Extraktionstabellen

Benennen Sie einen Ordner voller Dokumente mit einer Namensvorlage um, und NameQuick baut aus derselben Arbeit ganz nebenbei eine Tabelle — eine Zeile pro Datei, eine Spalte pro Feld, das erkannt wurde. Benennen Sie Ihre Rechnungen um, und Sie erhalten ein Buchhaltungsjournal gratis dazu: Datum, Anbieter, Betrag, Dokumenttyp. Und jeder Wert kann seinen Beleg zeigen — das genaue Zitat, aus dem er stammt — also eine Tabelle, der Sie wirklich vertrauen können.

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Die Tabelle öffnen#

Die Tabelle ist eine dritte Ansicht für jeden Ordner, neben Liste und Raster. Klicken Sie in der Ordner-Symbolleiste im Ansichtsumschalter auf das Tabellen-Symbol — dieselbe Gruppe, in der Sie zwischen Liste und Raster wechseln.

Wie Zeilen entstehen#

Zeilen entstehen durch Vorlagen-Umbenennungen — durch nichts anderes. Eine Zeile erscheint, wenn eine Datei im Ordner mit einer Namensvorlage umbenannt wird: Die Felder der Vorlage werden zu den Spalten, und die erkannten Werte füllen die Zellen. Das ist die ganze Regel.

Das sollten Sie zuerst wissen, denn es erklärt eine leere Tabelle. Smart Rename und eigene Prompts erzeugen prima Dateinamen, aber keine strukturierten Felder — also füllen sie keine Tabelle. Wurde der Ordner so umbenannt — oder noch gar nicht —, ist die Tabelle leer und bietet Vorlage wählen … zum Einstieg an.

Zeilen sind live. Sie erscheinen, sobald eine Umbenennung abgeschlossen ist — ob ein überwachter Ordner neue Dateien selbst verarbeitet oder ob Sie einen Stapel von Hand ausführen. Sie müssen nichts aktualisieren.

Die Tabelle lesen#

Jede Zeile ist eine Datei, jede Spalte ein Vorlagenfeld. Eine Statusleiste läuft am linken Rand entlang und färbt jede Zeile nach Zustand: Türkis heißt, der Wert wurde auf den Dateinamen angewendet, Bernstein heißt, mindestens ein Feld sollten Sie prüfen, bevor Sie sich darauf verlassen.

Oben finden Sie schnelle Wege, um einzugrenzen:

• Status-Pills — Alle, Angewendet und Zu prüfen filtern die Zeilen auf das, was gerade zählt.
• Textfilter — tippen Sie, um über die sichtbaren Spalten zu suchen.
• Sortierbare Spalten — klicken Sie auf eine Überschrift, um nach diesem Feld zu sortieren, wie in jeder Tabelle.

Wenn manche Dateien im Ordner noch nicht mit einer Vorlage umbenannt wurden, zeigt die Kopfzeile einen kurzen Abdeckungshinweis — zum Beispiel 3 von 7 Dateien erfasst — damit Sie stets wissen, ob die Tabelle den ganzen Ordner zeigt oder nur einen Teil.

Sehr große Ordner zeigen die neuesten 1.000 erfassten Zeilen, damit die Tabelle flott bleibt; der Abdeckungshinweis sagt Ihnen, wenn Sie einen Ausschnitt sehen.

Den Beleg prüfen#

Das unterscheidet eine Extraktionstabelle von jedem anderen Export: Jeder Wert kann zeigen, woher er stammt.

Klicken Sie auf eine Zelle, und die Zeile klappt genau dort auf und zeigt:

• Das genaue Zitat — die Textstelle im Dokument, aus der der Wert stammt, Wort für Wort.
• Eine Konfidenzanzeige — wie sicher sich NameQuick bei diesem Wert ist.
• Eine Begründung in klaren Worten — wenn etwas geprüft werden sollte, ein kurzer Satz, der sagt warum, in Alltagssprache.

Werte, die nicht bestätigt werden konnten, sind markiert und werden nie stillschweigend als richtig angenommen — Sie sehen auf einen Blick, welche Zellen zu prüfen sind, statt anzunehmen, dass alles stimmt. Das ist der Unterschied zwischen einer Zahl in einem Kästchen und einer Zahl, für die Sie geradestehen können.

Werte korrigieren#

Hat eine Zeile ein Feld, das geprüft werden sollte, trägt sie eine In Prüfung öffnen-Aktion, die Sie direkt in den Prüf-Ablauf von NameQuick bringt, wo Sie den Namen mit dem Beleg vor Augen annehmen, bearbeiten oder korrigieren. So bleiben Tabelle und Dateiname im Gleichschritt.

