Gewinnausschüttung GmbH: Steuern, Ablauf und Rechner

Eine Privatentnahme wie beim Einzelunternehmen gibt es bei der GmbH nicht. Die GmbH ist eine eigene juristische Person, ihr Geld gehört nicht den Gesellschaftern. Überweisen Sie sich ohne Rechtsgrund Geld vom Geschäftskonto, ist das entweder ein Darlehen der GmbH an Sie oder eine verdeckte Gewinnausschüttung. Die geregelten Wege sind:

• Gewinnausschüttung an alle Gesellschafter nach Beschluss, mit 26,375 % Kapitalertragsteuer und Soli (Schritte 1 bis 3 unten)
• Geschäftsführergehalt, wenn Sie selbst Geschäftsführer sind, mit Lohnsteuer
• Zinsen und Rückzahlung eines Darlehens, das Sie der GmbH gegeben haben
• Rückzahlung von Einlagen aus dem steuerlichen Einlagekonto (§ 27 KStG)

Grundlage einer regulären Ausschüttung ist der festgestellte Jahresabschluss. Die Gesellschafter beschließen über seine Feststellung und über die Verwendung des Ergebnisses (§ 46 Nr. 1 GmbHG), bei kleinen Gesellschaften spätestens elf Monate nach Ende des Geschäftsjahres, sonst nach acht Monaten (§ 42a Abs. 2 GmbHG).

Der Gewinnverwendungsbeschluss legt fest, wie viel ausgeschüttet wird, wie viel in die Gewinnrücklagen geht und was als Gewinnvortrag bleibt (§ 29 Abs. 1 und 2 GmbHG). Es genügt die einfache Mehrheit (§ 47 Abs. 1 GmbHG), wenn die Satzung nichts anderes bestimmt. Verteilt wird nach dem Verhältnis der Geschäftsanteile; eine andere Verteilung braucht eine Grundlage in der Satzung (§ 29 Abs. 3 GmbHG). Nennen Sie im Beschluss den Auszahlungstag: Er bestimmt, wann die Kapitalertragsteuer fällig wird.

Bei einer Ein-Personen-GmbH hält der Gesellschafter den Beschluss unverzüglich schriftlich fest und unterschreibt ihn (§ 48 Abs. 3 GmbHG). Das Protokoll gehört zu den Belegen.

Grenzen: Die GmbH darf kein Vermögen auszahlen, das zur Erhaltung des Stammkapitals nötig ist (§ 30 Abs. 1 GmbHG). Für Zahlungen an Gesellschafter, die zur Zahlungsunfähigkeit führen mussten, haftet der Geschäftsführer persönlich (§ 15b Abs. 5 InsO).

Vorabausschüttung: Schon während des Geschäftsjahres können die Gesellschafter eine Ausschüttung auf den erwarteten Gewinn beschließen. Fällt der Jahresgewinn niedriger aus, müssen sie zu viel Erhaltenes in der Regel zurückzahlen.

Die GmbH zahlt die Ausschüttung nicht voll aus. Sie behält 25 % Kapitalertragsteuer ein (§ 43 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1, § 43a Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG) und 5,5 % Solidaritätszuschlag darauf (§ 4 SolZG), zusammen 26,375 %. Ist ein Gesellschafter kirchensteuerpflichtig, kommt Kirchensteuer dazu, 8 % der Kapitalertragsteuer in Bayern und Baden-Württemberg, sonst 9 %; die Kapitalertragsteuer sinkt dann etwas (§ 32d Abs. 1 EStG), zusammen sind es rund 27,82 % oder 28 %. Die Kirchensteuermerkmale ihrer Gesellschafter fragt die GmbH beim Bundeszentralamt für Steuern ab (§ 51a Abs. 2c EStG).

Wann die Steuer entsteht: mit dem Zufluss der Ausschüttung (§ 44 Abs. 1 EStG). Als Zuflusstag gilt der Auszahlungstag aus dem Beschluss; nennt der Beschluss keinen, der Tag nach der Beschlussfassung (§ 44 Abs. 2 EStG). Das gilt auch, wenn das Geld erst später überwiesen wird.

Frist: Bis zum 10. des Folgemonats übermittelt die GmbH die Kapitalertragsteuer-Anmeldung elektronisch über ELSTER (§ 45a Abs. 1 EStG) und zahlt die Steuer an ihr Finanzamt (§ 44 Abs. 1 EStG). Fällt der 10. auf ein Wochenende oder einen Feiertag, gilt der nächste Werktag (§ 108 Abs. 3 AO). Beispiel: Beschluss und Auszahlung im Juni, Anmeldung und Zahlung bis zum 10. Juli. Den Termin zeigt auch der Steuertermine-Kalender.

