ZUGFeRD-Format: Versionen, Profile & Nutzung (2026)

#TL;DR

ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Eine ZUGFeRD-Datei ist eine PDF/A-3-Rechnung mit einer eingebetteten XML-Datei. Die PDF ist für Menschen lesbar, das XML für Software. Beide beschreiben dieselbe Rechnung.
Aktuell ist ZUGFeRD 2.5 / Factur-X 1.09. Das FeRD veröffentlichte die Version am 10. Juni 2026 und empfiehlt ihre Nutzung seit dem 1. Juli 2026.
Format, Profil und Inhalt entscheiden. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist grundsätzlich zulässig, ausgenommen MINIMUM und BASIC-WL. Eine konkrete Rechnung ist aber nur ordnungsgemäß, wenn ihr strukturierter Teil alle erforderlichen Rechnungsangaben enthält.
Öffnen ist einfach. Jeder PDF-Viewer zeigt die sichtbare Rechnung. Das eingebettete XML lesen Sie über den Anhang der PDF oder mit einem E-Rechnungs-Viewer.
Empfangen heißt nicht automatisch verarbeiten. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Eine weitergehende automatisierte Verarbeitung ist sinnvoll, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben.
Aufbewahrt wird mindestens der strukturierte Teil. Er muss acht Jahre unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Den PDF-Sichtteil müssen Sie zusätzlich aufbewahren, wenn er abweichende oder zusätzliche steuerlich relevante Informationen enthält.
Die Arbeit steckt in gemischten Formaten. PDF, Scan, XRechnung und ZUGFeRD landen gemischt im Postfach. NameQuick Invoices liest das eingebettete XML direkt aus und exportiert geprüfte Daten für DATEV.

#Was ist das ZUGFeRD-Format?

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen, gepflegt vom FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland). "Hybrid" bedeutet: Eine ZUGFeRD-Datei ist gleichzeitig eine ganz normale, lesbare PDF-Rechnung und ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz. Beides steckt in einer einzigen Datei.

Technisch besteht eine ZUGFeRD-Rechnung aus zwei Schichten:

Ein PDF/A-3-Dokument (ISO 19005-3) als sichtbare Rechnung. PDF/A-3 ist die Variante des PDF-Standards, die für die Langzeitarchivierung ausgelegt ist und das Einbetten beliebiger Dateien erlaubt.
Eine eingebettete XML-Datei (üblicherweise factur-x.xml), die denselben Rechnungsinhalt strukturiert im UN/CEFACT-Standard CII (Cross Industry Invoice) beschreibt: Rechnungsnummer, Datum, Parteien, Positionen, Steuern und Summen.

Der Vorteil dieser Dualität: Ein Mensch öffnet die Datei und sieht eine vertraute PDF-Rechnung, eine Buchhaltungssoftware liest stattdessen das XML, ganz ohne Texterkennung oder Abtippen. Deshalb ist ZUGFeRD im deutschen B2B-Alltag so verbreitet: Der Lieferant schickt seinem Kunden weiterhin eine ansehnliche PDF und erfüllt trotzdem die Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung.

Die zweite gängige E-Rechnung in Deutschland, die XRechnung, verzichtet auf die PDF-Schicht und besteht nur aus XML. Welches Format wann sinnvoll ist, behandelt der Vergleich ZUGFeRD oder XRechnung im Detail. Für diesen Artikel genügt: ZUGFeRD = PDF plus XML, XRechnung = nur XML, beide erfüllen dieselbe Norm EN 16931.

#ZUGFeRD-Versionen: von 1.0 bis zur aktuellen Version 2.5

Die Version entscheidet mit darüber, welche Normen, Profile und Validierungsregeln eine ZUGFeRD-Datei verwendet. Für 2026 sind diese Meilensteine wichtig:

Version	Bedeutung
ZUGFeRD 1.0	Legacy-Version aus der Zeit vor EN 16931; keine E-Rechnung im Sinne der aktuellen Pflicht
ZUGFeRD 2.0.1	Früheste Version, die das BMF ausdrücklich als grundsätzlich zulässiges E-Rechnungsformat nennt, ausgenommen MINIMUM und BASIC-WL
ZUGFeRD 2.1 / Factur-X 1.0	Seit dieser Version vollständig kompatibel und technisch identisch mit der korrespondierenden Factur-X-Version
ZUGFeRD 2.1.1	Einführung des zusätzlichen Referenzprofils XRECHNUNG
ZUGFeRD 2.5 / Factur-X 1.09	Aktuelle Version, veröffentlicht am 10. Juni 2026 und vom FeRD zur Nutzung seit 1. Juli 2026 empfohlen

