Envie arquivos renomeados para o DEVONthink automaticamente

Use o NameQuick como a etapa do nome de arquivo antes do DEVONthink. O NameQuick lê cada arquivo, propõe um nome limpo, deixa você conferir a pré-visualização e, depois, uma Regra pode mover o arquivo aprovado para a Global Inbox do DEVONthink.

Isso não adiciona um conector dedicado ao DEVONthink. Ele usa a pasta local de onde o DEVONthink já importa, então o documento chega ao DEVONthink com o nome final dado pelo NameQuick.

O que essa configuração faz#

Ela é útil quando digitalizações, PDFs, notas fiscais, contratos, downloads de pesquisa ou arquivos de clientes chegam primeiro ao Finder e só depois vão para o DEVONthink. O NameQuick cuida do nome legível antes de o arquivo ser guardado no DEVONthink.

Use quando você quiser:

• Renomear arquivos com IA, reconhecimento de texto, formatos de nome de arquivo ou instruções escritas antes da importação
• Manter o nome aprovado visível no Finder, no DEVONthink, nos backups e em pastas compartilhadas
• Mandar os arquivos correspondentes para o DEVONthink automaticamente depois da renomeação
• Manter o DEVONthink como o sistema de documentos de longo prazo

Ela não escolhe um banco de dados ou grupo do DEVONthink por você. Os arquivos chegam à Global Inbox, e o arquivamento detalhado continua acontecendo dentro do DEVONthink.

Encontre a Global Inbox do DEVONthink#

O DEVONthink importa os arquivos que aparecem na pasta da Global Inbox. Na maioria dos Macs, essa pasta fica em um destes lugares:

~/Library/Application Support/DEVONthink/Inbox
~/Library/Application Support/DEVONthink 3/Inbox

Se você não enxerga a pasta Library no Finder, abra o menu Ir e segure a tecla Option. O item Library aparece.

Selecione a pasta chamada Inbox. Não selecione o pacote de banco de dados chamado Inbox.dtBase2.

O DEVONthink também pode colocar um atalho da Inbox no Finder, por DEVONthink > Install Add-Ons. Se você usa esse atalho, selecione a pasta Inbox de verdade quando o NameQuick pedir o destino.

Crie a Regra no NameQuick#

1. Abra a seção Regras no NameQuick.
2. Crie uma Regra nova para os arquivos que devem ir ao DEVONthink.
3. Defina condições bem específicas, como Extension is PDF, Parent folder is Scans ou Filename contains Invoice.
4. Configure a Regra para rodar depois de renomear, para que o DEVONthink receba o nome aprovado.
5. Adicione uma ação Mover para pasta.
6. Escolha a pasta Inbox do DEVONthink como destino.
7. Deixe a conferência da pré-visualização ligada até a regra processar corretamente alguns arquivos reais.

O importante é o momento. Renomear primeiro, mover depois. É isso que dá ao DEVONthink o nome final, em vez do nome do scanner ou do download.

Use junto com as Watch Folders#

Para uma entrada recorrente, combine a Regra com as Watch Folders. Uma Watch Folder pode monitorar a saída do seu scanner, a pasta Downloads ou uma pasta de entrada compartilhada. A Regra então move os arquivos correspondentes para o DEVONthink depois que o NameQuick os renomeou.

Comece pelo básico. Teste com um tipo de arquivo e uma pasta de origem antes de ampliar as condições. Se a pasta tem arquivos que não têm nada a ver, adicione uma condição que impeça capturas de tela, exportações, downloads de aplicativos ou arquivos temporários de irem para o DEVONthink.

Mantenha o encaminhamento no NameQuick#

Você não precisa de um app separado de encaminhamento de pastas para isso. Deixe a renomeação e a movimentação em uma única Regra do NameQuick, para que pré-visualização, Desfazer e encaminhamento fiquem juntos.

Uma configuração limpa é assim:

1. O scanner, o navegador ou outra origem salva os arquivos em uma pasta de entrada.
2. O NameQuick renomeia os arquivos pelo conteúdo ou pelo texto reconhecido, usando um preset de nomeação.
3. Uma Regra do NameQuick move os resultados aprovados para a Global Inbox do DEVONthink.

Se os arquivos já chegam de outro app, deixe esse app como origem de entrada e deixe o NameQuick cuidar do nome do arquivo e da movimentação final para o DEVONthink.

Limites que vale conhecer#

Essa configuração manda os arquivos para a Global Inbox, não para um banco de dados, grupo, conjunto de etiquetas ou grupo inteligente específico do DEVONthink. Use as ferramentas do próprio DEVONthink depois da importação se você precisar de um arquivamento detalhado.

As etiquetas do Finder podem viajar junto com os arquivos em movimentações normais do Finder, mas o comportamento delas depende do destino, das configurações do banco de dados e de como o DEVONthink importa o arquivo. Teste as etiquetas na sua própria configuração antes de contar com elas dentro do DEVONthink.

Uma ação nativa de Enviar para o DEVONthink, com um banco de dados ou grupo escolhido, está sendo considerada. Se isso pouparia o seu tempo, conte o que você precisa em support@namequick.app.

Perguntas frequentes#

Isso manda os arquivos direto para um banco de dados do DEVONthink?#

Não. Ele move os arquivos para a pasta da Global Inbox do DEVONthink, e o DEVONthink importa a partir dali. Escolha o banco de dados ou o grupo dentro do DEVONthink depois.

Qual pasta do DEVONthink eu devo escolher?#

Escolha a pasta chamada Inbox, dentro da pasta Application Support do DEVONthink. Não escolha Inbox.dtBase2; isso é um pacote de banco de dados, não a pasta para onde o NameQuick deve mover os arquivos.

O DEVONthink precisa estar aberto?#

Normalmente não. Os arquivos podem ser movidos para a Global Inbox com o DEVONthink fechado e importados quando ele rodar da próxima vez. Teste isso uma vez no seu Mac, porque as configurações e as versões do DEVONthink variam.

O DEVONthink mantém o nome dado pelo NameQuick?#

Mantém, desde que a Regra rode depois de renomear. O arquivo chega à Global Inbox com o nome aprovado do NameQuick já aplicado.

Isso substitui as regras de arquivamento do DEVONthink?#

Não. O NameQuick é melhor para ler arquivos, criar nomes úteis e entregar arquivos aprovados ao DEVONthink. O DEVONthink continua sendo o lugar da organização em banco de dados, dos grupos, dos grupos inteligentes e da gestão de documentos de longo prazo.