ZUGFeRD-Rechnung Beispiel: XML-Struktur und Verarbeitung

#TL;DR

• Hybridformat verstehen: Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer PDF/A-3-Datei mit eingebetteter CII-XML. Menschen lesen die PDF, Maschinen lesen das XML. Diese Dualität macht das Format flexibel für den B2B-Alltag.
• Rechtsrahmen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027/2028 müssen E-Rechnungen auch versendet werden.
• XML-Beispiel: Dieser Artikel zeigt ein kommentiertes XML-Beispiel mit den wichtigsten Strukturelementen (Kontext, Kopf, Positionen, Parteien und Summen).
• Profile vergleichen: Eine Tabelle erläutert die sechs Profile (Minimum bis Extended und XRechnung) und zeigt, welche Profile den gesetzlichen Anforderungen genügen.
• Automatisierte Verarbeitung: NameQuick Invoices liest XML-Daten aus empfangenen ZUGFeRD-Rechnungen, ermöglicht die Prüfung im Browser und exportiert die Ergebnisse als DATEV EXTF oder CSV.
• Selbst ausprobieren: Laden Sie unten eine echte ZUGFeRD-Beispielrechnung (PDF samt extrahierter XML) herunter und öffnen Sie sie im kostenlosen XRechnung- & ZUGFeRD-Viewer oder prüfen Sie sie mit dem E-Rechnung-Validator — beide arbeiten rein clientseitig, ohne Upload.

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland bringt Schwung in die digitale Rechnungsstellung: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen elektronisch empfangen können. Ab 2027 (bei Umsätzen über 800.000 EUR) bzw. 2028 gilt auch die Pflicht zum Versand. Ein reines PDF genügt nicht mehr: Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der sich ohne manuellen Aufwand verarbeiten lässt. Die europäische Norm EN 16931 schreibt dafür ein XML-basiertes Format vor.

In Deutschland sind zwei Formate zulässig: die XRechnung (ein reines XML-Dokument) und das ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1), das eine PDF/A-3 mit eingebetteter XML enthält. Dieser Beitrag zeigt anhand eines konkreten Beispiels, wie eine hybride ZUGFeRD-Rechnung aufgebaut ist, erklärt die XML-Struktur und erläutert, wie Sie das Format automatisiert verarbeiten können.

#Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Das Format kombiniert eine visuell lesbare PDF/A-3-Rechnung mit einer integrierten XML-Datei. Die PDF-Komponente dient als klassisches Rechnungsdokument für Menschen, während das XML den gesamten Rechnungsinhalt strukturiert im CII-Standard (Cross Industry Invoice) abbildet. Die PDF/A-3-Norm (ISO 19005-3) erlaubt die Einbettung beliebiger Dateien und garantiert langfristige Archivierung.

Der hybride Ansatz ist der größte Unterschied zur XRechnung. XRechnungen sind reine XML-Dateien ohne visuelle Darstellung und werden vor allem im öffentlichen Sektor verwendet. Das ZUGFeRD-Format kombiniert PDF und XML; ab Version 2.2 erfüllt es die Norm EN 16931.

Wichtig: Öffentliche Auftraggeber in Deutschland akzeptieren das hybride Format im Moment nicht als E-Rechnung. Für Behörden muss eine XRechnung (reines XML in CII oder UBL) erstellt werden — wie diese aussieht, zeigt unser XRechnung-Beispiel mit echtem XML. Für den B2B-Sektor ist ZUGFeRD jedoch weit verbreitet, weil Lieferanten ihren Geschäftspartnern weiterhin eine PDF senden können.

#Aufbau einer ZUGFeRD-Rechnung: PDF und XML

Das hybride Format besteht aus zwei eng verbundenen Teilen:

PDF/A-3 Container: Das PDF entspricht dem vertrauten Layout einer Rechnung. Es enthält alle Schriften und Farbprofile und erlaubt die Einbettung von Dateien. Zusätzlich können weitere Anhänge (z. B. Leistungsnachweise) eingebettet werden.

XML-Datei (factur-x.xml): Die eingebettete XML-Datei enthält alle Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form. Beim Öffnen der PDF sieht der Nutzer die visuelle Rechnung; Software extrahiert das XML und verarbeitet die strukturierten Daten.

Dieses Dualitätskonzept bietet Lesbarkeit und Automatisierbarkeit: Software liest die strukturierten XML-Felder direkt, ohne OCR, sodass Werte wie Rechnungsnummer, Datum und Beträge nicht erneut erfasst werden müssen. Mehr zur digitalen Rechnungsverarbeitung finden Sie in unserem Leitfaden.

