ZUGFeRD-Rechnung Beispiel: XML-Struktur und Verarbeitung

#TL;DR

• Hybridformat verstehen: Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer PDF/A-3-Datei mit eingebetteter CII-XML. Menschen lesen die PDF, Maschinen lesen das XML. Diese Dualität macht das Format flexibel für den B2B-Alltag.
• Rechtsrahmen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027/2028 müssen E-Rechnungen auch versendet werden.
• XML-Beispiel: Dieser Artikel zeigt ein kommentiertes XML-Beispiel mit den wichtigsten Strukturelementen (Kontext, Kopf, Positionen, Parteien und Summen).
• Profile vergleichen: Eine Tabelle erläutert die sechs Profile (Minimum bis Extended und XRechnung) und zeigt, warum nur die höheren Profile den gesetzlichen Anforderungen genügen.
• Automatisierte Verarbeitung: NameQuick Invoices Web extrahiert XML-Daten aus ZUGFeRD-Rechnungen, ermöglicht die Prüfung im Browser und exportiert die Ergebnisse als DATEV EXTF oder CSV.

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland bringt Schwung in die digitale Rechnungsstellung: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen elektronisch empfangen können. Ab 2027 (bei Umsätzen über 800.000 EUR) bzw. 2028 gilt auch die Pflicht zum Versand. Ein reines PDF genügt nicht mehr: Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der sich ohne manuellen Aufwand verarbeiten lässt. Die europäische Norm EN 16931 schreibt dafür ein XML-basiertes Format vor.

In Deutschland sind zwei Formate zulässig: die XRechnung (ein reines XML-Dokument) und das ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1), das eine PDF/A-3 mit eingebetteter XML enthält. Dieser Beitrag zeigt anhand eines konkreten Beispiels, wie eine hybride ZUGFeRD-Rechnung aufgebaut ist, erklärt die XML-Struktur und erläutert, wie Sie das Format automatisiert verarbeiten können.

#Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Das Format kombiniert eine visuell lesbare PDF/A-3-Rechnung mit einer integrierten XML-Datei. Die PDF-Komponente dient als klassisches Rechnungsdokument für Menschen, während das XML den gesamten Rechnungsinhalt strukturiert im CII-Standard (Cross Industry Invoice) abbildet. Die PDF/A-3-Norm (ISO 19005-3) erlaubt die Einbettung beliebiger Dateien und garantiert langfristige Archivierung.

Der hybride Ansatz ist der größte Unterschied zur XRechnung. XRechnungen sind reine XML-Dateien ohne visuelle Darstellung und werden vor allem im öffentlichen Sektor verwendet. Das ZUGFeRD-Format kombiniert PDF und XML; ab Version 2.2 erfüllt es die Norm EN 16931.

Wichtig: Öffentliche Auftraggeber in Deutschland akzeptieren das hybride Format im Moment nicht als E-Rechnung. Für Behörden muss eine XRechnung (UBL XML) erstellt werden. Für den B2B-Sektor ist ZUGFeRD jedoch weit verbreitet, weil Lieferanten ihren Geschäftspartnern weiterhin eine PDF senden können.

#Aufbau einer ZUGFeRD-Rechnung: PDF und XML

Das hybride Format besteht aus zwei eng verbundenen Teilen:

PDF/A-3 Container: Das PDF entspricht dem vertrauten Layout einer Rechnung. Es enthält alle Schriften und Farbprofile und erlaubt die Einbettung von Dateien. Zusätzlich können weitere Anhänge (z. B. Leistungsnachweise) eingebettet werden.

XML-Datei (factur-x.xml): Die eingebettete XML-Datei enthält alle Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form. Beim Öffnen der PDF sieht der Nutzer die visuelle Rechnung; Software extrahiert das XML und verarbeitet die strukturierten Daten.

Dieses Dualitätskonzept bietet Lesbarkeit und Automatisierbarkeit: Software extrahiert die XML-Daten ohne OCR und liest Felder wie Rechnungsnummer, Datum und Beträge mit hoher Genauigkeit. Mehr zur digitalen Rechnungsverarbeitung finden Sie in unserem Leitfaden.

#Beispiel: XML-Struktur einer ZUGFeRD-Rechnung

Im Folgenden finden Sie ein vereinfachtes XML-Beispiel im CII-Format. Kommentare in deutscher Sprache erklären die Bedeutung der Tags.

