Nie wieder Belegen hinterherlaufen.
Heft ist in Entwicklung. Der Beleg-Agent soll fehlende Belege suchen und den Monat für deinen Steuerberater vorbereiten.
Rechnungseingang-Software ist ein Werkzeug, das Eingangsrechnungen an einer Stelle sammelt, die Rechnungsdaten ausliest, Prüfung und Freigabe unterstützt und die Daten an die Buchhaltung übergibt. Diese Seite hilft bei der Auswahl: Welche Art von Software passt zu Ihrem Betrieb, worauf Sie achten sollten und wie sich bekannte Anbieter einordnen lassen.
Wenn Sie den Ablauf selbst aufbauen wollen, also erfassen, auslesen, prüfen, ablegen und übergeben, lesen Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung Eingangsrechnungen digitalisieren. Für Kassenbons, Quittungen und andere Papierbelege gibt es den eigenen Leitfaden Belege digitalisieren.
Welche Art von Rechnungseingang-Software passt zu Ihnen?
Unter dem Begriff laufen sehr unterschiedliche Produkte. Die folgende Einordnung ist unsere redaktionelle Einschätzung, keine Marktstudie. Sie hilft, die Auswahl früh einzugrenzen:
| Softwaretyp | Typische Beispiele | Passt, wenn |
|---|---|---|
| Buchhaltungsprogramm mit Belegerfassung | sevDesk, Lexware Office | Sie Ihre Buchhaltung selbst im selben Programm führen und wenige Freigabestufen brauchen |
| Freigabeplattform für Eingangsrechnungen | Candis | mehrere Personen Rechnungen prüfen und freigeben und die Kanzlei mit DATEV arbeitet |
| Belegsammler für Portale und Postfächer | GetMyInvoices | viele Rechnungen in Lieferantenportalen liegen und niemand sie regelmäßig herunterlädt |
| ERP-Modul | SAP S/4HANA, SAP Business One | Einkauf, Lager und Rechnungsprüfung in einem ERP zusammenlaufen |
| Ordner, Scan-App und feste Dateinamen | ohne eigene Software | nur wenige Rechnungen im Monat eingehen |
Belegsammler vergleicht der Beitrag Belegsammler im Vergleich. Wer Candis prüft, aber keine mehrstufigen Freigaben braucht, findet schlankere Optionen unter Candis-Alternativen.
Sieben Kriterien für die Auswahl
Die Kriterien sind nach ihrer Wirkung auf den Alltag sortiert. Gewichten Sie sie nach Ihrem Volumen: Ein Betrieb mit 20 Rechnungen im Monat braucht keinen mehrstufigen Freigabeworkflow, ein Betrieb mit 500 schon eher.
1. E-Rechnungen empfangen und auslesen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Software sollte XRechnung und ZUGFeRD deshalb strukturell lesen, also die Felder aus dem XML übernehmen statt nur die PDF-Ansicht zu scannen. Bei hybriden ZUGFeRD-Rechnungen ist der strukturierte Teil maßgebend. Welche Fristen für die Ausstellung gelten, erklärt der Beitrag E-Rechnungspflicht. Einzelne Dateien können Sie vorab mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Viewer ansehen und mit dem Validator prüfen.
2. Extraktion bei PDFs und Scans
Nicht jede Rechnung kommt als E-Rechnung. Für PDFs und Scans braucht die Software Texterkennung (OCR). Manche Tools lesen nur Kopfdaten wie Lieferant, Datum und Beträge, andere auch einzelne Positionen. Positionen brauchen Sie vor allem für Kostenstellen, Projektabrechnung oder den Abgleich mit Bestellungen. Fragen Sie nach, ob das Tool anzeigt, wie sicher es sich bei einzelnen Feldern ist. Herstellerangaben zur Erkennungsquote sind ohne eigene Testrechnungen schwer vergleichbar; testen Sie mit zehn bis zwanzig echten Rechnungen aus Ihrem Alltag.
3. Eingangswege
Prüfen Sie, welche Wege das Tool abdeckt: eine eigene Weiterleitungsadresse für Rechnungsmails, Upload, Abruf aus Lieferantenportalen, mobile Erfassung von Papierbelegen und eine API. Für Steuerberater und Buchhaltungsbüros zählt zusätzlich eine Mandantenverwaltung mit getrennten Eingängen.
4. Prüfung, Duplikate und Freigabe
Die Software sollte doppelt eingereichte Rechnungen erkennen, etwa dieselbe Rechnung per E-Mail und später als Portal-Download. Klären Sie, ob Freigabeschritte und Rollen (Erfassung, Prüfung, Freigabe) frei konfigurierbar sind oder fest vorgegeben.
5. Export an Buchhaltung und Kanzlei
Fragen Sie Ihre Kanzlei, welches Format sie erwartet. Häufig ist das ein DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format oder eine Übergabe an DATEV Unternehmen Online. Was eine EXTF-Datei ist und wie der Import funktioniert, erklärt der Beitrag zur EXTF-Datei und zum DATEV-Export. Prüfen Sie außerdem Exporte als CSV und Anbindungen an Ihr ERP oder Buchhaltungsprogramm.
6. Aufbewahrung, Datenschutz und Hosting
Klären Sie, wo die Daten verarbeitet werden, welche Auftragsverarbeitung angeboten wird und ob Änderungen an Belegen protokolliert werden. Ein Tool kann eine ordnungsgemäße Aufbewahrung nach GoBD unterstützen; verantwortlich für Ihren tatsächlichen Ablauf und dessen Dokumentation bleiben Sie. Wie lange Rechnungen aufzubewahren sind, steht unter Aufbewahrungsfrist für Rechnungen.
