E-Mail-Import: PDF-Anhänge automatisch benennen

Mit dem E-Mail-Import in NameQuick 3 gelangen PDF-Anhänge freigegebener Absender aus deinem Postfach in einen aktiv überwachten Ordner. Dort benennt NameQuick sie mit den Benennungs- und Prüfeinstellungen des Ordners, genau wie andere neu hinzugefügte Dateien. Das funktioniert auf Mac und Windows.

Die Verbindung nutzt ausschließlich lesenden IMAP-Zugriff. NameQuick markiert, verschiebt oder löscht keine Nachrichten und lädt nur freigegebene PDF-Anhangsteile herunter. Importiert werden ausschließlich PDFs. Du bestimmst, welchen Absendern du vertraust und in welchem Ordner ihre Dateien ankommen.

Einen Zielordner vorbereiten#

Lege vor dem Verbinden einen überwachten Ordner mit automatischer Verarbeitung an. Weise ihm ein Preset zu oder aktiviere Smart umbenennen. Ein Ordner ohne automatische Verarbeitung reicht als Vorbereitung nicht aus.

Für den ersten Test empfiehlt sich ein leerer Ordner mit der Einstellung Zuerst prüfen. So kannst du die importierten PDFs und die vorgeschlagenen Namen prüfen, bevor du die Umbenennungen übernimmst. Der Ordner muss aktiv überwacht werden; seine Einstellungen gelten auch für alle PDFs, die über den E-Mail-Import eintreffen.

Ein Postfach verbinden#

Öffne in der Seitenleiste E-Mail-Import neben Presets und Regeln. Wähle Postfach hinzufügen, um die Einrichtung Postfach verbinden zu öffnen.

1. E-Mail-Anbieter wählen

   Wähle unter E-Mail-Anbieter deinen Anbieter. Verfügbar sind Gmail, iCloud Mail, GMX, Web.de, Fastmail, Yahoo Mail, Proton Mail Bridge und Custom IMAP.

2. Postfachname eintragen

   Trage unter Postfachname eine Bezeichnung ein, zum Beispiel „Rechnungen“. Dieser Name dient als lokale Bezeichnung in NameQuick und im Umbenennungsverlauf; er ändert nichts bei deinem E-Mail-Anbieter.

3. Überwachten Zielordner wählen

   Wähle unter Überwachter Zielordner den vorbereiteten Ordner.

4. Zugangsdaten eingeben

   Trage unter E-Mail oder Benutzername deine E-Mail-Adresse oder deinen Benutzernamen und unter App-Passwort das passende App-Passwort ein.

5. Postfach verbinden

   Klicke auf Postfach verbinden.

Über Wo finde ich das? öffnest du die Seite deines Anbieters zum App-Passwort. Nutze diesen Link für die aktuellen Schritte, da Anbieter ihre Einrichtung ändern können.

Was dein Anbieter benötigt#

Die lokale Verbindung über Proton Mail Bridge ist eine eigene Anbieteroption. Die Einschränkung für Custom IMAP gilt dort nicht.

Absender gezielt freigeben#

Im Schritt Wer schickt Ihnen PDFs? kannst du einen optionalen Absenderscan verwenden. Er liest nur Absender und Betreffzeilen, lädt keine Anhänge herunter und schlägt Absender mit PDFs vor. Du kannst Adressen auch manuell hinzufügen, ohne den Scan zu verwenden.

Wähle bei einem vertrauenswürdigen Absender Beobachten. Mit Alle beobachten gibst du die vorgeschlagenen Absender gemeinsam frei. Prüfe deshalb vorher die gesamte Vorschlagsliste: Ein Vorschlag allein ist noch keine Freigabe.

Anzeigenamen werden dabei ignoriert. Entscheidend ist die Adresse beziehungsweise die freigegebene Domain, nicht ein Name wie „Buchhaltung“. Wähle Genaue Adresse, wenn du nur einem einzelnen Absender vertraust, statt allen Absendern einer Domain.