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<rsm:CrossIndustryInvoice
  xmlns:rsm="urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100"
  xmlns:ram="urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100"
  xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:100">

  <!-- Kontext: Norm und Profil (z. B. EN 16931, Factur-X) -->
  <rsm:ExchangedDocumentContext>
    <ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
      <ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#factur-x_2.2</ram:ID>
    </ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
  </rsm:ExchangedDocumentContext>

  <!-- Dokumentkopf: Rechnungsnummer, Art und Datum -->
  <rsm:ExchangedDocument>
    <ram:ID>471102</ram:ID>              <!-- Rechnungsnummer -->
    <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>      <!-- 380 = Rechnung -->
    <ram:IssueDateTime>
      <udt:DateTimeString format="102">20240115</udt:DateTimeString>
    </ram:IssueDateTime>
  </rsm:ExchangedDocument>

  <!-- Geschäftsdetails: Positionen, Parteien und Summen -->
  <rsm:SupplyChainTradeTransaction>

    <!-- Rechnungsposition -->
    <ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>
      <ram:AssociatedDocumentLineDocument>
        <ram:LineID>1</ram:LineID>
      </ram:AssociatedDocumentLineDocument>
      <ram:SpecifiedTradeProduct>
        <ram:Name>Artikel A</ram:Name>
      </ram:SpecifiedTradeProduct>
      <ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
        <ram:NetPriceProductTradePrice>
          <ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>
        </ram:NetPriceProductTradePrice>
      </ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
      <ram:SpecifiedLineTradeDelivery>
        <ram:BilledQuantity unitCode="H87">1.0000</ram:BilledQuantity>
      </ram:SpecifiedLineTradeDelivery>
      <ram:SpecifiedLineTradeSettlement>
        <ram:SpecifiedTradeSettlementLineMonetarySummation>
          <ram:LineTotalAmount>100.00</ram:LineTotalAmount>
        </ram:SpecifiedTradeSettlementLineMonetarySummation>
      </ram:SpecifiedLineTradeSettlement>
    </ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>

    <!-- Verkäufer und Käufer -->
    <ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
      <ram:SellerTradeParty>
        <ram:Name>Lieferant GmbH</ram:Name>
      </ram:SellerTradeParty>
      <ram:BuyerTradeParty>
        <ram:Name>Kunde AG</ram:Name>
      </ram:BuyerTradeParty>
    </ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>

    <!-- Zahlungsinformationen und Gesamtbetrag -->
    <ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>
      <ram:InvoiceCurrencyCode>EUR</ram:InvoiceCurrencyCode>
      <ram:GrandTotalAmount>119.00</ram:GrandTotalAmount>
    </ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>

  </rsm:SupplyChainTradeTransaction>
</rsm:CrossIndustryInvoice>

Der Ausschnitt verdeutlicht den Aufbau: Kontext (Profil und Norm), Kopf (Rechnungsnummer und Datum), Positionen (Artikel, Preis, Menge) und Zahlungsinformationen (Währung und Gesamtbetrag). Beim Import liest die Software diese Felder aus und ordnet sie den Fachbegriffen der EN 16931 zu.

#ZUGFeRD-Profile im Vergleich

Nicht jede ZUGFeRD-Rechnung ist EN-konform. Das Format definiert sechs Profile mit unterschiedlicher Datentiefe. Nur die Profile EN 16931 (Comfort), Extended und XRechnung erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht.

Für die E-Rechnungspflicht sollten Sie mindestens das Comfort-Profil wählen. Das Profil Extended eignet sich für umfangreiche Zusatzinformationen, während XRechnung obligatorisch für die Kommunikation mit Behörden ist.

#ZUGFeRD-Rechnung empfangen und verarbeiten

#Warum automatisierte Verarbeitung?

Die E-Rechnungspflicht zwingt Unternehmen, elektronische Rechnungen zu empfangen und aufzubewahren. Gleichzeitig sind manueller Import und Datenerfassung fehleranfällig und zeitintensiv. Moderne Rechnungssoftware nutzt OCR, künstliche Intelligenz und XML-Parsing, um Rechnungsdaten automatisch zu extrahieren. Eine präzise Erfassung erleichtert die Buchung in der Finanzbuchhaltung und unterstützt die GoBD-konforme Archivierung.

