ZUGFeRD-Format erklärt: Versionen, Profile und was zu tun ist (2026)

#TL;DR

• ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Eine ZUGFeRD-Datei ist eine PDF/A-3-Rechnung mit einer eingebetteten XML-Datei. Die PDF ist für Menschen lesbar, das XML für Software. Beide beschreiben dieselbe Rechnung.
• Version und Profil entscheiden. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 gilt als E-Rechnung im Sinne der Pflicht — ausgenommen sind nur die Profile MINIMUM und BASIC WL. Version 1.0 erfüllt die Anforderungen ebenfalls nicht.
• Öffnen ist einfach. Jeder PDF-Viewer zeigt die sichtbare Rechnung. Das eingebettete XML lesen Sie über den Anhang der PDF oder mit einem E-Rechnungs-Viewer.
• Der Empfang verpflichtet. Wer eine ZUGFeRD-Rechnung erhält, muss sie GoBD-konform aufbewahren und die strukturierten Daten maschinell verarbeiten können.
• Die Arbeit steckt in gemischten Formaten. PDF, Scan, XRechnung und ZUGFeRD landen gemischt im Postfach. NameQuick Invoices Web liest das eingebettete XML direkt aus und exportiert geprüfte Daten für DATEV.

#Was ist das ZUGFeRD-Format?

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen, gepflegt vom FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland). "Hybrid" bedeutet: Eine ZUGFeRD-Datei ist gleichzeitig eine ganz normale, lesbare PDF-Rechnung und ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz. Beides steckt in einer einzigen Datei.

Technisch besteht eine ZUGFeRD-Rechnung aus zwei Schichten:

• Ein PDF/A-3-Dokument (ISO 19005-3) als sichtbare Rechnung. PDF/A-3 ist die Variante des PDF-Standards, die für die Langzeitarchivierung ausgelegt ist und das Einbetten beliebiger Dateien erlaubt.
• Eine eingebettete XML-Datei (üblicherweise factur-x.xml), die denselben Rechnungsinhalt strukturiert im UN/CEFACT-Standard CII (Cross Industry Invoice) beschreibt: Rechnungsnummer, Datum, Parteien, Positionen, Steuern und Summen.

Der Vorteil dieser Dualität: Ein Mensch öffnet die Datei und sieht eine vertraute PDF-Rechnung, eine Buchhaltungssoftware liest stattdessen das XML, ganz ohne Texterkennung oder Abtippen. Deshalb ist ZUGFeRD im deutschen B2B-Alltag so verbreitet: Der Lieferant schickt seinem Kunden weiterhin eine ansehnliche PDF und erfüllt trotzdem die Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung.

Die zweite gängige E-Rechnung in Deutschland, die XRechnung, verzichtet auf die PDF-Schicht und besteht nur aus XML. Welches Format wann sinnvoll ist, behandelt der Vergleich ZUGFeRD oder XRechnung im Detail. Für diesen Artikel genügt: ZUGFeRD = PDF plus XML, XRechnung = nur XML, beide erfüllen dieselbe Norm EN 16931.

#ZUGFeRD-Versionen: 1.0 gegen 2.x

Die Version entscheidet mit darüber, ob eine ZUGFeRD-Datei überhaupt als E-Rechnung anerkannt wird.

ZUGFeRD 1.0 war die erste Fassung und entstand vor der europäischen Norm EN 16931. Ihr Datenmodell ist mit den heutigen Anforderungen nicht kompatibel. Eine Rechnung im alten 1.0-Format gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der aktuellen Pflicht.

ZUGFeRD 2.x ist an der Norm EN 16931 ausgerichtet und die heute relevante Generation. Wichtig ist die Feinheit bei der Unterversion: Nach dem BMF-Schreiben vom Oktober 2024 erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine E-Rechnung. Ausgenommen sind nur die Profile MINIMUM und BASIC WL (dazu unten mehr).

Eine technische Besonderheit von ZUGFeRD 2.x: Das Format ist mit dem französischen Standard Factur-X technisch identisch. Beide teilen sich dieselbe XML-Struktur und dieselbe eingebettete Datei factur-x.xml. Wer ZUGFeRD 2.x verarbeiten kann, kann damit auch französische Factur-X-Rechnungen lesen, was grenzüberschreitende Prozesse vereinfacht.