Für die einbehaltene Steuer haftet die GmbH (§ 44 Abs. 5 EStG). Jedem Gesellschafter stellt sie eine Steuerbescheinigung aus (§ 45a Abs. 2 EStG).

Holding als Gesellschafter: Auch an eine Holding-GmbH wird mit Kapitalertragsteuer ausgeschüttet. Dort bleibt die Dividende zu 95 % steuerfrei (§ 8b Abs. 1 und 5 KStG), wenn die Holding zu Beginn des Jahres mindestens 10 % hält (§ 8b Abs. 4 KStG); die Kapitalertragsteuer wird auf ihre Körperschaftsteuer angerechnet.

Gebucht wird in zwei Schritten. Mit dem Beschluss wird der ausgeschüttete Betrag zur Verbindlichkeit gegenüber den Gesellschaftern: Gewinnvortrag an Verbindlichkeiten für offene Ausschüttungen (SKR03 0860 an 0755, SKR04 2970 an 3519). Bei der Auszahlung geht der Nettobetrag an die Gesellschafter, und die einbehaltene Steuer wandert auf ein eigenes Verbindlichkeitskonto (SKR03 1746, SKR04 3760), bis die GmbH sie an das Finanzamt zahlt.

Die Ausschüttung ist Gewinnverwendung, kein Aufwand: Sie mindert die Steuer der GmbH nicht. Alle Buchungssätze mit Beispiel: Gewinnausschüttung buchen.

Nicht verwechseln: Behält die Bank auf Zinsen der GmbH Kapitalertragsteuer ein, ist das ein anderer Vorgang. Dann ist die Steuer eine Vorauszahlung der GmbH auf ihre eigene Körperschaftsteuer: Kapitalertragsteuer buchen.

Eine UG (haftungsbeschränkt) muss in ihrer Bilanz eine gesetzliche Rücklage bilden: ein Viertel des Jahresüberschusses, gemindert um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr (§ 5a Abs. 3 Satz 1 GmbHG). Ausschütten kann sie also höchstens 75 %. Bei 10.000 € Jahresüberschuss gehen 2.500 € in die Rücklage.

Die Rücklage darf nur für eine Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln (§ 57c GmbHG) und zum Ausgleich von Verlusten verwendet werden (§ 5a Abs. 3 Satz 2 GmbHG). Die Pflicht endet nicht, wenn die Rücklage 25.000 € erreicht, sondern erst, wenn die UG ihr Stammkapital auf mindestens 25.000 € erhöht (§ 5a Abs. 5 GmbHG). Wer die Rücklage übergeht, riskiert, dass Jahresabschluss und Ausschüttungsbeschluss unwirksam sind und das Geld zurückgezahlt werden muss.

Steuerlich ändert die Rücklage nichts: Die UG zahlt auf den ganzen Gewinn Körperschaft- und Gewerbesteuer, nur die Kapitalertragsteuer fällt auf den kleineren ausgeschütteten Betrag an. Im Rechner oben wählen Sie dafür »UG«.

Eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) liegt vor, wenn die GmbH einem Gesellschafter oder einer ihm nahestehenden Person einen Vorteil gewährt, den sie einem fremden Dritten nicht gewährt hätte, und das nicht auf einem ordentlichen Gewinnverteilungsbeschluss beruht. Der Vorteil darf den Gewinn der GmbH nicht mindern (§ 8 Abs. 3 Satz 2 KStG). Typische Fälle:

• ein Geschäftsführergehalt über dem, was ein fremder Geschäftsführer bekäme, oder eine rückwirkende Erhöhung
• private Ausgaben über die GmbH oder Geld vom Geschäftskonto ohne Vertrag
• ein Darlehen an den Gesellschafter ohne oder mit zu niedrigen Zinsen
• Miete, Zinsen oder Honorare an den Gesellschafter über dem Marktpreis
• private Nutzung des Firmenwagens ohne Regelung im Vertrag

Bei beherrschenden Gesellschaftern, in der Regel mit mehr als 50 % der Stimmen, prüft das Finanzamt auch die Form: Vereinbarungen müssen im Voraus klar, zivilrechtlich wirksam und tatsächlich durchgeführt sein (R 8.5 Abs. 2 KStR). Rückwirkende Vereinbarungen erkennt es nicht an.

Folgen: Die GmbH rechnet den Vorteil ihrem Gewinn wieder hinzu und zahlt darauf Körperschaft- und Gewerbesteuer. Beim Gesellschafter ist er Kapitalertrag (§ 20 Abs. 1 Nr. 1 Satz 2 EStG). Aufgedeckt wird eine vGA meist erst Jahre später in der Betriebsprüfung, dann mit Zinsen auf die Nachzahlung (§ 233a AO). Schutz bieten schriftliche Verträge vor der ersten Zahlung, marktübliche Konditionen und ein Beleg mit Rechtsgrund für jede Zahlung an Gesellschafter.