#So funktioniert NameQuick Invoices Web

NameQuick Invoices Web ist eine webbasierte Lösung für die elektronische Rechnungsprüfung. Sie läuft vollständig im Browser, wird in Deutschland gehostet und erfüllt GoBD- und DSGVO-Anforderungen. Der Ablauf:

1. Rechnungseingang: Laden Sie Rechnungen hoch oder leiten Sie sie an eine Sammeladresse weiter.
2. Automatische Erkennung: Das System erkennt das Format und liest strukturierte XML-Daten aus ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien mit 99,9 % Genauigkeit. Bei PDF-Rechnungen ohne XML kommt OCR zum Einsatz.
3. Prüfung: In einer Review-Queue kontrollieren Sie die extrahierten Felder. Confidence Scores kennzeichnen unsichere Werte. Duplikate werden automatisch erkannt.
4. Export: Exportieren Sie die geprüften Daten als CSV oder im DATEV-EXTF-Format für Ihren Steuerberater. Die Originaldokumente bleiben revisionssicher archiviert.

Im Gegensatz zu komplexen DMS-Systemen ist keine IT-Abteilung nötig. Die Einrichtung dauert wenige Minuten. Pläne ab 9 EUR pro Monat bieten unterschiedliche Kontingente und Exportmöglichkeiten. Weitere Details zu Rechnungseingang-Software finden Sie in unserem Vergleich.

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#ZUGFeRD-Rechnung erstellen vs. empfangen

Viele Unternehmen fragen: Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung? Der Empfang gelingt mit automatisierten Tools, während für die Erstellung ein PDF/A-3 und eine strukturierte CII-XML generiert, eingebettet und validiert werden müssen. Spezialisierte Bibliotheken und Buchhaltungssoftware (z. B. Lexware, sevDesk oder easybill) erleichtern diese Schritte.

NameQuick Invoices Web deckt nur den Empfang und die Weiterverarbeitung ab. Die Erstellung übernehmen andere Buchhaltungsprogramme. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sollten Sie direkt das XRechnung-Profil verwenden, da die hybride Variante dort nicht akzeptiert wird.

#Häufig gestellte Fragen

#Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine hybride E-Rechnung im PDF/A-3-Format mit eingebetteter XML-Datei. Die XML enthält alle Rechnungsdaten im CII-Standard, während die PDF einen menschenlesbaren Beleg darstellt. Ab Version 2.0.1 ist ZUGFeRD EN 16931-konform.

#Wie versende ich eine ZUGFeRD-Rechnung?

Sie müssen eine PDF/A-3 erstellen, eine gültige CII-XML generieren, sie als factur-x.xml einbetten und das Gesamtpaket validieren. Versenden Sie ZUGFeRD-Rechnungen per E-Mail. Für B2G-Rechnungen empfiehlt sich die XRechnung.

#Kann ich eine PDF in eine ZUGFeRD-Rechnung umwandeln?

Ja. Sie benötigen Software, die Ihre bestehende PDF in ein PDF/A-3 konvertiert und die Rechnungsdaten als CII-XML generiert. Ein reines PDF ohne XML ist keine E-Rechnung.

#Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD enthält PDF und XML; XRechnung ist nur XML. Beide Formate sind EN 16931-konform und erfüllen die E-Rechnungspflicht. ZUGFeRD ist flexibel für B2B, während XRechnung für den öffentlichen Sektor vorgeschrieben ist.

#Welche ZUGFeRD-Profile sind zulässig?

Für die E-Rechnungspflicht sind nur die Profile EN 16931 (Comfort), Extended und XRechnung zugelassen. Minimum- und Basic-Profile reichen nicht aus.

#Wie liest NameQuick Invoices Web eine ZUGFeRD-Rechnung?

Die Software liest das XML direkt aus der eingebetteten Datei, extrahiert alle Felder mit 99,9 % Genauigkeit, bewertet jeden Wert mit einem Confidence Score und stellt die Daten für den Export bereit. Die PDF bleibt als Beleg archiviert.

#Was kostet die Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen?

NameQuick Invoices Web bietet Pläne ab 9 EUR pro Monat (Starter: 50 Rechnungen, CSV-Export). Der Core-Plan (19 EUR/Monat) umfasst 200 Rechnungen und DATEV-EXTF-Export. Für größere Büros gibt es den Team-Plan (39 EUR/Monat, 1.000 Rechnungen).