Presets

Presets sind wiederverwendbare Benennungskonfigurationen, die konsistente Dateinamen für ähnliche Dokumente sicherstellen. Einmal definieren, auf Hunderte Dateien anwenden.

NameQuick bietet zwei Arten von Presets:

• Custom Prompts: Sie beschreiben in eigenen Worten, was Sie wollen, z.B. "benenne diese Datei mit Datum und Thema". Die KI interpretiert Ihre Anweisungen und generiert den Dateinamen.
• Templates: Sie definieren Felder wie "Rechnungsdatum" oder "Anbieter", und die KI extrahiert passende Werte in ein strukturiertes Dateinamens-Muster.

Nutzen Sie Custom Prompts, wenn Sie Flexibilität möchten oder Ihren Stil noch finden. Verwenden Sie Templates, wenn Sie vorhersagbare, validierte Dateinamen brauchen (Rechnungen, Verträge, Quittungen).

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Custom Prompts#

Custom Prompts sind der einfachste Einstieg. Statt Felder und Muster zu definieren, schreiben Sie Anweisungen in natürlicher Sprache und die KI erledigt den Rest. Sie eignen sich für kreative Benennung, einfache Anforderungen oder wenn Sie noch experimentieren, welche Struktur für Ihre Dateien funktioniert.

Custom Prompt erstellen:

1. Öffnen Sie die Seitenleiste und gehen Sie zu Presets
2. Klicken Sie auf New und wählen Sie Custom Prompt
3. Schreiben Sie natürliche Anweisungen
4. Vorschau auf Beispieldateien, dann speichern

Prompts können so kurz oder ausführlich sein wie nötig. Ein einzelner Prompt kann verschiedene Muster pro Dokumenttyp, Formatierungsregeln und Sonderfälle definieren. Die KI liest den gesamten Prompt und wendet die passenden Regeln auf jede Datei an.

Für vorhersagbare, validierte Dateinamen mit definierten Feldern lesen Sie weiter bei Templates.

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Templates#

Templates sind der strukturierte Weg zu konsistenter Benennung. Sie definieren, was extrahiert werden soll, und NameQuick baut Dateinamen, die immer Ihrem Muster folgen.

Extraktionsfelder#

Felder sind das Herzstück von Templates. Sie schreiben sie in Klartext, und die KI nutzt Ihre Feldnamen als Extraktionsanweisungen.

Gute Feldnamen sind spezifisch:

Geben Sie Hinweise, wenn sinnvoll:

• "Rechnungsnummer (beginnt oft mit INV-)"
• "Datum der Vertragsunterzeichnung"
• "Gesamtbetrag inkl. Steuer, als Währung formatiert"

Je spezifischer Ihre Feldnamen, desto besser die Extraktion. Die KI liest sie als Anleitung, wonach gesucht werden soll.

Der Pattern Builder#

Templates nutzen einen visuellen Pattern Builder mit Drag-and-Drop-Pills:

Drei Pill-Typen:

Beispiel-Pattern:

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Text Cleanup#

Text Cleanups verändern extrahierte Werte nach der KI-Extraktion, aber bevor der Dateiname zusammengesetzt wird. Sie schreiben sie in natürlicher Sprache.

Feldbezogene Cleanups gelten für einzelne Werte (z.B. "Rechnungsdatum als YYYY-MM-DD formatieren"). Globale Cleanups gelten für den zusammengesetzten Dateinamen (z.B. "Alle Leerzeichen durch Bindestriche ersetzen"). Feld-Cleanups laufen zuerst, dann setzt das Pattern zusammen, dann laufen globale Cleanups auf dem Ergebnis.

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Testen und Iterieren#

Bevor Sie ein Template auf echte Dateien anwenden, testen Sie es:

1. Öffnen Sie Ihr Template im Editor
2. Ziehen Sie eine Beispieldatei in den Testbereich
3. Die KI-Extraktion läuft im Vorschau-Modus (keine Credits)
4. Ergebnis ansehen: Originalname → Generierter Name

Nutzen Sie den Testbereich, um zu prüfen, ob Ihr Preset die erwarteten Dateinamen erzeugt. Wenn ein Feld den falschen Wert extrahiert oder das Format nicht stimmt, passen Sie Feldnamen spezifischer an, fügen Sie Text Cleanups für die Formatierung hinzu oder testen Sie mit anderen Beispieldateien. Iterieren Sie, bis das Ergebnis Ihren Anforderungen entspricht.

