belege.ai Alternative 2026: ehrlicher Vergleich für Eingangsrechnungen

#TL;DR

• belege.ai ist ein KI-Agent für die Belegbeschaffung. Er geht von Ihren Bankbuchungen aus, durchsucht das Postfach, loggt sich per Browser-Agent in Lieferantenportale ein und holt fehlende Belege. Der Alltag läuft über Telegram. Abgerechnet wird nach KI-Verbrauch: 39, 90 oder 199 EUR/Monat.
• NameQuick Invoices ist vorbereitende Buchhaltung mit Prüfschritt: Rechnungseingang per E-Mail-Weiterleitung, Upload oder Portalverbindung, Auslesen der XRechnung- und ZUGFeRD-Daten direkt aus dem XML, Prüfung von Struktur, Pflichtfeldern und Profil, Freigabe durch Sie und Export als DATEV-EXTF-Datei.
• Der eigentliche Unterschied ist nicht „Agent gegen kein Agent“, sondern was nach dem Einsammeln passiert. belege.ai optimiert das Beschaffen. NameQuick Invoices optimiert das Prüfen und das saubere Übergeben.
• Beim Preis ist der Unterschied Planbarkeit: belege.ai rechnet nach KI-Verbrauch ab und nennt öffentlich keine Belegmengen. NameQuick Invoices nennt feste Rechnungskontingente pro Tarif.
• Bei der Steuerkanzlei gehen beide unterschiedliche Wege: bei belege.ai bekommt die Kanzlei bewusst keinen Zugang, sondern ein Monatspaket per login-freiem Link. NameQuick Invoices ist arbeitsbereichsbasiert, sodass Mandate getrennt bleiben.

Wenn Sie nach einer belege.ai-Alternative suchen, stehen Sie meist vor einer von zwei Fragen: Entweder soll ein Agent nicht mit Ihren Portal-Zugangsdaten arbeiten, oder Ihnen fehlt der Schritt zwischen „Beleg ist da“ und „Steuerberater kann es verbuchen“. Dieser Vergleich beantwortet beides, ohne die Konkurrenz kleinzureden.

Alle Angaben zu belege.ai stammen aus deren öffentlichen Seiten, geprüft am 29.07.2026, und sind unten unter Quellen verlinkt. Wo etwas dort nicht steht, schreiben wir das ausdrücklich hin, statt daraus eine fehlende Funktion zu machen.

#Was belege.ai gut kann

Der Ansatz von belege.ai ist bemerkenswert, und man sollte ihn nicht als Marketing abtun.

Der Agent dreht die übliche Richtung um. Statt zu warten, bis Belege eintrudeln, startet er bei den Bankbuchungen: Zu jeder Abbuchung gehört ein Beleg, und wo keiner da ist, geht er ihn holen. Laut eigener Beschreibung durchsucht er dafür das Postfach und loggt sich per Browser in Online-Portale ein. Für Portale mit Zwei-Faktor-Authentifizierung wird der Code über Telegram durchgereicht.

Telegram ist überhaupt die Bedienoberfläche. Bewirtungsbelege, Reisekosten und Eigenbelege erstellt der Agent im Chat gleich mit. Für Selbstständige, die ihre Belege ohnehin unterwegs fotografieren, ist das ein sehr kurzer Weg.

Die Übergabe an die Kanzlei ist bewusst schlank gelöst. Die Steuerkanzlei bekommt kein eigenes Konto, sondern ein Monatspaket: CSV plus alle PDFs, DATEV-fertig, über einen login-freien Link. Das Argument dahinter ist gut: Kanzleien wollen kein weiteres Werkzeug.

Auch strukturell ist mitgedacht. Holding, operative GmbH und Beteiligungen lassen sich als eigene Gesellschaften anlegen, jede mit eigenen Belegen, Bankkonten und Buchungen, und im Account-Menü umschalten. Server stehen in Deutschland.

Wenn Ihr Hauptproblem lautet „mir fehlen ständig Belege zu Abbuchungen, und ich will sie nicht selbst zusammensuchen“, dann löst belege.ai genau das.

#Wo der Agent-Ansatz für kleine Teams reibt

Drei Punkte sollten Sie vorher wissen.