#Echte ZUGFeRD-Beispielrechnung herunterladen

Damit das Format greifbar wird, finden Sie hier eine echte ZUGFeRD-Rechnung zum Herunterladen, Ansehen und Ausprobieren mit den kostenlosen Tools weiter unten. Es handelt sich um ein synthetisches Beispiel: Parteien und Beträge sind frei erfunden und dienen nur zur Demonstration. Technisch ist es jedoch echt — eine gültige PDF/A-3 mit eingebetteter factur-x.xml im Profil EN 16931 (COMFORT), validiert gegen das offizielle XSD.

#Was die Beispielrechnung enthält

#Beispiel im Viewer öffnen

1. Laden Sie die ZUGFeRD-PDF oben herunter.
2. Öffnen Sie den kostenlosen XRechnung- & ZUGFeRD-Viewer.
3. Ziehen Sie die PDF auf den Upload-Bereich. Der Viewer extrahiert die eingebettete factur-x.xml direkt in Ihrem Browser und stellt jedes Feld dar — Verkäufer, Käufer, Positionen, Steueraufstellung und Summen. Nichts wird hochgeladen.

Sie möchten eine Datei gegen die EN-16931-Regeln prüfen, statt sie nur zu lesen? Lassen Sie die PDF oder die XML durch den E-Rechnung-Validator laufen, der Struktur, Pflichtfelder und Rechenlogik clientseitig prüft. Um eine eigene Eingangsrechnung zu testen, ziehen Sie sie in eines der beiden Tools — die Dateien verlassen Ihr Gerät nie.

#Beispiel: XML-Struktur einer ZUGFeRD-Rechnung

Der folgende Ausschnitt stammt aus der Beispielrechnung oben, im CII-Format. Kommentare erklären die Bedeutung der Tags; die zweite Position und einige optionale Felder sind aus Platzgründen ausgelassen. Die vollständige XML liegt in der herunterladbaren Datei.

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<rsm:CrossIndustryInvoice
  xmlns:rsm="urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100"
  xmlns:ram="urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100"
  xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:100">

  <!-- Kontext: Norm und Profil (hier: EN 16931 / COMFORT) -->
  <rsm:ExchangedDocumentContext>
    <ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
      <ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017</ram:ID>
    </ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
  </rsm:ExchangedDocumentContext>

  <!-- Dokumentkopf: Rechnungsnummer, Art und Datum -->
  <rsm:ExchangedDocument>
    <ram:ID>MUSTER-2026-0042</ram:ID>     <!-- Rechnungsnummer -->
    <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>      <!-- 380 = Rechnung -->
    <ram:IssueDateTime>
      <udt:DateTimeString format="102">20260215</udt:DateTimeString>
    </ram:IssueDateTime>
  </rsm:ExchangedDocument>

  <!-- Geschäftsdetails: Positionen, Parteien und Summen -->
  <rsm:SupplyChainTradeTransaction>

    <!-- Rechnungsposition (Position 2 aus Platzgründen ausgelassen) -->
    <ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>
      <ram:AssociatedDocumentLineDocument>
        <ram:LineID>1</ram:LineID>
      </ram:AssociatedDocumentLineDocument>
      <ram:SpecifiedTradeProduct>
        <ram:Name>Beratungsleistung Rechnungsdigitalisierung</ram:Name>
      </ram:SpecifiedTradeProduct>
      <ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
        <ram:NetPriceProductTradePrice>
          <ram:ChargeAmount>90.00</ram:ChargeAmount>
        </ram:NetPriceProductTradePrice>
      </ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
      <ram:SpecifiedLineTradeDelivery>
        <ram:BilledQuantity unitCode="HUR">4.00</ram:BilledQuantity>
      </ram:SpecifiedLineTradeDelivery>
      <ram:SpecifiedLineTradeSettlement>
        <ram:ApplicableTradeTax>
          <ram:TypeCode>VAT</ram:TypeCode>
          <ram:CategoryCode>S</ram:CategoryCode>
          <ram:RateApplicablePercent>19.00</ram:RateApplicablePercent>
        </ram:ApplicableTradeTax>
        <ram:SpecifiedTradeSettlementLineMonetarySummation>
          <ram:LineTotalAmount>360.00</ram:LineTotalAmount>
        </ram:SpecifiedTradeSettlementLineMonetarySummation>
      </ram:SpecifiedLineTradeSettlement>
    </ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>

