Ultimativer PDF-Umbenenner: PDFs auf dem Mac organisieren & transformieren
TLDR
Beenden Sie das Chaos unorganisierter PDF-Dateien mit einem KI-gestützten Assistenten, der konsistente Dateinamen und Tags für Ihre Dokumente erzeugt.
Ersetzen Sie manuelle Batch-Rename-Routinen – keine Rechtsklicks oder Terminal-Skripte mehr – und lassen Sie Templates jede Rechnung, jeden Bericht oder jedes gescannte PDF verarbeiten.
NameQuick nutzt OCR, Metadaten-Parsing und Language Models, um präzise Rechnungsnummern, Kundennamen oder Daten vorzuschlagen und Ihre Unterlagen durchsuchbar zu halten (evermap.com).
Sparen Sie jede Woche Stunden, indem Sie Watch-Folder-Umbenennungen, Finder-Tags und Post-Processing-Rules unter macOS automatisieren.
Ideal für Freelancer, Buchhalter und Remote-Worker, die ihr Dateimanagement verschlanken wollen, ohne Kontrolle abzugeben.
Einleitung
Das Leben auf dem Mac bedeutet oft, Dutzende Downloads, Rechnungen, Berichte und gescannte PDFs zu jonglieren – jeweils mit kryptischen Namen wie download(3).pdf oder IMG_4823.jpg. Vielleicht versuchen Sie, Ordnung zu schaffen, indem Sie im Finder rechtsklicken, die Optionen Replace Text oder Add Text nutzen und einen neuen Namen manuell eingeben (howtogeek.com). Doch wenn Deadlines näher rücken und Ihr Finder voller uneinheitlicher Dateinamen ist, wird das manuelle Umbenennen zur schmerzhaften Zeitfalle. Selbst integrierte Batch-Rename-Tools verlangen, dass Sie jedes Muster selbst definieren, und berücksichtigen selten Metadaten oder Dokumentkontext.
Schlimmer noch: Diese anonymen PDF-Dateien enthalten kritische Informationen – Rechnungsnummern, Kundennamen, Daten, Summen –, die Sie später wiederfinden müssen. Ohne klare Benennung wird die Suche nach Invoice 12345 oder Client_Report zum frustrierenden Ratespiel. Anleitungen zu Terminal-Skripten, Finder-Regeln oder Drittanbieter-Utilities zeigen zwar, wie man Dateien stapelweise umbenennt (blog.binarynights.com), doch sie ignorieren oft die nuancierten Bedürfnisse von Wissensarbeitern und Solo-Selbstständigen: Daten automatisch extrahieren, Dateien für schnellen Zugriff taggen und konsistente Benennung über Projekte hinweg erzwingen.
Stellen Sie sich stattdessen vor, Ihr Mac überwacht leise einen Ordner, liest eingehende PDFs, erkennt per OCR Rechnungsnummern und Kundennamen, schlägt einen strukturierten Dateinamen wie Invoice_12345_AcmeCorp.pdf vor, fügt Finder-Tags hinzu und verschiebt die Datei in ein organisiertes Archiv. Das ist das Versprechen von NameQuick – ein macOS-exklusiver Assistent für Freelancer, Buchhalter, Buchführungskräfte und Remote-Worker, die in unbeschrifteten Dokumenten ertrinken. In den folgenden Abschnitten lernen Sie, wie traditionelle Tools funktionieren, wo sie versagen und wie NameQuick das PDF-Dateimanagement transformiert.
Das Chaos von PDF-Dateien und traditionellen Umbenennungsmethoden
Jeder macOS-Nutzer kennt die Frustration, sich mit mehrdeutigen PDF-Dateien herumzuschlagen. Nach dem Download von Kontoauszügen, Belegen oder E-Tickets füllt sich der Downloads-Ordner mit vagen Namen wie Statement.pdf, 123456789.pdf oder dem allgegenwärtigen scan.pdf. Um dieses Chaos zu beheben, nutzen viele die integrierte Batch-Rename-Funktion des Finders. Wenn Sie mehrere Dateien auswählen und Rename X Items wählen, können Sie zwischen drei einfachen Formaten wählen: Replace Text, Add Text und Format (howtogeek.com). Die Option Replace Text funktioniert wie Suchen-und-Ersetzen und ermöglicht es, generische Präfixe auszutauschen (zum Beispiel DSC durch Hawaii) (howtogeek.com). Add Text setzt einen Präfix oder Suffix vor oder nach dem bestehenden Namen – etwa 2024_ am Anfang oder _v2 zur Kennzeichnung einer Revision (howtogeek.com). Format liefert schließlich strukturierte Namen mit benutzerdefinierter Nummerierung, etwa Name and Index, Name and Counter oder Name and Date (howtogeek.com).