Der Agent braucht Ihre Portal-Zugänge. Ein Browser-Agent, der sich „wie ein Mensch“ einloggt, muss Zugangsdaten hinterlegt bekommen, und bei 2FA muss der zweite Faktor durch den Chat laufen. belege.ai gibt an, Zugangsdaten verschlüsselt zu speichern. Trotzdem ist es eine Entscheidung, die Sie bewusst treffen sollten, gerade bei Portalen, die auch Zahlungsdaten oder Verträge enthalten. Wer diese Abwägung grundsätzlich nicht treffen will, findet in unserem Vergleich zu GetMyInvoices dieselbe Diskussion an einem zweiten Beispiel.

Nach KI-Verbrauch abgerechnet heißt: schwer vorher zu rechnen. Die drei Tarife liegen bei 39, 90 und 199 EUR/Monat und werden ausdrücklich „nach KI-Verbrauch statt pro Klick“ abgerechnet. Auf den öffentlichen Seiten steht keine Beleg- oder Dokumentenmenge, die zu einem Tarif gehört. Für einen Betrieb mit stark schwankendem Belegaufkommen ist damit vorab nicht klar, in welchem Tarif er landet.

Zur E-Rechnung finden sich keine Aussagen. XRechnung, ZUGFeRD und EN 16931 kommen auf den von uns geprüften öffentlichen Seiten nicht vor. Das heißt nicht, dass das Produkt damit nicht umgehen kann — es heißt, dass es nicht beworben wird. Wenn Sie ab 2027 und 2028 verstärkt strukturierte E-Rechnungen empfangen und wissen müssen, ob eine Datei überhaupt sauber aufgebaut ist, sollten Sie das vor einer Entscheidung gezielt erfragen.

Ein vierter Punkt betrifft die Sprache, nicht die Funktion: belege.ai wirbt mit „Revisionssicher nach GoBD“ und verweist auf GoBD § 146. Wir formulieren das bewusst anders, und warum, steht weiter unten.

#NameQuick Invoices: der andere Ansatz

NameQuick Invoices setzt nicht beim Beschaffen an, sondern beim Prüfen und Übergeben. Der Weg ist: Rechnungschaos rein, DATEV-fertig raus.

#Rechnungseingang ohne Zugangsdaten-Zwang

Sie leiten Rechnungen an eine Adresse Ihres Arbeitsbereichs weiter oder laden sie hoch. Für Lieferantenportale gibt es zusätzlich Portalverbindungen, die je nach Tarif in der Anzahl begrenzt sind und deren Verhalten wir auf einer eigenen Transparenzseite offenlegen. Der Unterschied zum Agent-Modell ist nicht „mit oder ohne Portale“, sondern dass die Weiterleitung der Normalfall ist und die Portalverbindung die Ausnahme, die Sie bewusst einrichten.

#Auslesen aus dem XML statt raten

Bei ZUGFeRD und XRechnung liest NameQuick Invoices die strukturierten Felder direkt aus dem eingebetteten XML aus. Erst wenn kein XML vorhanden ist, greift Textextraktion und bei Scans OCR. Jedes Feld bekommt einen Konfidenzwert; unsichere Felder werden zur Prüfung markiert, statt still durchzulaufen.

#Prüfung von Struktur und Pflichtfeldern

Eine E-Rechnung kann formal ankommen und trotzdem unbrauchbar sein. NameQuick Invoices prüft die Dateistruktur, die Pflichtfelder und die grundlegende Rechnungskonsistenz (etwa Nettobetrag plus Steuer gleich Gesamtbetrag) und erkennt das Profil — bei ZUGFeRD und Factur-X MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 und EXTENDED, dazu XRechnung. Das Ergebnis benennt jede Prüfung einzeln.

Wichtig zur Einordnung: Das ist eine strukturierte Rechnungsvalidierung, kein rechtliches Zertifizierungswerkzeug, und es ersetzt keine formale externe Konformitätsprüfung. Zwei Werkzeuge dafür sind kostenlos und ohne Konto im Browser nutzbar: der E-Rechnung-Validator und der E-Rechnung-Viewer. Sie können damit heute eine Datei prüfen, bevor Sie irgendetwas entscheiden.