Die aktuelle ZUGFeRD-Version 2.5 basiert auf UN/CEFACT CII D22B und ist zu D16B abwärtskompatibel. Das Release aktualisiert außerdem XSD-, Schematron- und Codelisten-Artefakte für die fünf ZUGFeRD-Profile. Frühere 2.x-Versionen bleiben in der Praxis relevant, weil Unternehmen und Archive nicht gleichzeitig auf eine neue Version wechseln.

Seit ZUGFeRD 2.1 sind ZUGFeRD und die jeweils korrespondierende Factur-X-Version vollständig kompatibel und technisch identisch. Für ZUGFeRD 2.0 und 2.0.1 war die Angleichung noch nicht vollständig. Moderne Versionen teilen sich die XML-Struktur und die eingebettete Datei factur-x.xml, was grenzüberschreitende Verarbeitung vereinfacht.

Nicht jede ZUGFeRD-Datei ist eine gültige E-Rechnung

ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist grundsätzlich ein zulässiges E-Rechnungsformat, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Die Profilbezeichnung allein macht eine konkrete Rechnung aber nicht ordnungsgemäß: Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein. Eine Validierung kann fehlende oder unlogische Angaben aufdecken, entscheidet allein aber nicht über die steuerliche Anerkennung. Maßgeblich sind die aktuellen BMF-FAQ zur E-Rechnung.

#Die ZUGFeRD-Profile und wofür sie taugen

Ein "Profil" legt fest, welchen Umfang und welche Geschäftsregeln das XML verwendet. ZUGFeRD umfasst fünf Datenprofile sowie das zusätzliche Referenzprofil XRECHNUNG. XRECHNUNG ist nicht einfach die nächste Stufe oberhalb von EXTENDED: Die XML-Anforderungen werden von der KoSIT im jeweils aktuellen Standard XRechnung festgelegt; innerhalb des ZUGFeRD-Referenzprofils ist nur die CII-Syntax zulässig.

Profil	Was drin ist	Grundsätzlich als E-Rechnungsformat geeignet	Wofür geeignet
MINIMUM	Nur wenige Kopf- und Summendaten, keine Positionen	Nein	Interne Buchungshilfe, nicht zum Versand als E-Rechnung
BASIC-WL	Kopf und Summen ohne Einzelpositionen ("without lines")	Nein	Sammel- und Kontierungsdaten
BASIC	Vollständige Positionen mit Preisen und Mengen, aber nur Kern-Rechnungsdaten	Ja, wenn der strukturierte Teil inhaltlich vollständig ist	Einfache Standardrechnungen ohne Sonderfälle
EN 16931 (Comfort)	Vollständiges EN-16931-Datenmodell	Ja, wenn der strukturierte Teil inhaltlich vollständig ist	Standard für B2B und EU-Handel
EXTENDED	EN 16931 plus zusätzliche Felder für komplexere Prozesse	Ja, wenn der strukturierte Teil inhaltlich vollständig ist	Komplexe Rechnungen, Zusatzangaben, mehrere Lieferungen oder Konditionen
XRECHNUNG (Referenzprofil)	CII-Umsetzung der jeweils geltenden deutschen XRechnung-Regeln	Ja, wenn Format und Inhalt die geltenden Regeln erfüllen	Fälle, in denen XRechnung-Konformität verlangt wird

BASIC kann für einfache umsatzsteuerlich ordnungsgemäße Rechnungen genügen, transportiert aber nur eine Untermenge von EN 16931. Für typische B2B-Rechnungen empfiehlt das FeRD EN 16931 (Comfort). EXTENDED ist für komplexere Geschäftsprozesse gedacht. Das XRECHNUNG-Referenzprofil verbindet das hybride ZUGFeRD-PDF mit den von der KoSIT gepflegten XRechnung-Regeln.

Als Empfänger müssen Sie diese Wahl nicht treffen, aber Sie sollten wissen, was ankommt: Erhalten Sie eine Datei im MINIMUM- oder BASIC-WL-Profil, fehlen Positionsdaten, und die Datei erfüllt die Pflicht nicht als E-Rechnung.

#Wie öffne und lese ich eine ZUGFeRD-Datei?