Geschäftsführergehalt: Sind Sie Gesellschafter und Geschäftsführer, kann die GmbH Ihnen ein Gehalt zahlen. Für die GmbH ist es Betriebsausgabe und mindert Körperschaft- und Gewerbesteuer; bei Ihnen ist es Arbeitslohn (§ 19 EStG), auf den die GmbH Lohnsteuer einbehält und anmeldet (§ 41a EStG). Das Gehalt muss angemessen und vorher schriftlich vereinbart sein, sonst ist der überhöhte Teil eine verdeckte Gewinnausschüttung. Gesellschafter-Geschäftsführer mit mindestens 50 % der Anteile oder einer Sperrminorität in der Satzung sind in der Regel nicht sozialversicherungspflichtig; verbindlich klärt das ein Statusfeststellungsverfahren (§ 7a SGB IV).

Gehalt oder Gewinnausschüttung? Das Gehalt spart bei der GmbH rund 30 % Steuern, wird bei Ihnen aber mit Ihrem persönlichen Satz besteuert (bis 42 %, in der Spitze 45 %, § 32a EStG). Die Ausschüttung kostet bei 400 % Hebesatz zusammen rund 48,3 %. Bei niedrigem und mittlerem Einkommen ist ein angemessenes Gehalt deshalb oft günstiger. Die richtige Mischung rechnet Ihr Steuerberater mit Ihren Zahlen.

Gesellschafterdarlehen an die GmbH: Haben Sie der GmbH Geld geliehen, kann sie es Ihnen steuerfrei zurückzahlen; nur die Zinsen sind Einkünfte. Die GmbH setzt die Zinsen als Betriebsausgabe ab (bei der Gewerbesteuer mit Hinzurechnung, § 8 Nr. 1 GewStG). Halten Sie mindestens 10 % der Anteile, versteuern Sie die Zinsen nicht mit Abgeltungsteuer, sondern mit Ihrem persönlichen Satz (§ 32d Abs. 2 Nr. 1 Buchst. b EStG). In der Insolvenz stehen Gesellschafterdarlehen hinten an (§ 39 Abs. 1 Nr. 5 InsO), und Rückzahlungen aus dem letzten Jahr vor dem Insolvenzantrag kann der Verwalter anfechten (§ 135 Abs. 1 Nr. 2 InsO). So wird es gebucht: Gesellschafterdarlehen buchen.

Darlehen der GmbH an Sie: Umgekehrt kann die GmbH Ihnen Geld leihen, mit schriftlichem Vertrag, marktüblichem Zins und festen Rückzahlungen, und nur, wenn der Rückzahlungsanspruch vollwertig ist (§ 30 Abs. 1 Satz 2 GmbHG). Sonst droht eine verdeckte Gewinnausschüttung. Ein Darlehen verschiebt die Besteuerung nur; dauerhaft entnehmen lässt sich Geld so nicht.

Einlagen zurückzahlen: Hat ein Gesellschafter über das Stammkapital hinaus Geld eingelegt, etwa in die Kapitalrücklage, kann die GmbH es ohne Kapitalertragsteuer zurückzahlen, soweit es im steuerlichen Einlagekonto steht. Das geht aber erst, wenn der ausschüttbare Gewinn verbraucht ist (§ 27 Abs. 1 KStG).

Standard ist die Abgeltungsteuer: Mit den 26,375 % (plus Kirchensteuer) ist die Ausschüttung bei Ihnen versteuert (§ 32d Abs. 1 EStG). Kosten wie Kreditzinsen für den Kauf der Anteile zählen nicht, nur der Sparer-Pauschbetrag (§ 20 Abs. 9 EStG).

Auf Antrag gilt stattdessen das Teileinkünfteverfahren (§ 32d Abs. 2 Nr. 3 EStG), wenn Sie mindestens 25 % der Anteile halten oder mindestens 1 % halten und beruflich für die GmbH tätig sind, etwa als Geschäftsführer. Dann sind 60 % der Ausschüttung mit Ihrem persönlichen Satz steuerpflichtig (§ 3 Nr. 40 EStG), und 60 % der Kosten sind abziehbar (§ 3c Abs. 2 EStG). Die Kapitalertragsteuer wird trotzdem einbehalten und in Ihrer Einkommensteuererklärung angerechnet.

Rein rechnerisch lohnt sich das, solange Ihr persönlicher Grenzsteuersatz unter etwa 41,7 % liegt (60 % × 41,7 % ≈ 25 %), oder wenn Sie hohe Finanzierungskosten haben. Den Antrag stellen Sie spätestens mit der Einkommensteuererklärung; er gilt auch für die folgenden vier Jahre, solange Sie ihn nicht widerrufen.