ZUGFeRD-Rechnung Beispiel: XML-Struktur und Verarbeitung

#TL;DR

• Hybridformat verstehen: Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer PDF/A-3-Datei mit eingebetteter CII-XML. Menschen lesen die PDF, Maschinen lesen das XML. Diese Dualität macht das Format flexibel für den B2B-Alltag.
• Rechtsrahmen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027/2028 müssen E-Rechnungen auch versendet werden.
• XML-Beispiel: Dieser Artikel zeigt ein kommentiertes XML-Beispiel mit den wichtigsten Strukturelementen (Kontext, Kopf, Positionen, Parteien und Summen).
• Profile vergleichen: Eine Tabelle erläutert die sechs Profile (Minimum bis Extended und XRechnung) und zeigt, welche Profile den gesetzlichen Anforderungen genügen.
• Automatisierte Verarbeitung: Rechnungssoftware kann die XML-Daten empfangener ZUGFeRD-Rechnungen direkt auslesen, sodass die Werte vor Prüfung und Export (z. B. DATEV EXTF oder CSV) nicht abgetippt werden müssen.
• Selbst ausprobieren: Laden Sie unten eine echte ZUGFeRD-Beispielrechnung (PDF samt extrahierter XML) herunter und öffnen Sie sie im kostenlosen XRechnung- & ZUGFeRD-Viewer oder prüfen Sie sie mit dem E-Rechnung-Validator — beide arbeiten rein clientseitig, ohne Upload.

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland bringt Schwung in die digitale Rechnungsstellung: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen elektronisch empfangen können. Ab 2027 (bei Umsätzen über 800.000 EUR) bzw. 2028 gilt auch die Pflicht zum Versand. Ein reines PDF genügt nicht mehr: Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der sich ohne manuellen Aufwand verarbeiten lässt. Die europäische Norm EN 16931 schreibt dafür ein XML-basiertes Format vor.

In Deutschland sind zwei Formate zulässig: die XRechnung (ein reines XML-Dokument) und das ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1), das eine PDF/A-3 mit eingebetteter XML enthält. Dieser Beitrag zeigt anhand eines konkreten Beispiels, wie eine hybride ZUGFeRD-Rechnung aufgebaut ist, erklärt die XML-Struktur und erläutert, wie Sie das Format automatisiert verarbeiten können.

#Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Das Format kombiniert eine visuell lesbare PDF/A-3-Rechnung mit einer integrierten XML-Datei. Die PDF-Komponente dient als klassisches Rechnungsdokument für Menschen, während das XML den gesamten Rechnungsinhalt strukturiert im CII-Standard (Cross Industry Invoice) abbildet. Die PDF/A-3-Norm (ISO 19005-3) erlaubt die Einbettung beliebiger Dateien und garantiert langfristige Archivierung.

Der hybride Ansatz ist der größte Unterschied zur XRechnung. XRechnungen sind reine XML-Dateien ohne visuelle Darstellung und werden vor allem im öffentlichen Sektor verwendet. Das ZUGFeRD-Format kombiniert PDF und XML; ab Version 2.0.1 erfüllt es die Anforderungen der EN 16931 für die deutsche E-Rechnungspflicht.

Wichtig: Öffentliche Auftraggeber in Deutschland akzeptieren das hybride Format im Moment nicht als E-Rechnung. Für Behörden muss eine XRechnung (reines XML in CII oder UBL) erstellt werden — wie diese aussieht, zeigt unser XRechnung-Beispiel mit echtem XML. Für den B2B-Sektor ist ZUGFeRD jedoch weit verbreitet, weil Lieferanten ihren Geschäftspartnern weiterhin eine PDF senden können.

#Aufbau einer ZUGFeRD-Rechnung: PDF und XML

Das hybride Format besteht aus zwei eng verbundenen Teilen:

PDF/A-3 Container: Das PDF entspricht dem vertrauten Layout einer Rechnung. Es enthält alle Schriften und Farbprofile und erlaubt die Einbettung von Dateien. Zusätzlich können weitere Anhänge (z. B. Leistungsnachweise) eingebettet werden.

XML-Datei (factur-x.xml): Die eingebettete XML-Datei enthält alle Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form. Beim Öffnen der PDF sieht der Nutzer die visuelle Rechnung; Software extrahiert das XML und verarbeitet die strukturierten Daten.