Diese Optionen helfen beim einfachen Aufräumen, etwa beim Umbenennen von Urlaubsfotos oder beim Hinzufügen fortlaufender Nummern. Doch sie erfordern manuelle Eingaben für jede Regel und schauen nie in Ihre PDF-Dokumente hinein. Sie müssen die richtige Rechnungsnummer oder den Projektnamen vorher kennen und selbst eintippen. Fortgeschrittene Dateimanager wie ForkLift bieten zusätzliche Umbenennungsregeln – Groß-/Kleinschreibung ändern, Strings löschen, Daten oder Sequenzen hinzufügen – und ermöglichen das Kombinieren von Regeln mit Vorschau (blog.binarynights.com). Andere kommerzielle Utilities wie Renamer oder Keep It Shot bieten Template-Ketten, Zufallsnummern und KI-Screenshot-Namen (setapp.com). Dennoch bleiben sie separate Apps, in die Sie Dateien ziehen und Muster manuell konfigurieren müssen.
Ein weiterer häufig gelehrter Ansatz sind Command-Line-Skripte. Unter macOS können Sie den mv-Befehl im Terminal verwenden oder Shell-Loops bauen, um mehrere PDF-Dateien auf einmal umzubenennen. Zum Beispiel:
for file in *.pdf; do mv "$file" "Project_${file##*/}"; done
Dieser Ausschnitt setzt jedem Dateinamen das Präfix Project_ vor. Das ist mächtig, setzt aber voraus, dass Sie sich mit Scripting und Variablen auskennen. Er kann keinen Text oder Metadaten aus einem PDF extrahieren und schießt leicht am Ziel vorbei, wenn Ihr Pattern nicht exakt passt. Manche Nutzer greifen daher zu Drittanbieter-Plugins wie AutoSplit für Adobe Acrobat. AutoSplits Auto-Rename kann Text aus einer bestimmten Position im Dokument extrahieren, Metadaten wie Autor oder Titel nutzen, Zahlen automatisch inkrementieren und sogar Zeitstempel in den Dateinamen einfügen (evermap.com). Aber AutoSplit läuft als Acrobat-Plugin, benötigt eine Acrobat-Pro-Lizenz und integriert sich nicht mit Finder-Tags oder anderen macOS-Funktionen.
Zusammen zeigen diese Methoden die Lücke zwischen Automation und Kontext. Die Tutorials betonen wiederholte Abläufe – Dateien auswählen, ein Muster bestimmen, Umbenennen ausführen –, aber sie adressieren selten tiefere Bedürfnisse: Rechnungsnummern oder Daten automatisch lesen, konsistente Benennung über Projekte hinweg sicherstellen, riskante Zeichen für Cloud-Speicher bereinigen oder Metadaten-Tags für schnellere Suche setzen. Genau hier wird eine KI-getriebene Lösung wertvoll.
Jenseits des Finders: Intelligente Tools zum Umbenennen und Organisieren von Dokumenten
Wenn Sie von manuellem Umbenennen zu ausgefeilteren Batch-Prozessen aufsteigen, begegnen Ihnen Tools wie PDFZone und AutoSplit, die Automatisierung andeuten. PDFZone lädt dazu ein, "teach once, extract for life" zu praktizieren, indem Sie Zonen auf einem Muster-PDF definieren und anschließend Daten massenhaft extrahieren oder Dateien nach diesen Zonen umbenennen (pdfzone.app). Sie können zum Beispiel ein Feld um die Rechnungsnummer oder den Gesamtbetrag definieren; PDFZone erkennt diese Felder in ähnlichen Dokumenten, exportiert sie in eine CSV-Datei und benennt jede Datei entsprechend um (pdfzone.app). Nutzer loben, dass die App Zahlen, Daten und Text auch dann erkennt, wenn ein Scan leicht verschoben ist (pdfzone.app), was sie für Buchhalter mit Stapeln gescannter PDFs verlässlich macht.
