Vorbereitende Buchhaltung: Checkliste & Automatisierung

#TL;DR

Zeitersparnis und Kostenkontrolle: Wer Belege frühzeitig sammelt, sortiert und vorkontiert, senkt den Aufwand für das Steuerbüro und reduziert dessen Honorarkosten.
Compliance-Sicherheit: Eine sorgfältige Vorbereitung hilft, gesetzliche Fristen einzuhalten, Fehlbuchungen zu vermeiden und jederzeit bereit für Betriebsprüfungen zu sein.
Digitalisierung als Turbo: Moderne Buchhaltungssoftware synchronisiert Bankkonten, ordnet Geschäftsvorfälle automatisch zu und erleichtert die Umsatzsteuervoranmeldung sowie den Monatsabschluss.
Vorschau auf 2025: Ab Januar 2025 gelten in Deutschland strenge Regeln für E-Rechnungen. Nur strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD gelten als echte E-Rechnungen. Unternehmen müssen spätestens dann E-Rechnungen empfangen können.

#Einleitung: Schluss mit dem monatlichen Chaos

Viele Unternehmer:innen kennen den Frust vor dem Monatsabschluss. Überquellende Schuhkartons voller Quittungen, verschwitzte Tankbelege, offene Posten, vergessene Eigenbelege und unübersichtliche Kontoauszüge machen die vorbereitende Buchhaltung zur Belastung. Doch es lohnt sich, hier Zeit zu investieren: Wer Geschäftsvorfälle frühzeitig erfasst, spart später Stress, vermeidet säumige Umsatzsteuervoranmeldungen und reduziert Honorare für Steuerberater oder Steuerkanzlei. In diesem Leitfaden zeigen wir Schritt für Schritt, wie Sie die vorbereitende Buchhaltung manuell erledigen, warum Kontierung und Vorkontierung wichtig sind, wie Sie mit moderner Buchhaltungssoftware Zeit sparen und wie Sie dank NameQuick Invoices Web den Übergang zur E-Rechnung 2025 meistern.

#Was ist die vorbereitende Buchhaltung?

Die vorbereitende Buchhaltung bezeichnet den Teil der Finanzbuchhaltung, der alle Belege und Daten so aufbereitet, dass Steuerberater:innen oder interne Finanzabteilungen sie schnell verarbeiten können. Die vorbereitende Buchhaltung sorgt dafür, dass wiederkehrende Aufgaben wie Monatsabschluss, Umsatzsteuervoranmeldung und Vorsteuerabzug reibungslos ablaufen; dazu werden Belege gesammelt, digitalisiert und den Kontobewegungen zugeordnet. Ohne diese Vorarbeit verzögern sich nachgelagerte Prozesse, und fehlende Unterlagen treiben die Kosten für die Steuerberatung in die Höhe.

#Ziel und Umfang

Im Kern geht es darum, Geschäftsunterlagen zu sammeln, zu prüfen und systematisch abzulegen. Dazu gehören Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kaufbelege, Lohnabrechnungen, Kontoauszüge, Reisekostenabrechnungen und weitere Nachweise. Die vorbereitende Buchhaltung umfasst nicht nur das Einscannen und Sortieren von Belegen, sondern auch die Vorkontierung: Die Zuordnung von Zahlungsein- und -ausgängen zu geeigneten Buchungskonten. Diese Vorarbeit ermöglicht es der Steuerberatung, Geschäftsvorfälle zu verbuchen, Monatsabschlüsse zu erstellen und Steuererklärungen fristgerecht einzureichen.

#Wer ist verpflichtet?

Grundsätzlich betrifft die vorbereitende Buchhaltung alle Unternehmen, die zur Buchführung verpflichtet sind. Das Handelsgesetzbuch (§ 238 HGB) verlangt von Gewerbetreibenden, Handelsgesellschaften, landwirtschaftlichen Betrieben und Freiberuflern eine ordnungsgemäße Buchführung. Kleinunternehmen mit einem Jahresgewinn unter 60.000 Euro oder einem Umsatz unter 600.000 Euro dürfen allerdings eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen. Unabhängig von der Rechtsform sorgt eine saubere Vorbereitung dafür, dass Geschäftsvorfälle korrekt verbucht werden, ob in einfacher EÜR oder in der doppelten Buchführung.

