GetMyInvoices Alternative 2026: Vergleich für KMU und Buchhaltung

#TL;DR

• GetMyInvoices ist eine etablierte Plattform, deren Kernstärke das Portal-Crawling ist: Sie verbindet sich mit Tausenden Lieferanten- und Shop-Portalen und lädt neue Rechnungen automatisch herunter. Der Preis dafür sind hinterlegte Zugangsdaten, gestaffelte Tarife und ein größerer Funktionsumfang, als viele kleine Teams brauchen.
• NameQuick Invoices verfolgt einen anderen Ansatz: Rechnungen kommen per E-Mail-Weiterleitung oder Upload herein (PDF, Scan, XRechnung, ZUGFeRD), werden in strukturierte Felder ausgelesen, von einem Menschen geprüft und als DATEV-EXTF oder CSV exportiert. Kein Passwort-Sharing, Hosting in Deutschland.
• Beide Wege lösen dasselbe Problem, aber für unterschiedliche Situationen. Dieser Beitrag zeigt ehrlich, wann sich das Crawling lohnt und wann der schlanke E-Mail-Weg gewinnt.
• Und für alle, die noch gar kein Tool nutzen: Auch gegen das reine Abtippen aus dem Postfach lohnt sich der Vergleich.

#Warum überhaupt eine Alternative suchen?

Als Freiberuflerin, Kleinunternehmer oder in einem Buchhaltungsbüro kennen Sie das: Rechnungen kommen aus allen Richtungen. SaaS-Abos, Telekommunikation, Online-Einkäufe, Handwerker. Jeder Beleg muss erfasst, geprüft und für die Buchhaltung oder das Steuerbüro aufbereitet werden. Werkzeuge wie GetMyInvoices versprechen, den ersten Schritt zu automatisieren, indem sie Rechnungen direkt aus den Lieferantenportalen ziehen.

Für viele kleine Teams stellt sich trotzdem die Frage nach einer Alternative. Meist aus drei Gründen:

• Zugangsdaten teilen. Damit ein Dienst ein Portal crawlen kann, müssen Sie Ihre Login-Daten zentral hinterlegen. Für datenschutzbewusste Betriebe (etwa Steuerberatung, Heilberufe) ist das eine Hürde, unabhängig davon, wie sicher die Speicherung technisch gelöst ist.
• Aufwand und Komplexität. Portal-Verbindungen sind pflegeintensiv. Ändert ein Anbieter Login oder Seitenaufbau, muss der Connector nachziehen. Wer nur eine Handvoll Rechnungen im Monat hat, trägt diesen Overhead ohne echten Gegenwert.
• Tarifstruktur. GetMyInvoices ist gestaffelt nach Volumen und Funktionsmodulen aufgebaut. Wer Bankabgleich, Freigabe-Workflows oder viele Portale nicht benötigt, zahlt schnell für Funktionen, die im Alltag ungenutzt bleiben.

Dieser Vergleich ist kein Rundumschlag gegen GetMyInvoices. Das Tool ist stark in dem, wofür es gebaut wurde. Ziel ist, dass Sie am Ende wissen, welcher Ansatz zu Ihrem Rechnungseingang passt.

#Was GetMyInvoices gut kann

GetMyInvoices ist eine cloudbasierte Plattform, die Rechnungen aus verschiedenen Quellen einsammelt. Die zentrale und öffentlich beworbene Stärke ist das automatische Abholen von Rechnungen aus Tausenden Online-Portalen sowie aus E-Mail-Postfächern. Einmal verbunden, prüft der Dienst die hinterlegten Quellen regelmäßig auf neue Belege und importiert sie ins Dashboard.

Rund um dieses Kernfeature bietet die Plattform weitere Funktionen: eine KI-gestützte Texterkennung, die Rechnungsdaten ausliest, sowie Exporte und Schnittstellen unter anderem zu DATEV und gängiger Buchhaltungssoftware. Für größere Organisationen gibt es zusätzliche Module wie Freigabe-Workflows und Bankabgleich.

Kurz: Wenn Ihr Ziel ist, Rechnungen ohne eigenes Zutun aus vielen verteilten Portalen einzusammeln, spielt GetMyInvoices seine Stärke aus. Genau hier liegt der Mehrwert, für den man den höheren Aufwand in Kauf nimmt.

#Wo Portal-Crawling für kleine Teams reibt

Das Crawling-Modell hat prinzipbedingte Kehrseiten. Das sind keine Fehler des Anbieters, sondern Eigenschaften des Ansatzes:

Zugangsdaten müssen hinterlegt werden. Damit Rechnungen automatisch abgeholt werden, braucht der Dienst Ihre Portal-Logins. Das ist die Voraussetzung des Modells, nicht ein optionales Extra. Für Betriebe mit strengen Datenschutzanforderungen ist das ein bewusst zu treffender Kompromiss.