    <!-- Verkäufer und Käufer -->
    <ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
      <ram:SellerTradeParty>
        <ram:Name>Muster GmbH</ram:Name>
      </ram:SellerTradeParty>
      <ram:BuyerTradeParty>
        <ram:Name>Beispiel Handel AG</ram:Name>
      </ram:BuyerTradeParty>
    </ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>

    <!-- Währung, Steueraufstellung und Gesamtbetrag -->
    <ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>
      <ram:InvoiceCurrencyCode>EUR</ram:InvoiceCurrencyCode>
      <ram:ApplicableTradeTax>
        <ram:CalculatedAmount>114.00</ram:CalculatedAmount>
        <ram:TypeCode>VAT</ram:TypeCode>
        <ram:BasisAmount>600.00</ram:BasisAmount>
        <ram:CategoryCode>S</ram:CategoryCode>
        <ram:RateApplicablePercent>19.00</ram:RateApplicablePercent>
      </ram:ApplicableTradeTax>
      <ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
        <ram:LineTotalAmount>600.00</ram:LineTotalAmount>
        <ram:TaxBasisTotalAmount>600.00</ram:TaxBasisTotalAmount>
        <ram:TaxTotalAmount currencyID="EUR">114.00</ram:TaxTotalAmount>
        <ram:GrandTotalAmount>714.00</ram:GrandTotalAmount>
        <ram:DuePayableAmount>714.00</ram:DuePayableAmount>
      </ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
    </ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>

  </rsm:SupplyChainTradeTransaction>
</rsm:CrossIndustryInvoice>

Der Ausschnitt verdeutlicht den Aufbau: Kontext (Profil und Norm), Kopf (Rechnungsnummer und Datum), Positionen (Artikel, Preis, Menge, USt.-Satz) und Abrechnung (Währung, Steueraufstellung und Gesamtbetrag). Beim Import liest die Software diese Felder aus und ordnet sie den Fachbegriffen der EN 16931 zu.

#ZUGFeRD-Profile im Vergleich

Nicht jede ZUGFeRD-Rechnung ist EN-konform. Das Format definiert sechs Profile mit unterschiedlicher Datentiefe. Laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen der E-Rechnungspflicht — ausgenommen sind nur die Profile Minimum und Basic WL.

Für die E-Rechnungspflicht sollten Sie mindestens das Comfort-Profil wählen. Das Profil Extended eignet sich für umfangreiche Zusatzinformationen, während XRechnung obligatorisch für die Kommunikation mit Behörden ist.

#ZUGFeRD-Rechnung empfangen und verarbeiten

#Warum automatisierte Verarbeitung?

Die E-Rechnungspflicht zwingt Unternehmen, elektronische Rechnungen zu empfangen und aufzubewahren. Gleichzeitig sind manueller Import und Datenerfassung fehleranfällig und zeitintensiv. Moderne Rechnungssoftware nutzt OCR, künstliche Intelligenz und XML-Parsing, um Rechnungsdaten automatisch auszulesen. Eine zuverlässige Erfassung erleichtert die Buchung in der Finanzbuchhaltung und unterstützt eine an den GoBD orientierte Archivierung.

#So funktioniert NameQuick Invoices

NameQuick Invoices ist eine webbasierte Lösung für die Prüfung empfangener Rechnungen. Sie läuft im Browser, wird in Deutschland gehostet und ist DSGVO-konform. Sie orientiert sich an den GoBD — unveränderbare Originale, nachvollziehbare Korrekturen und eine vollständige Vorgangshistorie — statt eine pauschale GoBD-Zertifizierung zu behaupten. NameQuick Invoices empfängt und prüft Rechnungen und exportiert sie für DATEV; Rechnungen erstellt oder stellt es nicht aus. Der Ablauf:

1. Rechnungseingang: Laden Sie empfangene Rechnungen hoch oder leiten Sie sie an eine Sammeladresse weiter.
2. Automatische Erkennung: Das System erkennt das Format und liest die strukturierten XML-Felder direkt aus ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien, sodass die Daten nicht neu erfasst werden müssen. Bei PDF-Rechnungen ohne XML kommt geräteseitiges OCR zum Einsatz, und jedes Feld erhält einen Confidence Score.
3. Prüfung: In einer Review-Queue kontrollieren Sie die extrahierten Felder. Confidence Scores kennzeichnen unsichere Werte, und doppelte Rechnungen werden automatisch erkannt.
4. Export: Exportieren Sie die geprüften Daten als CSV oder im DATEV-EXTF-Format für Ihren Steuerberater. Die Originaldokumente bleiben unverändert gespeichert, mit einer vollständigen Vorgangshistorie.