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Referenz#

System Placeholders#

System Placeholders fügen Metadaten ein, die keine KI-Extraktion benötigen:

Datumsformatierung:

Datum per Doppelpunkt anpassen:

{date:yyyy-MM-dd}      → 2024-03-15
{date:MM-dd-yyyy}      → 03-15-2024
{date:yyyyMMdd}        → 20240315
{datetime:yyyy-MM-dd_HH-mm}  → 2024-03-15_14-30

Trennzeichen#

Jede Lücke zwischen Pills kann ein eigenes Trennzeichen haben (Unterstrich _, Bindestrich -, Punkt ., Leerzeichen, Doppel-Unterstrich __, Doppel-Bindestrich --, kein Trennzeichen oder eine benutzerdefinierte Zeichenkette). Sie können auch festlegen, wie mehrteilige Werte innerhalb eines Feldes dargestellt werden, indem Sie auf das Trennzeichen-Symbol einer türkisen User-Field-Pill klicken.

Beispiel: Wenn die KI "Acme Corporation" extrahiert:

Erweiterte Funktionen#

Feldbedingungen ermöglichen die Extraktion eines Feldes nur bei erfüllter Bedingung. Beispiel: "PRIORITY"-Präfix nur hinzufügen, wenn der Rechnungsbetrag über 10.000 $ liegt. Ist die Bedingung nicht erfüllt, wird das Feld übersprungen.

Fallback-Ketten definieren mehrere Extraktionsversuche, wenn die Extraktion fehlschlagen kann. Beispiel: Erst "Firmenname aus dem Briefkopf extrahieren", dann "aus dem Signaturblock", dann "jeglicher Firmenname im Text". Die erste erfolgreiche Extraktion gewinnt. Wenn alle fehlschlagen, wird ein Standardwert verwendet.

Berechnete Felder leiten Werte aus anderen Feldern ab, ohne zusätzliche KI-Aufrufe. Beispiel: Vor- und Nachname zu einem Feld "Full Name" zusammenfügen.

Template Rules#

Template Rules wenden Geschäftslogik während der Dateinamen-Generierung an. Sie unterscheiden sich von Document Rules — Template Rules verändern den Benennungsprozess, nicht Speicherorte. Jede Regel hat eine Bedingung (wann sie greift), eine Aktion (was passiert) und ein Timing (wann im Prozess sie läuft).

Beispiel: PRIORITY-Präfix für Rechnungen

"PRIORITY-" zu Rechnungen über 10.000 $ hinzufügen:

• Bedingung: invoice_amount is greater than 10000
• Aktion: Präfix "PRIORITY-" hinzufügen

Ergebnis: PRIORITY-2024-03-15_Amazon_INV-4711.pdf

Beispiel: Feld überspringen, wenn leer

Bestellnummer nicht aufnehmen, wenn sie nicht existiert:

• Bedingung: po_number is empty
• Aktion: Feld überspringen

Nutzen Sie Template Rules für Benennungslogik. Nutzen Sie Document Rules für die Dateiorganisation.

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Automatisierung#

Kombinieren Sie Presets mit Rules für vollautomatische Workflows:

1. Watch Folder für eingehende Dateien einrichten
2. Preset als Verarbeitungsmodus zuweisen
3. Rules hinzufügen, um Dateien nach dem Umbenennen zu organisieren

Neue Dateien werden automatisch nach Ihrem Template umbenannt und danach anhand extrahierter Werte in die richtigen Ordner verschoben.

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FAQ#

Kann ich einen Custom Prompt in ein Template umwandeln? Nicht automatisch, aber Sie können einen Custom Prompt nutzen, um zu verstehen, welche Struktur funktioniert, und dann ein Template mit diesen Feldern erstellen.

Was, wenn die KI ein Feld nicht extrahieren kann? Wenn ein Pflichtfeld fehlt, wird das Umbenennen blockiert, um unvollständige Dateinamen zu vermeiden. Nutzen Sie Fallback-Ketten oder markieren Sie Felder als optional, um Sonderfälle zu behandeln.

Nutzen Text Cleanups KI? Text Cleanups werden als Anweisungen zusammen mit der Extraktion an die KI geschickt. Sie laufen im selben API-Call, nicht separat.

Kann ich KI-Felder und System Placeholders mischen? Ja. Kombinieren Sie sie frei: {Vendor Name}_{date}_{Invoice Number}