Dieses Dualitätskonzept bietet Lesbarkeit und Automatisierbarkeit: Software liest die strukturierten XML-Felder direkt, ohne OCR, sodass Werte wie Rechnungsnummer, Datum und Beträge nicht erneut erfasst werden müssen. Mehr zur digitalen Rechnungsverarbeitung finden Sie in unserem Leitfaden.

#Echte ZUGFeRD-Beispielrechnung herunterladen

Damit das Format greifbar wird, finden Sie hier eine echte ZUGFeRD-Rechnung zum Herunterladen, Ansehen und Ausprobieren mit den kostenlosen Tools weiter unten. Es handelt sich um ein synthetisches Beispiel: Parteien und Beträge sind frei erfunden und dienen nur zur Demonstration. Technisch ist es jedoch echt — eine gültige PDF/A-3 mit eingebetteter factur-x.xml im Profil EN 16931 (COMFORT), validiert gegen das offizielle XSD.

#Was die Beispielrechnung enthält

#Beispiel im Viewer öffnen

1. Laden Sie die ZUGFeRD-PDF oben herunter.
2. Öffnen Sie den kostenlosen XRechnung- & ZUGFeRD-Viewer.
3. Ziehen Sie die PDF auf den Upload-Bereich. Der Viewer extrahiert die eingebettete factur-x.xml direkt in Ihrem Browser und stellt jedes Feld dar — Verkäufer, Käufer, Positionen, Steueraufstellung und Summen. Nichts wird hochgeladen.

Sie möchten eine Datei gegen die EN-16931-Regeln prüfen, statt sie nur zu lesen? Lassen Sie die PDF oder die XML durch den E-Rechnung-Validator laufen, der Struktur, Pflichtfelder und Rechenlogik clientseitig prüft. Um eine eigene Eingangsrechnung zu testen, ziehen Sie sie in eines der beiden Tools — die Dateien verlassen Ihr Gerät nie.

Für eine Prüfung mit Fokus auf ZUGFeRD- und Factur-X-Profile öffnen Sie das Beispiel im ZUGFeRD-Validator. Er erkennt das eingebettete Profil und prüft Pflichtfelder und Summen lokal im Browser.

#Beispiel: XML-Struktur einer ZUGFeRD-Rechnung

Der folgende Ausschnitt stammt aus der Beispielrechnung oben, im CII-Format. Kommentare erklären die Bedeutung der Tags; die zweite Position und einige optionale Felder sind aus Platzgründen ausgelassen. Die vollständige XML liegt in der herunterladbaren Datei.

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<rsm:CrossIndustryInvoice
  xmlns:rsm="urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100"
  xmlns:ram="urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100"
  xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:100">

  <!-- Kontext: Norm und Profil (hier: EN 16931 / COMFORT) -->
  <rsm:ExchangedDocumentContext>
    <ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
      <ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017</ram:ID>
    </ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
  </rsm:ExchangedDocumentContext>

  <!-- Dokumentkopf: Rechnungsnummer, Art und Datum -->
  <rsm:ExchangedDocument>
    <ram:ID>MUSTER-2026-0042</ram:ID>     <!-- Rechnungsnummer -->
    <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>      <!-- 380 = Rechnung -->
    <ram:IssueDateTime>
      <udt:DateTimeString format="102">20260215</udt:DateTimeString>
    </ram:IssueDateTime>
  </rsm:ExchangedDocument>

  <!-- Geschäftsdetails: Positionen, Parteien und Summen -->
  <rsm:SupplyChainTradeTransaction>

