Mehrere Dateien umbenennen: Windows 11 und Mac

Welche Methode passt, hängt davon ab, ob du vorhandene Namen verändern oder neue Namen aus den jeweiligen Dokumentinhalten bilden möchtest.

#Vor dem Umbenennen: Dateiendungen in Windows 11 anzeigen

Öffne im Explorer Anzeigen → Einblenden → Dateinamenerweiterungen. So siehst du die Endungen, etwa .jpg oder .pdf, und kannst sie beim Umbenennen bewusst erhalten.

Wichtig: Eine andere Endung konvertiert keine Datei. Aus Scan_001.jpg wird durch den Namen Scan_001.pdf kein PDF. Microsoft erklärt den Unterschied in der Anleitung zu Dateinamenerweiterungen.

Eine reine Namensänderung wäre dagegen Scan_001.pdf → Rechnung_Meyer.pdf. Lass die Endung stehen, wenn du nur den Dateinamen ändern möchtest. Teste größere Serien zuerst mit Kopien weniger Dateien.

#Mehrere Dateien im Explorer mit F2 umbenennen

Für eine Fotoserie mit gemeinsamem Namen brauchst du kein Zusatzprogramm:

1. Öffne den Ordner und markiere die gewünschten Dateien. Nutze Strg+A nur, wenn wirklich alle Elemente im Ordner dazugehören.
2. Drücke F2 und ersetze den bisherigen Namensteil durch Urlaub_Bodensee. Lass die Dateiendung unverändert.
3. Bestätige mit Enter und prüfe die neuen Namen.

Die Windows-Tastenkombinationen dokumentieren unter anderem F2 zum Umbenennen und Strg+A zum Auswählen.

Beispiel: Aus einer Auswahl mit IMG_4821.jpg und IMG_4822.jpg entsteht eine Serie mit Namen wie Urlaub_Bodensee (1).jpg und Urlaub_Bodensee (2).jpg. Die Nummern musst du nicht selbst eintippen.

Dieser Weg ersetzt den bisherigen Grundnamen. Möchtest du etwa Projekt_Adler_ vor den vorhandenen Namen setzen und den Rest behalten, nutze den nächsten Abschnitt.

Ein Fehler fällt dir sofort auf? Drücke direkt im Explorer Strg+Z, bevor du eine andere Aktion ausführst. Prüfe danach die wiederhergestellten Namen. Für nur ein Dokument findest du hier die Anleitung zum Umbenennen einer einzelnen Datei.

#Mit PowerRename Text ersetzen oder ein Präfix hinzufügen

Installiere bei Bedarf Microsoft PowerToys und aktiviere darin PowerRename. Markiere deine Dateien im Explorer und öffne das Werkzeug per Rechtsklick über Umbenennen mit PowerRename. Begrenze die Änderung auf den Dateinamen, damit die Endung erhalten bleibt.

Für normales Suchen und Ersetzen lässt du die Regex-Option ausgeschaltet. Für ein Präfix aktivierst du Reguläre Ausdrücke verwenden und suchst nach ^: Das Zeichen steht für den Namensanfang.

Prüfe die alten und neuen Namen in der Vorschau, bevor du die Änderungen anwendest. Diese Funktionen beschreibt die Microsoft-Anleitung zu PowerRename.

Achte besonders darauf, ob deine Suche auch Namen trifft, die unverändert bleiben sollen. Beginne mit einer kleinen Auswahl, nicht mit dem gesamten Projektarchiv. Eigene Nummernformate, führende Nullen und weitere Einstellungen erklärt unser Guide: PowerRename Schritt für Schritt verwenden.

#Dateien per PowerShell umbenennen – zuerst mit Vorschau

Mit PowerShell kannst du eine feste Namensregel auf passende Dateien anwenden. Für ausgeführte PowerShell-Umbenennungen gibt es kein Strg+Z; deshalb kommen ein Testordner und -WhatIf zuerst.