Connector-Pflege. Jede Portal-Anbindung ist letztlich eine Integration gegen eine fremde Website. Ändert sich dort das Login oder das Layout, kann die Verbindung abbrechen, bis sie nachgezogen wird. Aus Nutzersicht heißt das im ungünstigen Fall: eine Rechnung wird verspätet oder gar nicht abgeholt. Das ist eine Einschätzung des Ansatzes, kein spezifischer Vorwurf gegen ein einzelnes Produkt.

Funktions- und Tarifumfang. Freigabe-Workflows, Bankabgleich und viele Portal-Connectoren sind wertvoll, wenn man sie nutzt. Für ein kleines Team, das im Monat 30 oder 50 Rechnungen per E-Mail bekommt, ist das mehr Werkzeug (und meist mehr Kosten) als nötig.

#NameQuick Invoices: der andere Ansatz

NameQuick Invoices setzt bewusst nicht auf Portal-Crawling. Statt Rechnungen aktiv aus Portalen zu ziehen, sammelt die Anwendung Eingangsrechnungen dort ein, wo sie bei den meisten kleinen Betrieben ohnehin ankommen: im E-Mail-Postfach und als Datei-Upload. Das Prinzip: Rechnungschaos rein, DATEV-fertig raus.

#E-Mail-Weiterleitung und Upload

Jeder Workspace erhält eine eigene Weiterleitungsadresse. Sie leiten Rechnungs-E-Mails dorthin weiter oder laden Dateien per Drag-and-drop hoch. Verarbeitet werden PDFs, Bilder (JPEG, PNG) sowie E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format. Der entscheidende Unterschied: Es müssen keine Portal-Passwörter hinterlegt werden, weil nichts gecrawlt wird.

#Extraktion mit XML-First-Strategie

Die Software wählt den besten Weg je Format. Bei E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) werden die strukturierten XML-Daten direkt gelesen, sodass die Rechnungsdaten nicht abgetippt werden müssen – dieselben Felder, die Sie im kostenlosen E-Rechnungs-Viewer selbst ansehen können. Bei digitalen PDFs wird der eingebettete Text extrahiert, bei Scans und Fotos kommt OCR zum Einsatz. Jedes ausgelesene Feld (Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Umsatzsteuer) erhält einen Konfidenzwert, damit Sie sofort sehen, wo eine Sichtprüfung nötig ist.

#Prüfung mit Duplikaterkennung

In der Review-Queue sehen Sie die extrahierten Daten neben dem Originaldokument. Unsichere Felder sind markiert, Duplikate werden automatisch erkannt. Ein Mensch bestätigt oder korrigiert, bevor etwas exportiert wird. Das Original wird unveränderlich gespeichert und Änderungen werden protokolliert, ein wichtiger Baustein für die GoBD-Orientierung.

#Export nach DATEV und CSV

Nach der Freigabe exportieren Sie die Belege als DATEV-EXTF oder als CSV. Der DATEV-Export ist der Punkt, an dem der Prozess für die meisten deutschen Steuerkanzleien sauber endet. Wer eine andere FiBu nutzt, importiert die CSV-Datei.

#Compliance und Hosting in Deutschland

NameQuick Invoices orientiert sich an den GoBD, ist DSGVO-konform und hostet Daten in Deutschland. Originale werden unveränderlich archiviert.

#Direkter Vergleich

#Für wen ist was richtig?

Die ehrliche Antwort hängt davon ab, woher Ihre Rechnungen kommen und wie viele es sind.

GetMyInvoices (oder dabei bleiben) ist die bessere Wahl, wenn ein großer Teil Ihrer Belege in vielen verschiedenen Lieferanten- und Shop-Portalen liegt und Sie sie nicht per E-Mail erhalten. Wer aus 20, 30 oder mehr Portalen einkauft (E-Commerce, Werbeplattformen, Hosting, SaaS), spart mit automatischem Abholen echte Handarbeit. Auch wenn Sie mehrstufige Freigaben, Bankabgleich oder tiefe ERP-Integrationen brauchen, ist der größere Funktionsumfang seinen Preis wert. In diesem Fall ist das hinterlegte Passwort ein akzeptierter Kompromiss für den Automatisierungsgewinn.

Der leichtgewichtige Weg gewinnt, wenn die meisten Rechnungen ohnehin per E-Mail hereinkommen, das Volumen überschaubar ist und am Ende ein sauberer DATEV-Export ans Steuerbüro stehen soll. Dann brauchen Sie kein Crawling, keine Connector-Pflege und keine geteilten Zugangsdaten. Sie leiten weiter oder laden hoch, prüfen kurz und exportieren. Der Start dauert Minuten statt eines Einführungsprojekts.

Und wenn Sie noch gar kein Tool nutzen? Viele suchen nach einer Alternative, obwohl sie heute schlicht Belege aus dem Postfach abtippen und in Ordnern ablegen. Das ist die eigentliche Nulllinie. Manuelles Abtippen kostet pro Rechnung mehrere Minuten, ist fehleranfällig und liefert dem Steuerbüro keine strukturierten Daten. Gegen dieses „Nichtstun" gewinnt fast jedes strukturierte Werkzeug, und der E-Mail-Ansatz ist der Einstieg mit der geringsten Hürde: Sie ändern nur, wohin die Rechnung geht, nicht Ihren ganzen Prozess.