    <!-- Rechnungsposition (Position 2 aus Platzgründen ausgelassen) -->
    <ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>
      <ram:AssociatedDocumentLineDocument>
        <ram:LineID>1</ram:LineID>
      </ram:AssociatedDocumentLineDocument>
      <ram:SpecifiedTradeProduct>
        <ram:Name>Beratungsleistung Rechnungsdigitalisierung</ram:Name>
      </ram:SpecifiedTradeProduct>
      <ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
        <ram:NetPriceProductTradePrice>
          <ram:ChargeAmount>90.00</ram:ChargeAmount>
        </ram:NetPriceProductTradePrice>
      </ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
      <ram:SpecifiedLineTradeDelivery>
        <ram:BilledQuantity unitCode="HUR">4.00</ram:BilledQuantity>
      </ram:SpecifiedLineTradeDelivery>
      <ram:SpecifiedLineTradeSettlement>
        <ram:ApplicableTradeTax>
          <ram:TypeCode>VAT</ram:TypeCode>
          <ram:CategoryCode>S</ram:CategoryCode>
          <ram:RateApplicablePercent>19.00</ram:RateApplicablePercent>
        </ram:ApplicableTradeTax>
        <ram:SpecifiedTradeSettlementLineMonetarySummation>
          <ram:LineTotalAmount>360.00</ram:LineTotalAmount>
        </ram:SpecifiedTradeSettlementLineMonetarySummation>
      </ram:SpecifiedLineTradeSettlement>
    </ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>

    <!-- Verkäufer und Käufer -->
    <ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
      <ram:SellerTradeParty>
        <ram:Name>Muster GmbH</ram:Name>
      </ram:SellerTradeParty>
      <ram:BuyerTradeParty>
        <ram:Name>Beispiel Handel AG</ram:Name>
      </ram:BuyerTradeParty>
    </ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>

    <!-- Währung, Steueraufstellung und Gesamtbetrag -->
    <ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>
      <ram:InvoiceCurrencyCode>EUR</ram:InvoiceCurrencyCode>
      <ram:ApplicableTradeTax>
        <ram:CalculatedAmount>114.00</ram:CalculatedAmount>
        <ram:TypeCode>VAT</ram:TypeCode>
        <ram:BasisAmount>600.00</ram:BasisAmount>
        <ram:CategoryCode>S</ram:CategoryCode>
        <ram:RateApplicablePercent>19.00</ram:RateApplicablePercent>
      </ram:ApplicableTradeTax>
      <ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
        <ram:LineTotalAmount>600.00</ram:LineTotalAmount>
        <ram:TaxBasisTotalAmount>600.00</ram:TaxBasisTotalAmount>
        <ram:TaxTotalAmount currencyID="EUR">114.00</ram:TaxTotalAmount>
        <ram:GrandTotalAmount>714.00</ram:GrandTotalAmount>
        <ram:DuePayableAmount>714.00</ram:DuePayableAmount>
      </ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
    </ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>

  </rsm:SupplyChainTradeTransaction>
</rsm:CrossIndustryInvoice>

Der Ausschnitt verdeutlicht den Aufbau: Kontext (Profil und Norm), Kopf (Rechnungsnummer und Datum), Positionen (Artikel, Preis, Menge, USt.-Satz) und Abrechnung (Währung, Steueraufstellung und Gesamtbetrag). Beim Import liest die Software diese Felder aus und ordnet sie den Fachbegriffen der EN 16931 zu.

#ZUGFeRD-Profile im Vergleich

Nicht jede ZUGFeRD-Rechnung ist EN-konform. Das Format definiert sechs Profile mit unterschiedlicher Datentiefe. Laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen der E-Rechnungspflicht — ausgenommen sind nur die Profile Minimum und Basic WL.

Für die E-Rechnungspflicht sollten Sie mindestens das Comfort-Profil wählen. Das Profil Extended eignet sich für umfangreiche Zusatzinformationen, während XRechnung obligatorisch für die Kommunikation mit Behörden ist.

#ZUGFeRD-Rechnung empfangen und verarbeiten

#Warum automatisierte Verarbeitung?

Die E-Rechnungspflicht zwingt Unternehmen, elektronische Rechnungen zu empfangen und aufzubewahren. Gleichzeitig sind manueller Import und Datenerfassung fehleranfällig und zeitintensiv. Moderne Rechnungssoftware nutzt OCR, künstliche Intelligenz und XML-Parsing, um Rechnungsdaten automatisch auszulesen. Eine zuverlässige Erfassung erleichtert die Buchung in der Finanzbuchhaltung und unterstützt eine an den GoBD orientierte Archivierung.