#Freigabe durch einen Menschen

Vor dem Export sehen Sie die Rechnungen in einer Prüfansicht, inklusive Dublettenerkennung. Nichts geht in den Export, das Sie nicht freigegeben haben.

#DATEV-EXTF-Datei, ehrlich benannt

Der Export erzeugt eine DATEV-EXTF-Datei (Buchungsstapel) oder eine CSV. Das ist ein Datei-Export mit anschließendem manuellem Import, keine Live-Anbindung an die DATEV-API und keine Marktplatz-Integration. Wie das Format funktioniert, steht ausführlich im Leitfaden zum DATEV-Export; für einzelne Vorsysteme gibt es die tool-spezifischen DATEV-Export-Anleitungen.

#Hosting, Originale, Protokoll

Daten liegen in der EU (Google Cloud europe-west1, Vercel-Funktionen in Paris). Originalbelege werden unverändert gespeichert und nie überschrieben, jeder Schritt vom Eingang bis zum Export steht in der Ereignishistorie.

#Direkter Vergleich

#Zur GoBD-Formulierung, weil sie oft untergeht

belege.ai schreibt „Revisionssicher nach GoBD“ und verweist auf den eingefrorenen PDF-Snapshot als Dokumentation des Originalzustands.

Wir formulieren das bewusst zurückhaltender, und das ist keine Bescheidenheit, sondern eine Einschätzung der Rechtslage. „Revisionssicher“ ist kein Siegel, das eine Software allein erfüllt: Die GoBD stellen Anforderungen an den gesamten Prozess im Unternehmen, nicht an ein einzelnes Werkzeug. Deshalb sagen wir GoBD-unterstützender Workflow. NameQuick Invoices liefert die technischen Bausteine — unveränderliche Originale, lückenlose Ereignishistorie, nachvollziehbarer Export — und wirbt weder mit einer Zertifizierung noch mit zertifizierter revisionssicherer Archivierung.

Wir geben außerdem keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Ob Ihr konkreter Ablauf GoBD-konform ist und wie lange Sie welche Unterlagen aufbewahren müssen, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Das ist der ehrlichste Satz, den ein Softwareanbieter zu diesem Thema schreiben kann.

#Für wen ist was richtig?

belege.ai passt, wenn Ihr Engpass die Beschaffung ist: viele Abo- und Plattformrechnungen, die in Portalen liegen, ein Bankkonto voller Abbuchungen ohne Beleg, und die Bereitschaft, dem Agenten Zugänge zu geben. Wenn Sie ohnehin am Handy arbeiten, ist die Telegram-Bedienung ein echter Vorteil.

NameQuick Invoices passt, wenn Ihr Engpass die Übergabe ist: Sie bekommen zunehmend XRechnung und ZUGFeRD und wollen vor dem Verbuchen sehen, ob die Pflichtangaben vollständig sind; Sie wollen vor dem Export selbst freigeben; Sie brauchen eine DATEV-EXTF-Datei; und Sie wollen im Voraus wissen, was der Monat kostet.

Für Buchhaltungsservices und kleine Kanzleien ist die Trennung nach Arbeitsbereichen der Punkt: Core erlaubt bis zu drei Arbeitsbereiche, Team unbegrenzt viele. Wer mehrere Mandate sauber getrennt halten will, findet auch im Candis-Vergleich und im Leitfaden zur digitalen Rechnungsverarbeitung die passenden Bausteine.

#Was als Nächstes kommt

Der Gedanke hinter belege.ai — vom Bankkonto her denken und fragen, zu welcher Buchung ein Beleg fehlt — ist der richtige. Genau an dieser Vollständigkeitsfrage arbeiten wir derzeit: ein Abgleich zwischen Kontoauszug und eingegangenen Rechnungen, damit sichtbar wird, was zum Monatsende noch fehlt.