#Wer darf vorbereiten?

Rechtlich darf jede Person, die über die nötigen Kenntnisse verfügt, die vorbereitende Buchhaltung ausführen. Häufig übernehmen Mitarbeiter:innen im Office-Management, Buchhalter:innen oder Gründer:innen die Aufgabe. Bestimmte Tätigkeiten wie die endgültige Kontierung oder die Erstellung von Jahresabschlüssen dürfen jedoch nur Steuerberater:innen vornehmen. Viele Unternehmen lagern Teile der Vorbereitung an ein externes Steuerbüro aus, übernehmen aber das Vorsortieren und das Erstellen von Eigenbelegen, um Kosten zu sparen. Wichtig ist die enge Zusammenarbeit: Je sauberer die Unterlagen vorbereitet sind, desto schneller können Steuerberater:innen arbeiten und desto geringer sind die Beratungskosten.

#Schritt-für-Schritt-Anleitung: Manuelle vorbereitende Buchhaltung

Im Folgenden finden Sie eine ausführliche Checkliste, wie Sie die vorbereitende Buchhaltung manuell durchführen. Diese Schritte lassen sich adaptieren, egal ob Sie eine einfache EÜR führen, die doppelte Buchführung nutzen oder mit einem Steuerberater zusammenarbeiten.

#1. Belege sammeln und digitalisieren

Sammeln Sie alle Belege des Unternehmens: Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Quittungen, Tankbelege, Lieferantenrechnungen und Eigenbelege. Digitale Belege sollten heruntergeladen und in einem zentralen Ordner gespeichert werden; Papierbelege müssen gescannt oder fotografiert werden. Quittungen können mit der Zeit verblassen und sollten deshalb sofort digitalisiert werden. Ohne systematisches Vorsortieren treten beim Monatsabschluss Probleme auf, wenn Belege in DATEV fehlen.

#2. Belege chronologisch und sachlich sortieren

Ordnen Sie die Unterlagen chronologisch nach dem Belegdatum und nach Belegart. Unterscheiden Sie dabei zwischen Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und Kaufbelegen. Ergänzend sollten Sie auch Lohnabrechnungen, Steuerbescheide und Mietverträge ablegen. Sortieren Sie die digitalen Dateien in strukturierte Ordner (z. B. „2026-01 Eingangsrechnungen").

#3. Belege prüfen und Informationen ergänzen

Prüfen Sie jede Rechnung formal und sachlich: Stimmen Rechnungsaussteller, Beträge und Mehrwertsteuersätze? Sind Bankverbindungen korrekt? Fügen Sie fehlende Angaben hinzu, z. B. Projekt- oder Kostenstellencodes. Das Ergänzen fehlender Informationen und das Erstellen von Eigenbelegen sind wichtige Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung. Dokumentieren Sie auch den Belegstatus („bezahlt", „offen"), um offene Posten zu überwachen.

#4. Belege den Kontobewegungen zuordnen

Vergleichen Sie die Belege mit Kontoauszügen und Kreditkartenabrechnungen. Ziel ist es, die Transaktionen den passenden Belegen zuzuordnen und fehlende Belege zu identifizieren. Offene Posten sollten geklärt werden; für fehlende Belege erstellen Sie Eigenbelege (Eigenquittungen), damit die Unterlagen vollständig sind.

#5. Vorkontierung und Kontierung vorbereiten

Die Vorkontierung bedeutet, dass Sie Zahlungsein- und -ausgänge einem Buchungskonto zuordnen. Diese vorläufige Kontierung erleichtert der Steuerberatung die Arbeit, denn die Daten können direkt in der Finanzbuchhaltung verbucht werden. Legen Sie außerdem Konten für Debitoren (Kunden) und Kreditoren (Lieferanten) an, damit offene Posten leichter zuzuordnen sind. Wichtig: Die endgültige Kontierung und Verbuchung erfolgt durch Fachleute. Ihre Aufgabe besteht darin, eine plausible Zuordnung vorzubereiten.