Im Gegensatz zu komplexen DMS-Systemen ist keine IT-Abteilung nötig. Die Einrichtung dauert wenige Minuten. Pläne ab 9 EUR pro Monat bieten unterschiedliche Kontingente und Exportmöglichkeiten. Weitere Details zu Rechnungseingang-Software finden Sie in unserem Vergleich.

#ZUGFeRD-Rechnung erstellen vs. empfangen

Viele Unternehmen fragen: Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung? Der Empfang gelingt mit automatisierten Tools, während für die Erstellung ein PDF/A-3 und eine strukturierte CII-XML generiert, eingebettet und validiert werden müssen. Spezialisierte Bibliotheken und Buchhaltungssoftware (z. B. Lexware, sevDesk oder easybill) erleichtern diese Schritte.

NameQuick Invoices deckt nur den Empfang und die Weiterverarbeitung ab. Die Erstellung übernehmen andere Buchhaltungsprogramme. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sollten Sie direkt das XRechnung-Profil verwenden, da die hybride Variante dort nicht akzeptiert wird.

#Häufig gestellte Fragen

#Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine hybride E-Rechnung im PDF/A-3-Format mit eingebetteter XML-Datei. Die XML enthält alle Rechnungsdaten im CII-Standard, während die PDF einen menschenlesbaren Beleg darstellt. Ab Version 2.0.1 ist ZUGFeRD EN 16931-konform.

#Wie versende ich eine ZUGFeRD-Rechnung?

Sie müssen eine PDF/A-3 erstellen, eine gültige CII-XML generieren, sie als factur-x.xml einbetten und das Gesamtpaket validieren. Versenden Sie ZUGFeRD-Rechnungen per E-Mail. Für B2G-Rechnungen empfiehlt sich die XRechnung.

#Kann ich eine PDF in eine ZUGFeRD-Rechnung umwandeln?

Ja. Sie benötigen Software, die Ihre bestehende PDF in ein PDF/A-3 konvertiert und die Rechnungsdaten als CII-XML generiert. Ein reines PDF ohne XML ist keine E-Rechnung.

#Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD enthält PDF und XML; XRechnung ist nur XML. Beide Formate sind EN 16931-konform und erfüllen die E-Rechnungspflicht. ZUGFeRD ist flexibel für B2B, während XRechnung für den öffentlichen Sektor vorgeschrieben ist.

#Welche ZUGFeRD-Profile sind zulässig?

Für die E-Rechnungspflicht ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1 zugelassen, ausgenommen sind nur die Profile Minimum und Basic WL. Das vollständige Basic-Profil genügt bereits; darüber hinaus qualifizieren sich EN 16931 (Comfort), Extended und XRechnung.

#Wie liest NameQuick Invoices eine ZUGFeRD-Rechnung?

Die Software liest das XML direkt aus der eingebetteten Datei, extrahiert die Felder und bewertet jeden Wert mit einem Confidence Score; Felder mit niedrigem Score werden zur Prüfung markiert. Die PDF bleibt unverändert als Beleg erhalten. NameQuick Invoices empfängt und prüft Rechnungen und exportiert sie für DATEV — es erstellt keine Rechnungen.

#Was kostet die Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen?

NameQuick Invoices bietet Pläne ab 9 EUR pro Monat (Starter: 50 Rechnungen, CSV-Export). Der Core-Plan (19 EUR/Monat) umfasst 200 Rechnungen und DATEV-EXTF-Export. Für größere Büros gibt es den Team-Plan (39 EUR/Monat, 1.000 Rechnungen).

#Offizielle Quellen

• BMF: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung — die FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnungspflicht (zuletzt geprüft 2026-07-14).
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 sowie das Folgeschreiben vom 15. Oktober 2025 zur obligatorischen E-Rechnung — die Verwaltungsanweisung inklusive der für ZUGFeRD zugelassenen Profile (zuletzt geprüft 2026-07-14).
• FeRD: ZUGFeRD / Factur-X Spezifikation — der offizielle Standard und die Downloads des Forums elektronische Rechnung Deutschland (zuletzt geprüft 2026-07-14).
• FeRD: ZUGFeRD-Beispielrechnungen — der offizielle Bestand an ZUGFeRD-Beispielrechnungen, gepflegt von der AWV e.V. (zuletzt geprüft 2026-07-14).