません。例えば、フォルダが青空デザインなら、ファイル名には日付・書類名・版があれば足ります。名前が短いほど、パス全体が長くなって保存できないといった問題も避けられます。

#日付の書き方｜西暦8桁にそろえる

日付は、西暦で、年・月・日の順に、桁をそろえて書きます。20260915か2026-09-15のどちらかを選び、混在させません。国際規格のISO 8601も、日付を年・月・日の順で表します。

月ごとの書類なら、202609のように年月だけでも使えます。

どの日付を使うかも決めておきます。議事録なら会議の日、請求書なら取引日、といったように、書類の種類ごとに「何の日付か」を決めます。作成日と取引日が違う書類での考え方は、請求書のファイル名の日付で例を紹介しています。

#区切りと文字｜_で区切り、スペースを避ける

• 区切り：項目の間は_にそろえます。-も使えますが、「項目の区切り」と「日付や名前の中の区切り」を同じ記号にすると、後から分けにくくなります。
• スペース：できるだけ使いません。コマンドやURLで扱うときに、引用符や変換が必要になるためです。
• 全角と半角：英数字は半角にそろえます。同じ名前が全角と半角で混ざると、目で探すときに紛らわしく、検索や並べ替えの結果が分かれることがあります。
• 記号と機種依存文字：①や㈱などは、共有先や圧縮ファイルで文字化けすることがあります。使える記号は、使える記号と、共有で避けたい文字で確認してください。

取引先名は、「株式会社青空デザイン」「青空デザイン（株）」のように書き分けず、使う表記を1つに決めて共有します。

#版の付け方｜「最終」を使わず、番号か日付にする

「最終」「最終版」「最終_修正」「最終の最終」は、次に直すときに名前が足りなくなります。どれが最新かも、名前だけでは判断できません。

版を番号で付けると、「v03の次はv04」と迷わず進められます。直す前にv02を残したいときも、名前を考えずに済みます。

OneDriveやSharePointなど、ファイルの版を履歴として残す保存先もあります。その場合は、ファイル名で版を増やさず、履歴を使う運用も選べます。ただし、メールで送ったファイルには履歴が付いていきません。送る前に、版の番号か日付を名前に入れておくと安心です。

#名前の長さと略語

項目は3〜5個までにして、1つの項目も短くまとめます。長くなると、一覧で後ろが見えなくなり、パス全体の長さの制限にも近づきます。

略語を使う場合は、意味を一覧にして共有します。「営」「見」のような1文字の略語は、担当者が変わると読めなくなります。

#社内で共有する命名ルール表のひな形

ルールは、口頭ではなく文書にして例を付けて共有します。次の例を、自分の運用に合わせて書き換えてください。

【ファイル名のルール】
形式：日付(YYYYMMDD)_書類名_相手または案件名_版.拡張子
日付：書類の日付を使う（議事録は会議日）
区切り：項目の間は「_」。スペースは使わない
版：v01から番号を進める。「最終」「修正」は使わない
文字：半角英数字と日本語。使えない文字・記号は避ける
例：20260915_議事録_営業会議_v02.docx

ルールは、書き方だけでなく例外の扱いも1行で決めておきます。例えば、「相手が名前を指定した書類は、その名前に従う」「社外に送る前に、名前と内容が合っているか確認する」といった内容です。

#既存のファイルを新しいルールに直す

すべてのファイルを一度に直す必要はありません。

1. ルールと例を3つ決めて、チームに共有します。
2. これから作るファイルから、新しいルールで付けます。
3. 古いファイルは、よく使うフォルダから順に直します。直す前に、フォルダのコピーを残します。
4. 1か月ほど使い、探しにくい点があればルールを見直します。

名前をまとめて変える操作は、Windowsならファイル名を一括変更する方法、MacならMacでファイル名を一括変更する方法で紹介しています。拡張子だけを変える場合は拡張子を一括変更する方法をご覧ください。置換や連番で直せるのは、名前に既にある情報の範囲です。

#ファイルの中身から名前を付ける｜NameQuick

scan_001.pdfやIMG_0412.jpgのように、開かないと日付や取引先が分からないファイルは、置換や連番では直せません。

NameQuickはWindows・Mac向けのデスクトップアプリで、各ファイルの内容を読み取り、分かりやすい名前を提案します。

プリセット に命名ルールを保存すると、同じルールで繰り返し候補を作れます。ルールの書き方には、文章で伝える 文章で指定 と、項目と固定文字を組み合わせる ファイル名のパターン があります。このページのルール表のように、日付・書類名・相手の順に項目を並べ、区切りを_にそろえるなら、 ファイル名のパターン が向いています。

1. 元のファイルのコピーを2〜3件用意します。
2. このプリセットをテスト で サンプルファイルを選択… を押し、コピーを1件選びます。ファイルを変更せずに、候補の名前を確認できます。
3. クイックリネーム で 適用前に確認 をオンにし、候補を確認してから適用します。

AIは誤読することがあるため、日付や相手の名前は、元の書類と見比べてから適用してください。名前の変更は、多くの場合 履歴 から取り消せます。

命名ルールを、自分の書類で試す

ルールをプリセットに保存し、コピー3件で確かめられます。アプリで30回まで無料で試せます。メールアドレスの登録もカードも不要です。

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ダウンロードを選ぶプリセットの設定を見る

詳しい設定はプリセットの設定とNameQuickの初期設定と最初の名前変更で確認できます。

新しく届くファイルに名前を付ける監視フォルダは、別の設定です。監視フォルダは初期状態では自動で名前を変更します。空のフォルダを登録し、フォルダの適用方法を 先に確認 にしてから試してください。新しい名前は、 適用 を押すまで すべてのファイル で待ちます。

業務の書類は、AIの処理先を確認してから使います。モードごとの送信先はプライバシーとデータで確認できます。

#ファイル名の付け方でよくある質問

#ファイル名の付け方のコツは？

「日付・内容・相手や案件名・版」の順で、日付はYYYYMMDD、区切りは_にそろえるのが基本です。1つのフォルダでは、順番と書式を混ぜません。ルールは、例を付けて文書にしておきます。

#ファイル名に日付を入れる位置は？

時系列で探すことが多いファイルは、先頭に入れます。名前順に並べると、日付順になります。案件や取引先ごとに探すなら、案件名や取引先名を先頭にして、日付は2番目にします。

#ファイル名に「最終」を付けてもいいですか？

付けない方が安全です。「最終」の次に直すと、名前が増えていき、どれが最新か分かりにくくなります。v01、v02のような番号か、送った日の日付で版を表します。

#ファイル名はスペースの代わりに何を使いますか？

_（アンダースコア）が使いやすい区切りです。-も使えますが、項目の区切りと名前の中の区切りで記号を分けると、後から読み取りやすくなります。

#ファイル名の長さはどのくらいが目安ですか？

項目は3〜5個、全体はひと目で読める長さにします。名前そのものより、フォルダを含めたパス全体の長さの制限に注意が必要です。確認の方法はファイル名が長すぎるときの対処で紹介しています。

#ファイル名は日本語と英語のどちらがよいですか？

社内で使うだけなら、日本語で問題ありません。海外の取引先や、システムとの連携で使うファイルは、英数字だけの名前の方がトラブルを避けやすくなります。相手が名前を指定している場合は、その指定に従ってください。