#Die ZUGFeRD-Profile und wofür sie taugen

Ein "Profil" legt fest, wie viele Datenfelder das XML enthält, also wie vollständig die Rechnung maschinenlesbar beschrieben ist. ZUGFeRD 2.x kennt sechs Profile mit steigender Datentiefe. Als E-Rechnung gelten alle bis auf die zwei untersten: Das BMF nimmt nur MINIMUM und BASIC WL aus, weil ihnen die Rechnungspositionen fehlen.

BASIC reicht formal als E-Rechnung, transportiert aber nur die Kern-Rechnungsdaten; in der Praxis wählen Absender deshalb oft EN 16931 (Comfort) oder höher, um vollständig zu sein. Comfort ist die sichere Wahl für den normalen B2B-Versand: Es enthält alles, was die Norm verlangt, ohne den Zusatzballast von Extended. EXTENDED lohnt sich, wenn Sie Felder brauchen, die Comfort nicht abbildet. Das XRECHNUNG-Referenzprofil bettet die strengeren Regeln der XRechnung in eine ZUGFeRD-Datei ein und ist relevant, wenn ein Empfänger explizit XRechnung-Konformität fordert.

Als Empfänger müssen Sie diese Wahl nicht treffen, aber Sie sollten wissen, was ankommt: Erhalten Sie eine Datei im MINIMUM- oder BASIC-WL-Profil, fehlen Positionsdaten, und die Datei erfüllt die Pflicht nicht als E-Rechnung.

#Wie öffne und lese ich eine ZUGFeRD-Datei?

Eine ZUGFeRD-Datei ist eine ganz gewöhnliche PDF. Ein Doppelklick genügt, und jeder PDF-Viewer, ob Vorschau, Adobe Acrobat oder der Browser, zeigt die sichtbare Rechnung an. Das ist die menschenlesbare Schicht.

Die maschinenlesbare Schicht, das eingebettete XML, sehen Sie so:

• Über den Anhang der PDF. In Adobe Acrobat und ähnlichen Viewern öffnen Sie das Anhänge-Panel. Dort liegt die Datei factur-x.xml mit den strukturierten Daten.
• Mit einem E-Rechnungs-Viewer. Kostenlose Viewer extrahieren das eingebettete XML, validieren es gegen die Norm und zeigen die Felder übersichtlich an. Praktisch, um Version und Profil zu prüfen.
• Mit Ihrer Buchhaltungssoftware. Systeme, die ZUGFeRD unterstützen, lesen das XML automatisch aus und übernehmen die Felder direkt.

Ein kommentiertes XML-Beispiel, das die einzelnen Tags erklärt, finden Sie im Beitrag ZUGFeRD-Rechnung Beispiel. Dort ist Feld für Feld gezeigt, wie Kontext, Kopf, Positionen und Summen im CII-Standard aufgebaut sind.

#Was der Empfang einer ZUGFeRD-Rechnung von Ihnen verlangt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ZUGFeRD und XRechnung eingeschlossen. Den vollständigen Zeitplan und die Sonderregeln, etwa für Kleinunternehmer, erklärt der Beitrag zur E-Rechnungspflicht. Für den Umgang mit einer eingegangenen ZUGFeRD-Datei sind zwei Pflichten entscheidend:

GoBD-konforme Aufbewahrung. Die E-Rechnung muss vollständig, unveränderbar und revisionssicher archiviert werden. Der maßgebliche Bestandteil ist das strukturierte XML: Es ist bei einer E-Rechnung der führende Teil, nicht die PDF-Optik. Sie dürfen die Datei also nicht nachträglich verändern, und Sie müssen sie über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist im Originalzustand vorhalten.

Maschinelle Verarbeitung. Ein E-Mail-Postfach reicht technisch zum Empfangen, löst aber das eigentliche Problem nicht. Der Sinn der E-Rechnung ist die automatische Weiterverarbeitung: Die strukturierten Daten sollen ohne Abtippen in die Buchhaltung fließen. Dazu müssen Sie das eingebettete XML auslesen, prüfen und ins DATEV-Umfeld überführen.

Eine ZUGFeRD-Datei zu erzeugen ist ein anderes Thema als sie zu empfangen. Wer aus einer bestehenden PDF eine ZUGFeRD-Rechnung machen will, findet die Schritte und Grenzen kostenloser Werkzeuge im Beitrag PDF in ZUGFeRD umwandeln.

Rechnungschaos rein, DATEV-fertig raus

NameQuick Invoice extrahiert, prüft und exportiert Rechnungen für Ihren Steuerberater.