Das ist ausdrücklich noch nicht verfügbar. Es steckt in der Entwicklung und ist heute kein Teil des Produkts, das Sie buchen können. Wir schreiben es hier hin, weil ein Vergleich unvollständig wäre, der die stärkste Idee der Gegenseite verschweigt — aber wir zählen es nicht zum Funktionsumfang, solange es nicht ausgeliefert ist. Was heute funktioniert, ist der Weg vom Rechnungseingang über die Prüfung bis zur DATEV-EXTF-Datei.

#Fazit

belege.ai und NameQuick Invoices lösen benachbarte, aber verschiedene Probleme. Der eine holt Belege, die fehlen. Der andere sorgt dafür, dass die Belege, die da sind, geprüft und übergabefertig sind.

Wenn Sie strukturierte E-Rechnungen empfangen, vor dem Export freigeben wollen und einen planbaren Preis pro Rechnung brauchen, ist NameQuick Invoices die passendere Wahl. Die Demo kostet nichts und verlangt keine Kreditkarte: drei Rechnungen und ein CSV-Export reichen, um den Ablauf einmal komplett zu sehen. Den DATEV-EXTF-Export schaltet die kostenlose 14-Tage-Testphase frei.

#FAQ

#Ist belege.ai eine Buchhaltungssoftware?

Nach eigener Darstellung nicht. belege.ai beschafft und ordnet Belege und bereitet die Buchhaltung vor; verbucht wird weiterhin in DATEV, üblicherweise durch die Steuerkanzlei. Das gilt genauso für NameQuick Invoices: Beides ist vorbereitende Buchhaltung, keine Buchhaltungssoftware.

#Was kostet belege.ai im Vergleich?

belege.ai nennt 39, 90 und 199 EUR pro Monat und rechnet nach KI-Verbrauch ab; öffentlich ist keine zugehörige Belegmenge genannt. NameQuick Invoices rechnet nach Rechnungen pro Monat ab: Demo 0 EUR für 3 Rechnungen, Starter 9 EUR für 50, Core 19 EUR für 200, Team 39 EUR für 1.000. Der DATEV-EXTF-Export ist ab Core enthalten.

#Kann NameQuick Invoices Belege aus Lieferantenportalen holen?

Ja, über Portalverbindungen, deren Anzahl vom Tarif abhängt. Der Regelweg bleibt aber die E-Mail-Weiterleitung oder der Upload, für die Sie keine Zugangsdaten hinterlegen müssen.

#Prüft NameQuick Invoices eine XRechnung?

Ja. Geprüft werden Dateistruktur, Pflichtfelder, grundlegende Rechnungskonsistenz und das erkannte Profil, jeweils einzeln ausgewiesen. Es ist eine strukturierte Rechnungsvalidierung und kein rechtliches Zertifizierungswerkzeug; eine formale externe Konformitätsprüfung ersetzt sie nicht. Eine einzelne Datei können Sie kostenlos und ohne Konto im E-Rechnung-Validator prüfen.

#Gibt es eine Live-Schnittstelle zu DATEV?

Nein, bei uns nicht. NameQuick Invoices erzeugt eine DATEV-EXTF-Datei (oder CSV), die Sie oder Ihre Steuerkanzlei importieren. Wer eine dauerhaft synchronisierte Anbindung braucht, sollte einen Schnittstellenpartner im DATEV-Marktplatz suchen.

#Ist NameQuick Invoices revisionssicher?

Wir verwenden diesen Begriff bewusst nicht als Versprechen. NameQuick Invoices bietet einen GoBD-unterstützenden Workflow mit unveränderlichen Originalen und lückenloser Ereignishistorie, ist aber keine zertifizierte Archivlösung. Ob Ihr Gesamtprozess GoBD-konform ist, beurteilt Ihr Steuerberater.

#Quellen

Angaben zu belege.ai stammen von deren öffentlichen Seiten, zuletzt geprüft am 29.07.2026:

• belege.ai — Startseite (Funktionsweise des Agenten, Telegram, Tarife 39/90/199 EUR, Abrechnung nach KI-Verbrauch, kostenloser Start ohne Kreditkarte, Gesellschaften, Übergabe an die Kanzlei, Server in Deutschland, GoBD-Aussage)

Angaben zu NameQuick Invoices beziehen sich auf den jeweils ausgelieferten Funktionsumfang; Tarife und Kontingente siehe Preisübersicht.