#So sieht ein typischer Empfangs-Workflow aus

1. Rechnungseingang: Empfangene Rechnungen werden hochgeladen oder an eine Sammeladresse weitergeleitet.
2. Erkennung: Die Software erkennt das Format und liest die strukturierten XML-Felder direkt aus ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien, sodass die Daten nicht neu erfasst werden müssen. PDF-Rechnungen ohne XML erfordern Textextraktion oder OCR.
3. Prüfung: Jemand kontrolliert die extrahierten Felder, idealerweise mit markierten unsicheren Werten und Hinweisen auf mögliche Duplikate.
4. Export: Die geprüften Daten gehen an die Buchhaltung, etwa als CSV oder im DATEV-EXTF-Format für Ihren Steuerberater. Die Originaldokumente bleiben unverändert erhalten.

Weitere Details zu Rechnungseingang-Software finden Sie in unserem Vergleich. Ein Schritt bleibt in vielen Abläufen offen: Zahlungen auf dem Konto den passenden Belegen zuzuordnen. Genau dafür entwickeln wir den Beleg-Agenten Heft. Er setzt beim Bankkonto an, sucht zu jeder Zahlung den fehlenden Beleg (Postfach, E-Rechnungen, Portale) und übergibt ihn an DATEV bzw. die Steuerkanzlei. Noch ist er nicht verfügbar.

#ZUGFeRD-Rechnung erstellen vs. empfangen

Viele Unternehmen fragen: Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung? Der Empfang gelingt mit automatisierten Tools, während für die Erstellung ein PDF/A-3 und eine strukturierte CII-XML generiert, eingebettet und validiert werden müssen. Spezialisierte Bibliotheken und Buchhaltungssoftware (z. B. Lexware, sevDesk oder easybill) erleichtern diese Schritte.

Empfangs- und Rechnungsstellungssoftware sind oft getrennte Produkte; prüfen Sie also, welche Seite ein Programm abdeckt. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sollten Sie direkt das XRechnung-Profil verwenden, da die hybride Variante dort nicht akzeptiert wird.

#Häufig gestellte Fragen

#Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine hybride E-Rechnung im PDF/A-3-Format mit eingebetteter XML-Datei. Die XML enthält alle Rechnungsdaten im CII-Standard, während die PDF einen menschenlesbaren Beleg darstellt. Ab Version 2.0.1 ist ZUGFeRD EN 16931-konform.

#Wie versende ich eine ZUGFeRD-Rechnung?

Sie müssen eine PDF/A-3 erstellen, eine gültige CII-XML generieren, sie als factur-x.xml einbetten und das Gesamtpaket validieren. Versenden Sie ZUGFeRD-Rechnungen per E-Mail. Für B2G-Rechnungen empfiehlt sich die XRechnung.

#Kann ich eine PDF in eine ZUGFeRD-Rechnung umwandeln?

Ja. Sie benötigen Software, die Ihre bestehende PDF in ein PDF/A-3 konvertiert und die Rechnungsdaten als CII-XML generiert. Ein reines PDF ohne XML ist keine E-Rechnung.

#Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD enthält PDF und XML; XRechnung ist nur XML. Beide Formate sind EN 16931-konform und erfüllen die E-Rechnungspflicht. ZUGFeRD ist flexibel für B2B, während XRechnung für den öffentlichen Sektor vorgeschrieben ist.

#Welche ZUGFeRD-Profile sind zulässig?

Für die E-Rechnungspflicht ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1 zugelassen, ausgenommen sind nur die Profile Minimum und Basic WL. Das vollständige Basic-Profil genügt bereits; darüber hinaus qualifizieren sich EN 16931 (Comfort), Extended und XRechnung.

#Offizielle Quellen

• BMF: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung — die FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnungspflicht (zuletzt geprüft 2026-07-14).
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 sowie das Folgeschreiben vom 15. Oktober 2025 zur obligatorischen E-Rechnung — die Verwaltungsanweisung inklusive der für ZUGFeRD zugelassenen Profile (zuletzt geprüft 2026-07-14).
• FeRD: ZUGFeRD / Factur-X Spezifikation — der offizielle Standard und die Downloads des Forums elektronische Rechnung Deutschland (zuletzt geprüft 2026-07-14).
• FeRD: ZUGFeRD-Beispielrechnungen — der offizielle Bestand an ZUGFeRD-Beispielrechnungen, gepflegt von der AWV e.V. (zuletzt geprüft 2026-07-14).