#6. Reisekosten- und Lohnabrechnungen vorbereiten

Spesen und Reisekosten sind häufig besondere Geschäftsvorfälle. Halten Sie Belege für Fahrtkosten, Übernachtungen, Bewirtungen und sonstige Reisekosten gesammelt und digitalisieren Sie sie. Erfassen Sie die Ausgaben per App, nutzen Sie OCR-Scans und ergänzen Sie fehlende Daten sofort. In der vorbereitenden Lohnbuchhaltung sollten Sie Personalstammdaten pflegen, Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfassen und Änderungen (z. B. Krankenkasse, Adresse) dokumentieren. Diese Informationen braucht das Steuerbüro, um Lohnabrechnungen und Lohnsteueranmeldungen korrekt zu erstellen.

#7. Umsatzsteuervoranmeldung und Monatsabschluss vorbereiten

Monatlich oder quartalsweise müssen Unternehmen die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermitteln und einen Monatsabschluss erstellen. Durch die vorbereitende Buchhaltung liegen alle Belege und Kontobewegungen vor, sodass Geschäftsvorfälle periodengerecht abgegrenzt und Monatsberichte erstellt werden können. Prüfen Sie, ob Vorsteuerbeträge vollständig erfasst wurden und ob die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen ist. Erfassen Sie Abgrenzungen (z. B. Rechnungen für Leistungen, die im nächsten Monat erbracht werden) und bereiten Sie die Daten für den Steuerberater vor.

#8. Übergabe an die Steuerberatung

Zum Abschluss der vorbereitenden Buchhaltung übergeben Sie die gesammelten Daten an Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerbüro. Dies kann monatlich, quartalsweise oder jährlich erfolgen. Sie können die Unterlagen in Papierform oder digital übergeben, sinnvoll ist jedoch eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware, die den Steuerberater direkt auf alle Informationen zugreifen lässt. Unvollständige Unterlagen verteuern die Arbeit und verursachen Verzögerungen beim Jahresabschluss oder der Steuererklärung.

#Checkliste zur manuellen vorbereitenden Buchhaltung

Belege sammeln -- Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Kaufbelege, Lohnabrechnungen und Kontoauszüge lückenlos erfassen. Sofort digitalisieren, um verblassende Quittungen zu vermeiden.
Sortieren -- Nach Datum und Belegart sortieren. Unterteilen in Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und sonstige Belege.
Prüfen -- Formale und sachliche Prüfung, fehlende Informationen ergänzen, Eigenbelege erstellen. Wichtig für Umsatzsteuer, Reisekosten- und Lohnbuchhaltung.
Zuordnen -- Belege den Kontobewegungen und Kreditkartenbuchungen zuordnen. Offene Posten klären, fehlende Belege anmahnen.
Vorkontierung -- Buchungsvorschläge vorbereiten: Kontonummern (SKR03/04), Debitoren/Kreditoren. Nur Vorarbeit; endgültige Kontierung durch Steuerberatung.
Reisekosten & Lohn -- Reisekostenabrechnungen und vorbereitende Lohnbuchhaltung. Stammdaten pflegen, Arbeitszeiten erfassen, Spesen dokumentieren.
Abgrenzung & Abschluss -- Vorsteuer erfassen, periodengerechte Abgrenzung, Monatsabschluss vorbereiten. Basis für Umsatzsteuervoranmeldung, Monats- und Quartalsberichte.
Übergabe -- Unterlagen und Daten an Steuerberatung übergeben. Digitale, GoBD-konforme Übergabe bevorzugt.

#Vorteile einer strukturierten Vorbereitung

Eine ordentliche Vorbereitung hat zahlreiche Vorteile:

Schnellere Prozesse: Belege liegen bereits sortiert vor, wodurch nachgelagerte Arbeiten wie Monatsabschluss, GuV oder Jahresabschluss schneller durchgeführt werden können.
Fristen einhalten: Frühzeitiges Sammeln und Prüfen von Unterlagen verhindert Verzögerungen bei Umsatzsteuervoranmeldung, Steuererklärungen und Jahresabschlüssen.
Revisionssicherheit und GoBD-Compliance: Durch eine strukturierte Archivierung erfüllen Sie die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und sind für Betriebsprüfungen gerüstet.
Kosten reduzieren: Je weniger Arbeit das Steuerbüro mit Sortieren und Nachfragen hat, desto geringer sind die Honorare.
Transparenter Überblick über alle Geschäftsvorfälle: Eine kontinuierliche Erfassung liefert Einblick in offene Posten, Liquiditätsplanung und Budgetkontrolle.