AutoSplit, das Acrobat-Plugin, automatisiert Umbenennungen auf ähnliche Weise, indem es Textextraktion, Metadatenfelder und automatisch inkrementierte Nummern kombiniert (evermap.com). Es bietet Watch-Folders und Command-Line-Batch-Verarbeitung für große Mengen an Rechnungen oder Kontoauszügen und erzeugt Reports, damit Sie Namen vor dem Anwenden prüfen können (evermap.com). Dieser Ansatz passt zu Unternehmen, die bereits in Acrobat investiert haben; er bringt jedoch den Overhead einer Acrobat-Workflow-Pflege mit sich und reicht nicht über die PDF-Bearbeitung hinaus.
Drittanbieter-Dateimanager wie ForkLift oder Renamer bringen mehr Umbenennungsaktionen – Groß-/Kleinschreibung ändern, Substrings entfernen, Daten oder Sequenzen anhängen – und erlauben es, sie zu verketten. ForkLift bietet ein Multi-Rename-Fenster, in dem Sie Module wie Change Case, Replace Text, Add Text, Add Date oder Add Sequence auswählen und die Vorher-/Nachher-Ergebnisse previewen (blog.binarynights.com). Renamer bietet Features wie Zufallsnummerierung, Standort-Tags, Metadaten-Insertion und Custom Renamerlets (Preset-Regeln) (setapp.com). Diese Utilities liefern mehr Flexibilität als Finder, erfordern aber weiterhin manuelle Konfiguration; sie erkennen keine Rechnungsnummern und schlagen keine strukturierten Templates vor.
Diese fortgeschrittenen Tools teilen gemeinsame Einschränkungen:
- Begrenztes Metadaten-Parsing: Sie hängen von nutzerdefinierten Extraktionsregeln oder Zonendefinitionen ab. Keines nutzt AI-Modelle, um Kontext über verschiedene Dokumenttypen hinweg zu erkennen.
- Kein integriertes Tagging oder Verschieben: Umbenennen wird als einmalige Aktion behandelt. Nutzer müssen Finder-Tags, Kommentare oder das Verschieben in Ordner nach dem Umbenennen manuell erledigen.
- Fragmentierte Workflows: Jede Utility lebt außerhalb Ihres normalen Dateisystems. Sie müssen eine App öffnen, Dateien importieren, Renamerlets ausführen und Ergebnisse exportieren.
Die Suchergebnisse nennen selten Lösungen, die Umbenennen, Metadaten-Extraktion, Tagging und Ordnerorganisation in einem macOS-Workflow vereinen. Genau diese Chance nutzt NameQuick.
Wie NameQuick PDF-Umbenennung und Metadaten-Management transformiert
NameQuick ist ein KI-gestützter Dateinamen- und Metadaten-Assistent, der exklusiv für macOS-Nutzer gebaut wurde. Statt nur eine Batch-Rename-Funktion zu bieten, beobachtet es Ihre ausgewählten Ordner, analysiert neue PDF-Dateien und andere Medien und schlägt strukturierte Namen und Tags mithilfe von AI-Modellen vor. So adressiert es die oben genannten Schwachstellen:
AI-Templates und Metadaten-Extraktion
Wenn Sie Dateien in einen watched folder legen, führt NameQuick OCR und speech-to-text auf Bildern, gescannten PDFs, Audio oder Video aus. Es extrahiert relevante Texte und Metadaten vor dem Umbenennen (evermap.com). Sie können Ihren bevorzugten AI-Provider wählen – Gemini, OpenAI oder ein lokales Ollama-Modell – und behalten so Flexibilität und Kontrolle. Diese Modelle interpretieren den Kontext des Dokuments und ziehen Rechnungsnummern, Kundennamen, Daten oder andere Felder, die für Ihren Workflow wichtig sind. Ein download(3).pdf kann so etwa zu Invoice_12345_Acme_Corp.pdf werden. Wenn Sie Offline-Verarbeitung benötigen, leitet der experimentelle lokale PDF-Processing-Toggle Dokumente durch ein lokales Ollama-Modell.
