EXTF-Datei und DATEV-Export: Buchungsstapel erstellen und importieren

#TL;DR

• Was eine EXTF-Datei ist: EXTF ist das ASCII-Importformat von DATEV, das sogenannte DATEV-Format. Eine EXTF-Datei ist meist ein Buchungsstapel als Textdatei (.csv oder .txt); viele Tools können zusätzlich eine einfache CSV erzeugen.
• Was ein DATEV-Export ist: Ein DATEV-Export schreibt Ihre Rechnungsdaten in eine solche EXTF-Datei, die anschließend in DATEV importiert wird. Es ist eine Datei zum Herunterladen und Übergeben, keine Live-Schnittstelle in das DATEV-System.
• Der Import ist manuell: Sie (oder Ihr Steuerberater) importieren die Datei über den ASCII-/Stapel-Import von DATEV. Es wird nichts automatisch an DATEV übertragen.
• Keine direkte DATEV-Schnittstelle: Ein Datei-Export ist keine DATEV-API-Verbindung und keine DATEV-Marktplatz-Integration. Wenn Sie eine live angebundene, synchronisierte Verbindung brauchen, ist das eine andere Produktkategorie.

Kurz gesagt: Eine EXTF-Datei ist eine Textdatei im DATEV-Format. In der ersten Zeile steht die Kennung EXTF mit Angaben zu Formatversion, Datenkategorie, Wirtschaftsjahr und Kontenrahmen. Darunter folgen die Daten, bei einem Buchungsstapel eine Zeile pro Buchung. Sie oder Ihr Steuerberater importieren die Datei über den ASCII-Import in DATEV Rechnungswesen.

Viele Unternehmer kennen das Szenario am Montagmorgen: E-Mails mit PDF-Rechnungen stapeln sich neben gescannten Papierbelegen, und jede Rechnung muss erfasst und an den Steuerberater übergeben werden. Ein DATEV-Export ist der Schritt, der aus diesem Stapel eine einzige Datei macht, die Ihr Steuerberater in DATEV einlesen kann, statt jede Rechnung abzutippen.

Dieser Leitfaden behandelt den manuellen DATEV-Export- und Import-Ablauf: was die DATEV-Format-Datei (EXTF) ist, wie aus Eingangsrechnungen eine solche Datei wird und wie sie in DATEV importiert wird. Falls Sie eine dauerhaft laufende Integration suchen, die Daten von selbst nach DATEV synchronisiert, schauen Sie sich einen Schnittstellen-Partner im DATEV-Marktplatz an.

#Was ein DATEV-Export tatsächlich bedeutet

Ein DATEV-Export ist eine Datei. Ihre Software schreibt Buchhaltungsdaten in das definierte Textformat von DATEV, Sie erhalten eine Datei, und diese Datei wird später in DATEV importiert. Es gibt keine Live-Verbindung zwischen dem exportierenden Tool und DATEV: Die Daten liegen in einer Datei, bis jemand sie importiert.

Das ist wichtig, weil der Begriff "DATEV-Schnittstelle" oft locker für zwei sehr verschiedene Dinge verwendet wird. Das eine ist eine Live-API-Integration, bei der Datensätze automatisch nach DATEV fließen. Das andere, in der vorbereitenden Buchhaltung weitaus häufigere, ist genau dieser Datei-Export mit manuellem Import.

#Das DATEV-Format (EXTF) kurz erklärt

EXTF ist die Kennung am Anfang des DATEV-Importformats, des Formats, das DATEV selbst "DATEV-Format" nennt. Es ist eine ASCII-Textdatei (meist als .csv oder .txt gespeichert) mit einer festen Kopfzeile, gefolgt von Datenzeilen. Der häufigste Export für Eingangsrechnungen ist der Buchungsstapel: eine Kopfzeile, die die Datei beschreibt (Formatversion, Datenkategorie, Wirtschaftsjahr, Kontenrahmen-Einstellungen, Buchungszeitraum), und danach eine Zeile pro Buchung.

Die genaue Feldbelegung veröffentlicht DATEV selbst: die DATEV-Format-Entwicklerdokumentation (geprüft am 2026-07-17) und die Buchungsstapel-Formatbeschreibung (geprüft am 2026-07-17). Wir geben hier bewusst kein konkretes Spaltenlayout wieder, weil die korrekten Felder von der DATEV-Formatversion und Ihrem Kontenrahmen abhängen.

In der Praxis haben Sie mit zwei Dingen zu tun: dem EXTF-Buchungsstapel, der die Buchungen trägt, und, wenn ein Programm EXTF nicht lesen kann, einer einfacheren CSV.

#Wer einen DATEV-Export nutzt

Steuerberater und Buchhaltungsbüros. Steuerberater arbeiten täglich in DATEV und bevorzugen eine strukturierte Datei gegenüber einem Stapel PDFs. Ein EXTF-Buchungsstapel lässt sie Buchungen in einem Schritt importieren, statt jede Rechnung neu einzutippen.