#Automatisierung der vorbereitenden Buchhaltung

Die manuelle Vorbereitung ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Moderne Buchhaltungssoftware automatisiert viele Schritte: Sie erstellt Rechnungen, gleicht Bankkonten ab, ordnet Belege zu und erinnert an fehlende Unterlagen. Software für Ausgaben- und Reisekostenmanagement erlaubt Mitarbeitenden, Spesen digital einzureichen; OCR-Technologie liest die Belegdaten aus und sortiert sie nach Kategorien. Tools zur Lohnbuchhaltung berechnen Lohnsteuer und ermöglichen die vorbereitende Lohnabrechnung.

#NameQuick Invoices Web: Von Chaos zu Klarheit

Die Web-App NameQuick Invoices Web (Tagline: Invoice chaos in, DATEV-ready out) automatisiert den gesamten Prozess der vorbereitenden Buchhaltung für Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Die App funktioniert im Browser, ist GoBD- und DSGVO-konform und wird in Deutschland gehostet. Sie unterstützt PDF- und Bild-Dateien sowie strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD, zwei Formate, die aufgrund der E-Rechnungs-Pflicht ab 2025 an Bedeutung gewinnen. Mit der „Workspace-E-Mail" können Sie Belege einfach weiterleiten oder hochladen; die Software analysiert sie mithilfe von OCR und XML-Parsing. Für XRechnungen erreicht die Erkennung eine 99 %+ Confidence-Score, und zu jedem Datenfeld wird ein Confidence-Wert angezeigt.

Die App prüft automatisch, ob ein Beleg bereits vorliegt (Duplicate-Check) und archiviert die Originale revisionssicher. Die Benutzeroberfläche erlaubt es Ihnen, fehlende Informationen zu ergänzen oder einen Beleg abzulehnen. Nach dem Review generiert NameQuick eine CSV-Datei oder eine DATEV-EXTF-Datei, die Sie direkt an Ihr Steuerbüro weitergeben können. Ein Audit-Trail dokumentiert jeden Schritt. Durch die Integration sparen Sie Stunden bei der Vorkontierung und der Zuordnung von Belegen -- der Monatsabschluss reduziert sich auf wenige Klicks.

Tarife: Starter (9 EUR/Monat für bis zu 50 Rechnungen), Core (19 EUR/Monat für 200 Rechnungen inkl. DATEV-Export) und Team (49 EUR/Monat bis zu 1.000 Rechnungen). Weitere Details finden Sie auf der Produktseite.

Invoice chaos in, DATEV-ready out

NameQuick Invoice extracts, reviews, and exports invoices for your accountant.

Try Free See How It Works

#Vorbereitende Buchhaltung und DATEV-Export

Viele Steuerkanzleien arbeiten mit DATEV. Für einen reibungslosen Import müssen die Daten in einem standardisierten DATEV-Format geliefert werden. Eine DATEV-Datei ist eine CSV-Datei mit einem festen Dateinamenpräfix (EXTF_....CSV) und einem strukturierten Aufbau: Sie enthält zunächst eine Header-Zeile mit Kennzeichen („EXTF" für Export aus einer Drittanwendung), Versionsnummer, Formatkategorie und Formatversion, gefolgt von einer Zeile mit Spaltenüberschriften und anschließend den Buchungsdatensätzen. Der Header kann Felder wie Berater- und Mandantennummer, Währung und Erzeugungsdatum enthalten. Die Buchungsstapel-Zeilen enthalten die eigentlichen Buchungen für einen bestimmten Zeitraum (typisch monatlich).