Kostenlos testenSo funktioniert es

#Das eigentliche Problem: gemischte Formate im Posteingang

Eine einzelne ZUGFeRD-Datei zu öffnen ist trivial. Aufwendig wird es, wenn Monat für Monat Dutzende Eingangsrechnungen in gemischten Formaten eintreffen: digitale PDFs ohne XML, eingescannte Papierbelege, reine XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien in unterschiedlichen Profilen. Jedes Format braucht einen anderen Verarbeitungsweg, und am Ende sollen alle als saubere, geprüfte Buchungsdaten beim Steuerberater landen.

Genau dafür ist NameQuick Invoices Web gebaut. Rechnungen kommen per Upload oder werden an eine Workspace-E-Mail weitergeleitet. Bei ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien liest die Anwendung das eingebettete XML direkt aus und erreicht auf strukturierten Daten über 99 % Feldgenauigkeit. Für PDFs ohne XML und für Scans kommt OCR zum Einsatz. Jedes Feld bekommt einen Konfidenzwert, sodass unsichere Werte in einer Prüfansicht auffallen; Duplikate werden vor dem Export erkannt. Anschließend exportieren Sie die geprüften Daten als CSV oder im DATEV-EXTF-Format für Ihre Kanzlei. Die Originale bleiben unverändert und GoBD-konform archiviert, gehostet in Deutschland.

NameQuick Invoices Web erstellt keine ausgehenden ZUGFeRD-Rechnungen; es ist auf den Rechnungseingang und dessen Weiterverarbeitung ausgelegt. Wenn Sie heute mehrere Tools für verschiedene Formate nebeneinander betreiben, zeigt der Vergleich mit einer GetMyInvoices-Alternative, wie sich der Eingang konsolidieren lässt. Das Produkt befindet sich im Early-Access; ein Platz auf der Warteliste sichert frühen Zugang.

#Häufig gestellte Fragen

#Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine hybride E-Rechnung: eine PDF/A-3-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei im UN/CEFACT-CII-Standard. Die PDF ist die menschenlesbare Rechnung, das XML enthält dieselben Daten strukturiert und maschinenlesbar. Gepflegt wird das Format vom FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland).

#Ist ZUGFeRD eine gültige E-Rechnung?

Ja, mit zwei Einschränkungen: ZUGFeRD ab Version 2.0.1 gilt als E-Rechnung — ausgenommen sind nur die Profile MINIMUM und BASIC WL (BMF-Schreiben vom Oktober 2024). Version 1.0 erfüllt die Anforderungen ebenfalls nicht. Die Profile BASIC, EN 16931 (Comfort), Extended und XRECHNUNG sind konform.

#Wie öffne ich eine ZUGFeRD-Datei?

Doppelklicken Sie die Datei; jeder PDF-Viewer zeigt die sichtbare Rechnung. Das eingebettete XML finden Sie im Anhang-Panel der PDF (Datei factur-x.xml) oder über einen kostenlosen E-Rechnungs-Viewer, der das XML extrahiert und die Felder anzeigt.

#Welches ZUGFeRD-Profil brauche ich?

Für den normalen B2B-Versand genügt das Profil EN 16931 (Comfort), das alle von der Norm geforderten Felder enthält. Extended bietet zusätzliche optionale Felder für komplexe Rechnungen. Das XRECHNUNG-Referenzprofil brauchen Sie, wenn ein Empfänger explizit die strengeren XRechnung-Regeln verlangt. Als Empfänger müssen Sie nichts wählen, sollten aber wissen, dass MINIMUM- und BASIC-WL-Dateien keine gültige E-Rechnung sind.

#Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?

Technisch keiner. ZUGFeRD 2.x und das französische Factur-X teilen dieselbe XML-Struktur und dieselbe eingebettete Datei. Die Namen unterscheiden sich, weil FeRD in Deutschland und die französischen Partner das Format gemeinsam pflegen. Wer ZUGFeRD 2.x lesen kann, kann auch Factur-X-Rechnungen verarbeiten.

#Muss ich eine empfangene ZUGFeRD-Rechnung besonders aufbewahren?

Ja. Eine E-Rechnung muss GoBD-konform, also vollständig, unveränderbar und revisionssicher, über die gesetzliche Frist archiviert werden. Maßgeblich ist der strukturierte XML-Teil. Sie dürfen die Datei nicht nachträglich ändern und sollten die Daten maschinell weiterverarbeiten statt sie abzutippen.