NameQuicks structured templates sind das Herz dieses Systems. Templates kombinieren system placeholders (Datum, Sequenznummern), extrahierte Felder (wie Rechnungsnummer oder Firmenname) und post-processing rules, um sicherzustellen, dass jeder Dateiname konsistent ist. Sie können Templates an Beispieldateien testen und Ausgaben validieren, bevor sie auf einen Batch angewendet werden. Templates werden global gespeichert, sodass ein einmal definiertes Schema – etwa Client_{ClientName}_Invoice_{InvoiceNumber}_{Date} – automatisch angewendet wird, sobald eine passende Datei eingeht.
Document Rules Engine und Finder-Tagging
Über das reine Benennen hinaus automatisiert NameQuicks Document Rules Engine, was nach der Umbenennung passiert. Post-Rename-Regeln können Dateien in bestimmte Ordner verschieben, Finder-Tags setzen (z. B. Invoice, Client), Finder-Kommentare einfügen und Ordner-Policies automatisch erzwingen. Wenn Ihr Speicheranbieter strikte Zeichenanforderungen hat, entfernt die Option Clean Filenames riskante Zeichen für Sie. Finder-Metadaten – Tags und Kommentare – werden entweder automatisch gespeichert oder können mit Batch-Support manuell editiert werden, sodass Ihre Dokumente später über Metadaten oder Tags durchsuchbar bleiben.
Background-Processing und Responsiveness
NameQuick hält eine Background-Processing-Queue, damit die Benutzeroberfläche reaktionsschnell bleibt. Während Dateien verarbeitet werden, zeigt die App sofortige Bestätigungsbanner, damit Sie wissen, wann Umbenennungen abgeschlossen sind.
Beispiel-Transformation
Der Unterschied, den NameQuick macht, lässt sich an einfachen Beispielen sehen. Wenn die App eine Datei wie IMG_4823.jpg erkennt, versteht sie, dass es sich um ein Foto handelt und erzeugt mithilfe von AI-Kontext einen beschreibenden Namen wie Wedding_Ceremony_Garden_Sunset.jpg. Bei einer Datei namens download(3).pdf identifiziert die AI mögliche Rechnungsdetails und benennt sie in Invoice_12345_Acme_Corp.pdf um. Diese Transformationen sind mehr als Kosmetik; sie kodieren zentrale Informationen in den Dateinamen und ermöglichen schnelleres Suchen sowie bessere Versionierung.
Den Prozess visualisieren
Unten sehen Sie eine konzeptionelle Illustration, die zeigt, wie NameQuick einen Ordner überwacht, eine AI-Cloud nutzt, um Dokumente zu analysieren, und korrekt benannte Dateien ausgibt. Die wirbelnden Linien stellen den Datenfluss von Roh-PDFs zu organisierten, kontextreichen Namen dar.
Lizenzierung, Preise und Flexibilität
NameQuick nutzt einen einheitlichen Lizenzindikator, der zeigt, ob Sie Bring Your Own Key (BYOK) Unlimited-Zugang oder verbleibende Abo-Credits haben. Wenn Ihr Abo ausläuft, werden erweiterte Features in der UI sauber abgegrenzt. Die App ist als 29-$-BYOK-Einmallizenz für ein Gerät oder als verwaltetes Abo für 5 $ pro Monat erhältlich. Updates kommen über Sparkle, und Sie können NameQuick auch über Setapp nutzen. Ein geführtes Onboarding hilft Ihnen, Ordnerzugriff, Benachrichtigungen und optionale Accessibility-Permissions einzurichten und erklärt, wann Full Disk Access erforderlich ist.
Weil NameQuick macOS-only ist und Dateien lokal verarbeitet, verlassen sensible Daten Ihren Computer nicht, außer Sie wählen einen Cloud-AI-Provider. Die Möglichkeit, zwischen Gemini, OpenAI oder einem Offline-Ollama-Modell zu wählen, gibt Freelancern und Buchhaltern die Sicherheit, dass vertrauliche Kundendaten geschützt bleiben.