Lege Kopien in einen Testordner, öffne PowerShell und ersetze C:\Umbenennen-Test im folgenden Befehl durch dessen tatsächlichen Pfad. Führe zunächst nur die Vorschau aus:

# Pfad anpassen; -WhatIf zeigt nur die geplanten Umbenennungen.
Get-ChildItem -LiteralPath 'C:\Umbenennen-Test' -File -Filter 'Scan_*.pdf' |
    Rename-Item -NewName { $_.Name -replace '^Scan_', 'Projekt_Adler_' } -WhatIf

Get-ChildItem wählt passende Dateien direkt im angegebenen Ordner aus, ohne Unterordner zu durchsuchen. -replace ersetzt hier nur das führende Scan_; die Endung bleibt erhalten.

Beispiel: Scan_001.pdf → Projekt_Adler_001.pdf.

Laut Microsofts Dokumentation zu Rename-Item zeigt -WhatIf den geplanten Vorgang, ohne ihn auszuführen. Prüfe alle Zielnamen und ob sie bereits im Ordner existieren. Die Vorschau ersetzt diese Kontrolle nicht. Erst danach entfernst du ausschließlich -WhatIf und führst denselben Befehl erneut aus. Kontrolliere das Ergebnis, bevor du den tatsächlichen Bestand bearbeitest.

#Am Mac mehrere Dateien im Finder umbenennen

Markiere die Dateien im Finder, klicke mit gedrückter Control-Taste auf eines der ausgewählten Objekte und wähle Umbenennen. Laut Apple-Anleitung hast du drei Möglichkeiten: Text ersetzen tauscht Namensteile aus, Text hinzufügen ergänzt sie und Format erstellt Namen mit Index, Zähler oder Datum.

Beispiel: Ergänze mit Text hinzufügen vor dem Namen Projekt_Adler_: Grundriss.pdf → Projekt_Adler_Grundriss.pdf. Bestätige mit Umbenennen.

Der Finder kann mit Apple Intelligence auch Dateinamen vorschlagen; die Verfügbarkeit hängt von Gerät, Sprache und Region ab.

Die ausführlichen Schritte findest du unter Mehrere Dateien am Mac umbenennen.

#PDFs und Scans nach Inhalt umbenennen – mit NameQuick

Ein Serienname hilft wenig, wenn du Rechnungen nach Absender und Rechnungsnummer unterscheiden möchtest. NameQuick 3 ist eine Desktop-App für Windows und Mac mit deutscher Oberfläche. Sie liest Dateiinhalte und schlägt beschreibende Namen vor, auch für PDFs und Scans.

#Vorschläge prüfen, dann umbenennen

Stelle vor dem Hinzufügen unter Einstellungen → Umbenennen bei Vorschläge für hinzugefügte Dateien anwenden die Option Zuerst prüfen ein. Füge danach deine Dateien hinzu und lass dir Namen vorschlagen. Vergleiche die Vorschläge mit den Dokumenten, bevor du sie anwendest.

Beispiel: Scan_001.pdf → 2026-09-15_Meyer_Rechnung_RE-1048.pdf.

Die Angaben sind fiktiv. Bei deinen Dateien müssen Datum, Absender und Rechnungsnummer zum jeweiligen Dokument passen. Prüfe besonders ähnliche Ziffern und mehrere Datumsangaben: Die KI kann Inhalte falsch lesen. Ein plausibel klingender Name ist noch kein geprüfter Name.

Wende erst die geprüften Vorschläge an. Unter Verlauf kannst du Änderungen mit Rückgängig zurücknehmen, sofern diese Option für den Eintrag verfügbar ist. Mehr zum Ablauf findest du unter PDF-Dateien nach Inhalt umbenennen.

#Ein Namensschema als Preset speichern

Für wiederkehrende Dokumente öffnest du Presets → Neues Preset. Entscheide dich zwischen Schriftliche Anweisungen und Dateinamenvorlage.

Eine mögliche schriftliche Anweisung lautet:

Verwende das Rechnungsdatum, den Absender, das Wort Rechnung und die Rechnungsnummer. Trenne die Teile mit Unterstrichen und schreibe das Datum wie 2026-09-15.