Mit Nach neuen Absendern suchen startest du einen separaten Scan, der nur Metadaten prüft. Er schlägt weitere Absender vor, ohne deren PDFs herunterzuladen. Auch diese Absender musst du erst freigeben.

Zurückgehaltene Nachrichten prüfen#

Gibt eine Nachricht vor, von einem freigegebenen Absender zu stammen, lässt sich das aber nicht verifizieren, erhält sie den Status Zur Prüfung zurückgehalten. Solange sie zurückgehalten wird, lädt NameQuick nichts daraus herunter. Du prüfst den Fall und entscheidest, ob du den Import zulassen möchtest.

Prüfungen, Status und Ergebnisse verstehen#

Mit Jetzt prüfen startest du unmittelbar eine Prüfung. Für Hintergrundprüfungen muss NameQuick laufen. Auf dem Mac läuft die App nach dem Schließen des Fensters weiter. Unter Windows beendet das Schließen des Fensters die App; öffne sie dort wieder, damit weitere Prüfungen stattfinden können.

Die Statusanzeige hilft dir, den nächsten Schritt zu erkennen:

Hinweise mit einer Anzahl zeigen dir außerdem, wie viele Fälle auf deine Prüfung warten. Sieh dir diese Fälle an, statt davon auszugehen, dass alle gefundenen PDFs bereits im Zielordner liegen.

Unter Letzte Prüfung findest du die Zusammenfassung: hinzugefügte und bereits vorhandene PDFs sowie zurückgehaltene, abgelehnte und auf einen erneuten Versuch wartende Fälle. Diese Angaben helfen dir, einen fehlenden Import einzuordnen.

Der Postfachbereich steht auf Automatisch. Wo verfügbar, verwendet NameQuick „All Mail“. Andernfalls zeigt die App an, welches Postfach gelesen wird. Im laufenden Importbetrieb fragt NameQuick den Server nur nach Nachrichten freigegebener Absender.

Zugangsdaten und PDF-Verarbeitung#

Dein App-Passwort wird auf deinem Computer im macOS-Schlüsselbund oder im Windows Credential Manager gespeichert. Es wird nicht an NameQuick gesendet.

Der nur lesende Postfachzugriff bedeutet nicht, dass heruntergeladene PDF-Inhalte grundsätzlich auf deinem Computer bleiben. Für die Benennung gilt dein gewählter Verarbeitungsmodus, wie bei jeder Datei im überwachten Ordner: Managed verarbeitet Inhalte in der EU-Cloud und verwendet sie nicht für KI-Training. Bei Self-Managed mit einem Cloud-API-Schlüssel werden Inhalte an den gewählten Anbieter gesendet. Ein konfiguriertes lokales Modell verarbeitet sie auf deinem Gerät.

Weitere Informationen findest du unter Datenschutz. Die Entscheidung über den Benennungsmodus ist unabhängig davon, welche Absender du für den Import freigibst.

Freigaben widerrufen oder die Verbindung trennen#

Um keine weiteren PDFs eines Absenders zu importieren, wähle bei ihm Widerrufen. Bereits abgelegte PDFs bleiben, wo sie sind. Das Widerrufen einer Absenderfreigabe entfernt also keine Dateien aus deinem Zielordner.

Mit Verbindung trennen entfernst du das Postfach aus NameQuick. Bereits abgelegte Dateien bleiben ebenfalls erhalten und behalten ihren Verlauf. Aufgezeichnete Aktionen findest du weiterhin im Verlauf; mehr dazu steht unter Verlauf und Rückgängig.

Du kannst das App-Passwort zusätzlich bei deinem E-Mail-Anbieter widerrufen. Damit beendest du den Zugriff über dieses Passwort. Das ist vom Entfernen des Postfachs in NameQuick und vom Widerrufen einzelner Absenderfreigaben zu unterscheiden.