Kleine Unternehmen und Freelancer. Für Selbständige und kleine Teams, die nur vorbereitende Buchhaltung machen, ist ein DATEV-Export ein einfacher Weg, dem Steuerberater alles auf einmal zu übergeben.

Mit der seit dem 1. Januar 2025 geltenden Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, erhalten Unternehmen zunehmend ZUGFeRD- oder XRechnung-Dokumente mit strukturiertem XML. Diese strukturierten Daten erleichtern einen sauberen Export, weil die Felder aus dem XML gelesen und nicht aus einem Scan geraten werden. Einzelne Dateien können Sie kostenlos mit dem ZUGFeRD-Validator, dem E-Rechnung-Validator oder dem E-Rechnung-Viewer prüfen. Mehr zum Empfang von E-Rechnungen finden Sie in unserem Leitfaden zur Rechnungseingang Software.

#DATEV-Export aus Shop, Kasse und Zahlungsanbieter

Wer einen DATEV-Export für ein bestimmtes System sucht, etwa für Shopify oder Stripe, braucht eine andere Antwort als dieser allgemeine Leitfaden. Diese Systeme liefern Ihre Einnahmen- und Zahlungsseite. Ob sie selbst eine EXTF-Datei erzeugen, ist sehr unterschiedlich:

Jeder Leitfaden nennt die Quelle und das Prüfdatum für die Angaben zum jeweiligen System. In allen Fällen bleibt dieselbe Lücke: Die Eingangsrechnungen Ihres Betriebs (Wareneinkauf, Versand, Werbung, Software) stecken nicht in Shop oder Zahlungsanbieter. Sie müssen separat gesammelt, geprüft und übergeben werden. Alle Systeme im Überblick finden Sie unter DATEV-Export nach Tool.

#Von der Eingangsrechnung zur EXTF-Datei

Unabhängig vom Tool sieht der Weg meist so aus:

1. Rechnungseingang bündeln. PDF-Rechnungen, ZUGFeRD/XRechnung-Dateien und Scans werden an einem Ort gesammelt.
2. Daten auslesen. Bei E-Rechnungen wird das strukturierte XML direkt gelesen, bei PDFs und Scans kommen Textextraktion oder OCR zum Einsatz.
3. Prüfen und Duplikate entfernen. Jemand kontrolliert unsichere Felder und entfernt Duplikate, bevor exportiert wird.
4. DATEV-Datei exportieren. Jeder geprüfte Beleg wird zu einer Buchungszeile in einem EXTF-Buchungsstapel, oder zu einer CSV, wenn Ihr Steuerberater das möchte.

Der schwierigste Teil ist in der Praxis oft Schritt 1: überhaupt zu jeder Zahlung einen Beleg zu haben. Dafür entwickeln wir den Beleg-Agenten Heft. Er soll beim Bankkonto starten, zu Zahlungen fehlende Belege in Postfach, E-Rechnungen und Portalen suchen und die Übergabe an die Steuerberatung vorbereiten. Heft ist in Entwicklung und noch nicht verfügbar; mehr unter Heft.

#So importieren Sie die EXTF-Datei in DATEV

Sobald Sie die EXTF-Datei haben, findet der Import in DATEV statt, entweder bei Ihnen oder bei Ihrem Steuerberater:

1. Öffnen Sie in DATEV Rechnungswesen den ASCII-/Stapel-Import (zum Beispiel unter Bestand, Import, ASCII-Daten oder über den Dialog zur Stapelverarbeitung).
2. Wählen Sie die EXTF-Datei aus und stellen Sie das passende Format ein (das Buchungsstapel-Layout).
3. Bestätigen Sie die Feldzuordnung, falls Sie danach gefragt werden, prüfen Sie Buchungszeitraum und Kontenrahmen und starten Sie den Import.

DATEV beschreibt diesen Import-Schritt im Hilfe-Center: ASCII-Daten importieren oder exportieren (geprüft am 2026-07-17). Viele lassen den Import lieber vom Steuerberater ausführen; die Datei zu teilen ist ein völlig üblicher Weg.

Feldzuordnung und Kontenrahmen-Einstellungen unterscheiden sich von Mandant zu Mandant, daher muss ein Export eventuell angepasst werden, bevor der Stapel verbucht wird. Schicken Sie im Zweifel zuerst einen kleinen Testexport an Ihren Steuerberater und lassen Sie bestätigen, dass er sauber einliest.

#Wann Sie stattdessen eine echte DATEV-Integration brauchen

Ein Datei-Export deckt die meisten Anforderungen der vorbereitenden Buchhaltung ab: Sie prüfen Rechnungen, exportieren einmal und übergeben die Datei. Er deckt keine Fälle ab, in denen Datensätze dauerhaft und automatisch in DATEV erscheinen sollen, ganz ohne manuellen Import. Das ist eine Live-Integration und ein anderes Produkt.