NameQuick in Ihren macOS-Workflow integrieren
Die Implementierung von NameQuick bedeutet nicht, bestehende Tools aufzugeben; es erweitert Ihren Workflow. Starten Sie, indem Sie einen Ordner auswählen, der überwacht werden soll – etwa Ihren Downloads-Ordner oder einen Rechnungsordner. NameQuick stellt neue PDF-Dokumente, Bilder, Audiodateien oder Videos automatisch in die Warteschlange. Sie können Dateien auch manuell in die App ziehen, ein globales Shortcut auslösen oder Menübefehle für Ad-hoc-Batches nutzen. Sobald Dateien in die Queue gelangen, startet die OCR- und Metadaten-Extraktion, und die AI schlägt Feldwerte vor, die zu Ihren Templates passen. Wenn Sie bei einem Vorschlag unsicher sind, können Sie eine Vorschau sehen und anpassen, bevor Sie ihn anwenden.
Für jeden Dokumenttyp (Rechnungen, Belege, Verträge) erstellen Sie ein Template, das Placeholders und Regeln definiert. Zum Beispiel:
Client_{ClientName}_Invoice_{InvoiceNumber}_{Date}
Nutzen Sie system placeholders für das aktuelle Datum und Sequenzzähler, und definieren Sie Post-Processing-Aktionen wie das Verschieben der Datei nach /Clients/{ClientName}/Invoices/ und das Taggen mit Invoice. NameQuicks Validierung stellt sicher, dass jeder neue Name Ihren Konventionen entspricht und Duplikate verhindert.
Um gescannte Dokumente zu verarbeiten, können Sie die lokale OCR-Option aktivieren. Die App wandelt Text mit integrierter OCR um und kann Audio oder Video bei Bedarf durch speech-to-text schicken. Für strikte Speicheranbieter (z. B. Netzwerk-Drives oder Unternehmenssysteme) aktivieren Sie Clean Filenames, um Sonderzeichen zu entfernen und Kompatibilität sicherzustellen.
Nach dem Umbenennen führt NameQuicks Document Rules Engine Ihre Post-Rename-Policies aus: Dateien in datierte Ordner verschieben, Finder-Kommentare hinzufügen (z. B. Paid in full), farbige Tags für Kunden anwenden und Folder-Hygiene erzwingen (z. B. leere Ordner löschen). Sie können bearbeitete Dateien dann nach Text, Metadaten, Typ oder Tag in der App oder im Finder suchen. Weil NameQuick Tags und Kommentare automatisch speichert (mit optionalem manuellem Batch-Editing), können Sie Metadaten anpassen, ohne Dateinamen zu ändern.
In Kombination mit Watch Folders wird NameQuick zu einer selbstlaufenden Engine: Neue PDF-Dateien werden ohne manuelle Eingriffe verarbeitet, umbenannt und sortiert. Für Solo-Unternehmer, Remote-Kreative und Buchhalter kann diese Automatisierung jede Woche Stunden sparen, Fehler reduzieren und die Einhaltung von Benennungsstandards sichern.
Fazit
PDFs manuell umzubenennen verschwendet Stunden und lädt Fehler ein. Basis-Tools wie Finders Replace Text, Add Text und Format-Optionen (howtogeek.com) sowie fortgeschrittene Utilities wie ForkLift oder Renamer (blog.binarynights.com) bieten nur inkrementelle Verbesserungen und verlangen weiterhin manuelle Regelerstellung ohne tiefes Kontextverständnis. Kommerzielle Plugins wie AutoSplit und Apps wie PDFZone bringen Automatisierung durch Textextraktion und definierte Zonen (evermap.com; pdfzone.app), aber sie integrieren keine AI-Templates, Metadaten-Tagging oder ganzheitliche Workflow-Automation.
NameQuick schliesst diese Lücken. Durch die Kombination aus OCR, Metadaten-Parsing und AI Language Models mit strukturierten Templates erzeugt es automatisch menschenlesbare Dateinamen, die Rechnungsnummern, Kundennamen, Daten und andere kritische Details enthalten. Die Document Rules Engine verschiebt Dateien, setzt Finder-Tags und sorgt in einem einzigen Durchlauf für Ordnung. Eine Background-Queue hält Ihren Mac responsiv, und Watch Folders automatisieren eingehende Dateien. Mit flexibler Lizenzierung, Offline-Optionen und geführtem Onboarding bietet NameQuick Freelancern, Buchhaltern und anderen macOS-Nutzern einen Weg vom Dateichaos zu organisierten, durchsuchbaren Archiven.