#Beide Wege kombinieren

Die Ansätze schließen sich nicht aus. Wenn Sie an Portal-Crawling festhalten wollen, können Sie einen Crawling-Dienst als Sammelschicht nutzen und die heruntergeladenen PDFs anschließend an NameQuick Invoices weiterleiten, um dort zu prüfen und nach DATEV zu exportieren. So kombinieren Sie das automatische Einsammeln mit einer schlanken Prüf- und Exportstrecke.

#Fazit

GetMyInvoices und NameQuick Invoices lösen dasselbe Grundproblem auf unterschiedliche Weise. GetMyInvoices ist stark, wenn Rechnungen automatisch aus vielen Portalen kommen sollen, und bringt dafür Zugangsdaten, Connector-Pflege und einen breiteren Funktionsumfang mit. NameQuick Invoices setzt auf E-Mail-Weiterleitung und Upload, verzichtet auf Passwort-Sharing und punktet mit hoher Genauigkeit bei E-Rechnungen, DATEV-Export und Hosting in Deutschland.

Für kleine Betriebe und Büros, die ihre Rechnungen überwiegend per E-Mail erhalten und sauber ans Steuerbüro übergeben wollen, ist der leichtgewichtige Ansatz eine echte GetMyInvoices-Alternative. NameQuick Invoices ist ein junges Produkt; wenn der beschriebene Weg zu Ihrem Rechnungseingang passt, können Sie sich in wenigen Minuten anmelden und es mit Ihren eigenen Rechnungen testen.

Mehr zum Thema finden Sie in unserem Leitfaden zur digitalen Rechnungsverarbeitung, im Vergleich von ZUGFeRD und XRechnung sowie in unserem Überblick zur DATEV-Schnittstelle. Einen zweiten Anbieter mit Portal-Zugriff, der zusätzlich von den Bankbuchungen her denkt, vergleichen wir im Beitrag zur belege.ai Alternative.

#FAQ

#Was ist die beste GetMyInvoices Alternative?

Das hängt davon ab, woher Ihre Rechnungen kommen. Wenn Sie viele Belege aus verschiedenen Lieferantenportalen ziehen müssen, ist ein anderer Crawling-Dienst die naheliegendste Alternative. Erhalten Sie Rechnungen dagegen überwiegend per E-Mail und wollen sie schnell nach DATEV exportieren, ist ein leichtgewichtiges Tool wie NameQuick Invoices meist der bessere Zuschnitt, ohne Portal-Zugangsdaten und ohne Funktionsballast.

#Kann ich Rechnungen ohne Portal-Crawling automatisch erfassen?

Ja. Bei NameQuick Invoices richten Sie eine Weiterleitungsadresse ein und leiten Rechnungs-E-Mails dorthin weiter, oder Sie laden Dateien hoch. Die Software erkennt das Format, liest die Felder aus (bei E-Rechnungen werden die strukturierten XML-Daten direkt gelesen) und legt sie zur Prüfung vor. Es müssen keine Portal-Logins hinterlegt werden.

#Gibt es einen DATEV-Export?

Ja. Nach der Prüfung erzeugen Sie eine DATEV-EXTF-Datei mit den relevanten Buchungsfeldern (Belegnummer, Belegdatum, Netto- und Steuerbetrag). Diese Datei können Sie in DATEV importieren oder an Ihr Steuerbüro übergeben. Alternativ steht ein CSV-Export für andere FiBu-Software bereit.

#Muss ich meine Zugangsdaten weitergeben?

Nein. Der Ansatz von NameQuick Invoices basiert auf E-Mail-Weiterleitung und Upload, nicht auf Portal-Crawling. Deshalb werden keine Login-Daten zu Shops oder Lieferantenportalen benötigt. Das ist gerade für datenschutzsensible Branchen ein Unterschied zum Crawling-Modell.

#Ersetzt NameQuick Invoices meine Buchhaltungssoftware?

Nein. NameQuick Invoices konzentriert sich auf die Vorbuchhaltung: Eingangsrechnungen erfassen, auslesen, prüfen und exportieren. Rechnungsstellung, Mahnwesen oder Steuermeldungen gehören nicht dazu. Dafür nutzen Sie weiterhin Ihre FiBu- oder Buchhaltungssoftware. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag zur vorbereitenden Buchhaltung.

#Quellen

Die Angaben zu GetMyInvoices stammen aus den offiziellen Produktseiten des Anbieters, zuletzt geprüft am 14. Juli 2026:

• Funktionsumfang und Portalabdeckung (über 10.000 Portale, E-Mail-Import, KI-gestützte Texterkennung, DATEV-Export, GoBD-Werbung): getmyinvoices.com.
• Tarife und Zusatzmodule (gestaffelte Preise von 19 € bis 179 € pro Monat, Workflow- und Bankabgleich-Module als kostenpflichtige Zusatzoptionen): getmyinvoices.com/de/preise.