Eine ZUGFeRD-Datei ist eine ganz gewöhnliche PDF. Ein Doppelklick genügt, und jeder PDF-Viewer, ob Vorschau, Adobe Acrobat oder der Browser, zeigt die sichtbare Rechnung an. Das ist die menschenlesbare Schicht.

Die maschinenlesbare Schicht, das eingebettete XML, sehen Sie so:

Über den Anhang der PDF. In Adobe Acrobat und ähnlichen Viewern öffnen Sie das Anhänge-Panel. Dort liegt die Datei factur-x.xml mit den strukturierten Daten.
Mit einem E-Rechnungs-Viewer. Kostenlose Viewer wie der NameQuick E-Rechnungs-Viewer extrahieren das eingebettete XML und zeigen die Felder übersichtlich an; der Validator prüft zusätzlich die Struktur. Praktisch, um Version und Profil zu prüfen.
Mit Ihrer Buchhaltungssoftware. Systeme, die ZUGFeRD unterstützen, lesen das XML automatisch aus und übernehmen die Felder direkt.

Ein kommentiertes XML-Beispiel, das die einzelnen Tags erklärt, finden Sie im Beitrag ZUGFeRD-Rechnung Beispiel. Dort ist Feld für Feld gezeigt, wie Kontext, Kopf, Positionen und Summen im CII-Standard aufgebaut sind.

#Was der Empfang einer ZUGFeRD-Rechnung tatsächlich verlangt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ZUGFeRD und XRechnung eingeschlossen. Dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Den vollständigen Zeitplan und die Sonderregeln, etwa für Kleinunternehmer, erklärt der Beitrag zur E-Rechnungspflicht. Beim Umgang mit einer eingegangenen ZUGFeRD-Datei müssen Sie Aufbewahrungspflichten und freiwillige Prozessautomatisierung auseinanderhalten.

Gesetzliches Minimum für die Aufbewahrung. Nach § 14b UStG sind Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Nach der GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 ist der PDF-Sichtteil einer hybriden Rechnung zusätzlich aufzubewahren, wenn er abweichende oder ergänzende steuerlich relevante Informationen enthält, etwa Buchungsvermerke. Weitere GoBD-Anforderungen an den Gesamtprozess bleiben davon unberührt.

Vollständige Originaldatei als vorsichtige Praxis. Auch wenn das Recht unter den genannten Voraussetzungen nur den strukturierten Teil verlangt, ist es organisatorisch oft einfacher, die vollständige empfangene ZUGFeRD-Datei unverändert aufzubewahren. Das hält PDF und XML zusammen und reduziert das Risiko, zusätzliche Angaben im Sichtteil zu übersehen.

Automatisierte Verarbeitung ist optional. Laut BMF-FAQ, Stand März 2026, ist der Empfänger nicht zu einer weitergehenden elektronischen Verarbeitung verpflichtet, als sie für die Aufbewahrung erforderlich ist. XML-Prüfung, automatische Kontierung und DATEV-Export sind wirtschaftlich sinnvoll, aber keine eigenständige gesetzliche Empfangspflicht.

Eine ZUGFeRD-Datei zu erzeugen ist ein anderes Thema als sie zu empfangen. Wer aus einer bestehenden PDF eine ZUGFeRD-Rechnung machen will, findet die Schritte und Grenzen kostenloser Werkzeuge im Beitrag PDF in ZUGFeRD umwandeln.

E-Rechnungen prüfen und für DATEV vorbereiten

XRechnung und ZUGFeRD öffnen, Rechnungsdaten prüfen und als DATEV EXTF exportieren.

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#Das eigentliche Problem: gemischte Formate im Posteingang

Eine einzelne ZUGFeRD-Datei zu öffnen ist trivial. Aufwendig wird es, wenn Monat für Monat Dutzende Eingangsrechnungen in gemischten Formaten eintreffen: digitale PDFs ohne XML, eingescannte Papierbelege, reine XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien in unterschiedlichen Profilen. Jedes Format braucht einen anderen Verarbeitungsweg, und am Ende sollen alle als saubere, geprüfte Buchungsdaten beim Steuerberater landen.

