Beispiele für Kontoauszüge und Finanz-PDFs
Kontoauszüge und Finanz-PDFs auf Mac und Windows umbenennen und ordnen
Auszüge kommen als Portal-Downloads, E-Mail-Auszüge und Scans mit Namen wie kontoauszug.pdf oder e-auszug (3).pdf an. NameQuick liest jeden einzelnen und baut einen konsistenten Dateinamen aus Abrechnungszeitraum, Institut oder Konto-Kurznamen und Dokumenttyp.
Nutze diesen Workflow für Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen, Depot- und Anlageauszüge, Berichte von Zahlungsdienstleistern sowie Darlehens- und Hypothekenauszüge. NameQuick liest jedes Auszugs-PDF, nimmt Abrechnungszeitraum, Institut und Dokumenttyp von der Seite und baut daraus den Dateinamen, bevor du ablegst, weitergibst oder archivierst. Die Vorlage auf dieser Seite hält Kontonummern, Salden und IBANs aus dem Namen heraus. Es wertet keine Salden aus, gleicht keine Konten ab und ersetzt keine Bank- oder Buchhaltungssoftware.
Aus kontoauszug.pdf kann zum Beispiel 2026-04_Geschaeftskonto_Kontoauszug.pdf werden.
Was in einem Kontoauszugs-Ordner landet
Konto- und Depotauszüge, als PDFs aus Online-Portalen geladen, oft mit Namen wie kontoauszug.pdf oder download.pdf.
Auszüge, die du aus E-Mail-Benachrichtigungen speicherst, meist mit Namen wie e-auszug (3).pdf oder ähnlich.
Ausgabe von Flachbett- oder Dokumentenscannern für per Post geschickte Auszüge, oft mit Namen wie scan_009.pdf.
Abrechnungs- und Auszahlungsübersichten, als PDFs oder Berichtsdateien aus Dashboards von Zahlungsdienstleistern exportiert.
Starte mit dem Dateinamenformat für Kontoauszüge
Starte mit einem Dateinamenformat, wenn jede Datei derselben Feldreihenfolge folgen soll. Gehe zu Presets > Neues Preset > Dateinamenvorlage und bau die Felder unten mit „Teil hinzufügen“ → „Neues Feld…“ nach; die Feldregeln kommen jeweils unter „Anweisungen für diesen Teil hinzufügen“. Die Schreibweise in geschweiften Klammern beschreibt nur die Reihenfolge, es sind keine Platzhalter zum Einfügen.
Felder - Abrechnungszeitraum - Institut oder Konto-Kurzname - Dokumenttyp Muster {period}_{institution_or_account}_Kontoauszug Feldregeln - Nutze YYYY-MM für monatliche Auszüge. - Nutze YYYY für Jahres- oder Jahresend-Auszüge. - Nutze einen sicheren Konto-Kurznamen, nie eine vollständige Kontonummer. - Bestimme den Dokumenttyp: Kontoauszug, Jahresuebersicht, Depotauszug, Darlehensauszug. Nicht aufnehmen - Kontosalden - IBANs - vollständige oder teilweise Kontonummern - Kartennummern - Bankleitzahlen oder Sortiercodes
Varianten des Dateinamenformats
Wähle die Variante, die dazu passt, wie du diese Dateien sortierst. Jede behält dasselbe strukturierte Muster.
Für Giro-, Spar- und Kreditkartenauszüge, die jeden Monat kommen.
- •Nutze YYYY-MM für den Zeitraum, damit sich Auszüge nach Monat sortieren lassen.
- •Nutze einen sicheren Konto-Kurznamen, nie eine vollständige Kontonummer.
- •Belasse den Dokumenttyp für routinemäßige Monatsdateien bei Kontoauszug.
Felder, die NameQuick aus einem Kontoauszug liest
| Feld | Nützlich für | Beispiel |
|---|---|---|
| Abrechnungszeitraum | Auszüge chronologisch sortieren | 2026-04, 2026-Q1 |
| Institut oder Konto-Kurzname | Auszüge nach Bank oder Konto finden | Geschaeftskonto, Sparkasse-Musterstadt |
| Dokumenttyp | Auszüge von Übersichten und Berichten trennen | Kontoauszug, Jahresuebersicht, Depotauszug |
| Auszugsjahr | Jahres- und Jahresend-Auszüge gruppieren | 2025 |
| Kontotyp | Auszüge in den richtigen Kontoordner einsortieren | Girokonto, Sparkonto, Kreditkarte, Depot |
Halte sensible Daten aus Dateinamen heraus
Diese Angaben gehören nie in einen Dateinamen. Die Vorlage und die schriftlichen Anweisungen auf dieser Seite schließen sie ausdrücklich aus; übernimm diese Ausschlüsse in dein Preset.