Beispiel: Scan_002.pdf → 2026-09-18_Huber_Rechnung_2026-318.pdf.

Alternativ setzt du die Dateinamenvorlage aus einem Datumsfeld, einem Feld für den Absender, dem festen Text Rechnung und einem Feld für die Rechnungsnummer zusammen. Wähle Unterstriche als Trennzeichen. Dafür brauchst du keine Platzhalter-Syntax.

Für unverzichtbare Angaben wählst du in der Vorlage unter Wenn nicht gefunden die Option Datei überspringen. Damit wird die Datei zur Prüfung zurückgehalten, statt einen unvollständigen Namen anzuwenden. Auch vollständige Vorschläge solltest du am Dokument prüfen. Die einzelnen Einstellungen erklärt Presets erstellen und verwenden.

#Bei vertraulichen Dateien den KI-Modus prüfen

Managed nutzt einen Dienst mit EU-Routing; die Inhalte werden nur zum Umbenennen verwendet, nicht zum Training. Self-Managed verwendet deinen eigenen Cloud-API-Schlüssel oder ein lokales Modell über Ollama beziehungsweise LM Studio. Nur beim lokalen Modell gilt: Die Dateiinhalte verlassen deinen Rechner nicht. Prüfe deshalb vor der Verarbeitung vertraulicher Dokumente, welcher Modus eingestellt ist.

#Häufige Fragen zum Umbenennen mehrerer Dateien

#Wie kann ich viele PDF-Dateien gleichzeitig umbenennen?

Für gemeinsame Seriennamen markierst du die PDFs im Explorer und nutzt F2, etwa für Belege (1).pdf und Belege (2).pdf. Soll dagegen jede Rechnung ihre eigene Nummer oder ihren Absender im Namen tragen, brauchst du Angaben aus dem jeweiligen Dokument. Den Unterschied erklärt der Abschnitt zur Inhaltsbenennung.

#Kann ich mehrere Ordner gleichzeitig umbenennen?

Ja, PowerRename kann auch Ordnernamen ändern, etwa Projekt_alt → Projekt_Adler. Beziehe nur die gewünschten Ordner ein und schließe Dateien sowie Unterordner vom Vorgang aus. Prüfe die Vorschau sorgfältig. Teste bei Projektordnern anschließend auch, ob Verweise aus deinen Anwendungen noch auf die richtigen Dateien zeigen.

#Wie mache ich das Umbenennen rückgängig?

Drücke unmittelbar nach der Umbenennung im Explorer Strg+Z, bevor du etwas anderes ausführst. Das gilt auch für den letzten PowerRename-Vorgang. Prüfe anschließend die Namen. Verlasse dich bei anderen Methoden nicht auf dieselbe Rückgängig-Funktion; eine vorherige Kopie ist deshalb sinnvoll.

#Kann ich Dateien ohne Klammern nummerieren?

Ja, mit den Zähleroptionen von PowerRename. Du kannst einen Startwert und führende Nullen festlegen, etwa für Urlaub_Bodensee_001.jpg statt Urlaub_Bodensee (1).jpg. Nutze dafür eine passende Ersetzungsregel und prüfe die Vorschau. Die genaue Einrichtung steht im PowerRename-Guide; mit der einfachen F2-Methode erhältst du die Klammernummerierung.

#Was tun, wenn der Dateiname zu lang ist?

Kürze den Namen und prüfe auch den vollständigen Ordnerpfad. Die Windows-Pfadgrenzen hängen unter anderem von Anwendung und Konfiguration ab, nicht nur vom sichtbaren Dateinamen.

Beispiel: Projekt_Adler_Besprechungsprotokoll_2026-09-15_final.pdf → 2026-09-15_Adler_Protokoll.pdf.

Ein kürzerer übergeordneter Ordnername kann ebenfalls helfen. Behalte aussagekräftige Angaben und verzichte auf unnötige Wiederholungen. Orientierung bieten unsere Tipps für einheitliche Dateinamen.