Dokumentenmanagement

Organisieren Sie Geschäftsdokumente mit strukturierten, durchsuchbaren Dateinamen. Extrahieren Sie Schlüsselinformationen wie Datum, Händler und Beträge automatisch.

Vorher & Nachher#

Rechnungs-Template#

Rechnungsdetails automatisch extrahieren für konsistentes Ablegen.

Felder#

{Invoice Date} - Das Rechnungsdatum im YYYY-MM-DD-Format
{Vendor Name} - Firma, die die Rechnung ausgestellt hat
{Invoice Number} - Rechnungs- oder Referenznummer
{Total Amount} - Gesamtbetrag mit Währungssymbol

Pattern#

{Invoice Date}_{Vendor Name}_{Invoice Number}_{Total Amount}

Ergebnisse#

• 2024-03-15_Amazon_INV-4711_$156.99.pdf
• 2024-03-10_Apple_A-2024-001_$299.00.pdf

Quittungs-Template#

Spesenbelege für Steuer und Buchhaltung organisieren.

Felder#

{Date} - Kaufdatum
{Merchant} - Laden- oder Dienstleistungsname
{Category} - Ausgabenkategorie (Essen, Transport, Material)
{Amount} - Gesamtbetrag

Pattern#

{Date}_{Category}_{Merchant}_{Amount}

Ergebnisse#

• 2024-03-15_Meals_Starbucks_$12.50.pdf
• 2024-03-10_Transport_Uber_$24.50.pdf

Vertrags-Template#

Verträge mit Kunde und Datum ablegen.

Felder#

{Effective Date} - Wann der Vertrag in Kraft tritt
{Client Name} - Kunden- oder Gegenparteiname
{Contract Type} - Art der Vereinbarung (NDA, Service, Employment)

Pattern#

{Effective Date}_{Client Name}_{Contract Type}

Ergebnisse#

• 2024-03-15_Acme-Corp_Service-Agreement.pdf
• 2024-01-01_John-Smith_Employment-Contract.pdf

Watch-Folder-Automation#

Automatische Dokumentenverarbeitung einrichten:

1. Scanner-Ausgabeordner - Scans automatisch umbenennen
2. Downloads-Ordner - Heruntergeladene Rechnungen und Quittungen abfangen
3. E-Mail-Anhänge - Gespeicherte E-Mail-Dokumente verarbeiten

Für den vollständigen Workflow mit Auto-Sortierung in deutsche Ordner (Versicherungen, Verträge, Steuern, Finanzen, Gesundheit) siehe Dokumente automatisch sortieren.

Tipps#

• Lieferantennamen standardisieren mit Text-Bereinigungsregeln
• ISO-Datumsformat verwenden (YYYY-MM-DD) für bessere Sortierung
• Beträge aufnehmen für einfaches Ausgaben-Tracking
• Kategorie-Präfixe hinzufügen zur steuerlichen Kategorisierung