7. Kosten und Wachstum
Preismodelle rechnen pro Nutzer, pro Dokument oder mit festen Kontingenten ab. Rechnen Sie mit Ihrem tatsächlichen Monatsvolumen und dem erwarteten Volumen in zwei Jahren. Fragen Sie nach Einrichtungsgebühren und danach, was ein Wechsel kostet, etwa ob Sie Belege und Daten vollständig exportieren können.
Anbieter im Vergleich
Die Tabelle ordnet vier bekannte Anbieter nach Zielgruppe und Schwerpunkt ein. Sie ist nicht vollständig und ersetzt keinen Blick in den aktuellen Funktionsumfang und die Preise beim Anbieter.
| Anbieter | Zielgruppe | Schwerpunkt | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|---|
| Candis | Mittelständische Unternehmen, Steuerberater | Cloud-Plattform für Eingangsrechnungen mit OCR, Freigabeworkflow und DATEV-Export | Lohnt sich vor allem bei mehrstufigen Freigaben; Preis und Umfang mit dem eigenen Volumen abgleichen |
| sevDesk | Freelancer und Kleinunternehmen | Buchhaltungsprogramm mit Belegerfassung, Banking, Rechnungsstellung und E-Rechnung | Passt, wenn Sie die Buchhaltung selbst in sevDesk führen; Freigabe- und Positionsfunktionen prüfen |
| Lexware | Kleine bis mittlere Unternehmen | Buchhaltung, Warenwirtschaft und Lohn in verschiedenen Paketen, mit Belegerfassung und DATEV-Export | Desktop- und Cloud-Produkte unterscheiden sich; das passende Paket wählen |
| SAP (S/4HANA, Business One) | Mittelstand bis Großunternehmen | ERP mit integrierter Eingangsrechnungsbearbeitung, Workflows und Archivierung | Einführung und Betrieb sind ein eigenes Projekt |
Wenn Sie ein Programm bereits einsetzen, prüfen Sie zuerst, was es selbst kann. Für Lexware, lexoffice, Shopify, Stripe und weitere Systeme zeigen die DATEV-Export-Leitfäden nach Tool, was das jeweilige Programm an die Kanzlei übergibt und wo die Eingangsrechnungen offen bleiben.
Was die Software nicht löst: fehlende Belege zu Zahlungen
Rechnungseingang-Software verarbeitet die Dokumente, die bei Ihnen ankommen. Die Frage, die die Kanzlei zum Monatsabschluss stellt, beantwortet sie meist nicht: Zu welchen Zahlungen auf dem Kontoauszug fehlt noch der Beleg? Diese Belege liegen oft verstreut in Postfächern, E-Rechnungs-Anhängen und Lieferantenportalen. Wie Sie solche Fälle suchen und offen übergeben, erklärt der Leitfaden Fehlende Belege.
Für genau diesen Schritt entwickeln wir Heft. Der geplante Beleg-Agent soll beim Bankkonto ansetzen, zu Zahlungen fehlende Belege in Postfach, E-Rechnungen und Portalen suchen und die Übergabe an die Kanzlei vorbereiten. Heft ist in Entwicklung und noch nicht verfügbar.
Hefts geplanter Beleg-Agent
Der geplante Beleg-Agent soll bei deinem Bankkonto starten, Belege suchen und offene Fälle für die Monatsübergabe zeigen. Heft ist noch in Entwicklung.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Rechnungseingang-Software?
Software, die Eingangsrechnungen an einer Stelle sammelt, die Rechnungsdaten aus XML, PDF oder Scan ausliest, Prüfung und Freigabe unterstützt und die Daten an die Buchhaltung übergibt, zum Beispiel als DATEV-Datei oder CSV.
Brauche ich bei wenigen Rechnungen überhaupt Software?
Bei wenigen Rechnungen im Monat reichen oft eine Scan-App, ein festes Namensschema und eine klare Ordnerstruktur. Software lohnt sich, sobald regelmäßig gemischte Formate eingehen und Prüfung, Duplikaterkennung und Ablage spürbar Zeit kosten.
Muss Rechnungseingang-Software E-Rechnungen verarbeiten können?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD nur als Bild behandelt, verschenkt die strukturierten Daten. Achten Sie darauf, dass die XML-Daten gelesen und unverändert aufbewahrt werden.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnungseingang-Software und einem Belegsammler?
Rechnungseingang-Software verarbeitet Rechnungen, die bereits bei Ihnen ankommen. Ein Belegsammler holt Rechnungen aktiv aus Lieferantenportalen und Postfächern ab. Viele Betriebe brauchen beides oder ein Tool, das beide Aufgaben abdeckt.
Wie kommen die Daten zum Steuerberater?
Meist als DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format, über DATEV Unternehmen Online oder als CSV. Stimmen Sie das Format vor der Softwareauswahl mit Ihrer Kanzlei ab und senden Sie zuerst einen kleinen Testexport.
Quellen und Stand
Stand: 3. Oktober 2026. Die Aussagen zur E-Rechnung beruhen auf den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung und sind im Beitrag E-Rechnungspflicht mit Fristen und Ausnahmen beschrieben. Die Einordnung der Softwaretypen und Anbieter ist eine redaktionelle Einschätzung ohne Praxistest und ohne Preisangaben. Heft ist in Entwicklung und noch nicht verfügbar.
Heft Team
AutorThe Heft team writes guides on receipts, e-invoices and bookkeeping for businesses in Germany.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche, steuerliche oder buchhalterische Beratung. Prüfe Anforderungen mit einer qualifizierten Fachperson.