Wenn Sie das brauchen, ist der DATEV-Marktplatz die richtige Anlaufstelle, auf dem DATEV Schnittstellen-Partner mit zertifizierter Datenservice-Anbindung listet. Entscheiden Sie danach, welchen Ablauf Sie tatsächlich wollen: eine Datei, die Sie kontrollieren und übergeben, oder eine Live-Synchronisierung, die Sie einmal einrichten.

#Worauf Sie achten sollten, bevor Sie sich auf einen DATEV-Export verlassen

Format-Passung. Prüfen Sie, ob das Tool einen DATEV-Format-(EXTF-)Buchungsstapel erzeugt, und fragen Sie Ihren Steuerberater, ob er EXTF oder eine einfache CSV möchte.

Kontenrahmen. EXTF-Dateien tragen Kontenrahmen-Einstellungen (zum Beispiel SKR 03 oder SKR 04). Achten Sie darauf, dass der Export zu dem passt, was Ihr Steuerberater verwendet.

E-Rechnungs-Verarbeitung. Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Ein Tool sollte ZUGFeRD und XRechnung strukturell auslesen, statt nur ein PDF zu scannen.

Prüfung vor dem Export. Ein DATEV-Export ist nur so gut wie die Daten dahinter. Eine Prüfung und Duplikaterkennung fangen Felder ab, die sonst falsch verbucht würden.

Aufzeichnung und Aufbewahrung. Achten Sie auf unveränderte Originale und eine nachvollziehbare Historie. Das folgt den GoBD-Grundsätzen, aber die gesamte GoBD-Konformität ist eine Eigenschaft Ihres Prozesses, nicht ein Siegel auf einem einzelnen Tool. Dies ist eine allgemeine Information und keine Steuerberatung.

#Fazit

Ein DATEV-Export beseitigt das manuelle Abtippen zwischen Ihren Rechnungen und dem DATEV Ihres Steuerberaters. Der Mechanismus ist einfach: Sie erstellen eine DATEV-Format-Datei (EXTF), und jemand importiert sie in DATEV. Es ist eine Dateiübergabe, keine Live-Schnittstelle. Wenn Sie eine synchronisierte DATEV-Verbindung brauchen, ist ein Schnittstellen-Partner im DATEV-Marktplatz die richtige Kategorie.

#Häufig gestellte Fragen

#Was ist ein DATEV-Export?

Ein DATEV-Export schreibt Buchhaltungsdaten als Datei in das Importformat von DATEV (das DATEV-Format, gekennzeichnet mit EXTF). Sie oder Ihr Steuerberater importieren diese Datei anschließend in DATEV. Es ist ein Datei-Export mit anschließendem manuellem Import, keine Live-Verbindung zum DATEV-System.

#Was ist eine EXTF-Datei?

EXTF ist die Kennung am Anfang einer DATEV-Format-Datei; sie markiert eine Datei, die für den Import in DATEV bestimmt ist. Der häufigste Export für Eingangsrechnungen ist ein Buchungsstapel: eine Kopfzeile, die die Datei beschreibt, gefolgt von einer Zeile pro Buchung. Die genaue Feldbelegung veröffentlicht DATEV in seiner Entwicklerdokumentation (geprüft am 2026-07-17).

#Ist ein DATEV-Export dasselbe wie eine DATEV-Schnittstelle?

Nein. Einen Datei-Export muss jemand manuell importieren. Eine Live-Schnittstelle überträgt Daten automatisch; solche Partner listet DATEV im DATEV-Marktplatz.

#Wie importiere ich die EXTF-Datei in DATEV?

Öffnen Sie in DATEV Rechnungswesen den ASCII-/Stapel-Import, wählen Sie die EXTF-Buchungsstapel-Datei aus, bestätigen Sie Feldzuordnung und Buchungszeitraum und starten Sie den Import. DATEV beschreibt das im Hilfe-Center-Artikel ASCII-Daten importieren oder exportieren (geprüft am 2026-07-17). Viele lassen den Import stattdessen vom Steuerberater ausführen.

#Kann ich eine einfache CSV in DATEV importieren?

Ja. Neben dem EXTF-Buchungsstapel kann DATEV ASCII-Dateien im .csv- oder .txt-Format lesen. Die richtige Wahl hängt davon ab, was die DATEV-Einrichtung Ihres Steuerberaters erwartet.

#Wie funktioniert die vorbereitende Buchhaltung mit einem DATEV-Export?

Vorbereitende Buchhaltung bedeutet, Rechnungen zu sammeln, zu erfassen und zu prüfen, bevor sie zum Steuerberater gehen. Die Rechnungen werden gesammelt, ihre Daten aus XML oder per OCR gelesen, geprüft und von Duplikaten befreit und dann als DATEV-EXTF-Datei exportiert. Ihr Steuerberater importiert diese Datei in DATEV, statt jede Rechnung abzutippen.