NameQuick Invoices Web erstellt auf Knopfdruck eine EXTF-Datei, die alle relevanten Felder enthält und von Ihrem Steuerberater direkt in DATEV Rechnungswesen importiert werden kann. Ein zusätzlicher Vorteil: Der Export funktioniert auch als herkömmliche CSV, falls Ihr Steuerbüro eine andere Buchhaltungssoftware nutzt. Weitere Informationen zu DATEV-Schnittstellen finden Sie in unserem Leitfaden.

#Die E-Rechnung 2025: Was ändert sich?

Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnung für inländische B2B-Umsätze. Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums gilt eine Rechnung nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Ein einfaches PDF zählt nicht mehr als E-Rechnung; solche Formate werden als „sonstige Rechnung" eingestuft. Unternehmen müssen ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.

Es gelten Übergangsregelungen: Von 2025 bis Ende 2026 dürfen Rechnungssteller statt einer E-Rechnung eine „sonstige Rechnung" ausstellen; für Unternehmen mit Vorjahresumsätzen bis 800.000 Euro verlängert sich die Frist bis Ende 2027. Dennoch empfiehlt das BMF, frühzeitig auf strukturierte Formate umzusteigen, um die Digitalisierung zu beschleunigen.

#XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich

Die beiden gängigen Formate für E-Rechnungen sind XRechnung und ZUGFeRD. Beide enthalten einen strukturierten XML-Teil, aber ZUGFeRD kombiniert diesen mit einem PDF-Bildteil. Bei hybriden Formaten mit Bild- und XML-Teil ist ab 2025 der strukturierte Teil maßgeblich: Unterscheiden sich PDF und XML, ist das XML entscheidend. XRechnungen besitzen keinen zusätzlichen Bildteil; zur Darstellung benötigt man daher einen Viewer. NameQuick Invoices Web beherrscht beide Formate und kann diese mit hoher Genauigkeit auslesen. Weiterführende Informationen finden Sie in unseren Artikeln über den Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung sowie in einem ZUGFeRD-Rechnungsbeispiel.

#E-Rechnung: Vorbereitung im Betrieb

Um die E-Rechnungs-Pflicht zu erfüllen, sollten Unternehmen folgende Schritte umsetzen:

Empfang sicherstellen: Ein E-Mail-Postfach oder ein E-Rechnungsportal reicht aus, um E-Rechnungen zu empfangen.
Software wählen: Wählen Sie eine Rechnungseingangs-Software, die XRechnung und ZUGFeRD unterstützt und DATEV-Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung bietet.
E-Rechnungsformat bestimmen: Vereinbaren Sie mit Ihren Lieferanten, welches Format genutzt wird. Prüfen Sie, ob Ihre Warenwirtschaft oder Faktura-Software E-Rechnungen erzeugen kann.
Aufbewahrung beachten: Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss acht Jahre unverändert aufbewahrt werden. NameQuick archiviert Originale revisionssicher und unveränderlich.
Schulung & Prozesse: Schulen Sie Mitarbeitende und legen Sie interne Prozesse fest, damit E-Rechnungen korrekt verarbeitet werden.

#NameQuick als Brücke zur E-Rechnung 2025

NameQuick Invoices Web ist für die E-Rechnung 2025 vorbereitet. Dank XML-First-Parsing werden XRechnungen und ZUGFeRD-Dokumente mit 99 %+ Confidence verarbeitet; der strukturierte Teil bleibt führend. Die App bietet einen E-Rechnungs-Viewer und ermöglicht die Konvertierung in menschenlesbare PDF-Berichte. Da die Originale revisionssicher gespeichert werden, erfüllen Sie die Aufbewahrungspflichten automatisch. Kombiniert mit der DATEV-Export-Funktion bildet NameQuick die perfekte Brücke zwischen E-Rechnungs-Pflicht und Finanzbuchhaltung. Mehr zur digitalen Rechnungsverarbeitung erfahren Sie in unserem ausführlichen Leitfaden.

#Fazit: Von der manuellen Vorarbeit zur automatisierten Buchhaltung

Die vorbereitende Buchhaltung ist mehr als lästige Pflicht. Sie ist die Basis für eine effiziente Finanzbuchhaltung und eine transparente Geschäftsführung. Durch sorgfältiges Sammeln, Sortieren, Prüfen, Zuordnen und Vorkontieren von Belegen lassen sich Monatsabschlüsse, Umsatzsteuervoranmeldungen und Jahresabschlüsse reibungslos erledigen. Gleichzeitig reduzieren Sie die Kosten für Steuerberaterinnen und Steuerberater und sichern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie GoBD und E-Rechnungs-Pflicht.