- Kontosalden
- IBANs
- vollständige oder teilweise Kontonummern
- Kartennummern
- Bankleitzahlen, Sortiercodes oder BIC/SWIFT-Codes
Ein praktischer Workflow
Sammle Auszüge in einem Ordner
Lege neue Auszugs-Downloads, E-Mail-Auszüge, Scans und Zahlungsdienstleister-Berichte in einen einzigen Prüfordner, zum Beispiel ~/Dokumente/Kontoauszuege-Eingang/.
Wende das Dateinamenformat für Kontoauszüge an
Wähl dein Kontoauszugs-Preset in „Schnell umbenennen“, stell „Vorschläge für hinzugefügte Dateien anwenden“ auf „Zuerst prüfen“ und füg erst dann die Dateien hinzu, damit jede Datei demselben Muster folgt. Das Dateinamenformat hält Zeitraum, Institut oder Konto-Kurznamen und Dokumenttyp in einer festen Reihenfolge.
Prüfe die vorgeschlagenen Namen
Prüfe den Abrechnungszeitraum, den richtigen Konto-Kurznamen und einen sinnvollen Dokumenttyp. Stelle sicher, dass keine Salden, Kontonummern oder IBANs im Namen auftauchen.
Benenne den Stapel um
Wende die Umbenennungen in „Schnell umbenennen“ gemeinsam an (die Schaltfläche zeigt die Anzahl, etwa „12 Namen anwenden“), damit Dateisuche (Finder oder Explorer) und Backups überall konsistente, sortierbare Auszugsnamen sehen.
Sortiere nach Jahr und Konto
Für laufend eintreffende Auszüge mach den Eingangsordner unter Einstellungen → Ordner → „Ordner hinzufügen“ zu einem überwachten Ordner mit deinem Kontoauszugs-Preset und „Zuerst prüfen“. Regeln unter „Nachdem eine Datei umbenannt wurde“ suchen mit „Name enthält“ ein Wort im fertigen Namen, verschieben die Datei in einen festen Ordner und setzen Tags (auf dem Mac als Finder-Tags). Regeln wirken nur in überwachten Ordnern, nicht auf Dateien, die du selbst hinzufügst.
Übergib an Steuerberatung oder Archiv
Lesbare Auszüge lassen sich leichter mit der Buchhaltung teilen, an einen Vorgang anhängen oder langfristig archivieren. Behalte deine Bank- und Buchhaltungstools als führendes Finanzsystem.
Optional: schriftliche Anweisungen nutzen
Wenn freie Anweisungen besser zu diesem Ordner passen, füge sie unter Presets > Neues Preset > Schriftliche Anweisungen ein. Ein Dateinamenformat bleibt der konsistentere Startpunkt, wenn jede Datei derselben Struktur folgen soll.
Benenne diesen Finanzauszug anhand seines sichtbaren Inhalts um. Die Datei ist ein Kontoauszug, eine Kreditkartenabrechnung, ein Depot- oder Anlageauszug, ein Bericht eines Zahlungsdienstleisters, ein Darlehens- oder Hypothekenauszug oder eine Jahresübersicht. Erstelle einen kurzen, sicheren Dateinamen. Bevorzugtes Muster: {period}_{institution_or_account}_Kontoauszug Regeln: - Nutze den Abrechnungszeitraum. Formatiere ihn als YYYY-MM für monatliche und YYYY für Jahres- oder Jahresend-Auszüge. Nutze ein Quartal wie 2026-Q1, wenn der Auszug ein Quartal abdeckt. - Nutze den Institutsnamen oder einen sicheren Konto-Kurznamen wie Geschaeftskonto. Nutze nie eine vollständige oder teilweise Kontonummer. - Bestimme den Dokumenttyp: Kontoauszug, Jahresuebersicht, Depotauszug oder Darlehensauszug. - Lass jedes Feld weg, das du nicht lesen kannst. Rate nicht. - Nimm nie Kontosalden, IBANs, vollständige oder teilweise Kontonummern, Kartennummern, Bankleitzahlen oder Sortiercodes auf. - Entferne unsichere Dateinamenzeichen: / \ : * ? " < > | und Zeilenumbrüche. - Behalte die ursprüngliche Dateiendung bei. Fallback: - Wenn nur Zeitraum und Institut verlässlich sind, nutze {period}_{institution_or_account}_Kontoauszug. - Wenn fast nichts lesbar ist, beginne den Namen mit Zur-Pruefung_ und rate keine Werte. Gib nur den Dateinamen zurück, ohne Erklärung.
Erst umbenennen, dann einsortieren
Sobald die Namen stabil sind, können Regeln umbenannte Dateien verschieben und taggen. Regeln wirken nur in überwachten Ordnern, nicht auf Dateien, die du selbst in „Schnell umbenennen“ hinzufügst, und ihre Bedingungen prüfen den fertigen Dateinamen und Dateieigenschaften, nicht den Inhalt des Auszugs. Halte die ersten Regeln eng und stell den Ordner anfangs auf „Zuerst prüfen“.