Genau dafür ist NameQuick Invoices gebaut. Rechnungen kommen per Upload oder werden an eine Workspace-E-Mail weitergeleitet. Bei ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien liest die Anwendung strukturierte XML-Daten direkt aus, statt sie per OCR zu schätzen. Für PDFs ohne XML und für Scans kommt OCR zum Einsatz. Jedes Feld bekommt einen Konfidenzwert, sodass unsichere Werte in einer Prüfansicht auffallen; Duplikate werden vor dem Export erkannt. Anschließend exportieren Sie die geprüften Daten als CSV oder im DATEV-EXTF-Format für Ihre Kanzlei. Die Originaldateien bleiben unverändert gespeichert.

NameQuick Invoices erstellt keine ausgehenden ZUGFeRD-Rechnungen; es ist auf den Rechnungseingang und dessen Weiterverarbeitung ausgelegt. Das Produkt befindet sich im Early Access. Prüfen Sie vor dem produktiven Einsatz mit Ihren eigenen Rechnungen, welche ZUGFeRD-, Factur-X- und XRechnung-Versionen sowie Validierungsregeln im aktuellen Build unterstützt werden. Ob ein gesamter Rechnungsprozess die GoBD erfüllt, hängt außerdem nicht allein von einem Produktlabel ab, sondern auch von Konfiguration, Berechtigungen, Aufbewahrung und Verfahrensdokumentation.

#Häufig gestellte Fragen

#Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine hybride E-Rechnung: eine PDF/A-3-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei im UN/CEFACT-CII-Standard. Die PDF ist die menschenlesbare Rechnung, das XML enthält dieselben Daten strukturiert und maschinenlesbar. Gepflegt wird das Format vom FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland).

#Ist ZUGFeRD eine gültige E-Rechnung?

ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist grundsätzlich ein zulässiges E-Rechnungsformat, ausgenommen MINIMUM und BASIC-WL. Version 1.0 erfüllt die aktuellen Anforderungen nicht. Bei BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG muss die konkrete Rechnung zusätzlich alle relevanten umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil enthalten.

#Wie öffne ich eine ZUGFeRD-Datei?

Doppelklicken Sie die Datei; jeder PDF-Viewer zeigt die sichtbare Rechnung. Das eingebettete XML finden Sie im Anhang-Panel der PDF (Datei factur-x.xml) oder über einen kostenlosen E-Rechnungs-Viewer, der das XML extrahiert und die Felder anzeigt.

#Welches ZUGFeRD-Profil brauche ich?

Für typische B2B-Rechnungen empfiehlt das FeRD das Profil EN 16931 (Comfort). EXTENDED bietet zusätzliche Felder für komplexere Prozesse. Das separate XRECHNUNG-Referenzprofil ist relevant, wenn ein Empfänger XRechnung-Konformität verlangt. Als Empfänger müssen Sie kein Profil wählen, sollten aber wissen, dass MINIMUM und BASIC-WL keine vollständige E-Rechnung abbilden.

#Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?

Seit ZUGFeRD 2.1 sind ZUGFeRD und die jeweils korrespondierende Factur-X-Version vollständig kompatibel und technisch identisch. Für ZUGFeRD 2.0 und 2.0.1 war die Angleichung noch nicht vollständig. Die aktuelle gemeinsame Version ist ZUGFeRD 2.5 / Factur-X 1.09.

#Muss ich eine empfangene ZUGFeRD-Rechnung besonders aufbewahren?

Ja. Der strukturierte Teil muss acht Jahre unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Den PDF-Sichtteil einer ZUGFeRD-Rechnung müssen Sie zusätzlich aufbewahren, wenn er abweichende oder ergänzende steuerlich relevante Informationen enthält. Die vollständige Originaldatei unverändert zu behalten, ist eine vorsichtige und einfache Praxis. Eine weitergehende automatisierte Verarbeitung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben.

#Primärquellen und Stand

BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026 zu zulässigen Formaten, Pflichtangaben, Empfang, Verarbeitung und achtjähriger Aufbewahrung
FeRD: ZUGFeRD 2.5 / Factur-X 1.09 zur aktuellen Version, CII D22B, Abwärtskompatibilität und Nutzung seit Juli 2026
FeRD: ZUGFeRD-Profile und Referenzprofil XRECHNUNG zur Einordnung der fünf Profile und des zusätzlichen Referenzprofils
FeRD: ZUGFeRD 2.1 / Factur-X 1.0 zum Beginn der vollständigen technischen Identität
BMF: Zweite GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 zur Aufbewahrung des strukturierten Teils und des PDF-Sichtteils hybrider Rechnungen

ZUGFeRD-Format erklärt: Versionen, Profile und was zu tun ist (2026)

Mehr in der Dokumentation