Automatisierung macht den Unterschied: Moderne Buchhaltungssoftware übernimmt das Matching von Belegen und Kontobewegungen, erinnert an fehlende Rechnungen und unterstützt die Lohnbuchhaltung. NameQuick Invoices Web geht noch einen Schritt weiter: Die App vereint OCR, XML-Parsing, Confidence-Scoring und DATEV-Export, um aus chaotischen Belegsammlungen eine strukturierte, DATEV-fertige Datei zu erzeugen. Sie sparen Zeit, reduzieren Fehler und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

#FAQ: Häufig gestellte Fragen

#Was ist der Unterschied zwischen vorbereitender Buchhaltung und eigentlicher Buchhaltung?

Die vorbereitende Buchhaltung umfasst das Sammeln, Sortieren, Vorkontieren und Bereitstellen von Belegen und Daten. Die eigentliche Buchhaltung, häufig durch Steuerberater:innen ausgeführt, verbucht die Geschäftsvorfälle, erstellt GuV, Bilanz und Steuererklärungen. Ohne vorbereitende Buchhaltung kann die Finanzbuchhaltung nicht effizient arbeiten.

#Kann ich die vorbereitende Buchhaltung selbst machen oder brauche ich einen Steuerberater?

Sie können viele Aufgaben selbst erledigen: Belege sammeln, sortieren, digitalisieren, Reisekosten erfassen und offene Posten überwachen. Die endgültige Kontierung, Buchung von Geschäftsvorfällen und Erstellung der Steuererklärungen sollten jedoch Fachleute übernehmen. Eine klare Aufgabenteilung senkt Kosten.

#Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?

Rechnungen und Buchungsbelege müssen nach deutschen Steuergesetzen meist zehn Jahre aufbewahrt werden. E-Rechnungen müssen Sie mindestens acht Jahre im ursprünglichen strukturierten Format aufbewahren. NameQuick Invoices Web archiviert Originale revisionssicher und unveränderbar.

#Was ist Vorkontierung?

Vorkontierung bezeichnet die vorläufige Zuordnung eines Zahlungsvorgangs zu einem Buchungskonto. Dadurch kann der Steuerberater die Buchung später schneller durchführen. Vorkontierung gehört zu den Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung und lässt sich mit Hilfe von Buchhaltungssoftware automatisieren.

#Welche Rolle spielt die Lohnbuchhaltung in der vorbereitenden Buchhaltung?

Die vorbereitende Lohnbuchhaltung umfasst das Sammeln und Pflegen von Personalstammdaten, Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Diese Daten dienen der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie der Lohnsteueranmeldung. Moderne Software hilft, diese Prozesse zu automatisieren.

#Wie bereite ich mich auf die E-Rechnung 2025 vor?

Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen empfangen können, indem Sie ein geeignetes E-Mail-Postfach oder Portal nutzen. Wählen Sie Software, die XRechnung und ZUGFeRD unterstützt und eine DATEV-Schnittstelle bietet. Schulen Sie Mitarbeitende und aktualisieren Sie Prozesse. NameQuick Invoices Web ist E-Rechnung-ready und unterstützt Sie mit automatischem XML-Parsing und DATEV-Export.

#Wie unterscheiden sich XRechnung und ZUGFeRD?

Beide Formate erfüllen die Anforderungen der E-Rechnungs-Pflicht. XRechnung besteht ausschließlich aus einem XML-Datensatz und benötigt einen Viewer für die Anzeige. ZUGFeRD kombiniert einen strukturierten XML-Teil mit einem lesbaren PDF-Bildteil; ab 2025 ist jedoch der XML-Teil führend, wenn die Inhalte abweichen. NameQuick verarbeitet beide Formate und visualisiert sie über einen integrierten Viewer. Einen detaillierten Vergleich finden Sie in unserem Artikel ZUGFeRD oder XRechnung.