Mit dem Dateinamenformat für Kontoauszüge umbenennen
Baue Namen aus Abrechnungszeitraum, Institut oder Konto-Kurznamen und Dokumenttyp.
Das Konto taggen
Ergänze mit der Regelaktion „Tags setzen“ Tags wie Girokonto, Kreditkarte oder Depot, sobald der Dateiname klar ist. Auf dem Mac erscheinen sie als Finder-Tags.
Verlässliche Auszüge einsortieren
Verschiebe eindeutige Auszüge in Jahres- oder Kontoordner. Lass unlesbare Scans im Prüfordner.
| Regel | Auslöser oder Bedingung | Aktion | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Nach Jahr | Name entspricht ^2026 (regulärer Ausdruck; je eine Regel pro Jahr) | „Datei verschieben“ → „in einen Ordner verschieben“: Finanzen/Kontoauszuege/2026, dazu „Tags setzen“: Kontoauszug | 2026-04_Geschaeftskonto_Kontoauszug.pdf |
| Nach Konto | Name enthält Muster-Depot (eine Regel pro Konto-Kurzname) | „in einen Ordner verschieben“: Finanzen/Konten/Muster-Depot, dazu „Tags setzen“: Depot | 2026-Q1_Muster-Depot_Depotauszug.pdf |
| Zur Prüfung | Name enthält Zur-Pruefung (der Marker aus deinen schriftlichen Anweisungen) | „in einen Ordner verschieben“: Finanzen/Kontoauszuege/Zur-Pruefung, optional „Tags setzen“: Zur-Pruefung | Zur-Pruefung_scan_009.pdf |
Beispielhafte Ordnerstrukturen
Auszüge gruppiert nach Jahr
Nutze das, wenn du Auszüge vor der Prüfung nach Zeitraum ablegst.
Naming emphasis: Finanzen/Kontoauszuege/<Jahr>/<Konto> (feste Ordner, je einer pro Regel)
Was NameQuick nicht macht
NameQuick erstellt lesbare, konsistente Dateinamen für lokale Dateien auf Mac und Windows. Für diese Dateien macht es Folgendes nicht:
- Kontosalden lesen oder abgleichen
- Bank- oder Buchhaltungssoftware ersetzen
- Finanz-, Anlage- oder Steuerberatung geben
- fehlerfreies Lesen verblasster oder schlechter Scans garantieren
- Kontoinhaberschaft oder Echtheit eines Auszugs prüfen
Häufige Fragen
Landet meine Kontonummer oder mein Saldo im Dateinamen?
Nicht, wenn dein Preset das ausschließt: Die Vorlage und die schriftlichen Anweisungen auf dieser Seite schließen Kontosalden, IBANs, vollständige oder teilweise Kontonummern, Kartennummern, Bankleitzahlen und Sortiercodes ausdrücklich aus. Prüfe Namen trotzdem immer in der Vorschau, bevor du sie anwendest, um sicherzugehen, dass kein sensibles Detail auftaucht.
Wie werden monatliche und jährliche Auszüge unterschiedlich benannt?
Monatliche Auszüge nutzen den Zeitraum als YYYY-MM, zum Beispiel 2026-04, und Quartalsauszüge können ein Quartal wie 2026-Q1 nutzen. Jahres- und Jahresend-Auszüge nutzen das vierstellige Jahr und den Dokumenttyp Jahresuebersicht, damit sie getrennt von monatlichen Dateien gruppiert bleiben.
Kann NameQuick gescannte Papierauszüge lesen?
Ja. Das KI-Modell liest gescannte Auszugs-PDFs und Bilder direkt als Bild; NameQuick schlägt dann einen Dateinamen aus Zeitraum, Institut oder Konto-Kurznamen und Dokumenttyp vor. Einen eigenen OCR-Schritt gibt es dafür nicht. Prüfe die Ergebnisse in der Vorschau, denn verblasste oder schlechte Scans sind schwerer zu lesen.
Ersetzt das meine Buchhaltungssoftware?
Nein. NameQuick macht Auszüge lesbar und konsistent, damit sie sich leicht ablegen, anhängen oder weitergeben lassen. Behalte dein Bankportal und deine Buchhaltungssoftware als führendes Finanzsystem.
Bring einen Ordner mit Kontoauszügen in Ordnung
Managed AI liest jeden Kontoauszug und benennt ihn nach Zeitraum und Institut, ganz ohne API-Key. Prüfe jeden Namen in der Vorschau, bevor du anwendest, und halte Salden und Kontonummern aus dem Dateinamen heraus. Managed bietet 30 kostenlose Umbenennungen ohne E-Mail und ohne Karte, mit Karte dann 70 weitere und 14 Tage deines Tarifs.