Spalten#

Die Tabelle beginnt mit den Feldern Ihrer Vorlage und fügt dann alle Felder aus früheren Umbenennungen im selben Ordner hinzu, damit nichts, das Sie zuvor erfasst haben, verloren geht.

Sie entscheiden, was in welcher Reihenfolge zu sehen ist. Rechtsklick auf eine Spaltenüberschrift — oder darauf zeigen und auf das Menü-Symbol klicken — blendet Spalten ein und aus und ordnet sie neu. Ihre Anordnung wird pro Ordner gespeichert, sodass jeder Ordner die passende Form behält.

Ein paar Feinheiten machen Spalten leichter lesbar:

• Herkunfts-Tooltips — zeigen Sie auf eine Überschrift, um zu sehen, woher die Spalte stammt (Ihre aktuelle Vorlage oder eine frühere Erfassung).
• Gedämpfte leere Spalten — eine Spalte ohne Werte in allen sichtbaren Zeilen wird abgedunkelt, damit fast leere Felder die Ansicht nicht überladen. Die Spalte Erfasst lässt sich ebenfalls ausblenden, wenn Sie sie nicht brauchen.

Als CSV exportieren#

Ein Klick exportiert die Tabelle als CSV — genau das, was Sie sehen, also die aktuellen Spalten, den Filter und die Sortierung. Blenden Sie aus, was Sie nicht brauchen, filtern Sie auf die gewünschten Zeilen und exportieren Sie dann.

Die Datei ist so gemacht, dass sie in Ihren gewohnten Programmen einfach funktioniert:

• Öffnet sauber in Excel und Numbers, samt Umlauten und Währungszeichen (gespeichert als UTF-8 mit BOM), sodass Müller und €1.240,00 korrekt ankommen.
• Eine Spalte „Feldstatus" markiert alle Zellen, die nicht bestätigt wurden, damit kein ungeprüfter Wert scheinbar sicher in Ihre Buchhaltung rutscht.
• Zeitstempel, wann jede Zeile erfasst wurde, im Format ISO-8601 (2026-07-05T14:30:00), sodass sie verlässlich sortieren und importieren.

Wo Ihre Daten liegen#

Tabellendaten werden lokal auf Ihrem Mac gespeichert. Die Tabelle selbst lädt nichts hoch — sie entsteht aus Umbenennungen, die Sie ohnehin ausgeführt haben. Extraktionstabellen funktionieren gleich, ob Sie mit eigenen API-Schlüsseln, einem lokalen Modell oder der verwalteten KI von NameQuick umbenennen; die Tabelle spiegelt einfach das Setup wider, das die Umbenennung erledigt hat. Das ganze Bild finden Sie unter Daten & Datenschutz.

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FAQ#

Meine Tabelle ist leer — warum? Der Ordner wurde noch nicht mit einer Namensvorlage umbenannt. Smart Rename und eigene Prompts füllen keine Tabellen, nur Vorlagen tun das. Nutzen Sie Vorlage wählen … im Leerzustand und benennen Sie den Ordner um.

Warum zeigen manche Zellen „—"? Ein Strich heißt, dass es für dieses Feld in dieser Datei keinen Wert gibt — entweder wurde das Feld erst bei einer späteren Erfassung ergänzt (frühere Zeilen hatten es nie) oder es wurde in diesem Dokument nicht gefunden. Eine leere Zelle, kein Fehler.

Was bedeutet „zu prüfen"? NameQuick konnte einen Wert in dieser Zeile nicht vollständig bestätigen, also ist er markiert statt stillschweigend übernommen. Klicken Sie auf die Zelle, um die Begründung zu sehen, oder nutzen Sie In Prüfung öffnen, um ihn mit dem Beleg zu prüfen und zu korrigieren.

Ich habe Tausende Dateien — wird die Tabelle langsam? Nein. Große Ordner zeigen die neuesten 1.000 erfassten Zeilen, damit alles reaktionsschnell bleibt, und der Abdeckungshinweis sagt Ihnen, wenn Sie einen Ausschnitt sehen.

Welche KI-Setups bauen Tabellen? Alle — Ihre eigenen API-Schlüssel, lokale Modelle und verwaltete KI. Tabellen entstehen aus Vorlagen-Umbenennungen, unabhängig davon, welcher Anbieter sie ausgeführt hat.

Sendet das Ansehen oder Exportieren der Tabelle meine Daten irgendwohin? Nein. Die Tabelle ist lokal, und der Export schreibt eine CSV auf Ihren Mac. Die Tabelle lädt nichts hoch.

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Extraktionstabellen kommen bald. Richten Sie bis dahin die Vorlagen und überwachten Ordner ein, die sie speisen, damit Ihre Tabelle am Starttag sofort gefüllt wird.