Wenn Sie schon einmal ein Wochenende damit verbracht haben, Hunderte Rechnungen manuell umzubenennen oder auf Ihrer Festplatte nach einem fehlenden Vertrag gesucht haben, verspricht NameQuick eine andere Zukunft – eine, in der der richtige Dateiname ohne Aufwand erscheint und Ihr digitaler Workspace von selbst organisiert bleibt.
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Häufige Fragen
F: Wie nutzt NameQuick AI, um korrekte Rechnungsnummern und Kundennamen zu generieren?
NameQuick führt OCR und speech-to-text auf Ihren Dokumenten aus und übergibt den extrahierten Text anschließend an ein ausgewähltes AI-Modell (Gemini, OpenAI oder ein lokales Ollama-Modell). Diese Language Models interpretieren den Kontext, erkennen zum Beispiel eine Rechnungsnummer oder einen Kundennamen in einem Textblock und mappen diese Werte auf Placeholders in Ihrem Template. So enthalten die umbenannten Dateien korrekte Rechnungsnummern und Kundennamen, selbst bei gescannten PDFs (evermap.com).
F: Kann ich NameQuick verwenden, um PDF-Dateien im Batch umzubenennen?
Ja. Die Watch-Folder-Funktion stellt Dateien automatisch in die Warteschlange, sobald sie eintreffen, und Sie können mehrere Dateien auch per Drag-and-Drop oder über ein globales Shortcut für Batch-Verarbeitung auslösen. Die gleiche AI-Pipeline führt OCR aus, wendet Ihre Templates an und setzt Post-Rename-Regeln für den gesamten Batch um.
F: Welche Preisoptionen gibt es und was passiert, wenn mein Abo ausläuft?
NameQuick bietet eine 29-$-Bring-Your-Own-Key-Lizenz (BYOK) für ein Gerät und ein verwaltetes Abo für 5 $ pro Monat. Ein einheitlicher Lizenzindikator in der App zeigt, ob Sie Unlimited-Zugang oder verbleibende Credits haben. Läuft Ihr Abo aus, werden erweiterte Features sauber abgegrenzt, bis Sie den Plan erneuern.
F: Wie schneidet NameQuick im Vergleich zu Adobe-Acrobat-Plugins wie AutoSplit ab?
AutoSplit kann Text und Metadaten extrahieren und mit automatisch inkrementierten Nummern für das Umbenennen kombinieren (evermap.com), arbeitet jedoch ausschließlich innerhalb von Acrobat und fügt keine Finder-Tags hinzu oder organisiert Dateien. NameQuick läuft als eigenständige macOS-App, bietet AI-Templates, integriert Finder-Tagging und automatisiert Post-Rename-Moves über die Document Rules Engine. Ausserdem unterstützt es Offline-Verarbeitung über lokale Ollama-Modelle, was AutoSplit nicht bietet.
F: Funktioniert NameQuick mit gescannten PDFs und Bildern?
Absolut. NameQuick überwacht beliebige Ordner für Bilder, PDFs, Audio, Video oder Text und führt je nach Dateityp OCR oder speech-to-text aus. Bei gescannten PDFs oder Dokumentfotos extrahiert die integrierte OCR den Text, bevor die AI Namen vorschlägt. Sie können Rich-Text (RTF) während des Template-Testings in Plain-Text umwandeln und den experimentellen lokalen Processing-Toggle für Offline-Arbeit nutzen.
F: Muss ich NameQuick Full Disk Access geben?
Während des geführten Onboardings werden Sie gebeten, Zugriff auf ausgewählte Ordner zu gewähren (z. B. Downloads, Documents) und optional Accessibility-Permissions für globale Shortcuts zu aktivieren. Full Disk Access ist nur erforderlich, wenn die App systemweite Ordner überwachen soll. Das Onboarding erklärt klar, wann und warum zusätzliche Berechtigungen benötigt werden.
F: Kann NameQuick riskante Zeichen entfernen oder Dateinamen bereinigen?
Ja. NameQuick enthält eine Clean-Filenames-Option, die Zeichen entfernt, die mit bestimmten Speicheranbietern oder Cloud-Services inkompatibel sein können. So stellen Sie sicher, dass neue Dateinamen Ihren Konventionen entsprechen und Sync-Probleme vermieden werden.
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